재고 관리 마스터하기: 방법 선정, 데이터 분석, 효과적 정책 수립을 위한 51가지 검증된 팁

재고 관리는 모든 산업 분야의 기업에 있어 중요한 기능입니다. 효과적인 재고 관리 방법이 없으면 공급망이 악화되고, 고객 요구를 충족할 수 없으며, 궁극적으로 기업의 수익성이 이러한 부실을 반영하게 됩니다.
그러나 적절한 재고 관리 방법 선택, 프로세스 준수를 보장하는 효과적 정책 개발, 재고 관리 정확도 개선, 정확한 데이터 수집 및 이를 비즈니스 타 영역에 활용하는 일은 단순하고 일괄적인 해결책이 없는 과제입니다.
따라서 기업의 현재 비즈니스 상황을 평가하여 핵심 니즈를 파악하고, 이러한 고유한 요구사항에 가장 잘 부합하는 시스템 선택과 프로세스 개발은 재고 관리 시스템을 처음 도입하는 기업에게 필수적인 첫 단계입니다. 또한 조직 내 성장이나 변화가 발생했을 때 현재 시스템과 프로세스가 여전히 적절한지 주기적으로 감사하는 것도 좋은 방법입니다.
기업이 비즈니스 요구사항에 적합한 방법론을 선택하거나 개발할 수 있도록, 재고 관리 방법에 대한 51가지 전문가 팁을 정리했습니다. 올바른 재고 관리 프레임워크 또는 방법론 선택부터 기업의 고유한 비즈니스 니즈 이해, 효과적인 재고 관리 정책 수립 및 집행까지 폭넓게 다룹니다. 특정 섹션의 팁을 보려면 아래 링크를 이용해 각 카테고리로 이동하세요.
바로가기:

• 올바른 재고 관리 방법 선택하기
• 재고 관리 기초
• 효과적인 재고 관리를 위한 데이터 수집 및 분석 팁
• 자사 재고 및 니즈 파악하기
• 효과적인 재고 관리 정책 수립하기

올바른 재고 관리 방법 선택하기

1. 최소-최대(Min-Max) 재고 관리 방법은 특정 품목에 유지해야 할 재고량을 정의하는 데 도움이 됩니다. “재고 니즈를 면밀히 검토한 후, 각 제품을 얼마나 보유해야 하는지 상한선과 하한선 두 개의 선을 설정합니다. 하한선에 도달하면 상한선을 넘지 않는 선에서 해당 제품을 주문합니다. 중간에 있는 한 괜찮습니다.
“장점: 이 방법은 단순하며 재고 균형 맞추는 작업을 상당히 간단하게 만듭니다.
“단점: 단순함이 문제가 될 수 있습니다. 제품을 너무 많이 주문하거나 도착 전에 품절될 수 있습니다.” – Robert Lockard, 4 Inventory Control Methods You Need to Know, Inventory System Software; Twitter: @Fishbowl
2. ABC 방식은 일부 산업에서 가장 일반적으로 사용되는 재고 관리 방법 중 하나입니다. “이는 소매 산업 전반에서 흔히 사용되는 방법으로, 때로는 다른 방법과 결합되어 더 나은 재고 통제를 달성합니다. 이는 제품이 매출 기여도와 구색 계획에서의 중요도에 따라 분류되는 재고 분류 기법에 가깝습니다.
“A-카테고리 제품은 매출에서 가장 큰 비중을 차지하는 핵심 제품이자 마진이 높은 플래그십 제품입니다. 보통 구색의 상위 20% 제품이 전체 매출의 80%를 기여하며, 매출 손실 방지를 위해 엄격한 재고 통제가 필요합니다. 20% 제품이 80% 매출을 차지한다는 것은 80-20 법칙 또는 파레토 원칙으로 알려져 있습니다.
“C-카테고리 제품은 매출 기여도가 낮은 하위 제품입니다. 이 품목들은 비즈니스에 한계적으로 중요하며 오직 고객 요구 충족을 위해 유지됩니다.
“B-카테고리 제품은 소매업체에 중요하지만 A-카테고리 제품보다는 덜 중요합니다.” – Suresh Ram, Types of Inventory Control Systems, Discuss Retail in Detail
3. 공급업체 관리 재고(VMI)는 일부 산업에서 선택 가능한 옵션입니다. “이름에서 알 수 있듯, 공급업체 관리 재고(VMI)는 공급업체(벤더)가 관리하는 재고입니다. 최소한 이는 공급업체가 언제, 얼마나 보충할지 결정한다는 의미입니다.
“공급업체 관리 재고는 새로운 개념이 아닙니다. 오래전부터 존재했으며 생각보다 훨씬 흔합니다. 레스토랑에서 일해본 적이 있다면 ‘빵 납품업자’가 매일 또는 이틀에 한 번씩 와서 재고(빵, 번 등)를 직접 확인한 후 트럭에서 제품을 채워 넣는 모습을 보았을 것입니다. 이발소에서는 이발사가 판매하거나 사용하는 많은 헤어 제품도 공급업체가 관리합니다. 이 경우 해당 제품의 영업사원이 실제로 ‘관리’하며 자동차 트렁크에서 이발소에 재고를 보충할 수도 있습니다. 과거 독립 철물점에서는 너트, 볼트, 와셔, 오링 등이 공급업체에 의해 관리되곤 했습니다. 대규모 기업에서는 배송 상자, 사무용품, 청소/유지보수 용품이 공급업체 관리 대상이 될 수 있습니다.” – Dave Piasecki, Vendor-Managed Inventory (VMI): What is it and When Does It Make Sense to Use It, InventoryOps.com

