Cision 및 Morgan Stanley의 변경 관리 전략이 자동화 도입을 주도하는 방법

Cision의 글로벌 최고 인사(HR) 책임자인 Susan Steele과 Morgan Stanley의 국제 최고 정보 책임자(CIO)인 Katherine Wetmur가 로봇 프로세스 자동화(RPA) 전문가 및 실무자가 모이는 최대 규모의 FORWARD III에 합류했습니다. 패널 참가자로서 그들은 회사에서 자동화를 성공적으로 만드는 데 도움이 된 변경 관리 전략에 대해 논의했습니다.

많은 회사에서 변경 관리는 사후 대응적입니다. 새로운 기술은 새로운 도전을 제기하고 기업은 새로운 도구의 이점과 직원이 불편하게 여길 수 있는 변화 사이의 균형을 유지하기 위해 대응합니다.

자동화 기술을 채택하려면 다른 접근 방식이 필요합니다.

경쟁력을 유지하려는 기업은 '자동화 우선' 사고방식을 개발해야 합니다. 그러나 자동화를 먼저 생각한다는 것은 능동적인 변경 관리 전략을 개발하는 것 또한 의미합니다.

가장 불안한 직원이 RPA를 이끌 수 있도록 권한 부여

자동화 첫 번째 비전은 고무적이지만 일상 업무와 일상 스트레스에 대해서는 추상적일 수 있습니다. 다른 기술과 달리 RPA는 전체 작업을 인수할 수 있는 권한이 있습니다. 겁이 날 수 있습니다.

Cision에서 Steele은 "RPA를 통해 역할에 직접적인 영향을 받는 사람들을 참여시키고 실제로 이끌고 있는 팀의 일원으로 만들"면서 이러한 두려움을 투명하게 극복했습니다.

자동화의 영향을 가장 많이 받을 사람들과 함께 리더 팀을 구성함으로써 Cision은 강력한 전도자 그룹을 만들었습니다.

"갑자기 우리가 생각했던 많은 변경 관리 문제가 사라졌습니다."

그녀의 팀은 불안을 흥분으로 바꿨습니다. 그런 다음 조직 전체에 그 느낌을 전달할 수 있습니다.

직원들이 소프트웨어 로봇의 힘을 느끼기 시작하면서 일반적인 워크플로에서 자동화 사용 사례를 식별하기 시작합니다. 직원을 안내하는 로봇 CoE(Center of Excellence)를 통해 로봇은 직원에게 위협적이지 않고 유용할 수 있습니다.

Wetmur는 CoE의 책임이 "모든 것을 구현"해서는 안 된다고 말했습니다. 대신 "자동화 주변에 가드레일을 설치하는 사람이 되어야 합니다."

CoE는 변경 관리, 위험 관리 및 정책 과제를 감독함으로써 "다른 사람들이 필요한 것을 쉽게 구현하고 조직의 더 넓은 부분에서 구현을 처리할 수 있도록 합니다."

Wetmur에 따르면 성공의 중요한 요소는 직원들에게 "자동화를 마친 후 앞으로 나아갈 길"과 "자동화를 통해 수행할 수 있는 다음 과제"를 보여주는 것입니다.

직원에게 권한을 부여하는 것은 일회성 이벤트가 아닙니다. 효과적인 변경 관리를 위해서는 조직이 루프를 닫고 직원에게 어디서 시작해야 하는지, 누구에게 도움을 요청해야 하는지, 어떻게 계속 참여해야 하는지 보여줘야 합니다.

이상적으로는 권한이 부여된 직원 중 일부는 자신의 부서 내에서 자동화를 옹호하기 시작합니다. 주문형 웹 세미나 보기 Automation Hub를 통한 자동화 챔피언 발굴 조직의 챔피언을 식별하는 데 도움이 됩니다.

자동화를 기술 변화의 역사에 연결하기 

Morgan Stanley에서 기술은 항상 비즈니스 성공에 필수적이었습니다. Wetmur는 "Morgan Stanley에서 실제로 일어나고 있는 일은 우리가 지속적으로 기술을 더 많이 변형하고 활용하고 있다는 것입니다."라고 말했습니다. 그녀는 소프트웨어 로봇이 만능이 아니라 만능이 아니라고 강조했습니다. "기술 툴킷"의 일부입니다.

