재택근무로 인해 IT 조달이 개선되었습니다

COVID-19 대유행은 사회적 거리 요구 사항을 준수하기 위해 원격 근무를 지시합니다. 팬데믹에 의해 초래된 변화는 여기에 남아 있으며 팬데믹 이후 세계에서 새로운 표준으로 나타날 것입니다.

조달 기능은 이 위기 동안 각광을 받았습니다. 기업은 조달 팀이 공급망에 탄력성을 부여하고 직원 및 기타 이해 관계자와의 협업을 강화하기를 기대합니다.

IT 산업은 팬데믹 기간 동안 큰 영향을 받았습니다. IT 산업의 지출 비용은 전 세계 인력이 하룻밤 사이에 원격 작업 주문으로 전환함에 따라 2020년에 약 4.323%의 복합 연간 성장률로 증가했습니다.

IT 산업의 조달 기능은 주로 간접적이며 일상적인 운영에 필요한 물품 조달을 담당합니다.

IT 산업에서 조달 기능의 역할은 팬데믹에 의해 구매된 원격 작업 주문으로 인해 더욱 강화되었습니다. 모든 사무실이 일상적인 작업을 수행할 수 있도록 잘 갖춰져 있는지 확인하는 책임을 맡은 조달 팀은 조직의 내부 고객을 지원하고 그들이 집에서 일할 수 있도록 지원합니다.

장기적 변화

IT 기업이 완전히 원격 근무 모델로 전환한 지 1년이 넘었습니다. 그 이후로 이들 회사의 조달 팀은 원격 근무가 조달에 미치는 부정적인 영향을 상당 부분 극복했습니다. 단기적인 영향으로는 조달 프로세스의 연장과 각 구매 주문 및 구매 요청 처리의 시간 지연이 있습니다.

그러나 원격 작업으로 인한 복잡성을 처리하기 위해 IT 회사가 수용한 장기적인 변화는 그대로 유지되며 그 중 일부는 다음과 같습니다.

카테고리 이동. 원격 작업 주문으로 인해 조달 팀의 범주가 사무용품 구매에서 원격으로 직원 요청을 받는 것으로 크게 이동했습니다.

직원들에게 필요한 물품을 원격으로 제공해야 하는 복잡한 문제를 해결할 수 있는 전통적인 조달 관행이 없습니다. 예를 들어, 팬데믹 이전 세계에서 직원이 노트북의 오작동을 IT 부서에 보고하면 IT 부서는 노트북 수리에 필요한 공급품에 대한 수요 주문을 조달 부서에 전달하고 조달 팀은 재고의 가용성을 확인합니다. 공급자의 연락 담당자에게 구매 주문서를 발행합니다.

컴퓨터는 이틀 이내로 수리됩니다. 원격 작업 지시 후 노트북과 동일한 문제가 복잡한 문제가 됩니다.

예를 들어, 재택 근무 명령에 따라 Microsoft의 조달 팀은 168,000명의 직원 요청이 급증하는 것을 처리하기 위해 이전에 수동으로 수행되었던 간접 조달 기능을 다시 구상해야 했습니다.

이 문제를 해결하기 위해 Microsoft는 자동화된 조달 기능을 사용하여 직원을 위한 홈 오피스를 설정하고 20개 국가에서 모든 직원 요청의 70%를 처리합니다.

우선순위를 재지정합니다. 전 세계적으로 기업들은 대유행이 정점에 달한 후에도 투자 우선 순위로 인해 수요가 침체되어 있습니다. 그 의미에는 효과적인 현금 흐름 관리 관행을 통해 최적의 솔루션이 필요할 수 있는 기업의 유동성 감소가 포함됩니다.

조달 팀은 문서 기능 및 디지털 서명과 같은 기술에 투자하여 지출 우선 순위를 재지정할 수 있도록 조달 기능을 재구상해야 합니다. 그들은 특히 현금 유입을 유지하고 공급망 기능의 변화를 처리하고 예측할 수 없는 수요 예측과 관련하여 증가하는 과제에 직면해 있습니다.

팬데믹이 완화된 후에도 수요는 계속 억제될 가능성이 있으며 기업은 유동성 부족에 직면해야 할 수 있습니다. 따라서 송장 처리와 같은 조달 기능을 디지털화하는 데 있어 책임감 있게 투자 우선순위를 재지정하면 전염병과 같은 상황에서 용이하게 할 수 있습니다.

향후 몇 달 동안 IT 회사 조달 팀의 주요 목표는 증강 자동화 및 기술을 통해 직원 생산성을 높이는 것입니다. 조달 팀은 제로 기반 예산 책정을 채택하면서 운전자본과 유동성을 최적화해야 합니다.

자동화. 대유행의 원격 작업 주문은 조달 리더가 이미 고려 중인 자동화 조달 솔루션의 채택을 가속화했습니다. 디지털화는 재택근무가 새로운 표준이 됨에 따라 조직의 다양한 기능 간의 커뮤니케이션 및 협업을 가능하게 하는 필수 요소입니다.

원격 작업 주문에서는 수백 개의 직원 요청을 수동으로 처리하는 것이 사실상 불가능합니다. 자동화된 조달 솔루션은 데이터 가시성을 개선하고 조직 및 확장된 공급 네트워크 전반에 걸쳐 민첩성을 높일 수 있습니다.

고성능 조달 부서는 조달 자동화의 얼리 어답터일 가능성이 큽니다. Deloitte에 따르면 가장 성과가 좋은 CPO는 클라우드 조달 솔루션을 사용할 가능성이 18배, 로봇 프로세스 자동화(RPA) 솔루션을 사용할 가능성이 10배 더 높습니다.

조달 팀은 클라우드 조달 솔루션을 사용하여 직원 요청을 수신하고 사용 가능한 품목 인벤토리와 연결하고 자동으로 구매 주문을 생성 및 승인하는 종단 간 솔루션을 구축할 수 있습니다.

조달 자동화는 직원 만족도를 향상시키기 위해 원격으로 일하는 직원과 공급업체를 지원하는 지원 시스템을 개발하는 데 사용될 수 있으며, 이는 원격 작업 주문 중 생산성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 또한 자동화 클라우드는 관리자가 공급업체를 편리하게 관리하고 사기를 방지하는 데 도움이 됩니다.

프로세스 변경

원격 작업 주문이 새로운 표준이 되면서 IT 기업의 사이버 보안 위험이 크게 증가했습니다.

기업은 현장에 남아 있어야 하는 중요한 기능을 결정해야 합니다. IT 기업의 새로운 운영 구조를 지원하기 위해 조달 정책 및 프로세스를 재구상해야 합니다. 조달 팀은 자동화 도구를 활용하여 현장 작업을 용이하게 하고 다른 직원이 집에서 작업할 수 있도록 필요한 프로세스 변경을 수행해야 합니다.

보다 인간 중심적으로 조달 정책을 재구성해야 합니다. 보다 집단적인 웰빙에 전념하면 회사의 공급망에 탄력성을 부여하고 원격으로 일하는 직원이 전반적으로 비즈니스 연속성을 보장할 수 있기 때문입니다.

이전에 직원 홈 오피스를 구성하는 데 사용되었던 자동화된 조달 기능을 이제 직원을 위한 지원 구조를 동원하고 공급업체가 동일한 지원 구조에 액세스할 수 있도록 함으로써 생태계 복원력을 보장하는 데 사용할 수 있습니다.

Mohammed Kafil은 Kissflow Procurement Cloud의 조달 컨설턴트입니다.