Health Care CMMS가 규제의 미로를 헤쳐나갈 수 있는 방법

품질과 효율성은 항상 좋은 유지 관리에 달려 있지만 병원보다 더 분명한 곳은 없습니다. 유지보수 작업자가 수행하는 거의 모든 작업이 규정 준수에 영향을 미치며 장비 청소, 검사 및 적절한 보관과 같은 일상적인 유지보수는 환자의 삶과 죽음을 가를 수 있습니다. 병원 유지 관리 체크리스트는 절차를 순서대로 유지하기 위한 좋은 시작입니다.

최소한 병원은 환자 진료의 일관된 흐름을 유지하기 위해 효율적인 프로세스에 의존하여 정해진 수의 환자가 정해진 일정에 따라 진료를 받을 수 있도록 합니다. 장비 고장 및 누락된 작업은 환자 대기 시간을 증가시키고 병원 직원과 백업 장비에 부담을 줄 수 있습니다.

병원 시설 관리 소프트웨어는 조직에서 규정 준수 표준을 준수하고 프로세스를 중앙 집중화하여 비용을 절감하는 데 사용하는 기본 도구입니다. 많은 병원에서 이미 유지 관리 소프트웨어를 채택했지만 일부 조직에서는 여전히 분산된 수동 방법을 사용하고 있습니다. 조직이 CMMS의 대세에 뛰어들지 않았다면 계속해서 병원을 위한 유지 관리 소프트웨어의 이점에 대해 자세히 알아보세요.

귀하의 병원은 규정 준수에 어려움을 겪고 있습니까?

병원은 가장 규제가 심한 시설 중 하나이며 유지 관리 부서는 이러한 규제를 준수하는 데 중요한 역할을 합니다. HIPAA(Health Insurance Privacy and Portability Act)는 무엇보다도 환자의 개인 및 의료 기록에 대한 강력한 보호를 의무화하는 법률입니다. 이러한 요구 사항은 유지 관리 부서를 직접적으로 다루지는 않지만 청소 및 청소와 같은 일상적인 작업을 복잡하게 만들 수 있습니다. 예방 정비. 일상적인 작업을 단순화하기 위해 병원 유지 관리 정책 및 절차 매뉴얼을 따라야 합니다. 작업 일정이 신중하게 지정되지 않으면 근로자는 결국 PHI(보호 건강 정보)에 노출되는 영역에 있게 됩니다. 이로 인해 HIPAA의 범위에 들어가므로 추가 교육과 보호 장치가 필요하고 불필요하게 위반 위험이 증가합니다.

IT 장비 또는 데이터가 저장되는 영역과 관련된 유지 관리 작업은 위반 위험을 최소화하기 위해 신중하게 처리해야 합니다. 이를 위해서는 유지 관리가 완료되기 전에 워크스테이션이 로그오프되거나 파일 캐비닛이 잠겨 있는지 확인하기 위한 추가 프로토콜이 필요합니다. HITECH 규정 준수는 기술의 효과적인 사용을 보장하기 위해 추가 유지 관리 부담을 부과합니다. 컴퓨터, 네트워킹 및 기타 IT 리소스가 항상 안전하고 제대로 작동하도록 하려면 정기적인 서비스가 필요합니다.

그 외에도 보건부 규칙, 합동 위원회 요구 사항, 병원에 대한 대중의 인식에 영향을 미치는 HCAHPS 설문 조사 및 많은 병원에서 준수하기로 선택하는 생명 안전 규정 요구 사항과 같은 선택적 표준이 있습니다.

규칙과 규정이 복잡하게 얽혀 있기 때문에 문제가 생겼을 때 고치는 것만으로는 충분하지 않습니다. 유지 관리 관리자는 규정 준수 관련 수리 및 예방 유지 관리를 수행할 수 있도록 표준을 설명하고 작업의 우선 순위를 지정할 수 있어야 합니다. 전산화된 유지보수 관리 소프트웨어는 간과되거나 간과되는 것이 없도록 하는 효과적인 도구입니다.

Philhaven Health Care에 대한 이 사례 연구는 올바른 CMMS 소프트웨어가 무엇을 할 수 있는지 보여줍니다. 이 행동 건강 관리 제공자는 전통적인 유지 관리 방법을 사용하여 급속한 성장에 대처하는 데 어려움을 겪고 있었습니다. 103개의 병상이 있는 병원을 포함한 12개 위치에서 문서 작업 주문 및 Excel 스프레드시트가 더 이상 필요하지 않았습니다. Philhaven의 시설 이사인 Jim Ipsen은 다음과 같이 설명합니다.

"우리 시설의 유지 관리 작업을 효과적이고 효율적으로 관리하고 정부 당국의 규정 준수를 입증하기 위해 작업 상태를 기록하고 보고할 수 있는 보다 민첩한 유지 관리 관리 시스템이 필요했습니다."

