획득가치관리(EVM) 마스터: 정밀하고 자신감 있게 프로젝트 추진

획득가치관리(Earned Value Management, EVM)는 계획 예산과 실제 비용 및 수행된 업무를 비교하는 것으로, 반세기 이상 핵심 프로젝트 관리 기법으로 자리잡았습니다. 프로젝트 범위, 시간, 비용 측정을 결합한 이 기법은 미 해군 폴라리스(Polaris) 핵 프로그램 이후 미 국방부(DoD) 계약에 사용된 프로젝트 원가 회계의 주요 개선을 촉발하며 주목받게 되었습니다.

군 부문과 군수 계약업체는 이제 프로젝트 계획 수립, 예정된 업무에 가치 지표 할당, 완료된 업무 정량화 및 이를 유동성 이벤트나 지급에 연계하는 규칙 설정을 위해 하나 이상의 고도로 정교한 방법을 사용합니다. EVM이 전사적 프로젝트 관리에 효과적인 도구이기 때문에, 일부 조직은 내부 효율성과 책임성 강화를 위해 EVM 프로그램을 구현했습니다. DoD 공급망에 참여하는 다른 조직들은 계약상 EVM 보고 의무가 있을 수 있습니다.

보고 요건이 각 기관, 군 부문, 계약마다 다를 수 있으므로, 기업이 자사 상황에 적합한 EVM 관행을 구현하는 데 엔터프라이즈 소프트웨어가 필수적입니다. 여러 정부 기관을 위해 일하는 경우에도 마찬가지입니다.

프로젝트 관리 연속성 보장

EVM 프로그램은 적시·예산 내 프로젝트 납품을 위한 단순한 내부 프로세스부터, 시스템 엔지니어링이나 수명주기 유지보수를 위한 복잡한 다년 약정까지 다양합니다. 기업은 프로젝트 관리와 원가 회계의 더 세분화된 요소가 비즈니스에 얼마나 중요한지 고려해야 합니다. 모든 회사가 동일한 수준의 엄격한 예산편성·예측, 비용·진도 수집을 요구하지는 않습니다.

프로젝트 관리는 조직 운영 관리를 돕는 도구입니다. 상세한 지출 일정이 필요하지 않다면, 예산편성과 예측 없는 기본 프로젝트 관리로도 작동합니다. 회색지대가 있지만, 이 연속체상에는 몇 가지 뚜렷한 정거점이 있습니다:

국방 중심 솔루션

일부 엔터프라이즈 소프트웨어 솔루션은 방산 계약업체 EVM 요건을 염두에 두고 특별히 설계됐으며, 사용자가 통제 예산과 지속적 예측 또는 완료추정치(ETC)를 생성할 수 있게 합니다. 예상 금액은 고객에게 납품할 최종 품목에 필요한 자재, 계획된 자원 시간, 수동 입력을 기반으로 할 수 있습니다.

예측값은 프로젝트 기간 내내 선형적으로 계획하거나, 여러 기하학적 곡선을 사용해 분산하거나, 특정 기간에 수동 입력할 수 있습니다. 소프트웨어는 엔지니어링이나 프로젝트 관리 같은 지원 업무의 정확한 비용, 구매와 제조의 생산 비용을 각각의 작업분해구조(WBS) 요소에 대조해 수집할 수 있습니다. 게다가 각 WBS 요소는 업무 완료 시 진도를 검색할 수 있습니다.

적절히 구성되면 프로젝트 ERP가 최소한의 인간 개입으로 EVM 지표를 자동화해, 구매와 시간 청구 같은 소프트웨어 내 정상 기능 수행 외 노력 없이 예산 대비 성과 아이디어를 조직에 제공합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어

독립형 프로젝트 관리 소프트웨어는 EVM에 장단점이 있습니다. 비용과 일정 성과 모두 측정할 수 있게 하고, 예산과 일정 대비 성과 데이터를 분석·제시하는 도구를 제공합니다. 단점은 이 데이터가 기업 자원 계획(ERP) 소프트웨어와 별도 사일로에 존재한다는 점입니다. ERP는 비즈니스 트랜잭션이 발생하고 고위 의사결정자를 위해 중앙 보고로 롤업되는 기업 기록 시스템입니다.

프로젝트 ERP

ERP 소프트웨어가 반복 제조 분야에서 발전했을 수 있지만, 일부 ERP 제품은 더 프로젝트 중심 비즈니스 모델로 이동했습니다. 프로젝트 ERP는 주문제작 엔지니어링(ETO) 제조, 연구개발, 플랜트 인프라 프로젝트, 건설 또는 신제품 개발 같은 환경 니즈를 충족합니다. 계획, 원가 수집, 스케줄링 같은 다른 ERP 기능이 이를 지원합니다. 이 통합 솔루션은 더 높은 정교함 수준을 가지며 독립형 프로젝트 관리 소프트웨어보다 더 많은 혜택을 제공합니다.

