공급업체 찾기에서 지불까지 조달 프로세스를 간소화하는 방법

조달 프로세스는 공생하는 움직이는 부품으로 구성됩니다. 구성 요소가 효율적으로 통신하지 않으면 공급망이 중단되어 비용이 많이 드는 오류, 시간 손실 및 기회 상실이 발생합니다.

상위 경영진은 이 프로세스를 위에서 아래로 간소화해야 하는 어려운 작업에 직면해 있으며 조달자와 공급업체 모두에게 상호 이익이 되는 정책과 프로세스를 구현해야 합니다. 이 두 기능 사이에 존재하는 이분법은 협상을 지루하게 만들고 공통점을 찾기 어렵게 만들 수 있습니다.

이는 조달 비용을 줄이고 성장을 촉진하기 위한 공통 목표를 설정하는 것이 중요함을 강조하면서 계약, 차이 및 지불 영역에서 공급업체의 준수 여부를 확인할 때 특히 분명합니다. 이 프로세스를 간소화하려면 다음과 같은 질문이 필요합니다. 부지런한 리더십과 적절한 정책 수립에도 불구하고 조달 프로세스를 간소화할 수 있습니까?

이별은 어렵다

아무도 정책 변경과 전략적 이니셔티브의 구현으로 인해 공급업체를 잃고 싶어하지 않습니다. 반대로 인보이스 조정, 차이 해결 및 정시 지불을 위한 탁월한 처리 수행과 같은 사소한 작업에 시간과 돈을 낭비하고 싶어하는 기업은 없습니다. 그러나 조달 프로세스를 간소화하는 것은 말처럼 쉽지만 모든 사람이 협력해야 제대로 작동합니다.

합리화를 가로막는 장벽은 일관성 부족과 표준 운영 절차에서 벗어나는 데서 시작됩니다. 예를 들어, 모든 송장의 10%를 차지할 수 있는 Jane Vendor는 표준 계약, 송장 발행 및 지불 프로세스 준수를 거부하고 긴 신용 기간을 좋아하지 않습니다. 결과적으로 할인이 거의 또는 전혀 없이 Jane의 비계약 송장을 조정할 때 추가 노동이 필요합니다. 이로 인해 내부 프로세스의 구조가 결여되고 소싱, 조달 및 지불 프로세스의 여러 접점으로 인해 인적 오류가 발생할 수 있습니다.

또 다른 예에서 모든 송장의 8%를 담당하는 Jack Vendor는 조달 문서에 첨부된 송장을 보내기 위해 전자 송장 발행 채널에 온보딩되어 전사적인 표준화된 계약 및 지불 조건을 따르기로 동의했습니다. 또한 Jack은 무구매 주문 무결제 정책에 가입하여 잘못된 지불을 제거했습니다. 합리화를 원하지 않는 공급업체의 경우 위험 대비 이익 분석이 계약 갱신 또는 종료 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 모든 계약에는 종료일이 있습니다. 다른 공급업체로부터 더 나은 가격 조건을 사용할 수 있는 경우 관계를 끊고 원하는 공급업체 프로필을 충족하는 새로운 계약으로 넘어갈 때입니다.

일부 공급업체가 대체할 수 없고 강력한 협상력을 갖고 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 간소화 프로세스는 이러한 공급업체를 식별하고 계약 혜택을 협상하는 것으로 시작됩니다. 대체 불가능성은 수량, 공급 및 수요 또는 장기적인 관계로 인한 것일 수 있지만 결론은 이러한 공급업체가 지속적인 운영에 중요하며 계약 협상은 최대한 주의해서 처리해야 한다는 것입니다. 이상적으로는 기대치를 명확하게 명시한 유리한 지불 조건 및 계약으로 온보딩됩니다.

보는 것이 믿음입니다

구조화되지 않은 조달 프로세스에서 커뮤니케이션은 어렵고 시기 적절하며 비용이 많이 듭니다. 계약서는 존재하거나 존재하지 않을 수 있으며 인쇄된 사본으로 수 마일 떨어진 파일 캐비닛에 저장할 수 있습니다. 간소화의 주요 목표는 실시간 투명성을 확보하는 것입니다. PO 일치, 전자 송장 및 잘못된 송장에 대한 자동 거부는 공급자와 조달자가 문자 그대로 같은 페이지에 있도록 하는 도구입니다. 사전 결정된 승인을 통해 다운스트림 검토 및 승인 없이 송장을 처리할 수 있습니다. 간소화된 프로세스에서 성능은 조달업체와 공급업체에서 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 기대가 충족되지 않으면 측정 가능한 데이터가 상위 경영진에 제공되어 전략적 개입이 가능합니다.

