자동화 성공 주도: 시션(Cision) & 모건 스탠리(Morgan Stanley)의 변화 관리 플레이북

시션(Cision)의 글로벌 최고인사책임자(CHO) 수잔 스틸(Susan Steele)과 모건 스탠리(Morgan Stanley)의 인터내셔널 최고정보책임자(CIO) 캐서린 웨트머(Katherine Wetmur)가 FORWARD III, 최대 규모의 로봇 프로세스 자동화(RPA) 전문가 및 실무자 모임에 패널로 참여했습니다. 그들은 각 기업에서 자동화를 성공으로 이끈 변화 관리 전략을 논의했습니다.

많은 기업에서 변화 관리는 수동적입니다. 새로운 기술이 새로운 과제를 던지면 기업은 반응하며, 직원들이 불편해할 수 있는 변화와 새로운 도구의 이점 사이에서 균형을 맞추려 애씁니다.

자동화 기술 도입에는 다른 접근 방식이 필요합니다

경쟁력을 유지하려는 기업은 '자동화 퍼스트(Automation First)' 마인드셋을 개발해야 합니다. 그러나 자동화 퍼스트로 생각한다는 것은 능동적인 변화 관리 전략을 개발하는 것을 의미하기도 합니다.

가장 걱정하는 직원들에게 RPA를 이끌도록 권한 부여하기

자동화 퍼스트 비전은 영감을 주지만, 일상 업무와 스트레스에선 추상적일 수 있습니다. 다른 기술과 달리 RPA는 전체 작업을 대신할 수 있는 힘이 있습니다. 그건 위협적일 수 있습니다.

시션에서 스틸은 "RPA의 직접적 영향을 받는 역할을 하는 사람들을 참여시키고, 실제로 팀을 이끄는 일원이 되게 함으로써" 투명성을 통해 이 두려움을 극복했습니다.

자동화의 영향을 가장 많이 받을 사람들과 함께 리더 팀을 구성함으로써 시션은 강력한 전도사 그룹을 얻었습니다.

"갑자기 우리가 겪을 것이라 생각했던 변화 관리 과제의 상당수가 사라졌습니다."

그녀의 팀은 불안을 흥분으로 바꾸었습니다. 그런 다음 그 감정을 조직 전체에 퍼뜨릴 수 있었습니다.

직원들이 소프트웨어 로봇에 의해 권한을 부여받기 시작하면, 그들은 일상 워크플로에서 자동화 사용 사례를 식별하기 시작합니다. 로봇 CoE(자동화 센터)가 직원을 안내하면, 로봇은 위협적이지 않으면서 직원들에게 유용할 수 있습니다.

웨트머는 CoE의 책임이 "모든 것을 구현하는 것"이 아니라고 말했습니다. 대신 "그들은 자동화에 가드레일을 설치하는 사람들이어야 합니다."

변화 관리, 위험 관리, 정책 과제를 감독함으로써 CoE는 "다른 사람들이 필요한 것을 쉽게 구현하고 조직의 더 넓은 부분이 구현을 처리할 수 있게 할 수 있습니다."

웨트머에 따르면 성공의 중요한 요소는 직원들에게 "자동화를 마친 후 그들의 앞길"과 "그로 인해 맡을 수 있는 다음 일"을 보여주는 것입니다.

직원 권한 부여는 일회성 이벤트가 아닙니다. 효과적인 변화 관리는 조직이 루프를 닫고, 어디서 시작해야 하는지, 누구에게 도움을 요청해야 하는지, 어떻게 계속 참여할 수 있는지 직원들에게 보여주는 것을 요구합니다.

이상적으로는 권한 부여받은 직원들 중 일부가 자신의 부서 내에서 자동화를 옹호하기 시작합니다. 주문형 웨비나 시청 『오토메이션 허브로 자동화 챔피언 발굴하기(Uncovering Automation Champions with Automation Hub)』를 통해 귀사의 챔피언을 식별하는 데 도움을 받으세요.

자동화를 기술 변화의 역사와 연결하기

모건 스탠리에서 기술은 항상 비즈니스 성공의 핵심이었습니다. "모건 스탠리에서 실제로 일어나고 있는 일은," 웨트머가 말했습니다, "우리가 지속적으로 변혁하고 기술을 더 많이 활용하고 있다는 것입니다." 그녀는 소프트웨어 로봇이 전부가 아니며, "기술 도구 상자(Technology Toolkit)"의 일부라고 강조했습니다.

