로봇 프로세스 자동화(RPA)로 조달 혁신: 효율성과 정확성 제고

자동화의 역사와 RPA의 등장

인류는 암흑기 이래 자동화에 매료되어 왔습니다. 인류 역사상 자동화를 향한 첫 큰 발걸음은 바퀴의 발명으로, 이전에는 상상할 수 없던 방식으로 운송을 혁신했습니다. 현대에 이르러 운영, 제조, 금융, 마케팅 분야의 자동화는 생산성 향상을 이끌었습니다. 그렇다면 기술은 어디로 나아갈까요? 로봇 프로세스 자동화(RPA)가 그 해답입니다.

현대 조직의 공급망과 RPA의 역할

현대 조직의 공급망은 전문 기능을 수행하는 전용 소프트웨어 애플리케이션 포트폴리오로 구성됩니다. 이들 간의 원활한 상호작용을 보장하는 것은 흔한 난제입니다. RPA는 기업자원관리(ERP), 운송 관리, 창고 관리, 계획, 조달, 제품 관리 등 주요 애플리케이션 간 터치리스(Touchless) 협업을 실현하는 데 도움을 줍니다.

소싱 및 조달 사용자는 이러한 시스템 다수와 상호작용하며, 외부 데이터 포인트를 활용해 제품 수량, 가격, 위치에 대한 정보에 입각한 결정을 내립니다. 조달팀은 데이터 수집과 분석에 상당한 시간을 투자하며, 이는 프로세스 사이클 타임에 직접적인 영향을 미칩니다. 2019년 가트너의 소싱, 조달, 벤더 관리 설문조사에서 기술 조달의 핵심 이슈로 즉각적 비용 절감, 비즈니스 성과 영향, 효과적 협상, 비용 회피, 처리 시간 등이 꼽혔습니다. RPA는 이 모든 영역에서 조달 과제 해결에 크게 기여할 수 있습니다.

2020년 가트너의 IT 비용 최적화 보고서는 자동화 도입 또는 확대가 조직의 지속적인 IT 서비스 프로젝트 비용을 10~15% 순절감할 수 있다고 밝혔습니다. 조직은 기존 IT 아키텍처를 유지하면서 RPA를 통해 생산성 향상 혜택을 누릴 수 있습니다. 이 기술은 최적화된 제품 전략을 통해 기존 디지털 제품의 투자수익률(ROI) 개선을 지속 가능하게 합니다.

RPA를 통한 재고 조정은 다국적 기업의 조정 사이클 타임을 70% 이상 단축할 수 있습니다. 예를 들어, 한 글로벌 물류 대기업은 운영 혁신을 위해 RPA를 도입해 공급망 우수성을 달성했습니다.

공급망 기능의 신속한 디지털 전환을 가능하게 함으로써 RPA는 생산성 향상을 위한 가장 중요한 도구 중 하나로 입증되고 있습니다. 포춘 비즈니스 인사이츠에 따르면 글로벌 RPA 시장 규모는 2027년까지 61억 달러에 달할 것으로 예상됩니다. 현대 조직의 공급망에서 RPA는 조달 기능의 대부분의 프로세스를 변혁하여 숨겨진 가치를 발굴할 수 있습니다. 다음은 조직이 즉각적인 RPA 효과를 볼 수 있는 주요 영역입니다.

RPA 적용 핵심 영역

자율적 지출 분석(Autonomous Spend Analysis)

지출 데이터 수집과 카테고리 분석은 RPA가 도울 수 있는 핵심 영역으로, 다양한 소스에서 데이터를 자동으로 수집합니다. 조직 차원에서 RPA는 ERP 애플리케이션뿐만 아니라 PDF, 엑셀 스프레드시트 같은 수작업 파일로부터 상세 보고서를 생성할 수 있습니다. 또한 기업이 조달 프로세스 실행에 사용하는 기존 로컬 개발 도구와도 통합 가능합니다. 지출 데이터 자동 수집으로 '봇(Bot)'은 정의된 정책에 기반한 상세한 자동 지출-기회 평가도 수행할 수 있습니다.

