시설 관리 가이드:운영 및 관리 전략, 프로젝트 관리, 리더십 등
시설 관리(FM)는 식품에서 기술, 제조, 전자 상거래 등 다양한 산업을 포함하는 광범위한 분야입니다. 그러나 각 비즈니스의 핵심은 가장 가까운 경쟁과 완전히 다를 수 있지만 성공적인 시설 관리 관행은 기업에서 기업으로 쉽게 교환할 수 있습니다. 사실, 기본적으로 모든에서 찾을 수 있는 유일한 직함 중 하나입니다. 학교 및 병원과 같은 공공 기관을 포함한 소규모 조직에서 대규모 조직에서 창고의 재고를 관리하는 조직과 같은 민간 기업에 이르기까지 다양합니다.
하지만, 상호적인 경향은 차치하고 시설 관리 절차 및 기술은 비즈니스에 고도로 전문화되어야 합니다. 그들이 사용되는 곳. 이 분야는 비즈니스 연속성 계획 및 화재 안전을 포함하여 복잡한 세부 사항을 다루기 때문에 조직에서 시설 관리 절차에 대한 전체적인 전망을 제공하는 것이 중요합니다.
이 가이드에서 논의할 내용은 다음과 같습니다.
- 시설 관리의 핵심 역량
- 운영 및 관리 전략
- 간소화된 시설을 위한 프로젝트 관리
- 시설 관리자를 위한 최고의 리더십 사례
- 시설 관리에 대한 추가 리소스
시설 관리의 핵심 역량
국제 시설 관리 협회(IFMA)에 따르면 시설 관리는 "사람, 장소, 프로세스 및 기술의 조정을 고려하는" 학제 간 관행입니다. 세분화하면 이는 시설 관리자가 조직, 안전, 보안 및 유지 관리를 비롯한 시설의 모든 측면과 주요 일상 운영 관행의 성공에 대한 책임이 있음을 의미합니다. 
한 사람 또는 소규모 팀을 구성하는 것은 압도적인 작업처럼 보일 수 있습니다. 이다 압도적인 작업이지만 기억해야 할 중요한 점은 시설 관리가 건전한 비즈니스를 만드는 요소 중 하나일 뿐이라는 사실입니다. 간단히 말해, 비즈니스의 전반적인 성공을 위해 필요한 모든 부서는 시설 관리자와 협력해야 합니다.
시설 관리 분야에는 다음과 같은 내용이 포함되어 있으며, 관리가 부실하면 조직이 쉽게 몰락할 수 있는 이유는 다음과 같습니다.
- 안전 – 건물을 사용하는 모든 직원과 고객의 안전을 보장하는 것은 시설 관리 팀의 임무입니다. 이 책임은 가능한 모든 환경 보건 및 안전 문제, 특히 건물 및 장비와 관련된 문제를 포괄합니다. 그렇게 하지 않으면 관리자 또는 비즈니스의 과실로 인해 사상자 또는 영구적인 환경 피해가 발생한 것으로 간주되는 경우 벌금, 비즈니스 손실 또는 기소의 형태로 심각한 비즈니스가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 화재는 충분히 대비할 때 인명과 귀중한 재고를 구할 수 있는 예방 가능한 비극이기 때문에 일반적으로 시설 관리자의 레이더 맨 위에 있습니다. 철저한 시설 관리 팀은 시설의 모든 부분이 최신 코드이고 직원이 잘 교육되었으며 모든 허가 및 인증서가 완전히 유효함을 보장함으로써 회사를 가장 잘 보호할 수 있습니다. 이 기능에는 안전하고 효율적인 조명부터 바닥재 선택에 이르기까지 모든 것이 포함됩니다.
- 보안 – 중요성과 관련하여 안전 다음으로 시설 보안이 중요하지만 시설 관리 팀이 해결해야 하는 또 다른 중요한 퍼즐 조각입니다. 대규모 회사나 특히 고가의 재고 또는 장비를 보유한 회사가 보안 요구 사항을 민간 회사의 형태로 아웃소싱하는 현명한 선택을 할 수 있지만 회사가 유능하게 수행되도록 하는 것은 여전히 시설 관리자의 역할입니다. 생체 인식 및 웨어러블과 같은 기술 발전으로 인해 보안 수준이 높은 영역에 대한 엄격한 액세스 제어를 유지할 수 있지만 이러한 개발 상황을 파악하고 스마트 보안 기술 투자를 하는 것은 시설 관리자에게 달려 있습니다. 일반적인 안전 외에도 시설 관리 팀이 가장 비싼 하드웨어를 보호하고 유지 관리할 수 있는 기술적 노하우를 보유하는 것도 중요합니다. 이 역할은 자산이 커뮤니티의 안전만큼이나 밀접하게 보호된다는 점을 이중으로 확인하는 핵심 역할입니다.
