제조업체, 경쟁 우위를 위한 클라우드 도입의 필수성

클라우드, 단순 스토리지를 넘어 혁신의 도구로

많은 조직에서 클라우드는 여전히 저장과 백업 용도로만 인식됩니다. 하지만 그 이상을 바라보는 조직에게 클라우드는 대규모 기업이 지배하는 시장에서 효과적으로 경쟁할 수 있게 하는 혁신적 도구가 됩니다.

왜 매입채무(AP) 자동화부터 시작해야 하는가?

전통적으로 제조업체는 수많은 공급업체 송장을 받습니다. 송장을 수작업으로 처리하는 데는 상당한 시간과 인적·재정적 자원이 소요됩니다. 또한 수작업 프로세스에서 완전한 정확성을 일관되게 달성하기는 어렵습니다. 오류 가능성이 항상 존재하기 때문입니다.

현대 제조 환경에서는 송장이 다양한 형식과 위치에서 도착하기 때문에 이 어려움이 더 커집니다. 종이, 온라인 시스템, 이메일, PDF 등 다양한 형태로 송장이 들어옵니다. 복잡한 수작업 프로세스는 처리 소요 시간을 14일 이상으로 늘려, 연체 수수료 위험을 키우고 조기 지급 할인 혜택과 공급업체 관계 개선의 기회를 놓치게 만듭니다.

통계적으로 대기업이 송장 지급을 제때 하지 못하는 경향이 더 크지만, 이들은 여유 자금과 금융 역량으로 연체 수수료를 흡수할 수 있습니다. 하지만 안정적이고 일관된 자금 조달이 어렵고 가용 현금이 적은 많은 조직에는 해당되지 않습니다. 효과적인 AP 관리는 이 문제를 해결해, 기업이 신뢰할 수 없다고 판단한 공급업체가 향후 계약을 거부하는 상황을 방지합니다.

생산 라인 효율성과 행정 자동화의 연계

제조 비즈니스의 성공은 생산 라인의 효율성에 달려 있습니다. 행정 프로세스를 자동화하면 다른 부가가치 서비스에 자원을 투입할 수 있습니다. 예를 들어 현지 생산을 유지하고 아웃소싱 필요성을 줄일 수 있습니다. 이미 생산이 여러 글로벌 사무소에 분산되어 있다면, 송장을 현지에서 업로드하고 자동으로 처리한 뒤 본사에서 통합 관리할 수 있습니다.

AP 자동화로 기초를 다지면, 핵심 프로세스부터 시작해 전체 재무 프로세스 제품군으로 확장할 수 있습니다. 제조업체는 영업 주문, 납품 메모, 구매 요청 처리도 자동화할 수 있습니다. 이렇게 재무 제품군 자동화를 구축하면 생산성과 투자 수익률(ROI)을 모두 극대화할 수 있습니다.

클라우드가 어떻게 도움이 되는가?

클라우드는 애플리케이션이나 프로그램이 여러 컴퓨터에서 동시에 실행될 수 있는 인프라입니다. 다른 유형의 네트워크를 가리킬 수도 있지만, 클라우드 컴퓨팅은 일반적으로 인터넷을 의미합니다. 이 의미에서 기업은 소프트웨어에 대한 접근을 제공하지만, 고객에게 물리적 복사본을 배포하는 대신 중앙 서버에 저장합니다. 고객은 인터넷에 접속해 보안 서버에 로그인함으로써 소프트웨어를 이용할 수 있습니다. 이것이 SaaS(Software as a Service) 모델입니다.

소프트웨어가 제공자의 중앙 서버에서 실행되므로, 고객은 자사 컴퓨터에 소프트웨어를 저장하고 실행할 필요가 없습니다. 이는 컴퓨터 메모리를 확보하고 성능을 높여줍니다.

클라우드 기반 AP 자동화

클라우드 기반 SaaS를 이용해 백오피스 AP 기능을 자동화하면, 추가 하드웨어와 소프트웨어에 대한 IT 개입이나 투자 없이 송장 수집·처리를 위한 완전한 솔루션을 도입할 수 있습니다.

가장 효과적인 솔루션은 문서에서 데이터를 자동으로 추출해, 예를 들어 주소나 회사명 텍스트와 발주 번호를 구별합니다. 이 정보 추출을 자동화하면 제조업체는 송장을 발주서와 납품 메모와 자동으로 매칭할 수 있습니다. 모든 관련 문서가 준비되고 정보가 일치하면, 소프트웨어는 송장을 지급 처리하고 정보를 클라우드에 안전하게 함께 저장합니다.

이제 제조업체는 그 어느 때보다 비즈니스 프로세스를 완전히 자동화하기 좋은 위치에 있습니다. 과거에는 처음부터 비싼 추가 하드웨어, 소프트웨어, 인프라가 필요해 종합적인 프로세스 자동화는 대기업의 전유물이었습니다. SaaS 모델은 초기 투자 없이, 극도로 빠른 구현 시간으로 중소 제조업체도 동일한 결과를 누릴 수 있게 합니다. 몇 주 안에 관리자는 외부에서, 심지어 사무실을 떠나서도 송장을 승인할 수 있습니다.

보안 강화와 비즈니스 효율성 동시 달성

많은 조직에서 비즈니스 프로세스 자동화를 클라우드로 이전하면 보안이 강화됩니다. SaaS나 클라우드 서비스 제공업체가 갖춘 보안과 이중화 수준을 로컬 인프라로 구현하려면 비용이 엄청납니다. 따라서 로컬 IT 환경에서 클라우드 기반 서비스로 이전하면 보안을 강화하면서 비즈니스 효율성도 높일 수 있습니다.

성장을 위한 포지셔닝

송장 처리, 지급 관리, 현금 흐름 계획, 공급망 유동성 유지 외에도, 제조업체는 감사를 위한 효과적인 문서 추적을 보장해야 합니다. 클라우드 기능을 활용하면 재무 기능을 간소화하고 규정 준수에 필요한 시간을 대폭 단축할 수 있습니다. 클라우드 자동화 서비스는 어떤 규모의 기업이든 송장이 도착하는 즉시 스캔해 안전하게 온라인에 저장할 수 있게 합니다. 클라우드 기반 송장 시스템은 유연한 자원 배치와 비즈니스 활동의 효율적 재확장 능력을 제공해 제조업체의 성장을 뒷받침합니다. 특히 공급업체 수가 많고 연간 5,000건 이상의 송장을 처리하는 기업에서는 재무 기능의 75% 시간 절감이 흔합니다.

송장 처리가 더 이상 의사결정자의 소중한 시간을 차지하지 않습니다. 관리자는 소프트웨어가 식별한 소수의 예외 건에만 집중하면 됩니다. 이는 스마트폰, PC, 태블릿 어디서든 승인할 수 있습니다. 산더미 같은 송장을 처리하느라 귀중한 사무실 시간을 쓰는 대신, 관리자는 비즈니스 성장, 공급업체 관계 개선, 시장 최고 경쟁사와의 경쟁에 집중할 수 있습니다.

ReadSoft 연구에 따르면 제조업체의 77%가 수작업 영업 주문 처리가 성장을 저해한다고 믿으며, 61%는 여전히 종이 영업 주문을 받아 수작업으로 처리합니다. 핵심 AP 프로세스를 자동화함으로써 조직은 기술을 통한 성장의 입지를 다집니다. 그러면 영업 주문 자동화로 나아가는 명확하고 간단한 단계가 되며, 영업 주문 이행 지연 시간을 42% 단축할 수 있습니다.