여느 관계와 마찬가지로 조달은 유동적이며 커뮤니케이션을 통해 해결하는 것이 중요합니다. 리더십은 정적 및 동적 할인 관행을 모두 감독하여 최상의 수익을 위해 가능한 한 많은 이익을 얻어야 합니다. 이러한 관계가 방대한 공급업체와 존재하는 경우 조직에 대한 이점은 지속적이고 신뢰할 수 있습니다. 필드 플레이를 좋아하는 사람들에게는 동적 할인이 옵션이 될 수 있습니다.

무엇을 사랑하지거야? 공급업체와 조달업체 모두 상호 이익이 되는 지불을 찾을 때 행동과 흥분이 있습니다. 가시성이 극대화된 간소화된 프로세스에서는 수익을 극대화할 대상 공급업체를 쉽게 선택하고 타협을 정당화하지 않는 공급업체를 제거할 수 있는 기능으로 인해 동적 할인의 이점을 누릴 수 있습니다.

올핸즈온데크 이니셔티브에서 가장 어려운 부분은 솔직히 말해서 모든 손을 데크에 올리는 것입니다. 공급업체를 온보딩하고 전반적으로 지불 조건을 표준화하는 것은 숙련된 상위 관리의 작업입니다. 이것은 최대한 근면하게 다루어야 하는 리더십 주도의 이니셔티브입니다. 조직 변경 작업과 마찬가지로 다음과 같은 프로세스가 있습니다.

<울>

조직의 성공에 중요한 대량 공급업체를 식별합니다. 지출 분석을 수행하여 지불 및 송장 처리에 존재하는 격차를 식별합니다. 기존 공급업체와의 관계를 유지하기로 한 결정은 조직의 이익에 달려 있습니다. 이러한 이점이 조건, 신뢰성 및 투명성의 방식으로 나타나지 않는다면 계약을 대체할 뿐만 아니라 통합을 허용할 수 있는 공급업체를 찾아야 할 때일 수 있습니다.

전자 송장 및 온보드 공급업체로 이동합니다. 참여를 원하지 않거나 참여할 수 없는 소규모 공급업체를 지원하는 정책을 마련해야 합니다. 임시 공급업체를 계속 사용하기로 결정하려면 전체 가치에 따라 결정해야 합니다.

비즈니스 프로세스 및 계약 작성의 변형을 줄이기 위한 소싱 이니셔티브를 만듭니다. 모든 지불은 조달 거래당 법적 구매 주문과 연결되어야 합니다. 온보딩된 공급업체로부터 잘 정립된 계약은 금과 같으므로 불필요한 승인 프로세스의 필요성을 줄입니다.

할인 기회를 가져오세요. 통합 조건을 설정하면 조기 지불이 가능하므로 정적 및 동적 할인이 모두 가능합니다.

"PO 없음, 지불 없음" 정책으로 이동합니다. 요청 또는 수신되지 않은 경우 비용이 청구되지 않습니다. 이것은 다시 성실한 계약 수립으로 시작하여 해당 계약에 조달 문서를 첨부할 수 있습니다. 용어가 명확하고 명확합니다.

허용 한계 및 자동 거부 기준을 설정합니다. 분석은 추세를 보여주고 데이터가 유용한지 확인합니다. 일정과 정확성을 방해하지 않는 공급업체는 간소화된 프로세스를 통해 쉽게 선별됩니다.

PO와 일치하지 않는 인보이스에 대한 승인 프로세스를 구현합니다. 엄격한 정책과 절차에도 불구하고 완벽함은 보장되지 않습니다. 준비하세요.

위의 단계를 완료하는 것은 급여 받기라는 하나의 목표를 가진 리더십 주도의 이니셔티브입니다. 결제 프로세스의 개발은 간소화된 프로세스로 이동하는 마지막 단계입니다. 수표를 수동으로 자르면 오류가 발생할 여지가 생기고 비용이 증가하며 지불 프로세스가 길어집니다. 전자 결제 방식은 다양하며 활용하지 않을 경우 리베이트를 테이블에 남겨둡니다.