4. 적시 생산(Just In Time) 재고 관리 방법은 위험한 관행으로 여겨지지만, 기업이 보유하는 재고량을 줄여 간접비를 절감할 수 있습니다. “적시 생산(JIT) 방식은 기업이 보유한 재고량을 줄이는 데 초점을 맞춥니다. 배송 또는 판매 며칠 전에만 재고를 구매하여 물품이 사용 직전에 도착하도록 하기 때문에 위험한 기법으로 간주됩니다.
“JIT는 재고 보유 비용을 낮추고, 재고가 수개월간 선반에 쌓이는 데드스톡 상황을 방지합니다. 고객 구매 습관, 계절적 수요, 신뢰할 수 있는 공급업체 및 운송 채널에 대한 철저한 조사 없이 JIT를 도입하면 위험과 실수를 최소화할 수 없습니다.” – Inventory Management Techniques, Trade Gecko; Twitter: @tradegecko
5. 다기간 재고 방식에는 고정 주문량과 고정 기간 주문이라는 두 가지 주요 변형이 있습니다. “다기간 재고 모델에는 두 가지 변형이 있습니다. 고정 주문량 시스템은 주문할 때마다 고정된 수량을 주문합니다. 주문 시점은 최소 재고 수준 도달과 같은 이벤트 발생 시입니다. 두 번째 변형은 고정 기간 모델로, 예를 들어 월간 재고 검토 시점과 같은 특정 시기에 주문합니다. 주문량은 필요한 재고량에 따라 달라집니다.
“이 모델들의 주요 차이점은 고정 주문량 모델에서는 재고 수준이 적절한 수준으로 떨어졌을 때 주문되도록 지속적인 모니터링이 필요하다는 것입니다. 고정 기간 모델에서는 주문 시점에만 재고 수준을 확인합니다. 고정 주문량 모델에서는 재고 수준이 보통 더 높으며, 더 비싸고 중요한 품목에 사용되는 경향이 있습니다. 또한 재고 모델을 지속적으로 측정해야 하므로 유지 관리에 더 많은 시간이 소요됩니다.
“고정 주문량 모델은 제품 수요가 일정하고, 리드타임이 알려지고 신뢰할 수 있으며, 가격 변동이 없고, 주문 비용이 일정하며, 모든 주문이 충족되는 매우 안정된 상황에서 사용됩니다.” – Peter Carr, Week 7: Inventory Management, BE 603 Operations and Supply Chain Management (Conrad Centre for Business Entrepreneurship and Technology, University of Waterloo 제공); Twitter: @UWaterloo
6. 가장 효과적인 재고 관리 방법은 회사마다, 심지어 개별 품목 카테고리마다 다를 수 있습니다. “재고 관리 방법은 회사마다, 상품마다, SKU마다 다릅니다. 느리게 움직이는 품목에 가장 잘 맞는 방법이 빠르게 움직이는 품목에는 잘 맞지 않을 수 있습니다. 한 회사가 100만 개의 서로 다른 SKU를 보유하면서 단 5가지 재고 관리 방법만 사용할 수도 있습니다. 한 가지 기억할 점은 완벽한 재고 관리 방법은 존재하지 않는다는 것입니다. 완벽한 재고 수준을 보장하는 성배나 마법의 공식은 없습니다. 기업은 비용 절감과 서비스 수준 향상을 가져오는 최적의 방법을 찾을 수 있을 뿐입니다.” – Kenneth Hamlett, Methods for Inventory Control, Chron.com; Twitter: @HoustonChron