시장 분석 및 최적화된 현물 구매(Market Analysis & Optimized Spot Buys)

봇은 여러 웹사이트와 문서에서 정보를 쉽게 수집할 수 있으며, 이들 데이터는 서드파티 데이터 제공업체에 의해 월간 또는 주간 단위로 정기 업데이트됩니다. 시장 분석 대시보드는 소스 데이터를 업데이트하거나 확인할 필요 없이 수집된 정보를 활용할 수 있습니다. 조달 관리자는 봇을 이용해 현물 구매 주문을 낼 수도 있는데, 봇이 시장 조사를 기반으로 최적의 판매자와 가격을 식별하기 때문입니다. RPA는 인터넷 및 기타 소스 검색에 드는 노력을 크게 줄여줍니다.

자동 벤치마킹 및 터치리스 성과 모니터링(Auto-Benchmarking & Touchless Performance Monitoring)

RPA는 핵심성과지표(KPI) 대시보드를 채우기 위한 자동 데이터 수집을 가능하게 하고, 기업이 인적 개입 없이 벤치마킹을 수행하도록 돕습니다. 여러 애플리케이션(이메일 포함)에서 데이터를 자동 수집할 수도 있습니다. 사용자가 이메일로 데이터를 제공하려 할 때 RPA는 이메일 입력을 KPI 대시보드에 통합해 조달 경험과 이해관계자 만족도를 높입니다.

구매요청(PR) 및 구매주문(PO) 관리와 공급업체 식별

봇은 PR에서 데이터를 수집하고 제품 카탈로그에서 사용 가능 품목을 검색합니다. 품목이 없으면 인터넷에서 공급업체를 검색해 가능한 벤더 매칭을 제안합니다. RPA는 이메일이나 SMS를 사용해 여러 공급업체와 대화를 시작하고 제품 가용성 및 잠정 견적을 문의할 수도 있습니다. 봇은 제품 식별, 시장 조사, 공급업체 관계 관리 전 과정을 관리해 조달 관리자의 시간을 대폭 절약해 줍니다. ERP가 PR과 PO 개시를 위해 보내는 정기 알림과 보고서 외에도 RPA는 카테고리나 제품 수준의 맞춤형 보고서 생성을 도울 수 있습니다.

공급업체 자동 온보딩 및 벤더 마스터 생성(Supplier Auto-Boarding & Vendor Master Creation)

공급업체 온보딩과 벤더 생성은 많은 조직에서 시간이 많이 드는 수작업입니다. RPA 봇을 사용하면 인적 개입 없이 자동 벤더 생성 프로세스를 실행할 수 있습니다. 봇은 언제든 마스터 데이터를 엔터프라이즈 애플리케이션에 추가할 수 있습니다.

맞춤형 공급업체 감사(Custom Supplier Audit)

봇은 특정 공급업체 모니터링, 진행 중인 계약, 클레임 추적, 계약 준수를 위한 맞춤형 보고서 생성을 도울 수 있습니다. 정의된 정책에 따라 봇은 특정 벤더에게 이메일이나 SMS로 정기 알림을 자동 발송할 수 있습니다. 이메일 기능을 가진 봇은 설정된 기준이나 예외 사항에 대해 메일함이나 SMS로 자동 업데이트를 제공할 수도 있습니다.

자동화 비율과 한계, 영향 KPI 요약

*TCS 프로세스 우수성 프레임워크 기준 Stage 3, 4 성숙도 조직의 데이터 추정치

RPA는 조달 조직의 필수 요소로 급부상하고 있으며, 지속적으로 진화하고 성숙할 것입니다. 비즈니스 전략과 정렬되면 RPA는 단기간에 탁월하고 지속 가능한 결과를 제공할 수 있습니다.

Bakul Sharma와 Mudit Bansal은 Tata Consultancy Services의 글로벌 공급망 프랙티스 컨설턴트입니다.