각 조직은 내부 프로세스를 보완하는 지불 프로세스를 선택해야 합니다. 전자 지불은 표준이지만 많은 변형이 있습니다. 적절하게 활용하면 미납 수표가 줄어들어 청구되지 않은 재산이 줄어듭니다. 타사 호스트는 업데이트된 은행 정보에 대한 책임과 신뢰성을 흡수하기 때문에 인기를 얻었습니다. 그러나 가상 카드 처리의 사용은 환급 가능성이 있는 가장 사용자 친화적인 옵션으로 부상하고 있습니다. 사전 설정된 결제 금액 및 만료 날짜의 추가 보안은 완벽하게 일치하는 PO와 잘 어울립니다.

행복한 이후

정의에 따르면 간소화는 항목을 더 단순하거나 효율적으로 변경하는 행위입니다. 조달에서 간소화는 조직 전체에서 측정 가능하고 투명해야 하는 복잡한 리더십 기반 이니셔티브로 구성됩니다. 이러한 프로세스에 대한 감사는 비용이 많이 들 수 있지만 부가가치 조달 프로세스가 예상 결과에 맞게 수행되고 있는지 확인하는 데 필요합니다. 개별 프로세스를 평가하기 위해 소유권을 할당해야 하며, 이러한 소유자에 대한 적절한 감독은 사전 결정되고 일관된 기준에 따라 상위 경영진이 수행해야 합니다.

내부 프로세스를 감사하는 것과 마찬가지로 중요한 것은 협상된 계약 조건에 대한 공급업체의 준수를 지속적으로 모니터링하는 것입니다. 이러한 계약은 조달 관계의 기초이며, 전략적 목표를 달성하기 위해서는 모든 인도물의 기대치를 충족하지 못한다는 사실을 인식해야 합니다.

조달은 모니터링해야 하는 유동적인 프로세스입니다. 2021년에 공급 가용성은 세계적 대유행으로 인해 전례 없는 방식으로 영향을 받았습니다. 그리고 부족은 더 많은 부족을 낳습니다. 이러한 물방울 효과는 제조업체, 유통업체 및 소비자 모두에게 영향을 미칩니다. 경쟁이 치열한 시대에는 오류가 허용되지 않습니다.

공급망 프로세스를 간소화하는 것은 수익 창출을 극대화하는 동시에 운영 비용을 줄이는 방법입니다. 결국 모범을 보이는 리더십과 세심한 감독이 모두 필수적이며 지속적이어야 합니다.

Megha Gupta는 Oracle, IBM, Amazon, Starbucks와 같은 회사에서 일한 경험이 있는 수석 시스템 분석가입니다.

조달 프로세스는 공생하는 움직이는 부품으로 구성됩니다. 구성 요소가 효율적으로 통신하지 않으면 공급망이 중단되어 비용이 많이 드는 오류, 시간 손실 및 기회 상실이 발생합니다.

고위 경영진은 이 프로세스를 위에서 아래로 간소화해야 하는 어려운 작업에 직면해 있으며 조달자와 공급업체 모두에게 상호 이익이 되는 정책과 프로세스를 구현해야 합니다. 이 두 기능 사이에 존재하는 이분법은 협상을 지루하게 만들고 공통점을 찾기 어렵게 만들 수 있습니다.

이는 조달 비용을 줄이고 성장을 촉진하기 위한 공통 목표를 설정하는 것이 중요함을 강조하면서 계약, 차이 및 지불 영역에서 공급업체의 준수 여부를 확인할 때 특히 분명합니다. 이 프로세스를 간소화하려면 다음과 같은 질문이 필요합니다. 부지런한 리더십과 적절한 정책 수립에도 불구하고 조달 프로세스를 간소화할 수 있습니까?

이별은 어렵다

아무도 정책 변경과 전략적 이니셔티브의 구현으로 인해 공급업체를 잃고 싶어하지 않습니다. 반대로 인보이스 조정, 차이 해결 및 정시 지불을 위한 탁월한 처리 수행과 같은 사소한 작업에 시간과 돈을 낭비하고 싶어하는 기업은 없습니다. 그러나 조달 프로세스를 간소화하는 것은 말처럼 쉽지만 모든 사람이 협력해야 제대로 작동합니다.

합리화를 가로막는 장벽은 일관성 부족과 표준 운영 절차에서 벗어나는 데서 시작됩니다. 예를 들어, 모든 송장의 10%를 차지할 수 있는 Jane Vendor는 표준 계약, 송장 발행 및 지불 프로세스 준수를 거부하고 긴 신용 기간을 좋아하지 않습니다. 결과적으로 할인이 거의 또는 전혀 없이 Jane의 비계약 송장을 조정할 때 추가 노동이 필요합니다. 이로 인해 내부 프로세스의 구조가 결여되고 소싱, 조달 및 지불 프로세스의 여러 접점으로 인해 인적 오류가 발생할 수 있습니다.