- 유지보수 및 검사 – 조직의 초점이 무엇이든 간에 시설 관리 팀이 할 수 있는 가장 부주의한 일 중 하나는 건물 유지 관리 업무를 게을리하는 것입니다. HVAC 시스템과 같은 설치된 기계를 포함하여 건물의 모든 부분은 시설 관리 팀에서 유지 관리해야 합니다. 일부 시설에는 정기적인 유지 관리가 필요한 수많은 요소가 포함되어 있기 때문에 엄격한 유지 관리 일정을 수립하고 준수하면 시설의 모든 이동 및 영구 부분이 최신 상태를 유지하고 미래에도 잘 작동하도록 보장하는 데 도움이 됩니다. 일반 유지 보수와 함께 점검도 시설 관리 팀이 항상 준비해야 하는 것입니다. 그들은 매년 발생할 수 있는 많은 공식 규제 검사에 대해 필요에 따라 내부 검사를 수행하여 비즈니스를 준비할 수 있습니다. 물론 팀은 시설에서 하드웨어, 재고 수준 또는 용량이 크게 변경될 때마다 고려해야 하며 현재 절차에 영향을 줄 수 있는 모든 법률 변경 사항도 주시해야 합니다.
- 비즈니스 연속성 계획 – 효과적인 시설 관리 팀을 이끌려면 "최악의 시나리오"를 계획해야 합니다. 즉, 각 팀은 재해가 발생하여 운영을 중단할 여력이 없는 경우에 대비하여 계획을 수립할 수 있는 권한을 가지고 있어야 합니다. 예를 들어, 커뮤니티 칼리지가 큰 화재를 겪었고 당국이 본관 전체를 전손으로 간주했다고 가정해 보겠습니다. 커뮤니티 칼리지는 현재 깎을 수 없는 학기 중반에 있으며 사전 비즈니스 연속성 계획이 중요한 상황입니다. 앞서 언급한 시나리오에서 이것이 이루어졌다면 시설 관리 팀은 이미 수업을 열고 조직의 관리 업무를 수행할 대체 위치를 찾았을 것입니다. 새로운 장소 외에도 팀은 이미 임시 시설의 보안, 유지 관리 및 하드웨어 요구 사항에 대한 확실한 계획을 세웠을 것입니다.
- 일일 운영 업무 – 시설의 안전 및 보안 연락 담당자 역할을 하는 것 외에도 시설 관리 팀이 발생할 수 있는 고유한 일상적인 문제를 처리하도록 구성하는 것도 중요합니다. 조직이 어떻게 구성되어 있느냐에 따라 여자 화장실의 누수되는 지붕 수리부터 걸린 팩스기 수리까지 모든 것을 의미할 수 있습니다.
조직의 규모에 상관없이 상위 관리자가 시설을 갖추는 것이 중요합니다. 신뢰할 수 있고 유능한 팀을 고용하거나 아웃소싱할 수 있는 관리자. 그리고 모든 회사가 안전을 생각하는 개인으로 가득 차 있는 것은 아니기 때문에 이 관리자의 임무는 해당 시설을 사용하는 근로자 및/또는 고객을 위한 옹호자 역할을 하는 것입니다. 시설 관리 스펙트럼에서 이러한 수준의 집요함과 세심한 주의가 필요합니다. 실제로 비즈니스 또는 생명을 구할 수 있습니다.
운영 및 관리 전략
현재 국제 시설 관리 협회를 주관하는 국제 시설 관리 협회(International Facility Management Association)는 이러한 지도자들이 비즈니스 자산의 미래를 보호하는 데 있어 보다 전술적이고 기민한 접근 방식을 취할 것을 촉구합니다.
IFMA의 Strategic에서 시설 계획 백서에 따르면 조직은 "실수, 지연, 실망 및 고객 불만을 방지하는 데 도움이 되는" SFP(전략적 시설 계획)를 수행하기 위해 시설 관리자에게 요청합니다. 앞서 언급한 안전 및 유지 관리가 많은 책임 외에도 IFMA는 관리자가 조직의 효율성을 더 잘 지원할 수 있도록 일반적인 업무 이상을 살펴보기 시작하기를 바랍니다.
