기술자에게 종이 절차의 위험은 무엇입니까?

나중에 살펴보겠지만 페이퍼리스의 목표가 업계에서는 아직 달성되지 않았으며, 비물질화가 제대로 진행되고 있습니다. 기업들은 절차를 포함한 문서 디지털화의 이점과 종이 매체의 보존과 관련된 위험을 인식하고 있습니다. 업무를 수행하기 위해 효율적이고 신뢰할 수 있는 도구가 필요한 산업 기술자는 디지털 및 연결된 산업인 인더스트리 4.0의 요구 사항이 부과하는 이러한 전환의 혜택을 받습니다.

현대 비즈니스의 요구 사항을 충족하는 문서 디지털화

기술 발전이 산업계에 극적인 영향을 미치고 경쟁이 점점 더 치열해지고 있지만 기업은 이러한 발전을 방관할 여유가 없습니다. 성능 및 진행 상황 적응 요구 사항은 특히 문서의 개발 및 관리, 특히 절차와 관련이 있습니다.

445장에서 ISO 14001은 문서 관리를 위한 시스템 구축을 요구합니다. 여기에는 문서 검토 및 업데이트, 관련 문서 버전의 가용성 보장, 가독성 및 식별 보장, 오래된 문서의 의도하지 않은 사용 방지가 포함됩니다. 이것들은 모두 디지털 도구에 의해 촉진되는 포인트입니다.

종이 없는 작업 환경:오늘날 우리는 어디에 있습니까?

기업은 비물질화 절차 및 기타 문서의 이점을 알고 있지만 오늘날에도 여전히 종이 없는 프로세스의 목표를 달성하기 위해 고군분투하고 있습니다. 2015년에 발표된 AIIM(정보 및 이미지 관리 협회)의 연구에 따르면 비즈니스 리더의 31%만이 사무실이 여전히 종이 문서로 가득 차 있다고 인정합니다(출처:infoDSI.com). AIIM에 따르면 직원의 17%만이 종이 없는 환경에서 일합니다.

페이퍼리스로의 전환이 왜 그렇게 어려운가요?

비즈니스 리더의 절반 이상(56%)은 계약서, 서명된 구매 주문서 등과 같은 중요한 문서가 여전히 종이 형식으로 필요하기 때문이라고 답했습니다. 일부 직원이 서면 문서 없이 작업을 전환하고 전환하는 것을 꺼려한다는 의견도 있었습니다. 디지털 기술로.

실제 작업 환경의 덜 정확한 표현

종이 문서를 보관하는 것과 관련된 위험은 부족하지 않습니다. 이러한 문서 중 절차가 디지털화되면 큰 이점을 얻을 수 있습니다. 실제로 새 직원을 교육하거나 기술자를 다른 워크스테이션이나 도구에 소개하려면 종이 문서보다 비디오 매체를 사용하는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 일반적으로 시각적 절차(이미지, 동영상) 이해와 실행을 촉진합니다. 종이 절차는 실제 작업 환경(환경, 움직임...)을 다른 매체만큼 정확하게 보여줄 수 없습니다.

종이 문서 비용

종이 문서를 관리, 취급 및 보관하는 비용도 단점 중 하나입니다. 기존 문서는 대용량을 나타낼 수 있으므로 저장을 위한 상당한 공간과 파일링, 보관 및 사용을 위한 상당한 리소스가 필요합니다. 2~3장의 CD는 m2당 약 2만 페이지에 해당하는 정보를 담기에 충분합니다. 이것은 달성할 수 있는 공간 절약을 보여줍니다.

종이 문서도 생산성을 가로막는 장벽입니다. , 직원이 평균적으로 모든 문서 중에서 정보를 검색하는 데 시간의 50%를 소비한 다음 15%를 읽는 것으로 추정되기 때문입니다. 이러한 문서는 컴퓨터화되어 보다 쉽고 빠르게 액세스할 수 있으므로 연구에 낭비되는 시간이 줄어들고 실제로 생산하는 실제 작업에 더 많은 시간이 할당됩니다.

낮은 추적성 및 보안

산업 기술자의 경우 디지털 문서가 있으면 정보 파괴 또는 손실 위험이 줄어듭니다. 네트워크로 연결된 다른 단말기에서 액세스하고 다양한 미디어(USB 스틱, 외장 하드 디스크, 서버, 클라우드 등)를 사용하여 전송할 수 있는 가능성도 일상 사용을 크게 용이하게 합니다.
또한 종이 문서는 면에서 실질적인 결핍 추적 및 모니터링. 정보가 비물질화되어 디지털 형식으로 변환되는 것보다 정보의 역사, 진행 상황 및 변경 사항을 아는 것이 훨씬 더 복잡합니다. 이것은 또한 쓸모없는 문서로 끝날 위험을 나타냅니다.

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