CMMS 소프트웨어로 핵심 업무에 집중하는 5가지 방법

누구나 효율적으로 일하고 싶습니다. 하지만 그러려면 핵심 업무에서 집중력을 빼앗는, 추진력을 꺾고 에너지를 빨아먹는 방해 요소들을 먼저 제거해야 합니다. 솔직히 말하면, 적절한 CMMS가 없다면 그건 쉬운 일이 아닙니다.

강력한 기능이면서도 사용하기 쉬운 훌륭한 CMMS 플랫폼이라면 다음을 가능하게 합니다.

1. 작업 지시 워크플로 원활하게 유지
2. 진행할 작업의 우선순위 결정
3. 모든 사람의 진행 상황을 실시간으로 파악
4. 예방 정비 프로그램 운영으로 반응형/비정기 작업 감소
5. 미처 인지하지 못했던 중요한 작업 발굴

하나씩 자세히 살펴보겠습니다.

1. CMMS로 사소한 잡일이 큰 방해가 되는 것을 방지

실패를 보장하는 가장 좋은 방법은 주의를 분산시키는 것입니다. 운전 중 문자 메시지를 보내본 적 있나요? 그래서 불법인 것입니다.

작업 지시 워크플로가 불필요한 작업으로 막히면 집중하기 어렵습니다. 지금 당장 해야 할 일을 하는 대신, 미뤄도 되거나 아예 안 해도 될 일에 시간과 노력을 낭비하게 됩니다.

해결책이 시스템을 완전히 잠가 본인만 작업 지시를 생성하게 하는 것일까요? 그러면 중요한 작업만 할 일 목록에 올라옵니다. 하지만 문제가 있습니다: 중요한 작업만 있지만, 모든 중요한 작업이 있는 것은 아닙니다. 많은 작업이 누락됩니다. 가장 작은 규모의 운영이라도 한 사람이 처리해야 할 모든 것을 포착할 수는 없습니다. 불가능합니다. 대신 모든 사람이 문제를 보고하도록 장려해야 합니다. 유지보수 팀 전체, 오퍼레이터, 심지어 프런트 오피스 직원까지. 무언가 보이면 빠르고 쉽게 보고할 수 있어야 합니다. 그래야 아무것도 놓치지 않고 모든 중요한 작업이 목록에 추가됩니다.

여기서 CMMS가 삶을 편하게 만듭니다. 좋은 CMMS에는 누구에게나 개방할 수 있는 요청 포털이 있습니다. 사람들이 빠르고 쉽게 요청을 제출할 수 있습니다. 이메일이 실수로 스팸함에 가거나, 문자 메시지가 잘못된 번호로 가는 일이 없습니다. 하지만 이렇게 큰 그물로 낚시를 하면 원치 않는 것도 잡힙니다. 오퍼레이터가 유압 프레스에서 이상한 소리를 듣고 보고하는 건 좋습니다. 하지만 프런트 오피스 직원이 화장실 종이 타월 문제로 여러 티켓을 제출하기 시작하면 어떨까요?

여기서 CMMS가 다시 한번 삶을 편하게 만듭니다. 기억하세요: 사람들은 작업 지시가 아닌 티켓을 제출합니다. CMMS가 하루치 수확물을 모으면, 중요한 티켓은 작업 지시로 전환하고 불필요한 것은 '방류'할 수 있습니다. CMMS는 필요한 것을 수집하고 불필요한 것을 걸러냅니다.

2. CMMS로 중요한 작업을 맨 앞줄에 배치

불필요한 작업을 워크플로에서 정리했다면 이제 순서를 정할 차례입니다. 모두 중요하고 모두 완료해야 하지만, 무엇을 가장 먼저 할지는 결정해야 합니다.

어떤 경우에는 중요도(Criticality) 기준으로 우선순위를 정합니다. 컨베이어 벨트의 고장 난 모터 교체와 예비 펌프 교체 두 가지 작업이 있다고 가정해 봅시다. 컨베이어 벨트 없이는 전체 주문 처리 작업이 중단되어 막대한 손실이 발생합니다. 예비 펌프 없이도 당장은 버틸 수 있습니다. 교체는 중요하지만 시간적 여유가 있습니다.

