전략적 사용자 권한 설정으로 CMMS 효율성 극대화하기

CMMS에 새 사용자를 생성할 때(그리고 그 이후 언제든) 올바른 권한을 설정하는 것은 생산성을 높이는 단순하지만 강력한 방법입니다.

사용자 권한이란?

CMMS 소프트웨어 내부에서 사용자가 할 수 있는 일을 정의합니다. 기본적으로 권한은 사용자가 다음을 수행할 수 있는지 제어합니다.

• 조회
• 추가
• 수정
• 삭제

예를 들어 한 사용자는 작업 지시만 조회할 수 있고, 다른 사용자는 조회/추가/수정만, 세 번째 사용자는 삭제까지 할 수 있습니다. 이는 작업 지시에만 국한되지 않습니다. 동일한 세 사용자라도 디지털 플로어 플랜에 대해서는 또 다른 권한 조합을 가질 수 있습니다. 첫 번째 사용자는 보기만 가능하지만, 두 번째와 세 번째는 보기/추가/수정/삭제가 모두 가능할 수 있습니다.

각 사용자에게 어떤 권한을 부여할지 결정하는 방법

사용자마다 고유한 권한 세트를 만드는 것은 보통 비효율적입니다. 대신 사용자 유형별로 권한 세트를 정하는 것이 좋습니다.

조직마다 다르지만, 많은 고객사에서 Hippo는 다음과 같이 설정합니다.

• 시스템 관리자
• 관리자
• 리소스(현장 기술자)
• 요청자

이 사용자 유형을 배트맨 캐릭터에 비유해 빠르게 이해해 보죠.

시스템 관리자 = 알프레드(집사). 배트케이브의 모니터 벽 뒤에서 배트컴퓨터로 모든 것을 보고 제어합니다. 소프트웨어에서 가능한 모든 것을 할 수 있습니다.

관리자 = 배트맨. 현장에서 지휘하며 작업 지시 워크플로와 PM 일정을 완전히 통제합니다. 요청이 들어오면 로빈에게 할당하거나 거부할지 결정합니다.

리소스 = 로빈. 작업 지시를 볼 수 있습니다. 권한 설정에 따라 모든 작업 지시를 보거나 일부만 볼 수 있습니다. 배트맨이 로빈의 작업 지시 마감 권한을 켜고 끌 수도 있습니다. (예리한 독자는 배트맨이 유틸리티 벨트를 찼으니 리소스여야 한다고 하겠지만, 열성 팬은 로빈에게도 멋진 유틸리티 벨트가 있었음을 압니다.)

요청자 = 고든 국장. 배트시그널을 켜서 도움이 필요함을 알리는 역할에 한정됩니다. 배트맨이 요청을 검토해 어떤 것을 할당된 작업 지시로 전환할지 결정합니다.

우리 조직의 사용자 유형 결정하기

배트맨 캐릭터여야 할 필요는 없습니다. 대신 CMMS를 사용할 사람들의 그룹 목록을 만드는 것부터 시작하세요. 직책별로 나누는 게 가장 쉽습니다. 제조 공장이라면 예를 들어:

• CEO
• 유지보수 부서장
• 선임 기술자
• 주니어 기술자
• 오퍼레이터

각 그룹별로 CMMS 내에서 수행해야 할 일을 적어보세요. 유지보수 부서장은 CMMS의 거의 모든 데이터를 조회/추가/수정/삭제할 수 있어야 합니다. 목록 하단의 오퍼레이터는 요청 제출만 하면 될 겁니다.

좋은 CMMS 공급업체는 온보딩 과정에서 이 작업을 도와줍니다. 하지만 여러분이 먼저 직접 사용자 유형을 고민해 보면 몇 걸음 앞서갈 수 있습니다.

어디서 생산성 향상이 오는가?

가동 전에도 사용자 유형별로 나누면 교육 과정을 간소화할 수 있습니다. 시스템 관리자(알프레드)는 CMMS 플랫폼의 구석구석을 배울 기회가 필요하지만, 리소스(로빈)는 몇 번의 세션만으로도 필요한 대부분을 익힐 수 있습니다. 소프트웨어 내에서 할 수 있는 일을 제한함으로써 교육 시간을 단축합니다.

가동 후에는 권한 설정에 따라 혜택이 달라집니다.

자신에게 할당된 작업 지시만 볼 수 있는 사용자
볼 수 있는 범위를 제한하면 자신의 일을 찾고 집중하기 쉬워집니다. 첫째, 시각적 잡음을 줄여 클릭과 스크롤을 아낍니다. 이는 시간이 지나면 큰 차이를 만듭니다. 둘째, 다른 직원이 뭘 하는지 신경 쓰느라 시간 쓰는 직원이 있다면 걱정거리가 줄어듭니다. 모든 조직에 그런 직원이 있는 건 아니지만, 분명히 있는 곳도 있습니다.

연관된 모든 작업 지시를 볼 수 있는 사용자
유지보수 부서에 기술자 10명이 있고 그중 3명이 전기기사라고 해보죠. 연관된 작업 지시를 보도록 설정하면, 어떤 전기기사든 자신의 작업 지시뿐만 아니라 다른 전기기사들에게 할당된 작업 지시도 볼 수 있습니다. 누군가가 일찍 마감하면 정확히 어디로 가서 도와줘야 할지 압니다.

작업 지시를 단독으로 마감할 수 없는 사용자
신입 기술자는 숙련된 직원이 작업을 재확인해 사내 모범 사례를 따르는지 확인하는 것이 도움이 됩니다. 이를 강제하는 간단한 방법이 할당된 작업 지시 마감 권한을 빼는 것입니다. 실시간으로 업데이트되고 백업되는 좋은 클라우드 기반 CMMS라면, 선임 직원이 현장을 직접 보지 않고도 작업 지시의 체크리스트 완료 여부와 업로드된 메모를 검토해 원격으로 마감할 수 있습니다.

요청 제출만 가능한 사용자
작은 문제를 큰 문제로 키우기 전에 잡으려면 최대한 많은 눈과 귀를 동원해야 합니다. 무언가 보이면 말하게 해야 합니다. 제조 현장에서는 매일 자산과 직접 씨름하는 오퍼레이터가, 교육 현장에서는 교사가 조기 경보 시스템입니다.

하지만 이들이 직접 작업 지시를 생성하게 해선 안 됩니다. 거짓 양성으로 뒤덮일 겁니다. 그들이 맞아서 작업 지시가 필요한 경우조차, 제대로 된 작업 지시를 만들지 못할 가능성이 큽니다. 부품, O&M 매뉴얼, 플로어 다이어그램 등 데이터가 풍부한 작업 지시에 포함되어야 할 것들을 알 확률이 얼마나 될까요?

이 사용자들을 요청 제출로 제한하면 작업 지시 워크플로를 제대로 게이트키핑할 수 있습니다. 올바른 작업 지시만 생성되고, 제대로 생성됩니다.

다음 단계

기억하세요: 사용자 권한의 혜택을 누리려면 CMMS가 필요합니다. 없다면 공급업체들에 연락하세요. 이미 CMMS가 있는데 권한 설정이 마음에 들지 않는다면 현재 공급업체에 도움을 요청하세요. 실력 있는 곳이라면 여러분이 소프트웨어를 최대한 활용하길 진심으로 바랄 겁니다.