미래 대비 조달: 공급망 과제 극복을 위한 5가지 필수 전략

지속적인 설문조사에 따르면 조달 전문가의 66% 이상이 코로나19 팬데믹 기간 동안 조달 프로세스에서 가장 큰 부담이 된 지점으로 공급망 탐색을 꼽았습니다. 전 세계가 손소독제부터 방호복까지 비즈니스를 평상시처럼 유지하기 위해 동일한 상품과 서비스를 대거 필요로 했음을 고려하면, 공급망 부족 탐색이 공통 주제로 부상한 것은 놀랍지 않습니다.

최소 향후 1년간 공급망 과제가 지속될 것으로 예상됩니다. 우리는 팬데믹의 여파를 공동으로 헤쳐나가고 있기 때문입니다. 이에 조달 팀들은 프로세스를 디지털화하고 적응하기 위해 그 어느 때보다 기술에 의존하고 있습니다. 조달 디지털화 프로세스는 반응(react), 재평가(reevaluate), 미래 대비(future-proof)라는 세 가지 새로운 단계로 진행됩니다. 조달 팀은 코로나19 이전 운영 설정에 따라 다른 단계에 있을 수 있습니다.

반응(React)

코로나19 팬데믹이 처음 닥쳤을 때, 조달 팀은 프로세스를 평상시처럼 유지하기 위해 가능한 모든 것을 해야 했으며, 이는 전략적 결정보다는 반응적 결정으로 이어졌습니다. 조달 디지털 전환의 '반응' 단계에는 다음과 같은 이니셔티브가 포함됩니다.

• 긴급한 공중 보건 및 안전 요청에 더 효율적으로 대응하기 위해 운영을 온라인으로 가져와 간소화
• 원격 근무나 제한된 사무실 접근 환경에서 더 나은 원격 근무 능력 활성화
• 공급망 혼란 속에서 공급업체 풀을 다변화하고 확장하기 위해 벤더 데이터베이스 같은 온라인 리소스 활용 등

일부 팀은 인프라가 갖춰져 있어 빠르게 반응할 수 있었지만, 다른 팀들은 긴급 대응을 효과적으로 처리하기 위해 단기간에 새로운 도구와 프로세스를 채택해야 했습니다. 지속 가능한 디지털 프로세스(검증된 전자조달 도구 등)로 이동할 선견지명이나 전략적 계획이 있었던 팀들은 약간의 조정만으로 미래에도 계속 사용할 수 있습니다. 반면 다소 긴급한 패닉 상태에서 상황에 반응했던 팀들(많은 이들이 그랬듯!)은 지금 자신들이 사용하는 도구와 프로세스를 재평가하게 될 수 있습니다.

재평가(Reevaluate)

조달 팀이 코로나19 관련 긴급 요청과 니즈에 계속 대응하면서, '반응' 단계에서 처음 채택한 도구와 프로세스를 재평가해야 합니다. 효율성 격차, 주 규정 준수 미흡, 그리고 이러한 솔루션이 팬데믹 이후에도 지속 가능한지 식별해야 합니다. 이 재평가 단계에서 조달 팀은 다음 질문들을 통해 운영과 도구를 평가해야 합니다.

• 엔드투엔드(즉, 접수부터 계약 관리까지) 운영이 디지털화되고 연결되어 있는가?
• 프로젝트 파이프라인이 한 곳에 중앙화되어 있고 쉽게 접근 가능한가?
• 프로세스들이 모든 내부 고객에게 직관적이고 사용하기 쉬운가?

또한 맥킨지(MicKinsey)에 따르면 미국에서 디지털 및 비대면 서비스 수요가 20% 증가했으므로, 조달 팀은 장기 디지털화 프로세스를 결정하며 이 수요를 다뤄야 합니다. 조달이 코로나19에 신속히 대응해 디지털 결제와 서비스 제공(특히 공공 부문)을 제공한 것은, 팬데믹 이후에도 고객이나 구성원들이 기대할 선례를 만들었습니다.

미래 대비(Future-Proof)

광범위한 백신 배포 같은 발전으로 코로나19 제한과 봉쇄의 끝이 보이면서, 많은 조직이 팬데믹 이후를 진지하게 생각하기 시작했습니다. 코로나19는 위기 시 조달의 중요한 역할을 조명했습니다. 조달은 종종 '레드 테이프(불필요한 행정 절차)' 부담으로 묘사되지만, 조직 내에서 공급망 프로세스의 중요하고 전략적인 플레이어로 인식될 것입니다. 조달 팀은 효율성, 컴플라이언스, 벤더 참여에 초점을 맞춘 디지털 전환 기반을 구축해 회복 니즈를 충족하고 지속가능성, 회복탄력성, 기술적 적응에 대한 증가하는 수요에 응답해야 합니다.

조직들이 지난 1년간 이 세 단계를 거치며 계속 전환함에 따라, 우리는 공급망 내 조달 기능을 감싼 5가지 핵심 트렌드의 증가를 목격했습니다. 이 트렌드들은 조직이 '미래 대비' 단계에 진입해 기술을 모든 것을 위한 이퀄라이저로 활용할 때 고려해야 합니다.

1. 비용 절감 결정. 조달은 더 적은 것으로 더 많은 것을 해야 할 뿐만 아니라, 제한된 자원에도 불구하고 나머지 기관이 번영하도록 도울 전략을 제공해야 합니다.