중요도 설정은 그 자체로 하나의 기술이자 과학이지만, 기본적으로 각 자산에 한 가지 핵심 질문을 던지는 것으로 귀결됩니다: "고장 나면 얼마나 심각한가?" 이 자산이 고장 나면 당연히 나쁩니다. 하지만 얼마나 나쁜가요? 단순히 '짜증 나는' 수준인가요? 아니면 하루를 망치는 '치명적' 수준인가요? 이 '나쁨'이 비용으로 얼마나 환산되나요? 다른 경우에는 순차적으로 작업을 정리할 수 있습니다. 제설기 전단 볼트 교체가 필요합니까? 먼저 제설기가 갇혀 있는 창고의 금속 오버헤드 도어부터 고쳐야 합니다. 문을 열 수 있어야 제설기에 접근해 고칠 수 있으니까요.

핵심은 작업 지시를 어떻게 우선순위화하느냐가 아닙니다. CMMS 덕분에 쉽게 할 수 있다는 것입니다. 작업 지시가 모두 준비되면, 보통 몇 번의 클릭만으로 우선순위를 정할 수 있습니다.

3. CMMS로 언제 어디서나 실시간 작업 지시 생성 및 추적

프로젝트에 대한 최신 정보에 즉시 접근할 수 있다면 관리가 훨씬 수월해집니다. 기술자가 작업 지시를 시작했나요? 완료했나요? 부품을 기다리는 중인가요? 현재 진행 상황을 더 많이 알수록 마무리가 쉬워집니다.

CMMS가 이를 어떻게 가능하게 하는지 이해하려면, 전통적인(구식이라는 말의 완곡어법) 종이 및 스프레드시트 기반 시스템과 비교해 보면 됩니다. 종이 기반 작업 지시에는 보통 사본 한 장이 부서장과 기술자 사이를 오가다 결국 분실되곤 합니다. 시스템이 최상으로 작동해도 번거롭고 느립니다.

작업 지시를 생성해야 하나요?

책상으로 돌아가 펜과 양식을 꺼내세요.

작업 지시를 할당해야 하나요?

기술자가 유지보수 사무실까지 뛰어가서 받아와야 합니다.

기술자가 시작했는데 진행 상황이 궁금한가요?

사무실로 불러오거나 현장으로 직접 찾아가야 합니다.

이게 순조로울 때의 얘기입니다. 스프레드시트도 별반 다르지 않습니다. 작업 지시 소프트웨어가 공유를 쉽게 해줄 것 같지만, 작업 지시를 공유하는 게 아니라 사본을 만들어 공유합니다. 그래서 서로 단절된 여러 사본이 떠다니게 됩니다. 하나가 업데이트되면 나머지 사본은 즉시 구식이 되지만, 가진 사람들은 모릅니다.

클라우드 기반 CMMS라면 모든 게 다릅니다. 티켓이 접수되자마자 데스크톱이나 모바일 기기로 알림을 받습니다. 티켓을 빠르게 검토하고 데이터가 풍부한 작업 지시를 만들기 시작합니다. 몇 번의 클릭과 메뉴 스크롤만으로 다음을 포함할 수 있습니다.

• 사용자 지정 체크리스트
• 관련 자재 및 부품
• 수리/정비 매뉴얼 디지털 사본
• 자산 전체 작업 지시 이력
• 우선순위 수준

정말 좋은 CMMS라면 인터랙티브 플로어 맵도 제공합니다.

