자동화 성공을 위한 비즈니스-IT 연계를 달성하는 방법

세계 최대 반도체 및 디스플레이 장비 기업인 어플라이드 머티어리얼즈의 재무 조직은 그들 앞에 어려운 과제를 안고 있었습니다. 비즈니스는 빠르게 성장하고 있었고 재무 조직은 이에 보조를 맞춰야 할 뿐만 아니라 비즈니스에 더 많은 비즈니스 파트너와 분석 지원을 제공해야 했습니다. 한 가지 문제는 재정 자원을 실질적으로 늘리지 않고 따라가야 한다는 것이었습니다.

최근 Reboot Work Festival에서 Applied Material의 재무 담당 부사장(VP) Junaid Ahmed와 IT 부사장 Ted Hanson은 이 문제를 해결하기 위해 어떻게 접근했는지 설명했습니다.

그들의 솔루션:자동화가 필요했고 빠르게 필요했습니다. 많은 조직이 이 문제에 미지근하게 접근하여 새로운 기술과 프로세스를 점진적으로 그리고 느린 속도로 도입할 수 있습니다. Applied Materials가 아닙니다. 대규모의 신속한 RPA(로봇 프로세스 자동화)를 단기간에 필요한 추가 재무 조직 대역폭을 생성하는 수단으로 보았기 때문입니다. 이 접근 방식을 통해 재무 부서는 자동화가 비즈니스에 미칠 수 있는 영향에 대한 전체적인 관점을 (처음부터) 구상하고 해당 비전을 달성하기 위한 전략과 로드맵을 개발할 수 있었습니다. 자동화를 통해 규모와 지속 가능성을 확보하는 열쇠는 처음부터 비즈니스와 IT 간의 긴밀한 연계입니다.

Applied Materials는 첫날부터 모든 것을 투입했기 때문에 대부분의 기업이 부러워하는 규모와 속도로 자동화 성공을 달성했습니다.

비즈니스와 IT를 위에서 아래로 조정

Applied Materials는 선행 비즈니스 및 IT 조정의 중요성을 이해하고 자동화 프로그램을 시작하기 전에 완료된 초기 Agile 재무 혁신 프로젝트를 통해 이를 모범 사례로 배포했습니다. 여기에는 강력한 CFO(최고 재무 책임자)와 CIO(최고 정보 책임자), 각각의 리더십 팀 또는 노력을 조율하는 작업이 포함되었으며 이는 중요한 역할을 했습니다.

Applied Materials는 이전 경험을 바탕으로 재무 및 IT 부서의 다기능 팀을 구성했습니다. Ahmed와 Hanson은 정렬이 처음부터 거기에 있었고 또 그래야만 한다고 강조했습니다. 재무 및 IT로 구성된 소규모 팀은 먼저 시간을 내어 RPA 기술을 연구하고 주요 RPA 공급업체의 기능을 평가하는 데 집중했습니다. 그런 다음 RPA의 실행 가능성과 효율성을 연구하기 위해 다른 금융 기관과의 참조 통화를 통해 자체 현장 조사를 수행했습니다.

비즈니스-IT 간의 연계는 달성하기 어려울 수 있으며 때로는 유지 관리가 훨씬 더 어려울 수 있습니다. Junaid는 그의 팀이 조정을 유지하기 위해 수행한 세 가지 작업에 집중했습니다.

1. 그들은 모두가 비즈니스 목표와 전략 요구 사항을 이해할 수 있도록 일찍 IT를 초대했습니다. 특히 IT 전반에 걸쳐 지식과 ​​영향력을 행사할 수 있는 IT 리더를 영입했습니다.

2. 그들은 특히 IT 인프라, 보안 및 IT와 재무 전반에 걸친 기타 프로세스와 관련하여 RPA와 관련된 지식 격차가 있을 것이라는 사실을 처음부터 인식했습니다. 그들은 "자신이 몰랐던 것"을 알고 있는지 확인한 다음 구현 파트너와 RPA 플랫폼 공급업체를 통해 이러한 중요한 지식 격차를 메우기 위해 노력했습니다.

3. 내부적으로 그들은 RPA 구현을 촉진하기 위해 자동화 프로그램 팀에 적절한 관련 경험을 제공함으로써 재무와 IT 간의 강력한 기반에서 시작했습니다.

이 수준의 비즈니스-IT 조정은 조직 전체에 걸쳐 진행되었습니다. 이 세 가지 전술을 통해 IT 조직 전반에 걸쳐 광범위한 연계를 확보했습니다. 여기에는 인프라 팀, 애플리케이션 팀, ID 관리 팀, 정보 보안 팀, 내부 감사 조직, 법무 부서, IT 서비스 제공자 생태계가 포함됩니다.

지속 가능성을 달성하기 위해 크고 빠르게 이동

지속 가능성은 계획을 시작할 때부터 재무 및 IT 팀의 핵심이었습니다. 그들은 일부 전통적인 기업이 가정하는 것과는 반대로 지속 가능성에 대한 최선의 경로는 초기 규모를 통한 것임을 발견했습니다. 그들은 일정을 가속화하고 상당한 양의 새로운 용량을 만드는 것을 목표로 했습니다. 크고 빠르게 움직이려면 재무 팀과 IT 팀 모두 한 발 물러서서 RPA에 실제로 어떤 영향을 미치고 싶은지 생각해야 했습니다. 이것은 그들에게 안정성과 지속 가능성을 위한 토대를 마련하는 데 필요한 관점을 제공했습니다.

이 프로젝트의 뿌리는 많은 용량을 빠르게 생성해야 하는 재무 조직의 요구에 있었습니다. 규모가 없다면 시간과 돈을 투자할 가치가 없습니다.

