2021년 제조업의 날 성공적인 하이브리드 이벤트 3가지 검증된 전략

금요일은 항상 축하할 이유지만, 10월 첫 번째 금요일은 MEP National Network™에게 특별합니다. 올해 10월 1일 금요일이 바로 제조업의 날(MFG Day)입니다!

지난 18개월 동안 MFG Day 이벤트 준비 방식이 크게 변했습니다. 안전 최우선, 행사장 수용 인원 제한, 기업 출장 축소 등으로 제조 박람회, 컨퍼런스, 공장 견학 등 전통적인 대면 이벤트 개최에 실질적 어려움이 생겼습니다. 종일 또는 일주일간 진행되는 완전 온라인 프로그램도 짧은 집중력, 네트워킹 니즈, '줌 피로' 등으로 항상 최선은 아닙니다. 그렇다면 왜 대면과 온라인을 결합한 하이브리드 이벤트를 열어야 할까요? 두 경험을 결합하면 참여를 늘리고 지역 및 전국 단위 참석을 확대할 수 있습니다.

하이브리드 이벤트

성공적인 하이브리드 이벤트는 단순히 줌 회의 링크를 공유하는 것 이상입니다. 모든 참석자의 경험을 의도적으로 풍부하게 만드는 과정이 필요합니다. 대면 이벤트에서 통하는 방식이 온라인 청중에게 그대로 통하지는 않습니다. 성공적인 하이브리드 이벤트는 서로 다른 방식으로 유사한 니즈를 균형 있게 충족해야 합니다. MFG Day 기념 하이브리드 이벤트를 고려 중이라면, 모든 참석자가 긍정적 경험을 안고 갈 수 있는 세 가지 방법을 소개합니다.

1. 참석자 몰입 유지하기

훌륭한 이벤트의 핵심은 훌륭한 콘텐츠입니다. 수요가 많은 주제를 선정하고 역동적인 연사를 섭외하는 것이죠. 그러나 하이브리드 이벤트에서는 이것만으로는 부족합니다. 두 청중이 이 콘텐츠를 다르게 경험하기 때문입니다. 몇 가지 팁:

• 콘텐츠 길이 고려하기. 온라인 참석자의 집중 시간은 대면보다 짧은 편입니다. 일정 짜실 때 이 점을 염두에 두세요. 연속 세션을 재고하고, 밀도 높은 프레젠테이션 사이에 설문조사나 청중 동의 여부 묻기 등 참여 기회를 넣으세요.
• 조명과 오디오 신경 쓰기. 조명 불량, 마이크 피드백, 시끄러운 배경 등은 온라인 청중을 방해하거나 불쾌하게 만듭니다. 하이브리드 세션 전, 온라인 참석자를 위한 시설 조명과 오디오를 테스트할 시간을 충분히 확보하세요. 패널 중 온라인 참석자는 음소거/비디오 끄기, 온라인 패널리스트는 발언 외 시간 음소거로 방해 요소를 줄이세요.
• 일정 준수하기. 프로그램이 제시간에 진행되도록 하는 게 그 어느 때보다 중요합니다. 재택근무 유연성으로 온라인 연사와 참석자는 다른 일정이 생길 수 있습니다. 시작 지연이나 예정 시간 초과는 다음 회의에 늦게 만듭니다. 시차 문제도 발생할 수 있습니다. 시간을 칼같이 지키면 청중이 시계만 보지 않고 몰입할 수 있습니다.
• 장소 이동 물류 테스트하기. 일정에 공장 견학 등 장소 이동이 있다면, 온라인 참석자도 함께 갈 방법을 미리 생각하세요. 불가능하다면 일정에서 빼거나 온라인 참석자를 위한 대안을 마련하세요.

2. 모든 참석자와 소통하기

대면 이벤트 준비 시 세션 사회자를 두어 세션 소개, 질문 진행, 좌석 안내, 질문 응대 등을 맡기곤 합니다. 온라인 참석자에게도 전담 리소스가 필요합니다.

• 온라인 전담 사회자 지정하기. 채팅창 모니터링, 기술적 문제 지원, 온라인 질문을 연사에게 전달, 온라인 참석자 전용 정보 전달 등을 담당합니다.
• 채팅 기능으로 온라인 참석자 참여 유도하기. 원격 참석자도 대화에 참여하고 싶어 합니다. 콘텐츠 관련 질문이나 온라인 청중 파악 질문을 던지세요. 이 피드백을 연사에게 전달해 필요 시 명확히 설명하거나 청중 구성에 맞춰 내용을 조정하게 하세요.
• 대면 참석자에게 원격 참석자 상기시키기. 연사와 대면 참석자에게 오프사이트 참석자가 있음을 수시로 상기시키세요. 작은 행동이지만, 재택 근무자들이 잊혀지지 않았고 프로그램이 그들의 참석을 고려해 설계되었음을 느끼게 합니다.

3. 커뮤니티 형성하기

대면 이벤트의 최대 장점은 네트워킹과 소규모 분임 세션입니다. 온라인에 이런 옵션이 없으면 원격 참석자는 큰 좌절감을 느낍니다. 다음을 꼭 챙기세요:

• 온라인 분임실 만들고 피드백 공유하기. 온라인 분임실 기능이 있는 플랫폼을 이용해 원격 참석자가 생각을 나누거나 함께 해결책을 찾게 하세요. 온라인 사회자가 이 세션의 피드백을 전체와 공유하거나, 온라인 참석자 중 팀 리더를 지정해 발언하게 하세요.
• 플랫폼으로 네트워킹 활용하기. 일부 플랫폼은 참석자가 앉아 네트워킹할 수 있는 가상 '테이블' 공간을 제공합니다. 이런 솔루션을 활용해 네트워킹 시간을 지정하세요. 온라인 참석자가 서로, 그리고 대면 참석자와 개인 기기로 연결되게 합니다. 온라인 참석자에게 가상 명함 교환, 링크드인 연결, 채팅으로 1:1 또는 그룹 대화 권장하세요.
• 게임으로 아이스브레이킹하기. '가장 먼 곳에서 참석한 사람은?' 같은 질문을 던지고, 대면 1명과 온라인 1명에게 상이나 인정을 주세요. 대면-온라인 참석자를 짝지어 문제 해결이나 서로 알아가기 경쟁을 시키세요.
• 기술로 거리 좁히기. 시설에 화면이 있다면, 대면 참석자가 온라인 참석자를 노트북이나 전면 대형 화면으로 볼 수 있게 하세요. 참석자가 적고 태블릿이 충분하면, 대면 테이블마다 하나씩 놓아 상호작용을 돕으세요.

보너스 팁: 제조업을 축하하는 것 잊지 마세요!

어떤 방식으로 MFG Day 이벤트를 열든, 가장 중요한 건 미국 제조업의 기여를 축하하는 것입니다! 하이브리드 이벤트 개최에 대한 더 많은 정보가 필요하시면, MEP National Network가 기꺼이 도와드리겠습니다. 네트워크는 MFG Day 출범부터 참여해 왔으며, 50개 주와 푸에르토리코에 전문가를 두고 있습니다. 지역 MEP 센터에 문의하세요.