자동화는 혁신적일 수 있지만 비즈니스 목표와 명확하게 일치해야 합니다. 따라서 새로운 기술을 도입하기 전에 프로세스에 대한 철저한 검토가 선행되어야 합니다. 개별 작업을 자동화하는 것과 같은 일회성 대신 전체 프로세스를 재설계하는 것이 더 유익한 경우가 많습니다.

로봇을 도입하기 전에 프로세스를 간소화할수록 자동화된 프로세스가 더 좋아질 것입니다. Wetmur는 "때로는 속도가 느려지지만 결과는 훨씬 좋습니다."라고 말했습니다.

UiPath에서는 자동화 계획에 대한 과학적 접근 방식부터 시작하여 전체 자동화 수명 주기에 걸쳐 단계적 접근 방식을 권장합니다.

UiPath Task Mining과 같은 도구를 사용하면 최고의 프로세스를 선택하기 위해 직감이나 시간 소모적인 연구에 의존할 필요가 없습니다. 대신 태스크 마이닝을 사용하면 데이터를 기반으로 결정을 내리고 자동화 프로그램이 견고한 기반에서 시작되도록 할 수 있습니다.

차세대 작업자를 위한 변화 관리 전략 준비

UiPath Academic Alliance와 같은 프로그램을 통해 차세대가 노동력에 합류하면서 소프트웨어 로봇을 사용할 것으로 기대하게 될 것입니다.

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현재 직원은 한두 가지를 배워야 하지만 동일한 특권을 누릴 자격이 있습니다. 이러한 추가 교육을 종종 업스킬링이라고 합니다.

Amazon과 같은 회사는 기술 향상에 수억 달러를 투자하고 있습니다.

Wetmur는 이러한 기술 향상은 직원들에게 멋진 새 도구를 제공하는 것 이상이어야 한다고 말했습니다.

자동화를 최대한 활용하기 위해서는 업스킬 담당자에게도 업스킬이 필요합니다.

Steel에 따르면 모든 회사는 다음과 같이 질문해야 합니다. "HR 부서가 이러한 변화를 주도하고 원활하게 진행되도록 도울 준비가 되어 있습니까?" 대부분, 아닙니다. 아직 아닙니다.

Willis Tower Watson 설문 조사에 따르면 HR 팀의 86%가 자동화의 영향을 받는 직원의 기술을 향상시킬 방법을 찾지 못한 것으로 나타났습니다. Steel이 말했듯이 "사람 쪽을 준비하기 위해 해야 할 일이 아직 많이 있습니다."

RPA를 사용하면 HR 전문가가 이 작업을 수행할 시간이 있습니다.

소프트웨어 로봇은 HR 전문가가 하고 싶은 창의적이고 인간 중심적인 작업에서 주의를 분산시킬 수 있는 반복적인 작업을 대신할 수 있습니다. 병가 및 휴가 요청 처리, 비용 및 상환 보고서 제출, 직원 온보딩 및 오프보딩은 모두 소프트웨어 로봇의 이상적인 사용 사례입니다.

이러한 작업에서 벗어나 HR 전문가는 직원과 상호 작용하는 데 더 많은 시간을 할애하고 자동화 우선 기업의 번창을 가능하게 하는 기술 향상 프로그램을 개발하고 참여하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

내부 파트너십은 변화 관리의 기반입니다.

자동화 우선 조직에는 자동화 전략의 규모에 맞는 변경 관리 전략이 필요합니다. 이는 조직 안팎에서 파트너십을 형성하는 것을 의미합니다.

Steel은 자동화 비전을 개발하는 것이 무엇보다도 "새로운 파트너십"을 개발하는 데 달려 있다고 강조했습니다. 변화를 관리할 때 안정적으로 유지되어야 하는 한 가지는 동료와 협력하겠다는 약속입니다.

Steele은 특히 조직의 CIO에 대해 다음과 같이 말했습니다. 곧 바뀔 것 같지는 않습니다.”

변화를 가능하게 하는 긴밀한 파트너십 유형입니다. RPA를 채택하고 자동화를 최우선으로 하는 기업으로 발전함에 따라 관계가 성공의 중요한 결정 요인이 될 것입니다.

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