유지보수·생산·재무 부서 간 소통 강화: 검증된 4단계

부서 간 소통 개선의 열쇠는 사실 아주 단순합니다: 상호 이해와 정렬(Alignment).

당연해 보이지만 실천은 어려울 수 있습니다.

유지보수, 생산, 재무 부서에 속해 있다면 자산 관리에 관여하는 것입니다. 자산 관리는 모두의 일이니 모두가 관여해 공동 목표를 향해 일해야 합니다. ISO 55001 요구사항은 소통의 무엇(what), 언제(when), 어떻게(how), 누가(who)를 정해야 한다고 명시합니다. 하지만 타 부서 이해가 종종 어려운데, 조직이 취할 수 있는 4가지 단순하지만 중요한 단계를 소개합니다.

1. 목표 공유
2. 관계 구축
3. 교차 기능 팀 구성
4. 소통 도구 활용

먼저, 라이벌 의식에 대해 한 말씀.

당신도 부서에 속해 있고, 타 부서와 라이벌 의식을 정기적으로 느낄 겁니다. 심지어 부서 간 갈등도요. 점점 팽팽해지는 이메일 공방, 정수기 앞 따가운 시선, 복도 속 수군거림, 주간 회의에서 타 부서 '버스 밑으로 밀어넣기'. 한 연구에 따르면 전혀 드문 일이 아닙니다. 인간 본성일 수 있습니다. 사람들을 '팀'으로 나누면 같은 회사라도 자연스럽게 타 팀 – 라이벌 – 을 이기고 싶어 합니다.

라이벌 의식 제거는 어렵습니다. 하지만 궁극적으로 시간과 돈을 낭비합니다.

그렇다면 유지보수, 생산, 재무 사이 문제는 무엇일까요? 공정·제조 산업 종사자라면 이런 말 들어봤을 겁니다:

재무: 왜 유지보수 관리자는 제일 비싼 메케니컬 실을 사야 하나? 더 싼 거 많은데? 손익 개념 없나?

유지보수: 어이없다. 우리가 계획하고 일정 잡은 정비 다운데이, 생산이 취소함. 또! 어제 회의에선 아무 말 없더니.

생산: 왜 재무는 해외 싼 포장재 고집하나? 래퍼 기계 이틀에 한번 망가뜨림. 우리 압박감 이해 못 함. 유지보수에 고칠 사람 있나?

익숙한가요?

이 때문에 최고 경영진이 공통 목표 중심으로 긍정적 부서 관계 조성해야 합니다. 사람들 소통하게 하고 기회마다 교차 기능 팀에 배치하세요.

유지보수, 생산, 재무 간 소통, 이해, 정렬 향상을 위한 4가지 단순하지만 결정적 단계를 살펴봅시다.

1. 목표 공유

차이 극복과 성공의 핵심. 공통 기반 찾기에서 시작, 공통 목표 찾기가 좋은 출발점. 자산 관리 맥락에서 모든 부서 목표는 전체 조직 계획에서 파생돼야 함:

즉, 부서별 고유 목표·과제·작업이 있어도 모든 게 조직 계획, 즉 모두가 '시야(line of sight)'를 두는 공유 목표 집합에서 나와야 함. 이것이 원하는 정렬을 만듭니다.

전통적으로 생산에 '영향 주는' 유지보수 목표 예: 예방 정비(PM) 위한 계획 가동중단. 이 둘 사이 불일치와 마찰 흔함. 생산은 숫자 달성 압박. 뒤처지면 PM을 나중으로 미룰 수 있는 일로 봄. 유지보수는 PM을 자산 성과 유지, 즉 숫자 달성 필수로 봄. 유지보수와 생산은 계획에 합의·준수해야 하고, 조직 계획에서 파생돼야 함.