Ahmed는 규모에 중점을 두었기 때문에 사용 가능한 자동화 솔루션에 대해 신중하게 생각해야 한다는 사실을 알게 되었습니다. 그들은 그 영향이 클 것을 알고 있었기 때문에 가장 먼저 본 솔루션을 선택하지 않았습니다. 대신, 그들은 풍경을 조사하고 가장 적합한 것을 선택했습니다. 특히, 자동화 플랫폼뿐만 아니라 고객지원 인프라와 파트너 생태계에 대해서도 타 기관의 노력을 당부했다. 그리고 구현 파트너를 선택하는 것과 관련하여 Ahmed는 무엇보다 경험을 강조했습니다. 그에 따르면, 당신은 "그곳에 있었고, 해 본 적이 있는" 사람을 원한다고 합니다.

큰 그림의 관점은 IT 측면에서도 도움이 되었습니다. Hanson은 규모를 키우고 빠르게 진행하려면 IT가 필요한 자동화 인프라, 개발 및 지원 프로세스, 제어, 확장 및 성능에 대한 전체적인 관점을 취해야 한다고 설명했습니다.

IT의 경험에 따르면 더 많은 애플리케이션과 프로세스가 RPA 단계로 들어감에 따라 외부의 좁은 관점에서 증분 인프라의 여러 반복 주기와 프로세스 변경 변동이 발생할 수 있습니다. 예를 들어 SAP에만 초점을 맞춘 협소한 계획은 이메일 및 Microsoft SharePoint와 같은 다른 응용 프로그램에 대해 고려해야 하는 주요 기본 고려 사항을 놓칠 수 있습니다. 그러나 더 큰 관점에서 전술적, 전략적 성공을 거둘 수 있었습니다.

표준화보다 속도 우선

자동화를 구현하는 조직은 비즈니스 프로세스를 표준화한 다음 자동화하거나 있는 그대로 자동화하는 명확하게 정의된 선택처럼 보이는 상황에 직면하는 경우가 많습니다. Applied Materials는 제3의 길을 찾았습니다.

Applied Materials는 자동화를 통한 표준화를 선택했습니다. 대기업에서 프로세스를 표준화하는 것은 복잡하고 시간이 많이 걸리기 때문에 어렵습니다. 그것이 중요하고 사람들이 원한다고 신호를 보내더라도 실제로 완료할 시간이 없습니다.

Applied Materials는 특정 사용 사례와 관련된 모든 이해 관계자를 모으는 것으로 시작되었습니다. 그들은 이해 관계자에게 프로세스를 있는 그대로 자동화할 것이며 표준화 기회를 살펴볼 기회라고 말했습니다. 그들은 보상으로 자동화를 제공했습니다. 예를 들어, 세 팀을 위한 세 가지 자동화 대신 이해 관계자가 표준화하도록 동기를 부여했습니다. 그들이 표준화하면 세 팀은 이제 표준화된 세 가지 프로세스에 대해 하나의 자동화만 필요하기 때문에 자동화를 더 빨리 가질 수 있습니다.

Ahmed는 속도를 우선시하는 것이 얼마나 중요한지 강조했습니다. 표준화는 도움이 되지만 표준화를 자동화의 전제 조건으로 삼는 것은 큰 위험이 있습니다. 바리케이드를 세우면 실행이 어려워지고 RPA 프로젝트의 성공에 필요한 가장 중요한 추진력이 느려질 수 있습니다.

혜택을 강조하여 추진력 유지

RPA를 제안하고 첫 번째 소프트웨어 로봇을 배포할 때 조직이 RPA에 대해 가장 기대하게 될 것입니다. 도전은 그 초기 흥분 이후의 추진력을 유지하고 가속화하는 것입니다. Applied Materials는 추진력을 높이는 가장 좋은 방법은 영향력 있는 이해 관계자에게 실질적인 이점을 제공하는 것임을 알게 되었습니다.

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어플라이드 머티어리얼즈는 사람들이 혜택을 보면 참여하고 싶어한다는 기본 원칙을 따랐습니다. 따라서 초기에 상당한 이점을 제공할 가치가 높은 사용 사례를 선택하는 데 특히 중점을 둡니다. 회사는 초기 사용 사례가 나머지 자동화 프로그램의 분위기를 조성할 것임을 알고 있었습니다.

이러한 초기의 고가치 사용 사례는 의도한 결과를 얻었습니다. RPA 팀은 데이터를 수집하고 자동화된 트랜잭션 수와 절약된 시간을 추적하는 메트릭 및 대시보드를 생성하는 프로세스를 마련했습니다. 이러한 메트릭은 RPA가 제공하는 가치에 대한 증거 포인트를 제공했습니다. 결과적으로 증명 요점은 재무 조직 내에서 자동화에 대한 더 많은 관심을 불러일으킬 뿐만 아니라 Applied Materials 내에서 다른 조직의 강한 관심을 불러일으켰습니다.

비즈니스-IT 연계는 야심찬 RPA 이니셔티브의 기초입니다.

비즈니스-IT 조정의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. Applied Materials는 더 적은 비용으로 더 많은 일을 한다는 불가능해 보이는 목표를 가지고 있었지만 자동화에 대한 접근 방식 덕분에 성공했습니다.

여기의 교훈은 명확하지 않기 때문에 정확하게 기억할 가치가 있습니다. 전통적인 조직은 신중하고 천천히 접근할 수 있습니다. 그러나 완전 자동화된 엔터프라이즈™가 되기 위해서는 더 많은 야망이 필요합니다. Applied Materials의 경우 이는 빠르게 움직이고, 크게 확장하고, 지속 가능성을 우선시하는 것을 의미했습니다.

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