지속 가능한 변화 관리: 코칭을 통해 팀에 새 프로세스 정착시키기

작성자: J.R. McGee
마스터 블랙벨트, X-Stream Leadership Group 창립자 겸 CEO

우리 대부분은 오늘날 린(Lean)과 식스시그마 도구를 사용하여 새로운 프로세스를 개발하고 데이터를 통제하는 것에 익숙합니다. 매일 연습하고, 대부분은 도구 사용이 그렇게 어렵지 않습니다! 어려운 것은 우리 팀이 이벤트와 프로젝트 중에 고안한 새로운 프로세스와 변화를 장기적으로 구현하고 지속시키는 것입니다!

저는 마스터 블랙벨트 센세이로서 전 세계 750개 이상의 개선 프로젝트를 주도, 촉진, 코칭해왔습니다. 73명의 마스터 블랙벨트를 교육하고 인증했으며, 현재 3명이 추가 교육 중입니다. 지속가능성 이슈를 직접 경험하고 여러분처럼 고군분투했습니다. 그 경험 덕분에 새로운 아이디어의 60~80% 실패율을 12개월 이상 새로운 아이디어와 변화를 지속하는 70% 이상의 성공률로 전환할 수 있는 기술과 구조가 있음을 알게 되었습니다. 진짜 열쇠는 이벤트 이후에 무슨 일이 일어나느냐입니다!

실패 모드 1: 프로젝트 아웃브리프에서 논의된 것들이 단순히 좋은 아이디어이고 모두가 "좋아했다"는 이유만으로 실행될 것이라고 믿는 것

가장 흔한 실패 모드이자 가장 극복하기 쉬운 모드입니다. 주요 문제는 사람들이 이미 하고 있는 일 위에 덧붙여 "일을 처리할 수 있다"고 믿는 것입니다. 솔직히 말해서, 우리 이벤트에 "할 일 찾으러" 오는 사람은 거의 없습니다. 예외 없이, 필요한 사람들을 모으는 것은 이를 뽑는 것과 같습니다! 그들은 이미 정규 업무로 너무 바빠 프로젝트 회의 참석조차 버거워합니다. 그런데 우리가 그들이 변화를 실행할 시간이 많을 거라고 생각합니까? 전혀 아닙니다! 성공하려면 "대신" 접근법을 채택해야 합니다. 이 사람들이 휴가나 병가를 갈 때처럼 누군가가 그들의 업무를 대신해야 합니다. 대행자가 없다면 그것은 단순히 경영 101의 실패입니다. 귀하/그들의 일정 중 하루에 몇 시간이나 주중 4시간 블록을 전담할 수 있는 사람을 적극적으로 찾아 액션 아이템을 수행할 구체적 전용 시간을 확보하세요. "여유 시간이 생길 때까지 기다린다"는 것은 실패를 위한 계획입니다!

실패 모드 2: 열악한(또는 더 나쁜 없는) 효과적인 커뮤니케이션 계획

팀 리더가 "뭐 하고 있는지 이메일로 알리면 되지"라고 말한 횟수를 셀 수 없습니다. 이메일은 상태 전송, 본인이 무언가를 했거나 말했다는 증명(CYA 1단계), 친구들에게 연락해 비공식적 계획을 세우는 데는 훌륭합니다. 하지만 이메일은 정보 전달에 최악입니다! 새로운 프로세스 변화를 사용하거나 영향을 받는 모든 사람은 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 어떻게, 얼마나 자주 할지에 대한 직접적인 정보를 얻어야 합니다. 그래야 할 때가 되었을 때 무엇을 해야 할지 알 뿐만 아니라 언제 해야 할지도 알 수 있습니다. 파워포인트 불렛을 읽어주거나 핸드아웃을 나눠주는 것으로 끝내지 마세요. 커뮤니케이션을 개인화하고 각자가 정보를 받고 싶은 방식에 맞게 조정하세요. 실습하게 하세요. 새로운 프로세스 시뮬레이션을 하게 하고, 안내하며, 그들이 "새로운 방식대로 작업해보게" 하세요. 그러면 질문을 생성하고 무엇이 바뀔지, 자신이 구체적으로 무엇을 다르게 해야 할지, 언제 이러한 변화가 실제로 일어날지에 대한 확고한 상황 인식을 개발할 수 있습니다. 단순히 무언가가 바뀔 거라고 말하는 것은 또 다른 금박을 입힌 실패의 길입니다.

실패 모드 3: 효과적인 책임 소재가 거의 또는 전혀 없는 것.

이는 주로 각 액션 아이템의 책임자 식별에 반영됩니다. 두 명 이상이 기재되거나, 더 나쁘게는 "팀"이 기재되면 장렬히 실패할 궤도에 오른 것입니다. 해군 제독 하이만 리코버가 유명하게 말했듯, "책임질 사람의 배꼽에 손가락을 대지 못한다면, 아무도 책임이 없는 것입니다!" 그는 정확히 맞았습니다. 책임이 공유되면 책임감이 사라집니다. 한 항목이나 행동을 완수하는 데 한 명 이상의 사람이 필요할 수 있습니다. 하지만 각 액션 아이템에 대해 그 항목의 성공 또는 실패에 답할 단 한 명의 책임자가 있어야 한다는 점을 충분히 강조할 수 없습니다!

실패 모드 4: "긴급함의 폭정"이 중요한 것의 실행을 압도하도록 허용하는 것.

이는 주로 효과적인 후속 조치나 팔로우업이 거의 또는 전혀 없는 데서 나타납니다. 촉진자나 팀 리더가 정기적으로 회의를 열어 상태를 보고하고 진행 상황과 문제를 논의하지 않을 때 가장 자주 봅니다. 기억하세요, 사람들은 이미 매일 할 일이 산더미입니다! 2주마다 1시간씩 만나는 것이 대부분의 상황에 이상적입니다. 매주 만나면 부담이 되고, 3주 이상 간격이 생기면 일들이 잊히거나 일상 투쟁에 압도되기 쉽습니다. 또한 액션 아이템 상태를 색상으로 구분하세요. 파란색은 100% 완료, 녹색은 모든 것이 순조롭고 일정대로, 노란색은 일정 지연이나 예상치 못한 저항 발생, 빨간색은 중대 실패나 현재 자원/권한으로는 구현 불가능을 의미합니다. 1시간 회의에서는 빨간색만, 시간이 되면 노란색만 다루세요. 팀원들이 녹색과 파란색을 듣기 위해 앉아 있는 것은 심각한 동기 저하 요인입니다. 특히 자신과 관련 없는 경우 더욱 그렇습니다. 사람들의 시간을 낭비하는 것은 미래 회의 참석을 유도하는 좋은 방법이 아닙니다! 마지막으로, 사람들이 "왜 안 될지 설명하게" 시간을 쓰지 마세요. 그것은 모두의 시간을 완전히 낭비하는 것입니다. 오직 문제를 해결하고 원하는 결과를 달성하기 위해 무엇을 할 것인지만 논의하게 하세요!

이것들은 조직에서 주요 변화를 실제로 구현하는 성공률을 크게 높일 수 있는 몇 가지 방법일 뿐입니다. 이제 나가서 여러분의 세상을 바꾸세요!

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