공급업체 관리 강화: 더 빠르고 스마트한 파트너십을 위한 승인 프로세스 간소화

기업들은 다양한 이유로 서드파티 벤더와 협력합니다. 인력 보충을 위해 계약업체를 활용하거나, 역량을 확장하거나, 고객에게 더 나은 서비스를 제공하기 위해서든, 벤더는 일상 운영의 필수적인 부분입니다.

최고의 벤더는 고객을 만족시키기 위해 최선을 다합니다. 그러나 모든 벤더 계약에는 계약 관리, 적시 지급, 관계 감독 같은 특정 과제들이 존재합니다. 많은 경우가 같은 지점에서 병목에 빠집니다: 승인입니다.

관계 손상, 시간 손실, 금전 낭비를 방지하기 위해, 기업들은 효과적인 벤더 관리의 필수 통제점인 승인 프로세스를 어떻게 간소화할지 파악해야 합니다.

엔터프라이즈급 기업들은 일반적으로 수십 개의 SaaS 기반 및 온프레미스 솔루션을 통해 운영을 관리합니다. IT 외부의 평균 직원은 이 플랫폼들의 극히 일부만 사용할 필요가 있으며, 실제 업무와 관련된 몇 가지 솔루션에 빠르게 숙련될 수 있습니다.

그러나 관리자와 기타 비즈니스 리더들은 각 플랫폼에서 승인을 관리하기 위해 수십 개의 플랫폼에 로그인해야 합니다. 그들의 일상 업무가 반드시 플랫폼 전문성을 요구하지는 않으므로, 승인 관리 시기가 오면 플랫폼 사용법을 모르거나 일련의 이메일 알림에 의존해 승인을 관리합니다. 결과적으로 마감일을 놓치거나 몇 건이 틈새로 빠져나가기 쉽습니다. 승인 플랫폼 없이, 프로젝트와 계약은 단순히 이메일이 잘못된 폴더나 받은편지함으로 갔다는 이유만으로 완전히 중단되거나 무너질 수 있습니다.

복잡하거나 불분명한 검토 체인은 승인 지연을 빈번하게 초래하여, 지급 마감일 누락과 연체료로 이어집니다. 더 나은 프로세스와 이해하기 쉬운 승인 시스템으로, 기업들은 지급을 앞당겨 조기 지급 할인을 받을 수도 있습니다. 검토 체인을 간소화하고 관리자 및 비즈니스 리더를 위한 더 나은 솔루션을 마련함으로써, 기업들은 연체료와 놓친 할인 기회 형태의 금전 손실을 막을 수 있습니다.

누락된 승인은 계약업체와의 수주 또는 수개월에 걸친 심사와 협상을 무효화할 수 있습니다. 지급이 실패하면, 서드파티 벤더는 기업과의 계약을 해지할 것이고, 서명된 계약 없이 새로운 벤더는 다른 고객을 찾아 용량을 채울 것입니다. 두 경우 모두 벤더를 필요로 하는 부서는 원점으로 돌아가며, 새로운 벤더가 식별되는 동안 필수 비즈니스 운영을 중단해야 할 수 있습니다. 이 과정은 처음 실패를 초래한 동일한 승인 프로세스를 새로운 계약도 거쳐야 하므로 더욱 악화될 가능성이 높습니다. 새로운 계약업체나 벤더가 식별되고 심사되는 동안, 운영 지연은 수익 손실과 조직 리스크 증가로 이어집니다.

느리거나 누락된 승인과 관련된 추가 비용을 피하기 위해, 기업들이 계약 해지를 방지하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 사전 조치들이 있습니다. 계약업체와의 관계를 명확히 정의하고 내부 프로세스 개선 조치를 취함으로써, 승인을 가속화하여 승인 관련 수익 손실이 더 이상 우려되지 않는 지점에 도달할 수 있습니다.

제안요청서(RFP)는 처음부터 기업의 니즈를 명확히 표현해야 합니다. 또한 계약업체에 대한 기대를 개요로 제시하며, 관계 기간 동안 성공이 어떤 모습인지 쉽게 이해할 수 있는 정의를 제공해야 합니다. 계약이 체결되기 전 RFP 단계에서 강력한 가이드라인을 수립함으로써, 기업은 자신의 역량과 기대가 비즈니스와 가장 잘 맞는 고품질 벤더를 선정할 수 있는 역량을 갖추게 됩니다.

초기 벤더 관계 단계에서 계약보다 더 중요한 것은 없습니다. 기업은 시작일과 종료일을 포함한 핵심 마일스톤을 설정해야 하며, 운영 및 절차적 요구사항을 정의하고, 작업 사양을 명확히 개요로 제시해야 합니다. RFP 단계에서 제시된 기대를 재확인함으로써, 기업은 계약업체에게 일관성을 보여주고, 자사 직원들이 관계를 효율적으로 관리할 기반을 계속 다질 수 있습니다.

작업범위서(SOW)는 계약의 중요한 보완입니다. 계약에 프로젝트나 지속적 과제의 모든 세부사항이 담기지 않을 수 있는 곳에서, SOW는 지급 일정을 설정하고 양 당사자의 책임을 명확히 정의함으로써 기업과 벤더 간 개방된 소통 채널을 만들 수 있습니다. 이는 또한 양측을 보호하기 위해 책임에 대한 측정 가능한 제한을 두는 기회가 될 수 있습니다.

계약이 체결되고 작업이 시작되면, 기업은 RFP, 계약, SOW에 개요된 조건을 이행해야 합니다. 제대로 수행되었다면, 기업은 효율적인 승인 시스템을 촉진할 수 있는 도구와 프로세스 구현 방법을 고려했을 것이며, 그 계획을 실행할 수 있는 위치에 있게 됩니다. 정기적인 지급 마감일, 완료된 작업, 실행 중에 발생할 수 있는 예측 불가능한 외부 요인들을 추적함으로써, 남은 일은 비즈니스 리더들이 모든 필요한 승인에 쉽게 접근하고 서명할 수 있게 하는 것뿐입니다. 이는 시간과 비용을 절약하고 취약한 벤더 관계를 보존합니다.

벤더 관계는 지연되거나 누락된 승인으로 인해 무너질 수 있지만, 올바른 계획과 프로세스가 마련되면 기업들은 벤더를 만족시키고 승인의 스트레스를 제거할 수 있습니다. 결과적으로 모든 수준의 직원들이 다른 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

승인은 이메일에서 제거되어 이해하기 쉬운 엔터프라이즈 승인 플랫폼으로 통합되어야 합니다. 그래서 관리자와 비즈니스 리더들이 모바일 기기, 데스크톱 브라우저, 심지어 슬랙(Slack)이나 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams) 같은 협업 도구를 선호하든 상관없이 빠르고 효율적으로 결정을 내릴 수 있습니다. 승인이 원활하게 이루어지면, 기업이 서드파티 관계에서 잠재적 손실과 함정을 방지하는 데 심오한 영향을 미칠 것입니다.

데이브 찰스워스(Dave Charlesworth)는 엔터프라이즈 승인 플랫폼 Capriza의 영업 부사장입니다.