7. 반드시 모든 기업에 맞는 단일 재고 관리 방법론이 있는 것은 아니지만, 명확한 재고 관리 시스템과 관련 정책을 개발하는 것은 모든 기업의 성공에 필수적입니다. “다양한 재고 관리 기법을 이해하려면 그것이 왜 중요한지 아는 것이 중요합니다.

• 첫째, 잘못된 재고 관리는 불필요한 운전자본 증가를 초래할 수 있습니다. 초과 자금은 회사의 성장 이니셔티브나 연구개발에 유익하게 쓰일 수 있었습니다.
• 둘째, 효과적인 재고 관리는 낮은 보관 비용으로 이어지며, 이는 회사의 수익 증가로 이어집니다. 보관 공간은 비쌉니다. 재고를 잘 관리하여 보관해야 할 상품량을 줄이면 더 적은 공간이 필요해지고, 이는 창고 임대 비용 절감으로 이어집니다.
• 셋째, 고객이 필요로 하는 제품을 가장 신속하게 제공함으로써 고객 만족을 도울 수 있습니다. 잘못된 재고 관리는 상품 가용성 저하와 배송 지연을 초래합니다. 따라서 서비스 만족도를 높이고 싶다면 재고를 잘 관리해야 합니다.
• 넷째, 장기간 재고로 보관된 상품은 변질될 수 있습니다. 이는 사업 운영에 불필요한 간접비를 초래합니다. 따라서 적절한 재고 관리는 이러한 비용을 크게 줄일 수 있습니다.
• 다섯째, 재고가 여러 위치에 분산되어 있다면 수요와 공급을 기준으로 그 재고들을 관리하는 적절한 시스템이 필요합니다. 재고 관리 기법은 다중 재고 관리에 큰 도움이 됩니다.” – Laran Joseph, Inventory Management Techniques and Their Importance, Udemy Blog; Twitter: @Udemy_Blog

8. 기업의 재고를 디지털로 관리할 수 있는 시스템을 평가할 때 핵심 기능을 찾으세요. “아니요, 엑셀로 재고를 추적하라는 게 아닙니다. 귀사의 비즈니스에 맞는 재고 관리 솔루션을 말하는 것입니다. 시중의 모든 프로그램이 모든 기업에 맞지는 않으므로, 기능과 특징을 평가하는 데 시간을 들여 귀사의 니즈와 비즈니스 니즈를 충족하는지 확인하세요. 재고 관리 시스템 평가에 대한 훌륭한 팁을 소개합니다.