또 다른 예에서 모든 송장의 8%를 담당하는 Jack Vendor는 조달 문서에 첨부된 송장을 보내기 위해 전자 송장 발행 채널에 온보딩되어 전사적인 표준화된 계약 및 지불 조건을 따르기로 동의했습니다. 또한 Jack은 무구매 주문 무결제 정책에 가입하여 잘못된 지불을 제거했습니다. 합리화를 원하지 않는 공급업체의 경우 위험 대비 이익 분석이 계약 갱신 또는 종료 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 모든 계약에는 종료일이 있습니다. 다른 공급업체로부터 더 나은 가격 조건을 사용할 수 있는 경우 관계를 끊고 원하는 공급업체 프로필을 충족하는 새로운 계약으로 넘어갈 때입니다.

일부 공급업체가 대체할 수 없고 강력한 협상력을 갖고 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 간소화 프로세스는 이러한 공급업체를 식별하고 계약 혜택을 협상하는 것으로 시작됩니다. 대체 불가능성은 수량, 공급 및 수요 또는 장기적인 관계로 인한 것일 수 있지만 결론은 이러한 공급업체가 지속적인 운영에 중요하며 계약 협상은 최대한 주의해서 처리해야 한다는 것입니다. 이상적으로는 기대치를 명확하게 명시한 유리한 지불 조건 및 계약으로 온보딩됩니다.

보는 것이 믿음입니다

구조화되지 않은 조달 프로세스에서 커뮤니케이션은 어렵고 시기 적절하며 비용이 많이 듭니다. 계약서는 존재하거나 존재하지 않을 수 있으며 인쇄된 사본으로 수 마일 떨어진 파일 캐비닛에 저장할 수 있습니다. 합리화의 주요 목표는 실시간 투명성을 확보하는 것입니다. PO 일치, 전자 송장 및 잘못된 송장에 대한 자동 거부는 공급자와 조달자가 문자 그대로 같은 페이지에 있도록 하는 도구입니다. 사전 결정된 승인을 통해 다운스트림 검토 및 승인 없이 송장을 처리할 수 있습니다. 간소화된 프로세스에서 성능은 조달업체와 공급업체에서 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 기대가 충족되지 않으면 측정 가능한 데이터가 상위 경영진에 제공되어 전략적 개입이 가능합니다.

여느 관계와 마찬가지로 조달은 유동적이며 커뮤니케이션을 통해 해결하는 것이 중요합니다. 리더십은 정적 및 동적 할인 관행을 모두 감독하여 최상의 수익을 위해 가능한 한 많은 이익을 얻어야 합니다. 이러한 관계가 방대한 공급업체와 존재하는 경우 조직에 대한 이점은 지속적이고 신뢰할 수 있습니다. 필드 플레이를 좋아하는 사람들에게는 동적 할인이 옵션이 될 수 있습니다.

무엇을 사랑하지거야? 공급업체와 조달업체 모두 상호 이익이 되는 지불을 찾을 때 행동과 흥분이 있습니다. 가시성이 극대화된 간소화된 프로세스에서는 수익을 극대화할 대상 공급업체를 쉽게 선택하고 타협을 정당화하지 않는 공급업체를 제거할 수 있는 기능으로 인해 동적 할인의 이점을 누릴 수 있습니다.

올핸즈온데크 이니셔티브에서 가장 어려운 부분은 솔직히 말해서 모든 손을 데크에 올리는 것입니다. 공급업체를 온보딩하고 전반적으로 지불 조건을 표준화하는 것은 숙련된 상위 관리의 작업입니다. 이것은 최대한 근면하게 다루어야 하는 리더십 주도의 이니셔티브입니다. 조직 변경 작업과 마찬가지로 다음과 같은 프로세스가 있습니다.

<울>

조직의 성공에 중요한 대량 공급업체를 식별합니다. 지출 분석을 수행하여 지불 및 송장 처리에 존재하는 격차를 식별합니다. 기존 공급업체와의 관계를 유지하기로 한 결정은 조직의 이익에 달려 있습니다. 이러한 이점이 조건, 신뢰성 및 투명성의 방식으로 나타나지 않는다면 계약을 대체할 뿐만 아니라 통합을 허용할 수 있는 공급업체를 찾아야 할 때일 수 있습니다.

전자 송장 및 온보드 공급업체로 이동합니다. 참여를 원하지 않거나 참여할 수 없는 소규모 공급업체를 지원하는 정책을 마련해야 합니다. 임시 공급업체를 계속 사용하기로 결정하려면 전체 가치에 따라 결정해야 합니다.