북미 전역의 조달 팀들이 코로나19 팬데믹 초기 전략적 잠재력을 입증했기에, 비용 절감과 계획 및 예산 재우선순위화에 있어 주요 의사결정자로 불릴 것입니다.

2. 원격 근무. 코로나19는 공공 부문 직원들에게 비교적 새로운 원격 근무의 새로운 정상화를 가져왔습니다. 2019년 기준 미국 연방 인력의 42%만 원격 근무 자격이 있었던 반면, 2020년 내내 미 육군은 원격 근무 능력이 400% 증가했습니다.

조달은 필수 제품과 솔루션을 소싱해 인프라를 안전하고 효과적으로 구축해야 할 것입니다. 이는 진화하는 업무 요건을 지원하기 위해 IT 부서와 긴밀히 협력하는 것을 의미합니다.

3. 효율성과 적응성. 조달의 넥스트 노멀은 조달 프로세스를 재검토해 장기적으로(비상시뿐만 아니라) 더 빠르고 민첩하게 만들어 이해관계자와 구성원들의 새로운 기대를 충족하는 것을 포함합니다.

조달 팀, 특히 공공 부문의 팀들이 향후 몇 달간 예측되는 경제적 격랑에 대비함에 따라, 더 많은 입찰을 더 효율적으로 실행할 수 있는 능력은 예산 재우선순위화와 자원 삭감 속에서도 기관을 더 빠르고 강하며 생산적으로 만듭니다.

4. DBE 계약에 집중. 블랙 라이브즈 매터(Black Lives Matter) 같은 사회 정의 운동이 작년 한 해 동안 시민들을 정부로 향해 변화를 요구하게 했습니다. 많은 이들이 모르는 사실은 정부 부문 조달 부서가 다양한 공급업체를 위한 공평한 경쟁의 장을 만들어 사회적 선을 증진할 기회가 있다는 것입니다.

취약 기업(DBE)은 항상 공공 조달 팀의 초점이었지만, 지난 해 우선순위 초점이 되었고 이 트렌드는 계속될 것입니다. 이에 팀들은 기술(전자조달 도구 등)을 활용해 계약 수여와 감사에 이퀄라이저 역할을 하게 함으로써 DBE와 비DBE 벤더 계약 간 균형이 이루어지도록 할 수 있습니다.

5. 데이터와 AI. 조달은 항상 '만능 재주꾼, 전문가는 없음' 부서로, 건설부터 IT, 전문 서비스까지 모든 분야의 전문성을 갖추길 기대받습니다. 결과적으로 조달 에이전트들은 템플릿을 구글링하거나 다른 기관 동료와 통화하며 그들이 새 카테고리에 어떻게 접근하는지 확인하는 데 많은 시간을 쓸 수 있습니다.

조달의 넥스트 노멀은 더 데이터 기반의 의사결정을 통해 동료들로부터 벤치마크와 데이터 인사이트에 접근해 내부 고객이 올바른 요구사항을 고려하도록 안내하고, 적절한 기준 가중치 적용 같은 다른 조달 모범 사례를 적용해 성공적 결과를 달성하는 것을 포함할 것입니다.

이것이 정부, 기업 벤더, 시민들에게 의미하는 것

이 트렌드들은 이미 시장을 장악하기 시작했고 계속 그렇게 할 것입니다. 사실 조달의 넥스트 노멀의 부상(The Rise of Procurement's Next Normal) 전자책에서 지적한 바와 같이, 이들은 조달의 새로운 정상이 될 것입니다. 정부 조달 운영을 구체적으로 볼 때, 팀들은 더 민첩하고 전략적이 될 것이며, 많은 기관에서 이전에 분산되었던 구매가 조달이 데이터 기반 파트너로서의 명성을 개발함에 따라 중앙화되는 것을 볼 수 있을 것입니다.

정부는 조달 부서를 예산과 계약 관리를 통해 사회적, 경제적 결정에 영향을 미칠 능력을 가진 핵심 전략 플레이어로 보게 될 것입니다. 기업 벤더들은 조달 프로세스에 대한 더 명확한 커뮤니케이션 라인과 가시성을 갖게 될 것입니다. 따라서 벤더 선정 프로세스를 더 잘 이해하고 감사하게 될 것입니다. 특히 DBE와 관련해서요. 마지막으로 시민들은 정부 조달 팀의 결정에 의한 파급 효과를 계속 경험할 것입니다. 그러나 조달 결정이 더 효율적이기 때문에, 시민들에 대한 영향은 이전보다 더 빠르게 경험될 것입니다. 또한 경제적 변화와 혜택이 조달의 사회적 평등 트렌드가 많은 정부 조달 팀의 핵심 우선순위로 급부상함에 따라 진화할 것임도 주목해야 합니다.

코로나19가 많은 기업을 봉쇄하고 많은 사람들을 재택근무로 내몰았지만, 여러 면에서 정부 조달을 예정된 길로, 누구도 예측할 수 없었던 것보다 더 빠르게 밀어붙인 가속화된 디지털 전환의 원동력이기도 합니다.

오마르 살라예메는 본파이어(Bonfire)의 최고 고객 및 제품 책임자입니다.