• 웹 기반: 웹 기반 솔루션은 매우 유용합니다. 이 유형의 재고 관리 시스템은 예산 친화적이고, 더 많은 기능을 제공하며, 구현이 일반적으로 더 쉽습니다.
• 모바일 재고: 재고 관리 시스템을 이동 중에도 사용할 수 있나요? 웹 기반만으로는 부족하므로 아이패드, 아이폰, 안드로이드 또는 윈도우 모바일과 호환되는지 확인하세요.
• 바코드 통합: 바코딩은 데이터 입력 오류를 줄이고, 재고 관리 프로세스를 가속화하며, 일상 업무를 더 쉽게 만듭니다.
• 단위 환산: 구매 단위가 재고 단위와 다를 수 있음을 이해하는 시스템을 사용하는 것이 중요합니다. ‘위젯’을 Acme Supply에서 ‘케이스’ 단위로 구매하지만, 직원에게는 ‘개’ 단위로 지급할 수 있습니다. 한 ‘케이스’에 50 ‘개’가 들어있는 시나리오를 흔히 볼 수 있습니다. 재고 관리 시스템이 이 프로세스를 이해하는 것은 필수적입니다.
• 데이터 가져오기: 초기 데이터 가져오기로 모든 자재를 수작업으로 입력하는 데 드는 수시간 또는 수일을 절약할 수 있습니다. 이 기능이 있는지 확인하세요.
• 배치 처리: 아무도 같은 작업을 반복하고 싶어 하지 않습니다. 선택한 시스템이 대량 거래 또는 대량 프로세스를 제공하여 큰 일을 쉽게 수행할 수 있는지 확인하세요.
• 순환/실사 재고: 선반의 실제 수량이 재고 관리 소프트웨어의 수량과 일치하지 않는 시점이 옵니다. 순환 재고 또는 실사 재고가 빠르고 쉬워야 합니다. 선택한 시스템이 이러한 기능을 빠르고 쉽게 수행할 수 있는지 확인하세요.
• 알림 및 통지: 낮은 안전 재고 알림 및 기타 다양한 시스템 알림으로 자동으로 정보를 얻으세요. 누구도 놀라움을 좋아하지 않으며, 자동 알림으로 다시는 놀라지 않을 것입니다.” – 5 Simple Best Practices for Great Inventory Management, The Toolkit Group; Twitter: @TheToolkitGroup

재고 관리 기초
9. 재고 관리 시스템에는 몇 가지 핵심 요소가 포함되어야 합니다. “모든 부품 운영에는 어떤 형태든 재고 관리 시스템이 필요하며, 다음 핵심 요소를 포함해야 합니다:

• 부품이 재고에서 소진되기 훨씬 전에 부품 담당자에게 경고해야 합니다.
• 부품의 과거 구매 가격을 기록하여 가격 변동 시 관리자가 가격 인상인지 오청구인지 파악할 수 있어야 합니다.
• 최적의 가격을 제공하는 공급업체를 나열해야 합니다.
• 과거 사용률을 제공하여 관리자가 적절한 재고 수준을 결정할 수 있어야 합니다.
• 정비사 등의 인력이 최소한의 기록만 하게 해야 합니다.” – John Dolce, 15 Tips for Improving Your Inventory Control, Utility Fleet Professional; Twitter: @UtilityFleetPro