비즈니스 프로세스 및 계약 작성의 변형을 줄이기 위한 소싱 이니셔티브를 만듭니다. 모든 지불은 조달 거래당 법적 구매 주문과 연결되어야 합니다. 온보딩된 공급업체로부터 잘 정립된 계약은 금과 같으므로 불필요한 승인 프로세스의 필요성을 줄입니다.

할인 기회를 가져오세요. 통합 조건을 설정하면 조기 지불이 가능하므로 정적 및 동적 할인이 모두 가능합니다.

"PO 없음, 지불 없음" 정책으로 이동합니다. 요청 또는 수신되지 않은 경우 비용이 청구되지 않습니다. 이것은 다시 성실한 계약 수립으로 시작하여 해당 계약에 조달 문서를 첨부할 수 있습니다. 용어가 명확하고 명확합니다.

허용 한계 및 자동 거부 기준을 설정합니다. 분석은 추세를 보여주고 데이터가 유용한지 확인합니다. 일정과 정확성을 방해하지 않는 공급업체는 간소화된 프로세스를 통해 쉽게 선별됩니다.

PO와 일치하지 않는 인보이스에 대한 승인 프로세스를 구현합니다. 엄격한 정책과 프로세스를 가지고 있어도 완벽함은 보장되지 않습니다. 준비하세요.

위의 단계를 완료하는 것은 급여 받기라는 하나의 목표를 가진 리더십 주도의 이니셔티브입니다. 결제 프로세스의 개발은 간소화된 프로세스로 이동하는 마지막 단계입니다. 수표를 수동으로 자르면 오류가 발생할 여지가 생기고 비용이 증가하며 지불 프로세스가 길어집니다. 전자 결제 방식은 다양하며 활용하지 않을 경우 리베이트를 테이블에 남겨둡니다.

각 조직은 내부 프로세스를 보완하는 지불 프로세스를 선택해야 합니다. 전자 지불은 표준이지만 많은 변형이 있습니다. 적절하게 활용하면 미납 수표가 줄어들어 청구되지 않은 재산이 줄어듭니다. 타사 호스트는 업데이트된 은행 정보에 대한 책임과 신뢰성을 흡수하기 때문에 인기를 얻었습니다. 그러나 가상 카드 처리의 사용은 환급 가능성이 있는 가장 사용자 친화적인 옵션으로 부상하고 있습니다. 사전 설정된 결제 금액 및 만료 날짜의 추가 보안은 완벽하게 일치하는 PO와 잘 어울립니다.

행복한 이후

정의에 따르면 간소화는 항목을 더 단순하거나 효율적으로 변경하는 행위입니다. 조달에서 간소화는 조직 전체에서 측정 가능하고 투명해야 하는 복잡한 리더십 기반 이니셔티브로 구성됩니다. 이러한 프로세스에 대한 감사는 비용이 많이 들 수 있지만 부가가치 조달 프로세스가 예상 결과에 맞게 수행되고 있는지 확인하는 데 필요합니다. 개별 프로세스를 평가하기 위해 소유권을 할당해야 하며, 이러한 소유자에 대한 적절한 감독은 사전 결정되고 일관된 기준에 따라 상위 경영진이 수행해야 합니다.

내부 프로세스를 감사하는 것과 마찬가지로 중요한 것은 협상된 계약 조건에 대한 공급업체의 준수를 지속적으로 모니터링하는 것입니다. 이러한 계약은 조달 관계의 기초이며, 전략적 목표를 달성하기 위해서는 모든 인도물의 기대치를 충족하지 못한다는 사실을 인식해야 합니다.

조달은 모니터링해야 하는 유동적인 프로세스입니다. 2021년에 공급 가용성은 세계적 대유행으로 인해 전례 없는 방식으로 영향을 받았습니다. 그리고 부족은 더 많은 부족을 낳습니다. 이러한 물방울 효과는 제조업체, 유통업체 및 소비자 모두에게 영향을 미칩니다. 경쟁이 치열한 시대에는 오류가 허용되지 않습니다.

공급망 프로세스를 간소화하는 것은 수익 창출을 극대화하는 동시에 운영 비용을 줄이는 방법입니다. 결국 모범을 보이는 리더십과 세심한 감독이 모두 필수적이며 지속적이어야 합니다.

Megha Gupta는 Oracle, IBM, Amazon, Starbucks와 같은 회사에서 일한 경험이 있는 수석 시스템 분석가입니다.