비즈니스와 IT 정렬: 자동화 성공을 위한 검증된 전략

세계 최대 반도체 및 디스플레이 장비 기업인 어플라이드 머티어리얼즈(Applied Materials)의 재무 조직 앞에는 어려운 과제가 놓여 있었습니다. 비즈니스가 급속히 성장 중이었고, 재무 조직은 속도를 맞추는 것을 넘어 비즈니스에 대한 비즈니스 파트너십과 분석 지원을 강화해야 했습니다. 한 가지 문제: 재무 리소스를 실질적으로 늘리지 않고 이뤄내야 했습니다.

최근 리부트 워크 페스티벌(Reboot Work Festival)에서 어플라이드 머티어리얼즈의 주나이드 아메드(Junaid Ahmed) 재무 담당 기업 부사장(VP)과 테드 한슨(Ted Hanson) IT 담당 부사장(VP)이 이 문제를 어떻게 해결했는지 설명했습니다.

그들의 해법: 자동화가 필요했고, 그것도 빨리. 많은 조직이 이 문제에 소극적으로 접근해 신기술과 프로세스를 조금씩, 빙하 속도로 도입할 수 있습니다. 하지만 어플라이드 머티어리얼즈는 대규모의 빠른 RPA(로봇 프로세스 자동화)를 단기간에 재무 조직의 절실한 추가 역량을 창출하는 수단으로 보았습니다. 이 접근법은 재무가 (처음부터) 자동화가 비즈니스에 미칠 영향에 대한 전체적인 시각을 구상하고, 그 비전을 달성하기 위한 전략과 로드맵을 개발할 수 있게 했습니다. 자동화로 규모와 지속가능성을 달성하는 열쇠는 처음부터 비즈니스와 IT 간의 강력한 정렬(alignment)이었습니다.

어플라이드 머티어리얼즈는 첫날부터 올인(all-in)함으로써, 대부분의 회사가 부러워할 규모와 속도로 자동화 성공을 달성했습니다.

탑다운으로 비즈니스와 IT 정렬하기

어플라이드 머티어리얼즈는 초반 비즈니스-IT 정렬의 중요성을 이해하고, 자동화 프로그램 개시 이전에 완료된 애자일 재무 트랜스포메이션 프로젝트를 통해 이를 모범 사례로 적용해 왔습니다. 이에는 강력한 CFO(최고재무책임자)와 CIO(최고정보책임자) 및 각 리더십 팀의 노력 정렬이 포함되었으며, 이것이 결정적인 역할을 했습니다.

이전 경험을 바탕으로, 어플라이드 머티어리얼즈는 재무와 IT에서 교차 기능 팀을 구성했습니다. 아메드와 한슨은 정렬이 (그리고 그래야만) 처음부터 존재했다고 강조했습니다. 재무와 IT에서 꾸려진 작은 팀은 먼저 RPA 기술 조사와 주요 RPA 벤더 역량 평가에 시간을 집중했습니다. 그런 다음 다른 재무 조직과의 레퍼런스 콜을 통한 자체 현장 조사를 수행하여 RPA의 실행 가능성과 효과성을 연구했습니다.

비즈니스-IT 정렬은 달성하기 어렵고, 때로는 유지하기 더 어렵습니다. 주나이드는 팀이 정렬을 유지하기 위해 한 세 가지 일에 초점을 맞췄습니다.

1. IT를 초기에 초청하여 모든 사람이 비즈니스 목표와 전략적 니즈를 이해하게 했습니다. 특히 IT 전반에 지식과 영향력을 가진 IT 리더들을 데려왔습니다.
2. IT 인프라, 보안, 재무와 IT에 걸친 기타 프로세스 등 RPA 관련 지식 격차가 처음부터 있을 것임을 인식했습니다. "우리가 무엇을 모르는가"를 확실히 파악한 뒤, 구현 파트너와 RPA 플랫폼 벤더를 통해 이 중요한 지식 격차를 채웠습니다.
3. 내부적으로, 자동화 프로그램 팀에 적절한 관련 경험 세트를 영입하여 재무와 IT 사이의 강력한 기반에서 시작했습니다. 이는 RPA 구현을 촉진하는 데 도움이 되었습니다.

이 수준의 비즈니스-IT 정렬은 조직 전체로 계단식으로 퍼져나갔습니다. 이 세 가지 전술로 IT 조직 전반에 광범위한 정렬을 얻었습니다. 인프라 팀, 애플리케이션 팀, 아이덴티티 관리 팀, 정보 보안 팀, 내부 감사 조직, 법무 부서, IT 서비스 제공자 생태계가 포함되었습니다.

크게, 빠르게 움직여 지속가능성 달성하기

지속가능성은 재무와 IT 팀이 계획 단계부터 북극성(North Star)으로 삼았습니다. 그들은 일부 전통적 기업이 가정하는 것과 달리, 지속가능성으로 가는 최적의 경로는 초기 규모 확장(early scale)을 통한다는 것을 발견했습니다. 그들은 타임라인을 가속화하고 상당한 양의 새로운 역량 창출을 목표로 했습니다. 크게, 빠르게 움직이기 위해서는 재무와 IT 팀 모두 한발 물러서 RPA로 정말로 어떤 영향을 주고 싶은지 생각해야 했습니다. 이는 안정성과 지속가능성을 위한 기초를 설정하는 데 필요한 관점을 주었습니다.

이 프로젝트의 뿌리는 재무 조직이 빠르게 많은 역량을 창출해야 한다는 필요에 있었습니다. 규모 없이는 시간과 돈의 투자가 가치가 없었을 것입니다.