자동화는 변혁적일 수 있지만, 비즈니스 목표와 명확히 일치해야 합니다. 따라서 새로운 기술을 도입하기 전에 프로세스를 철저히 검토해야 합니다. 개별 작업 자동화 같은 일회성 접근 대신, 전체 프로세스를 재설계하는 것이 종종 더 유익합니다.

로봇을 도입하기 전에 프로세스를 더 많이 간소화할수록, 자동화된 프로세스는 더 좋아질 것입니다. "가끔 속도가 느려지기도 합니다." 웨트머가 말했습니다. "하지만 얻는 결과는 훨씬 더 좋습니다."

UiPath에서는 자동화 수명주기 전체에 걸쳐 단계적 접근을 권장하며, 자동화 계획을 위한 과학적 접근으로 시작합니다.

UiPath 태스크 마이닝(Task Mining) 같은 도구를 사용하면, 최고의 프로세스 선정이 추측이나 시간 소모적인 연구에 의존하지 않아도 됩니다. 대신 태스크 마이닝은 데이터에 기반한 정보에 입각한 결정을 내리고, 자동화 프로그램이 견고한 기반 위에서 시작되도록 보장합니다.

차세대 근로자를 위한 변화 관리 전략 준비

UiPath 아카데믹 얼라이언스(Academic Alliance) 같은 프로그램으로 차세대가 인력에 합류하면, 그들은 소프트웨어 로봇 사용을 당연시할 것입니다.

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현재 직원들도 같은 특권을 누릴 자격이 있지만, 그건 그들이 한두 가지를 배워야 함을 의미합니다. 그 추가 교육을 흔히 업스킬링(Upskilling)이라고 부릅니다.

아마존(Amazon) 같은 기업들은 업스킬링에 수억 달러를 투자하고 있습니다.

웨트머는 이 업스킬링이 직원들에게 멋진 새 도구를 제공하는 것을 넘어야 한다고 말했습니다.

자동화를 최대한 활용하려면, 업스킬링을 담당하는 사람들조차 업스킬링해야 합니다.

스틸에 따르면, 모든 회사는 "HR 기능이 이 변화를 주도하고 원활하게 진행되도록 도울 준비가 되었는가?"라고 물어야 합니다. 대부분, 아직 아닙니다.

윌리스 타워 왓슨(Willis Tower Watson) 설문조사에 따르면, 자동화의 영향을 받는 역할의 직원을 업스킬링하는 방법을 파악한 HR 팀은 86%가 아닙니다. 스틸이 말했듯, "사람 쪽을 준비하는 데 아직 해야 할 일이 훨씬 더 많습니다."

RPA를 통해 HR 전문가들은 이 일을 할 시간을 얻게 됩니다.

소프트웨어 로봇은 HR 전문가들이 하고 싶어 하는 창의적이고 인간 중심적인 업무에서 주의를 분산시키는 반복적인 작업을 맡을 수 있습니다. 병가 및 휴가 신청 처리, 경비 및 환급 보고서 제출, 직원 입사/퇴사 온보딩/오프보딩 등은 모두 소프트웨어 로봇의 이상적인 사용 사례입니다.

그런 작업에서 해방되어 HR 전문가들은 직원들과 더 많은 시간을 상호작용하며, 번영하는 '자동화 퍼스트' 기업을 가능하게 하는 업스킬링 프로그램을 개발하고 참여하는 데 시간을 쓸 수 있습니다.

내부 파트너십은 변화 관리의 기반

'자동화 퍼스트' 조직은 자동화 전략의 규모에 맞는 변화 관리 전략이 필요합니다. 그것은 조직의 위아래로 파트너십을 형성하는 것을 의미합니다.

스틸은 자동화 비전 개발이 무엇보다 "새로운 파트너십" 개발에 달려 있다고 강조했습니다. 변화를 관리할 때, 변하지 않아야 할 한 가지는 동료들과 협력하겠다는 의지입니다.

특히 자신의 조직 CIO에 대해 스틸은 말했습니다: "우리는 이제 가장 친한 친구이자 뗄 수 없는 사이가 되었습니다. 그게 당분간 변하지 않을 것 같습니다."

이런 긴밀한 파트너십이 변화를 가능하게 합니다. RPA를 도입하고 자동화 퍼스트 기업으로 진화하면서, 여러분의 관계가 성공의 중요한 결정 요인이 될 것입니다.

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