프로젝트 ERP 제품은 프로젝트 수명주기 동안 효과적 관리, 유연한 작업 패키지나 WBS 개발, 예산 생성(계획 시간/비용/수익 포함), 다양한 비용/시간/수익 값 수집, 활동 스케줄링·통제, 엔지니어링·행정 같은 지원 서비스 제공 등 수많은 기능을 가능하게 합니다.

하지만 프로젝트 ERP에도 한계가 있습니다. 많은 솔루션이 프로젝트 기간 동안 비용을 균등하게 캘린더화(calendarize)하도록 돼 있어, 특별히 다르게 수행하도록 구성되지 않는 한 그렇습니다. ERP 벤더가 EVM 역량을 제공한다고 해서 그 소프트웨어 부분을 라이선스받았거나, 모든 니즈를 충족한다고 가정해선 안 됩니다. 지출 캘린더화 일정과 올바른 시기에 제작될 부품 계산·계획 도구가 필요하다면, 이러한 혜택을 받고 있는지 확인하기 위해 까다로운 질문을 던져야 합니다.

특정 요건 인지하기

연방정부 계약업체 사이에서도 많은 회사가 이 수준의 정교함, 즉 비용과 수익이 특정 달과 긴밀히 연계된 엄격한 계획을 필요로 하지 않을 수 있습니다. 현재 회사들이 마이크로소프트 프로젝트(Microsoft Project) 같은 독립형 소프트웨어로 프로젝트 정보를 관리하는 게 일반적입니다. 일부는 특정 프로젝트 소프트웨어를 쓰지 않고 스프레드시트로 결과를 추적합니다. 이 방법은 정교함이 부족하지만, 그런 회사들은 덜 복잡한 프로젝트 ERP 솔루션으로 고객 프로젝트나 프로그램 관리 활동을 단순히 관리할 수 있습니다.

더 높은 요건을 가진 회사들은 EVM ERP 솔루션의 예측 역량이 필요할 수 있는데, 이는 캘린더화, 예산편성, 재예측을 가능하게 합니다. 이는 캘린더화된 예산의 명확한 뷰 위에 버전 관리를 제공합니다.

흔한 선정 실수 피하기

실수는 임원진이 EVM 소프트웨어 요건을 정의하고, 평가하고, 궁극적으로 구현할 때 종종 발생합니다. 첫째, 잘못된 가정을 합니다. 회사들은 소프트웨어가 어떻게 작동해야 한다고 느끼는지 기반해 가정합니다. 예를 들어, 비용 캘린더화 일정을 얻는다고 가정하지만 아닐 수 있습니다. 소프트웨어가 올바른 시기에 제작될 부품의 비용과 일정 계산 능력을 가졌더라도, 예상 비용이 올바른 기간에 있거나 그 기간의 올바른 값이 될 것이라고 보장하지 않습니다. 회사는 이 요건을 범위에 반영해야 합니다. 프로젝트 관리 모듈이 활동을 계획한다고 해서 원하는 기간에 비용을 예산화할 것이라고 가정하지 마십시오.

회사는 또한 EVM 기초와 소프트웨어가 이를 어떻게 다루는지 이해하고 있는지 확인해야 합니다. 많은 회사들이 EVM 요건에 대해 구체적이고 독특한 의견을 가지며, 그 요건을 지배하는 원천 자료를 재검토하는 게 유용합니다. 소프트웨어가 현재 관행과 다른 방식으로 요건을 효과적으로 충족할 수 있습니다. 제안 평가 시 이를 염두에 두십시오.

셋째, EVM 프로세스 자동화 결과 투자수익을 고려하는 게 중요합니다. EVM 시스템은 ERP 프로젝트 기간 동안 비부가가치 업무를 제거할 수 있습니다. WBS가 소프트웨어에 설정되면, 그 템플릿을 복사해 새 프로젝트 수요를 입력하는 게 간단합니다. 이를 통해 한발 물러나 애플리케이션 내 다른 기능을 통해 프로젝트에서 정보를 수집하며 나머지 ERP와 계획 기능이 제 길을 가도록 할 수 있습니다. ERP 프로젝트 사용에 대한 이 직관적 접근은 더 복잡한 설정에 투자하지 않고도 상당한 혜택을 제공할 잠재력이 있습니다.

목표와 기대치 알기

회사가 EVM 뒤에 얼마나 많은 디테일이 필요한지 이해하고, 현재 요건과 그에 대한 필요성을 저울질하는 것이 필수적입니다. 모든 회사 목표를 충족하는 단일 소프트웨어는 없지만, 정교한 솔루션이면 근접할 수 있습니다. 하지만 회사가 고려해야 할 것은 기대치를 충족하는 데 얼마나 많은 시간, 에너지, 투자가 들지입니다.

크리스토퍼 커밍스(Christopher Cummings)는 IFS 북미 애플리케이션 애널리스트입니다.