10. 먼저 계획하고, 그다음 실행하세요. “재고 관리는 지속적이고 집중적인 노력이며, 운영 수준에서만 처리되어서는 안 되는 프로세스입니다. 성공적인 재고 계획에는 마케팅, 카탈로그, 이커머스, 머천다이징 부서도 참여해야 합니다.
“마스터 프로모션 캘린더에 맞춰 재고를 관리하면 모두에게 이득입니다. 구매팀은 언제 얼마나 구매해야 할지 알고, 풀필먼트 제공업체는 추가 창고 공간을 언제 준비해야 할지 알며, 컨택센터 직원들은 통화량 증가를 예측할 수 있습니다.
“지난 몇 년간의 판매 예측을 재고 캘린더에 추가하면 계절적 수요 급증에 더 잘 대비할 수 있습니다.” – Steve Warren, 4 Tips for Effective Inventory Management, MultiChannel Merchant; Twitter: @mcmerchant
11. 유지보수 재고의 핵심 예비 부품을 파악하고 항상 재고에 있도록 하세요. “핵심 예비 부품을 파악하셨나요? 핵심 예비 부품 = 긴 리드타임(4-6주) × 생산 설비에 필수적 × 높은 부품 비용. 이 부품들은 생명보험과 같습니다. 절대 필요하지 않기를 바라지만, 필요할 때는 선반에 있어야 합니다.” – Improving Maintenance Inventory Control, Marshall Institute; Twitter: @Marshall_Inst
12. 입고 시점이 재고 손실의 핵심 포인트이므로 출하물을 면밀히 검토해야 합니다. “재고 손실의 핵심 포인트는 재고 입고 시점입니다. 패킹 리스트를 면밀히 검토하여 출하물을 기록하는 것은 재고 관리에 필수적입니다. 배송 회사가 떠나기 전에 물품을 꼼꼼히 검사하여 손상 시 클레임을 제기할 수 있어야 합니다. 각 출하물은 면밀히 확인해야 하며, 여기에는 제품 수량 세기와 패킹 리스트와의 비교가 포함됩니다. 차이는 기록해야 하며, 필요한 경우 출하 책임 공급업체에 클레임을 제기해야 합니다.” – Manage Your Inventory, Kabbage; Twitter: @KabbageInc

13. 올바른 재고 관리 팀에게 자사의 재고 관리 프로세스 소유권을 부여하세요. “제품이 어떻게 구성되고 입고되는지를 포함하여 전체 재고 프로세스를 ‘소유’할 책임 있는 인력을 선정하세요. 분석적 성향을 갖고 있으며 약간의 수학을 두려워하지 않는 신뢰할 수 있는 인물을 찾으세요.” – 7 Tips to Improve Your Operation’s Inventory and Reduce Food Waste, Gordon Food Service; Twitter: @GFSDelivers
14. 동일 재고는 물리적 크기가 제한을 두는 경우를 제외하고 단일 보관 위치에 두되, 필요한 경우 과잉 재고 위치를 둘 수 있습니다. “동일 재고를 단일 보관 위치로 통합하세요. 물리적 크기가 제한을 두지 않는 한 같은 부품이 여러 보관 구역에 있어서는 안 됩니다. 그런 경우 가용 수량은 최소화하고 나머지는 쉽게 접근 가능한 보관 구역이 아닌 위치(과잉 재고 위치)로 옮기세요.” – Warehouse Management Tips for Physical Count Inventory, riteSoft
15. 성공적인 재고 관리는 재고 비용과 재고 혜택 사이의 적절한 균형을 찾는 것입니다. “성공적인 재고 관리는 재고 비용과 재고 혜택의 균형을 맞추는 것입니다. 많은 중소기업 소유자는 재고 보유의 진정한 비용(보관, 보험, 세금 등 직접 비용뿐만 아니라 재고에 묶인 자금의 기회 비용)을 충분히 이해하지 못합니다. 재고를 너무 많이 보유하는 것과 너무 적게 보유하는 것 사이의 미세한 선은 관리자의 유일한 고민이 아닙니다. 다른 고민에는 다음이 포함됩니다:

• 다양한 구색 유지 — 하지만 빠르게 움직이는 품목을 너무 얇게 분산하지 않기;
• 재고 회전율 증가 — 하지만 서비스 수준 희생하지 않기;
• 재고 낮게 유지 — 하지만 서비스나 성능 희생하지 않기;
• 대량 구매로 단가 인하 — 하지만 느리게 움직이는 재고로 끝나지 않기;
• 충분한 재고 보유 — 하지만 구형 재고에 발목 잡히지 않기.