이를 효과적으로 수행하려면 관리자는 두 가지 사항을 정리해야 합니다. :1) 전략적 시설 계획 및 2) 시설에 대한 기본 계획. 각각이 어떻게 비즈니스의 전반적인 생산성을 더 잘 강화할 수 있는지 살펴보겠습니다.
- 전략적 시설 계획(SFP) – 포괄적인 SFP를 작성하기 위해 IFMA는 관리자가 먼저 조직의 핵심 가치 또는 변화하는 가치, 시설이 가치를 반영해야 하는 방법, 시설에 대한 심층 분석의 편집이라는 세 가지 매우 중요한 사항을 숙지할 것을 촉구합니다. , 위치, 능력 및 조건을 포함하고 마지막으로 조직의 목표가 시설과 관련하여 증가 또는 감소에 대해 어떻게 만들 수 있는지에 대한 근본적인 이해입니다. 관리자가 해당 부서에서 이러한 벤치마크를 모두 확인하고 효과적인 일상 업무를 수행하면서 조직의 야망을 지원할 수 있는 방법을 찾을 수 있다면 진정한 "전략적" 지원 시스템의 역할을 하게 될 것입니다. 이러한 "현재"와 "미래"의 조합을 통해 관련된 모든 당사자는 가능한 가장 효과적인 방식으로 변경 사항에 대처할 수 있습니다.
- 시설 마스터 플랜 – 모든 시설 관리자는 이미 "건물을 통합하는 물리적 환경"을 살펴보는 프레임워크인 시설의 마스터 플랜을 지속적으로 재작업하고 있어야 하지만 이것이 가능한 한 포괄적이라는 의미는 아닙니다. 일상적인 작업과 미래의 공간 사용 분석을 모두 고려하는 총체적인 마스터 플랜이 무엇인지 살펴보겠습니다.
시설 마스터 플랜에는 다음이 포함되어야 합니다.
- 구역 지정, 규제, 계약 평가
- 우주 표준/벤치마크 설명
- 공간 활용 프로그램
- 워크플로 분석
- 엔지니어링 평가 및 계획
- 차단, 맞춤 또는 누적 계획
- 개념 사이트 계획 또는 캠퍼스 계획
- 건축 이미지 개념
- 장기 유지 관리 계획
- 건설 견적
- 단계 또는 순서 계획(순서 또는 프로젝트)
시설 관리자가 시설에 영향을 미치는 모든 부서와 연락하기 위해 적절한 조치를 취하면 향후 수익성 있는 움직임을 만들면서 조직을 지원할 수 있는 더 나은 준비를 갖추게 될 것입니다.
간소화된 시설을 위한 프로젝트 관리
시설 관리자를 위한 게임의 이름이 안전, 유지 관리 및 계획이기 때문에 관리자가 건물 안팎의 모든 것이 원활하게 실행되도록 하기 위해 프로젝트의 세탁 목록도 개발하고 실행해야 한다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. . 
다음은 프로젝트 관리 전술이 시설의 전반적인 효율성을 합리화할 수 있는 방법의 몇 가지 예입니다.
- 범위와 예산 요구 사항을 모두 포함하는 프로젝트 일정 수립
- 직원 및 컨설턴트를 포함한 모든 근로자에게 개발 및 작업 진행 상황에 대한 조언
- 일정, 예산 또는 인력의 변경 사항을 상급자에게 실시간으로 알릴 수 있도록 모든 프로젝트에 대해 투명한 데이터베이스 유지
- 모든 직원이 발생할 수 있는 규정 변경에 대해 적절하게 인증받을 수 있도록 포괄적인 교육 일정 작성
- 제안된 모든 건설 프로젝트에 대한 예산 견적 수행
- 시설 시스템에 대한 서비스 또는 유지보수 업그레이드 조정
- 공간 현대화에 필요한 공간 변경에 대한 회의 및 승인
- 새로운 ISO 41001, 시설 관리 – 관리 시스템 – 사용 지침이 포함된 요구 사항을 포함하여 모든 관련 규제 표준이 충족되도록 내부 감사 프로세스를 개발합니다.
ISO를 통한 스크린샷
물론 인프라의 모든 문제를 먼저 해결해야 합니다. 시설의 안전과 보안을 보장하는 데 가장 중요합니다.