2. 관계 구축

이 단계는 사람들 대화하게 하는 것, 주로 비공식적으로. 사람들이 서로 알 필요가 있습니다. 생산팀과 유지보수팀이 다른 건물에 있어 거의 못 보고, 재무팀이 100% 원격이라면 무슨 소용일까요? 조직이 실행할 아이디어들:

팀 점심: 피자와 음료 가끔 주문. 비공식 대화 촉진. 프로젝트 마무리나 유지보수 셧다운 후 일정 잡기 좋음.

동호회/팀 만들기: 회사 축구·농구 팀 어떤가? 다양한 사람 어울리게 하는 옵션 많음.

분기별 워크숍: 집단 문제 해결용 팀빌딩 이벤트나 유지보수·생산·재무 시니어 리더들을 위한 워크숍. 비용 들지만 장기적 강한 관계와 목표 달성, 즉 더 강한 수익성으로 돌아옴.

3. 교차 기능 팀 구성

최적 시기는 자산 관리 프로젝트. 예: 신규 공정 라인 도입/업그레이드. 이때 생산, 유지보수, 재무, 프로젝트, 조달, 보건안전 등 여러 부서에서 팀 구성 필요. 하지만 전문 프로젝트처럼 운영·관리돼야 함. 성공적 교차 기능 팀 구성 핵심 단계:

1. 성공적 결과에 필요한 전문성 식별. 1년차 견습생이 유지보수 계획 개발 책임지는 건 안 됨.
2. 적합한 성격 선발 – 팀 플레이어 필요. 리더, 일꾼, 그 사이 모두. 에고만 찬 팀 안 됨.
3. 양질의 리더십 확보 – 모두에게 학습 곡선지만 경험 있는 프로젝트 리더가 주도해야 함.
4. 팀원 각자 목적 명확히 – 혼란은 비용 초래.
5. 팀 헌장 작성: 목표 합의·동의. '시야(line of sight)' 기억?
6. 구체적 예산 설정.
7. 프로젝트 일정·계획 수립, 모두 상시 가시성 확보.
8. 소통 라인과 소통 계획 수립.

4. 소통 도구 활용

프로젝트 여부 불문, 유지보수·생산·재무 결집해 효과적 소통하게 할 도구들은? 다행히 많습니다:

인트라넷 & 포럼 – 재무가 비즈니스 재무 성과 업로드, 생산이 목표·컴플라이언스 공유, 유지보수가 작업 관리·가용성 KPI 시연하는 열린 정보 저장소. 포럼은 부서 간 지식 이전 특히 좋음.

디지털 뉴스레터 – 종이 대체. 이메일 발송으로 전 부서에 정보 신속 전달. 사례 연구 소개 좋음: 생산 신규 재활용 포장재 도입, 유지보수 신규 EAM/CMMS 업그레이드, 재무 신규 공정 라인 자금 확보.

디지털 사이니지 – 프로그래밍 가능해 각종 부서 업데이트 표시. 컴퓨터 안 쓰는 기술자·조작자 등에게 뉴스레터 대체제로 좋음.

협업 도구 – Google Meet/Docs, Teams 등 다수. 파일 공유, 앱 공유, 영상/음성 통화, 인스턴트 메신저로 부서·팀 실시간 협업 가능. 부서 간 정보 공유 좋은 장소.

EAM/CMMS – 통합되고 그 이슈 따르는 대신, 이 기능들이 ERP 시스템에 내장(built-in)될 수 있음. 재무와 유지보수에 단일 정보 소스 제공. ERP에서 사일로화되지 않아 비용 가시성 향상, 둘 간 동기화로 생산성 증대·소통 용이. 게다가 애널리틱스와 KPI 모두 쉽게 공유 – 자산 가용성, 미결 작업 지시, MTBF 등.

이상이 유지보수, 생산, 재무, 사실상 조직 내 모든 부서 간 자산 관리 맥락에서 소통 개선 돕는 4가지 단순 단계입니다. 소통은 문화처럼 조직을 살리기도, 망치기도 합니다.

누군가 말했듯, '팀워크가 꿈을 이룬다(teamwork makes the dream work)'.