승인을 간소화하여 공급업체 관리 개선

기업은 여러 가지 이유로 타사 공급업체와 협력합니다. 인력을 보충하거나, 기능을 확장하거나, 고객에게 더 나은 서비스를 제공하기 위해 하청업체를 이용하든 관계없이 공급업체는 일상 업무의 필수적인 부분입니다.

최고의 공급 업체는 고객을 행복하게 유지하기 위해 최선을 다합니다. 그러나 모든 공급업체 참여에는 계약 관리, 정시 지불 제공, 관계 감독과 같은 특정 과제가 있습니다. 많은 경우 승인이라는 동일한 지점에서 병목 현상에 도달합니다.

관계 손상, 시간 손실 및 비용 낭비를 방지하기 위해 기업은 효과적인 공급업체 관리를 위한 필수 제어 지점인 승인 프로세스를 간소화하는 방법을 파악해야 합니다.

엔터프라이즈 수준 비즈니스는 일반적으로 수십 개의 SaaS(Software-as-a-Service) 기반 및 온프레미스 솔루션을 통해 운영을 관리합니다. IT 외부의 일반 직원 종종 이러한 플랫폼의 작은 부분 이상을 사용할 필요가 없으며 실제로 업무와 관련된 몇 가지 솔루션에 대한 숙련도를 빠르게 구축할 수 있습니다.

그러나 관리자 및 기타 비즈니스 리더는 수십 개의 플랫폼에 액세스하여 각각의 승인을 관리할 수 있도록 로그인이 필요합니다. 일상적인 업무에 반드시 플랫폼 전문 지식이 필요한 것은 아니므로 승인을 관리해야 할 때 플랫폼 사용 방법을 모르거나 일련의 이메일 경고에 의존하여 승인을 관리합니다. 그 결과, 그들은 종종 마감 시간을 놓치거나 몇 가지를 놓치게 됩니다. 승인 플랫폼이 없으면 프로젝트와 계약이 중단되거나 완전히 무너질 수 있습니다. 이 모든 것은 이메일이 잘못된 폴더나 받은 편지함으로 이동했기 때문입니다.

복잡하거나 불분명한 검토 체인으로 인해 승인이 지연되는 경우가 많아 결제 기한을 놓치고 수수료가 연체되는 경우가 많습니다. 더 나은 프로세스와 이해하기 쉬운 승인 시스템을 통해 기업은 미리 지불하고 조기 지불에 대한 할인을 받을 수도 있습니다. 검토 체인을 간소화하고 관리자 및 기타 비즈니스 리더를 위한 더 나은 솔루션을 제공함으로써 기업은 연체료 및 할인 기회 상실의 형태로 손실을 막을 수 있습니다.

승인을 놓치면 몇 주 또는 몇 달에 걸친 조사와 계약업체와의 협상을 취소할 수 있습니다. 결제가 완료되면 제3자 공급업체는 비즈니스와의 계약을 해지하고 서명된 계약 없이 새로운 공급업체는 계속 이동하여 용량을 채울 다른 클라이언트를 찾습니다. 두 경우 모두 공급업체를 필요로 하는 부서는 원상태로 돌아가고 새로운 공급업체가 식별되는 동안 필수 비즈니스 운영을 중단해야 할 수 있습니다. 새 계약이 애초에 실패를 일으킨 것과 동일한 승인 절차를 거쳐야 한다는 단순한 사실 때문에 그 과정이 더 악화될 가능성이 큽니다. 새로운 계약자 또는 공급업체를 식별하고 심사하는 동안 운영 지연으로 인해 수익 손실이 발생하고 조직의 위험이 증가합니다.

느리거나 손실된 승인과 관련된 추가 비용을 피하기 위해 기업이 계약 종료를 방지하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 사전 조치가 있습니다. 계약자와의 관계를 명확하게 정의하고 내부 프로세스를 개선하기 위한 조치를 취함으로써 승인 관련 수익 손실이 더 이상 문제가 되지 않는 지점까지 승인을 가속화할 수 있습니다.

제안 요청(RFP)은 명확해야 하며 관계 초기부터 회사의 요구 사항을 분명히 해야 합니다. 또한 계약자에 대한 기대치를 개략적으로 설명하여 관계 기간 동안 성공이 어떤 모습일지 쉽게 이해할 수 있는 정의를 제공해야 합니다. 계약이 체결되기 전에 RFP에 강력한 지침을 설정함으로써 기업은 역량과 기대치가 비즈니스에 가장 잘 부합하는 고품질 공급업체를 선택할 수 있도록 준비합니다.

공급업체 관계의 초기 단계에서 계약보다 더 중요한 것은 없습니다. 비즈니스는 시작 및 종료 날짜를 포함하여 주요 이정표를 설정해야 합니다. 운영 및 절차 요구 사항을 정의하고 작업 사양을 명확하게 설명합니다. RFP 단계에서 제시된 기대치를 반복함으로써 비즈니스는 계약자에게 일관성을 입증할 수 있으며 직원이 관계를 효율적으로 관리할 수 있는 토대를 계속 마련할 수 있습니다.

작업 범위(SOW)는 계약에 대한 중요한 보완 사항입니다. 계약에 프로젝트 또는 진행 중인 작업의 모든 세부 사항이 포함되어 있지 않을 수 있는 경우 SOW는 지불 일정을 설정하고 양 당사자의 책임을 명확하게 정의하여 비즈니스와 공급업체 간의 열린 의사 소통 채널을 만들 수 있습니다. 이는 책임에 측정 가능한 제한을 두어 두 가지 모두를 보호할 수 있는 기회이기도 합니다.

계약서에 서명하고 작업을 시작하면 RFP, 계약서 및 SOW에 설명된 조건을 따라야 합니다. 적절하게 수행된다면, 기업은 효율적인 승인 시스템을 촉진할 수 있는 도구와 프로세스를 구현하는 방법을 고려하고 해당 계획에 따라 실행할 수 있습니다. 주기적인 지불 마감일, 완료된 작업 및 실행 중 발생할 수 있는 예측할 수 없는 외부 요인을 추적하여 남은 것은 비즈니스 리더가 필요한 모든 승인에 쉽게 액세스하고 승인하여 시간과 비용을 절약하고 취약한 공급업체를 보호할 수 있도록 하는 것입니다. 관계.

공급업체 관계는 승인 지연 또는 손실로 인해 무너질 수 있지만 기업은 적절한 계획 및 프로세스를 마련하여 공급업체를 만족스럽게 유지하고 승인 스트레스를 제거할 수 있습니다. 결과적으로 모든 수준의 직원이 다른 작업에 자유롭게 집중할 수 있습니다.

이메일에서 승인을 제거하고 이해하기 쉬운 엔터프라이즈 승인 플랫폼으로 통합해야 관리자와 비즈니스 리더가 모바일 장치, 데스크톱 브라우저 또는 심지어 승인 관리를 선호하는지 여부에 관계없이 빠르고 효율적으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다. Slack 또는 Microsoft Teams와 같은 협업 도구. 승인이 순조롭게 진행되면 비즈니스가 제3자 관계에서 발생할 수 있는 손실과 함정을 방지하는 데 큰 영향을 미칩니다.

Dave Charlesworth는 기업 승인 플랫폼인 Capriza의 영업 부사장입니다.