“이러한 우려를 해결하는 성공 정도는 일부는 다른 것보다 더 쉽게 측정할 수 있습니다. 예를 들어 재고 회전율 계산은 관리 성과를 측정하는 간단한 척도입니다. 이 값은 관리자가 목표를 설정하고 성과를 평가하는 데 대략적인 지침을 제공하지만, 회전율은 재고의 기능, 사업 유형, 계산 방식(매출 기준인지 매출원가 기준인지)에 따라 달라진다는 점을 인지해야 합니다. 개별 산업의 평균 재고 회전율은 무역 협회에서 얻을 수 있습니다.” – Inventory Management – Successful Inventory Management, IPSCMI

16. 재고는 평판이 안 좋지만, 거의 모든 산업의 비즈니스에 필수적인 기능입니다. “현실을 직시합시다: 재고는 평판이 안 좋지만, 기업이 고객 요구를 지원하는 데 필수적인 요소입니다. 타겟 고객이 필요로 하는 것을 보유해야 비즈니스를 유지하고 경쟁사를 이길 수 있습니다. 이 사실이 많은 기업이 매우 느리게 움직이거나 ‘데드’ 재고를 선반에 보관하는 이유입니다.
“기업의 재고 요구사항은 고객 지원 요구사항과 제조업체, 소매업체, 도매 유통업체, 이커머스 기업 중 어떤 유형인지에 따라 달라집니다. 이 일반적인 채널 카테고리 내에서도 제약/약품, 식품, 의류, 일반 상품, 자동차, 전자제품, 건축 자재 및 기타 유형의 비즈니스 간에 재고 관리에서 상당한 차이가 있습니다.
“산업과 서비스 수준이 재고 관행에 영향을 미치지만, 일부 기업이 과잉 재고를 보유하는 일반적인 비즈니스 이유로는 공급망 및 공급업체 리스크와 불확실성, 가변적 고객 수요와 예측 정확도, 계절성 평준화, 리드타임 이슈, 가격 헤징, 충성 고객 상실 위험, 신상품으로 매출을 견인하는 마케팅 등이 있습니다.” – Norm Saenz, St. Onge 상무이사; Don Derewecki, St. Onge 수석 컨설턴트, Inventory Management 101: Time to revisit the principles, Logistics Management; Twitter: @LogisticsMgmt
17. 잘못된 재고 관리는 실제로 훨씬 더 깊은 문제, 즉 잘못된 유지보수 또는 시설 관리 계획의 증상입니다. “다운타임: 유지보수 및 신뢰성 업계의 모든 관리자가 두려워하는 단어입니다. 최선의 경우 수익 손실을 의미하고, 최악의 경우 일자리 상실을 의미합니다. 다운타임을 유발하는 모든 문제를 완전히 피할 수는 없지만, 피할 수 있는 문제들을 아는 것이 도움이 됩니다. 이 블로그 게시물에서는 몇 가지 재고 관리 팁으로 다운타임을 없애는 확실한 방법을 살펴보겠습니다.
“재고 관리가 매장 다운타임 경험과 무슨 관련이 있는지 자문할 수 있습니다. 제 답은 ‘많다’입니다. 잘못된 재고 관리는 훨씬 더 깊은 문제, 즉 잘못된 유지보수 및/또는 시설 관리 계획의 증상입니다.
“모든 유지보수 관리 시스템의 핵심 단계 중 하나는 담당하는 모든 장비를 아는 것입니다. 여기에는 기계에 대한 정보도 포함됩니다. 각 장치의 연식, 공급업체, 공급업체 연락처, 제품 수명, 권장 유지보수 절차 등등 목록은 끝이 없습니다.
“이 중요한 정보를 알면 장비가 지속적으로 제대로 작동하도록 건전한 유지보수 계획을 수립할 수 있으며, 이는 향후 발생 가능한 다운타임 시나리오를 방지하는 데 도움이 됩니다.” – Lisa Richards, Banish Downtime with These Inventory Control Tips, MapCon; Twitter: @MAPCONtech
18. 중요함에도 불구하고 재고 관리는 의료 제공기관 사무실 등 일부 환경에서 여전히 구식 기능으로 남아 있습니다. “많은 사무실에 재고 관리 시스템이 없어 공급 부족이 발생하고, 프리미엄 가격으로 긴급 주문을 해야 합니다. 대부분의 진료소는 디지털 스캐너 관리 시스템을 감당할 수 없거나, 이를 지원할 물량이 없습니다. 물품 누락으로 인한 의사 비효율 비용이 종종 물품 비용보다 높습니다.
“다음 수동 시스템은 재고 관리를 한 사람의 손에 맡기면서도 사무실 누구나 다른 사람과 먼저 확인하지 않고 필요할 때 물품을 사용할 수 있게 하는 간단하고 사용하기 쉬운 시스템입니다. 원한다면 각 진료실이나 워크스테이션용 보충 하위 시스템도 만들 수 있습니다.
“시스템:

• 각 품목의 구매 주기 결정(이용률과 보관 공간에 따라 주간, 월간, 분기별 등). 대부분의 사무실은 주간 또는 월간 주문해야 합니다. 진료실이나 워크스테이션용 하위 시스템이 있다면 주기는 공급실에서 해당 구역으로 재보충하는 데 적용됩니다.
• 각 구매 주기 동안 일반적으로 사용되는 각 품목의 수량 결정.
• 초기에 각 품목을 두 구매 주기 분량만큼 구매하고, 각 품목의 두 묶음을 만듭니다. 각 묶음에는 한 구매 주기 분량의 각 품목이 들어 있어야 합니다(유통기한이 있는 품목이나 독감 백신 같은 계절 품목 제외). 각 묶음을 끈이나 고무줄로 묶거나 별도 상자, 가방, 기타 용기에 넣습니다. 각 묶음에 품목명, 공급업체, 마지막으로 지불한 단가, 구매 주기, 주문 수량, 묶음 품목 수를 적힌 재사용 가능한 태그를 부착합니다.
• “재주문 봉투. 태그를 여기 넣으세요”라고 적힌 봉투를 공급실에 눈에 잘 띄게 걸어둡니다.
• 물품이 필요하면 어떤 직원이든 묶음에 접근해 태그를 떼어 재주문 봉투에 넣습니다. 해당 품목의 완전한 묶음 하나와 부분 묶음 하나가 남아 있어야 합니다.
• 재고 관리 담당자를 지정하여 재고 태그와 라벨을 처리하고 구매 주기에 따라 새 물품을 주문하게 합니다. 담당자가 온라인으로 주문한다면, 온라인 공급업체에 귀사의 묶음 중 하나와 같은 재주문을 빠르고 쉽게 할 수 있는 기능이 있는지 확인하게 하세요.
• 물품이 도착하면 재고 관리 담당자만 배송을 개봉하고, 배송 송장을 원래 주문과 비교하여 정확성을 확인한 후 물품을 보관합니다.
• 물품을 다시 묶고, 사용한 태그를 새 묶음에 다시 부착하여 주문 주기를 완료합니다.
• 새 묶음을 남은 묶음 뒤에 둡니다. 남은 묶음은 수요가 예상치 못하게 급증한 경우(예: 재고 순환을 위해) 이미 개봉되었을 수 있습니다.

“공급업체, 구매 주기, 주문 수량, 묶음 크기는 언제든 필요에 따라 변경할 수 있습니다. 태그를 변경하여 반영하면 됩니다.” – Keith Borglum, Q&A: Tips to save money on supplies and control inventory, Modern Medicine Network; Twitter: @MedEconomics