모든 것이 모바일 접근 가능한 CMMS 데이터베이스에 있으므로(분실하기 쉬운 종이 조각이나 곧 구식이 될 스프레드시트가 아닌), 모두 동일하고 항상 최신인 정보를 봅니다. 기술자가 메모를 추가하고, 디지털 이미지를 업로드하고, 작업 지시를 마감할 때 특히 유용합니다. CMMS를 쓰면 종이 조각을 찾거나 오래된 이메일 첨부파일을 뒤지는 데 시간을 낭비하지 않습니다. 대신 중요한 것, 즉 사람들이 지금 작업에서 어디까지 왔는지에 집중합니다.

4. CMMS로 예방 정비 프로그램 구축 및 운영해 반응형 비정기 작업 감소

CMMS 소프트웨어가 예방 정비와 동의어인 데에는 다 이유가 있습니다. 완전한 기능에 사용자 친화적인 CMMS 플랫폼은 PM 설정과 마감을 훨씬 쉽게 만듭니다. 이는 좋은 PM 프로그램이 시간, 에너지, 비용, 그리고 무엇보다 스트레스를 아껴주기 때문에 중요합니다. 작은 문제를 감당할 수 없는 예산 초과 문제로 키우기 전에 찾아 고칠 수 있게 되면, 인생 전체가 편해집니다. 어떻게 가능한지 보시죠.

첫째, 일이 무작위 고장이 아닌 일정에 따라 진행됩니다. 모두 매일 출근하면 정확히 무엇을 할지 압니다. 더 이상 깜짝 놀랄 일이 없습니다. 작업이 훨씬 전에 예약되므로 필요한 자재와 부품을 확보할 수 있습니다. 재고 창고를 급히 뒤지거나, 자산을 고치러 갔더니 핵심 부품이 사흘 뒤 공급업체 창고에 있다는 사실을 발견하는 일이 없습니다. 미리 계획하면 필요할 때 필요한 것을 갖출 수 있습니다. 둘째, 오일 교체가 엔진 교체보다 항상 저렴합니다. 모든 자산이 더 오래 가고 운영 비용도 덜 듭니다.

5. CMMS로 숨어 있는 중요한 작업까지 모두 파악

때로는 모든 중요한 작업을 알 수 없어서 파악하지 못합니다. 이상하게 들리죠? 당연히 무엇이 중요한지 알아야 합니다. 그런데 다음 질문에 답할 수 있나요?

• 지난달 인력, 자재/부품, 생산성 손실 측면에서 가장 비용이 많이 든 작업 지시는 무엇인가?
• 지난 6개월간 유지 비용이 가장 많이 든 자산은? 비용은 얼마이며 전체 예산의 몇 %를 차지하는가?

답을 모르는데다 찾는 방법도 모른다면 CMMS가 필요합니다.

답은 아는데 계산기와 서류 더미로 많은 시간과 에너지를 쏟아야 찾을 수 있다면 역시 CMMS가 필요합니다.

제값 하는 CMMS라면 핵심 성과 지표(KPI)로 가득 찬 자동 생성 보고서가 있어 유지보수 큰 그림을 보여줍니다. 돈이 어디로 새는지 알면 그 영역에서 지출을 줄이는 조치를 취할 수 있습니다. 그런 다음 같은 KPI를 시간에 따라 추적하며 진척도를 확인하세요. KPI에 대해 더 알고 싶으신가요? CMMS ROI를 위한 클래식 KPI 블로그 포스트를 확인하세요.

다음 단계

CMMS 플랫폼이 있다면 삶이 얼마나 나아질지 상상해 보세요. 데스크톱이나 모바일에서 모든 것을 정리하고, 모든 작업 지시를 실시간으로 추적하고, 원활한 예방 정비 프로그램을 구축/운영하고, CMMS 데이터로 돈이 실제로 어디로 가는지 파악해 마침내 예산을 통제하는 모습을요. 그냥 상상해 보세요.

그리고 지금 CMMS 없이 사는 삶을 떠올려 보세요. 쉽게 분실되거나 구식이 되는 구식 작업 지시. 일이 벌어지고 내가 알기까지의 답답한 시차. 예측 불가능한 반응형 정비. 그 모든 미지수들.

이제 CMMS 공급업체들에 연락해 보세요.