아메드는 규모에 대한 집중이 사용 가능한 자동화 솔루션에 대해 신중하게 생각하게 만들었다고 밝혔습니다. 영향이 클 것을 알았기 때문에 처음 본 솔루션을 고르지 않았습니다. 대신 환경을 조사하고 가장 적합한 것을 선택했습니다. 특히 자동화 플랫폼뿐만 아니라 고객 지원 인프라와 파트너 생태계에 대해서도 부지런히 검토할 것을 권장했습니다. 구현 파트너 선정과 관련해서 아메드는 경험을 무엇보다 강조했습니다. 그에 따르면, "거기 가봤고, 해본 사람"을 원합니다.

큰 그림 관점은 IT 측에도 도움이 되었습니다. 한슨은 크게, 빠르게 가려면 IT가 필요한 자동화 인프라, 개발 및 지원 프로세스, 통제, 확장, 성능에 대해 전체적인 관점을 취해야 한다고 설명했습니다.

IT의 경험은 관문이 좁은 계획이 더 많은 애플리케이션과 프로세스가 RPA 영역으로 들어오면서 인프라와 프로세스 변경의 반복적 사이클을 초래할 수 있다고 말했습니다. 예를 들어 SAP만 초점을 맞춘 좁은 계획은 이메일이나 마이크로소프트 쉐어포인트(SharePoint) 같은 다른 애플리케이션에 고려해야 할 핵심 기초 사항을 놓칠 수 있습니다. 그러나 더 큰 관점은 전술적, 전략적 성공을 제공했습니다.

표준화보다 속도 우선하기

자동화를 구현하는 조직은 종종 명확해 보이는 선택에 직면합니다: 비즈니스 프로세스를 표준화한 다음 자동화할 것인가, 아니면 현 상태 그대로 자동화할 것인가. 어플라이드 머티어리얼즈는 제3의 길을 찾았습니다.

어플라이드 머티어리얼즈는 자동화를 통해 표준화하기로 선택했습니다. 대규모 비즈니스에서 프로세스 표준화는 복잡하고 시간이 많이 걸려 어렵습니다. 아무도 그것을 완수할 시간이 없습니다. 중요하고 사람들이 원한다고 신호를 보내더라도 말이죠.

어플라이드 머티어리얼즈는 특정 유스케이스와 관련된 모든 이해관계자를 모으는 것으로 시작했습니다. 그들은 이해관계자들에게 프로세스를 현 상태 그대로 자동화할 것이라고 말했고, 이것이 표준화 기회를 살펴볼 기회라고 말했습니다. 자동화를 보상으로 제시했습니다. 예를 들어 세 팀에 세 개의 자동화 대신, 표준화하면 세 팀이 하나의 자동화로 더 빠르게 자동화를 가질 수 있다고 동기를 부여했습니다.

아메드는 속도 우선이 얼마나 중요한지 강조했습니다. 표준화는 도움이 되지만, 자동화의 전제 조건으로 표준화를 내세우는 것은 큰 리스크입니다. 그 장벽을 세우면 실행이 어렵고, RPA 프로젝트 성공에 필수적인 모멘텀이 느려질 수 있습니다.

혜택을 강조하여 모멘텀 유지하기

RPA를 제안하고 첫 소프트웨어 로봇을 배포할 때가 조직이 RPA에 대해 가장 흥분할 때입니다. 과제는 그 초기 흥분 이후 모멘텀을 유지하고 가속화하는 것입니다. 어플라이드 머티어리얼즈는 영향력 있는 이해관계자 앞에 가시적인 혜택을 제시하는 것이 모멘텀을 밀어붙이는 최선의 방법임을 발견했습니다.

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어플라이드 머티어리얼즈는 근본 원칙을 따랐습니다: 사람들이 혜택을 보면 참여하고 싶어 합니다. 따라서 초기에 높은 가치의 유스케이스를 선택하여 상당한 혜택을 제공하는 데 특별한 강조를 두었습니다. 회사는 초기 유스케이스가 자동화 프로그램의 나머지 분위기를 정할 것임을 알았습니다.

이 초기 고가치 유스케이스는 의도한 결과를 낳았습니다. RPA 팀은 데이터 수집과 자동화된 트랜잭션 수, 절약된 시간 추적 메트릭과 대시보드를 생성하는 프로세스를 마련했습니다. 이 메트릭들은 RPA가 제공하는 가치에 대한 증거가 되었습니다. 그 증거들은 재무 조직 내 자동화에 대한 더 강한 풀(pull)을 만들었고, 어플라이드 머티어리얼즈 내 다른 조직들로부터도 강한 관심을 끌었습니다.

비즈니스-IT 정렬은 야심찬 RPA 이니셔티브의 기초입니다

비즈니스-IT 정렬의 중요성은 과장할 수 없습니다. 어플라이드 머티어리얼즈는 더 적은 것으로 더 많은 것을 해야 하는 불가능해 보이는 목표를 가졌지만, 자동화에 대한 그들의 접근 방식 덕분에 성공했습니다.

여기의 교훈은 정확히 그들이 명백하지 않기 때문에 기억할 가치가 있습니다. 전통적 조직은 신중하고 느리게 접근할 수 있습니다. 그러나 '완전 자동화 기업(Fully Automated Enterprise™)'이 되려면 더 큰 야심이 필요합니다. 어플라이드 머티어리얼즈에게 그것은 빠르게 움직이고, 크게 확장하고, 지속가능성을 우선시하는 것을 의미했습니다.

리부트 워크 페스티벌에서 더 많은 야심찬 고객과 파트너들의 이야기를 들었습니다. 놓치셨다면, 여전히 녹화본에 접근할 수 있습니다(접근 등록 후, 가상 페스티벌 그라운드의 빅 텐트에서 어플라이드 머티어리얼즈 녹화 세션을 찾으세요).

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