Hippo 유지 관리 소프트웨어를 통해 Philhaven은 "작업 주문 생성, 실행 및 처리에 관련된 모든 당사자 간의 통신을 단순화"할 수 있었습니다. 자산 및 장비 관리 기능을 통해 시설 전반의 유지 관리를 추적할 수 있어 유지 관리 작업이 누락되지 않도록 했습니다. 이를 통해 규정 준수를 쉽게 확인할 수 있을 뿐만 아니라 효율성도 향상되었습니다. 이는 더 높은 수준의 관리, 더 낮은 규정 준수 위험 및 조직 전체의 지출 감소를 의미합니다.

귀하의 병원은 프로세스 표준화가 부족합니까? 병원 유지 관리에서 각 작업은 적절한 단계와 벤치마크에 맞아야 합니다. 규정 준수, 안전 또는 병원의 사명에 영향을 미치는 모든 것(도구 살균, 의료 장비 서비스, 응급 장비 점검)은 위험을 최소화하고 치료 품질을 최대화하기 위해 매우 특별한 방식으로 수행되어야 합니다. 복잡성이 낮은 작업도 단계별로 아주 자세하게 설명해야 합니다.

입소문이나 실습 교육은 신뢰할 수 없습니다. 병원에는 유지 관리를 담당하는 수십 명에서 수백 명의 사람들이 있습니다. 복잡한 진단 장비 서비스 또는 IT 보안 실행 및 모니터링과 같은 작업은 일반적으로 외부 계약자에 의해 수행되며 일상적인 시설 유지 관리는 계약에 따라 수행되는 경우가 많습니다. 회전율이 높은 경우가 많으며 언제든지 병원에서 공급업체를 변경하거나 이전에 사내에서 유지했던 업무를 아웃소싱할 수 있습니다.

모든 장비에 대한 SOP가 있더라도 유지 관리 소프트웨어 없이는 이를 시행하기 어렵습니다. 스프레드시트나 바인더에 보관하는 경우 작업자가 필요할 때 액세스할 수 있는 실용적인 방법이 없는 경우가 많습니다. 모든 사람이 유지 관리 사무실로 돌아가 절차를 다시 확인하고 모든 것이 제대로 되었는지 확인하는 것은 실용적이지 않습니다. 메모리를 사용하지 않으면 실수와 간과된 단계가 발생하지만 종이 기반 시스템을 사용하면 정리하고 다시 참조하기가 번거롭습니다.

강력한 주문형 작업 주문 관리 소프트웨어를 사용하면 정규 유지 보수 작업자부터 일 년에 한두 번만 들어오는 외부 계약자에 이르기까지 할당된 작업자에 관계없이 작업을 적시에 쉽게 완료할 수 있습니다. 작업 주문에는 사용자 정의 가능한 필드가 있어 시설 관리자가 필요한 만큼의 정보를 지정할 수 있습니다. 작업 지시에서 필요한 도구, 문서, 안전 문제 및 기타 데이터에 액세스할 수 있으므로 작업자가 해당 수리에 속한 모든 정보를 참조할 수 있습니다.

작업 주문은 내부 유지 관리 작업자 또는 외부 공급업체에서 액세스할 수 있습니다. 모든 사용자는 모바일 CMMS 앱을 사용하여 현장에서 작업 주문 정보를 업데이트할 수 있는 기능으로 인터넷 연결이 있는 곳이면 어디에서나 작업 주문을 받을 수 있습니다. 관리자는 작업 주문의 진행 상황을 정렬, 추적 및 볼 수 있어 모든 사람이 순조롭게 진행되고 있고 모든 것이 완료되고 있는지 확인할 수 있습니다.

직원과 공급업체에 책임을 물을 수 있습니까? 작업 주문, 수리 이력 및 기타 요소를 추적하는 것은 유지 보수 작업자에게만 도움이 되는 것은 아닙니다. 또한 경영진에게 조직 전체에 대한 책임을 보장하는 데 필요한 가시성을 제공합니다. 심층 유지 관리 보고서를 통해 관리자는 모든 작업 주문의 상태를 한 눈에 볼 수 있으며 사용자 정의 가능한 범주로 필터링하여 사용하기 쉬운 차트로 만들 수 있습니다. 우선 순위, 작업 유형 및 기타 기준별로 정렬하여 완료, 기한 또는 기한이 지난 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.

CMMS 보고서를 사용하면 유지 관리 이력 기록을 간단하게 가져올 수 있습니다. 사용자는 비용을 조사하여 정규 및 초과 근무 시간, 사용한 부품 및 재료, 송장으로 분류할 수 있습니다. 유지보수 이력 보고서는 핵심 성과 지표에 대한 정확한 통찰력도 제공합니다. 이 데이터가 있으면 가장 경쟁력 있는 가격의 공급업체를 쉽게 찾고, 실적이 가장 우수한 직원을 승진시키거나, 성과가 낮은 직원을 추가 교육에 배정할 수 있습니다. 또한 보다 전략적인 인력 배치 결정을 내리는 데 도움이 되므로 관리자가 계약자와 직원을 정면으로 비교할 수 있습니다.