시설 관리자를 위한 최고의 리더십 사례
이미 짐작하셨겠지만 시설 관리는 강력하고 미래 지향적인 사고를 요하며 무엇보다도 책임감 있는 크고 복잡한 작업입니다. 시설의 요구 사항을 가능한 한 총체적으로 생각하는 리더입니다. 이러한 자질을 소유하는 것 외에도 가장 정보가 풍부한 관리자는 벨트 아래에서 다년간의 다양한 산업 경험을 가지고 있거나 해당 분야에서 전문 학위를 취득했습니다. 현장에서 평생 교육을 받는 것도 일반적이며 시설 관리자가 최신 동향과 모범 사례를 파악하는 데 도움이 되는 여러 시설 관리 과정이 있습니다.
이제 능숙한 시설 관리자가 문서에서 어떻게 보일지 알았습니다. , 조직의 안전과 효율성을 보장하기 위해 구현할 수 있는 가장 효과적인 리더십 사례를 살펴보겠습니다.
- 미래에 관해서는 상급자들과 같은 입장입니다 - 이 가이드 전체에서 언급했듯이 강력한 시설 관리자가 된다는 것은 미래를 내다보는 것을 의미합니다. 재해 발생 시 비즈니스 연속성 계획을 작성하는 것부터 다른 부서와의 열린 커뮤니케이션 라인을 유지하는 것에 이르기까지 관리자는 시설과 직원이 변화에 적응할 준비가 되어 있어야 진정한 리더가 될 수 있다는 것을 이해하고 있습니다.
- 계획 및 예산 책정 방법을 알고 있습니다. – 시설 관리자는 시설 인프라의 모든 부분의 현재 가치와 업그레이드에 필요한 비용을 알고 있습니다. 그들은 또한 그들의 예산 요구가 앞으로 어떻게 증감할 수 있는지에 대한 예리한 이해를 가지고 있어 해당 권한에 대한 예산 변경을 정확하게 제안할 수 있습니다.
- 훌륭한 팀을 개발하려는 마음이 있음 – 조직의 특정 요구 사항에 따라 시설 관리자는 시설 작업자, 계약자 또는 컨설턴트의 고용 및 교육을 담당할 수 있습니다. 즉, 관리자는 각 직책의 의무와 제한, 그리고 가장 유능한 팀을 가능하게 하기 위해 어떻게 가장 잘 협력할 수 있는지에 대한 타고난 이해가 필요합니다. 이 팀 구성원은 궁극적으로 시설의 안전과 보안을 통제하고 있다는 점을 기억하십시오. 이는 문제가 발생할 경우 책임과 관련하여 조직을 망가뜨릴 수 있는 매우 중요한 작업입니다.
- 기꺼이 경청합니다 – 시설 관리자가 시설과 물리적으로 연결이 끊길 수 있는 대규모 교대 근무를 요구하는 상급자에게 좌절감을 느끼는 것은 지극히 자연스러운 일이지만 그렇다고 해서 그들이 잘못된다는 의미는 아닙니다. . 역동적인 리더는 부서의 제안과 아이디어를 경청하여 모든 부서와 협업합니다. 그렇게 함으로써 결과에 상관없이 부서 간 관계를 강화할 개방적이고 안전한 의사소통 라인을 만듭니다.
시설 관리는 어려운 작업이며 기술 발전으로 인해 기존 프로세스가 보다 새롭고 능률적인 접근 방식으로 재편됨에 따라 점점 더 복잡해지는 작업입니다. 최고의 시설 관리자는 수익에 긍정적인 영향을 미치기 위해 위험(예:재정 및 안전 위험)을 최소화하면서 효율성을 높이는 스마트 기술 투자의 균형을 맞추는 방법을 정확히 이해하고 있습니다. 요컨대, 시설 관리는 오늘날 다양한 산업에서 운영의 중추입니다.
시설 관리에 대한 추가 리소스
최상의 시설 관리 방법에 대한 자세한 내용은 다음 리소스를 참조하십시오.
- IFMA 지식 라이브러리
- 시설 관리 및 리더십의 핵심
- 시설 관리에 대한 경영진의 관점 재정의
- 시설 관리자를 위한 승계 계획
- 시설 관리에서 비용 우위를 확보하는 6가지 방법
- 시설 관리자의 6가지 필수 특성
- 시설 관리의 간략한 역사
- 시설 관리 교육
- 시설 관리가 얼마나 중요한가요?
- 귀하의 회사에 귀하와 같은 시설 관리 전문가가 필요한 10가지 이유
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