유지보수 관리 소프트웨어는 일정 작업자와 마찬가지로 부품 및 기타 재고를 관리하는 데 도움이 됩니다. 재고 보고 기능을 통해 관리자는 전체 재고를 한 눈에 확인하고 정렬할 수 있습니다. 부품과 자재가 부족하면 이메일을 통해 경고가 재주문을 위해 적절한 사람에게 전송되어 중요한 부품을 항상 사용할 수 있도록 합니다. CMMS 재고 관리 모듈은 공급업체 연락처 정보도 저장하므로 부품 및 자재 보충이 필요할 때 지체 없이 완료할 수 있습니다.

보고서의 가시성과 책임성은 Southern Health의 Manitoba Regional Health Authority의 Reynold Peters를 비롯한 많은 시설 관리자에게 중요한 기능이었습니다. 이 조직은 거의 27,000km를 커버하고 고유한 문제를 제기하는 분산형 모델에서 운영됩니다. 중앙 기관이 일부 시설을 감독하지만 병원, 진료소 및 생활 보조 센터가 독립적으로 운영되는 경우가 많기 때문에 유지 관리 부서 전체에서 일관된 성능을 확인하기가 어렵습니다.

Health Care CMMS 소프트웨어를 사용하여 유지 관리 부서를 혁신할 수 있었습니다. 건설 및 에너지 절약 관리자인 Peters에 따르면 유지 관리 소프트웨어를 사용하면 "작업 지시서를 발행한 사람을 확인하고 문서에 문제가 있는 경우 어디로 가야 하는지 알 수 있습니다." 그들은 보고서와 벤치마크를 사용하여 시설 간의 성능을 비교하고 심각한 문제가 되기 전에 품질 관리 문제를 찾아낼 수 있습니다. 그리고 그들은 각 시설이 지역 사회의 요구 사항을 가장 잘 충족할 수 있도록 하는 지역 자치를 유지하면서 이를 수행할 수 있었습니다.

예방 유지보수 프로그램을 도입했습니까? 고장난 기계로 인해 생산이 중단될 수 있는 제조업과 같은 산업에서는 예방적 유지보수의 이점을 모두가 이해하지만 많은 의료 기관은 여전히 ​​이를 간과하고 있습니다. 그러나 병원에는 정기적으로 서비스를 제공해야 하는 미션 크리티컬 인프라도 있습니다. 고장이 치명적일 수 있는 것은 생명 유지와 같은 핵심 장비만이 아닙니다. HVAC 인프라, 백업 전원 공급 장치 또는 오염 제거 장비의 예기치 않은 오류도 생산성 수준을 감소시키고 환자 치료에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

생명이 위태롭지 않은 경우에도 예방 유지 관리는 병원에 큰 이점을 제공합니다. MRI에서 냉동 장치에 이르기까지, 공식화된 계획된 유지 관리 프로그램이 있으면 자산의 수명이 연장됩니다. 이를 통해 비용을 절감하고 중단을 최소화하여 의료 시설에서 더 높고 일관된 치료 표준을 제공할 수 있습니다.

올바른 예방 유지 관리 소프트웨어를 사용하면 병원에서 단일 시스템을 사용하여 혈액 검사실에서 식당 주방에 이르기까지 정기적인 수리를 예약, 추적 및 확인할 수 있습니다. 작업 주문은 가장 최근 서비스 날짜를 기준으로 향후 작업 주문을 조정하도록 설정된 부동 옵션과 함께 달력 빈도 또는 미터 판독값을 기반으로 예약됩니다.

CMMS를 사용하면 예방 유지보수 작업 지시가 설정되어 적합한 작업자 또는 기술자에게 자동으로 할당되거나 할당할 수 있는 관리자에게 전송됩니다. 마감일, 고급 알림 알림 및 기타 일정 기능을 통해 미리 계획을 쉽게 수립할 수 있으므로 작업자는 정규 업무를 방해하지 않고 중요한 유지 관리 작업의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

유지 관리 소프트웨어는 병원에서 수행하는 모든 작업을 지원합니다. 규정 준수 목표를 보다 쉽게 ​​달성하고 책임을 증진하며 전략적 공급업체 및 직원 배치 결정을 가능하게 하고 병원 및 유지 관리 장비의 수명을 연장합니다.

Hippo Health Care CMMS는 의료 산업을 위한 유지 관리 시스템 제공을 전문으로 합니다. 200개 이상의 병원, 은퇴자 커뮤니티, 진료소 및 생활 보조 시설에서 성공적으로 구현되었습니다. 건강 관리 시설을 위한 간단한 유지 관리 소프트웨어에 대해 자세히 알아보려면 Hippo CMMS에 문의하십시오.