19. 중소기업도 탄탄한 재고 관리 시스템의 필요성을 간과해서는 안 됩니다. 방법과 소프트웨어 애플리케이션을 고려할 때, 가장 저렴하거나 무료 애플리케이션을 선택하기보다 비즈니스와 함께 성장할 수 있는 시스템을 선택하세요. “비즈니스가 작으니 재고 추적에 많은 시간과 돈을 들일 필요가 없다고 생각할 수 있습니다. 비즈니스 규모상 직접 눈으로 확인하며 특별한 시스템 없이도 관리할 수 있다고 생각할 수 있습니다.
“이런 생각은 곤란을 초래할 수 있습니다. 재고 관리는 단순히 재고를 세는 것 이상입니다. 좋은 재고 관리 시스템은 고객에게 배송되는 재고 추적도 포함합니다. 적절한 재고 관리를 통해 어떤 제품이 잘 팔리고 어떤 제품이 안 팔리는지 알 수 있어, 무엇을 더 비축하고 어떤 품목을 세일로 처분할지 결정할 수 있습니다. 고객이 원하는 것을 예측할 수 있으면 충분한 재고를 확보하고, 유사 제품을 확대 제공하며, 안 팔리는 제품은 줄이고, 가격 인상으로 마진을 개선할 수도 있습니다. 이 모든 것이 매출 증대뿐만 아니라 비용 절감과 마진 개선에도 기여합니다.
“중소기업 재고 관리 소프트웨어는 현금 관리에도 도움이 됩니다. 어떤 제품이 팔리는지 이해하고 이를 구매 행동 통제에 활용하여 적시 생산을 실현하면 현금 전환 주기를 단축할 수 있습니다. 마찬가지로 팔리지 않는 제품과 SKU를 없애면 긴 현금 전환 주기를 가진 제품에 묶인 현금량을 줄일 수 있습니다. 이 모든 것이 중소기업에 매우 중요합니다. 질문은 ‘재고 관리 시스템이 필요한가’가 아니라 ‘얼마나 많은 돈과 시간을 투자해야 하는가’입니다. 또한 성장을 고려해야 합니다. 나중에 시스템을 교체하는 것은 매우 혼란스럽고 고통스러울 수 있습니다. 중소기업용 무료 재고 관리 소프트웨어도 있지만, 장기적 전략으로는 최선이 아닐 수 있습니다. 함께 성장할 수 있는 서비스나 제품을 구매하는 것이 더 낫습니다.” – Jegath, Tips for Small Business Owners: Driving Revenue through Small Business Inventory Management Software, Ordoro Blog; Twitter: @ordoro
20. 유지보수 조직의 경우, 적절한 CMMS가 회사의 재고 관리 문제도 해결해 줄 것이라는 함정에 빠지기 쉽습니다. 그러나 유지보수 소프트웨어는 이미 효과적인 프로세스만 자동화하고 단순화할 뿐입니다. “효과적인 재고 관리는 CMMS 구현의 ROI를 가속화하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 그러나 재고 추적은 복잡하고 어려운 작업일 수 있습니다. 조직은 다양한 장비뿐만 아니라 장비를 적절히 유지보수하는 데 사용되는 예비 부품과 도구도 추적해야 합니다.
“오랫동안 조직은 수동으로 재고 관리를 해야 했습니다. 다양한 수량과 특성을 가진 재고 추적의 어려움은 수동 절차를 사용할 때 증폭됩니다. 재고 관리 모듈은 더 나은 기록 관리와 자동화된 보고를 통해 재고 관리를 단순화할 수 있습니다. 불행히도 재고 관리 모듈은 종종 충분히 활용되지 않습니다.
“많은 유지보수 관리자는 재고 관리가 유지보수 관리 시스템의 자동 기능이라고 잘못 생각하지만, 유지보수 소프트웨어는 이미 효과적인 프로세스만 단순화하고 자동화할 수 있습니다.” – Carol Owens, Tips to Simplify Inventory Management with Maintenance Control Software, Business-Software.com; Twitter: @BiznessSoftware
21. 어떤 재고 시스템, 방법, 정책을 사용하든 항상 백업 계획을 마련하여 회사의 소중한 데이터를 보호하세요. “모든 노력을 보호하세요. 최첨단으로 조직된 재고 시스템도 백업 계획 없이는 치명적으로 무너질 수 있습니다. 예를 들어 최첨단 컴퓨터가 도난당하거나 화재로 시설이 손상되어 서면 기록이 재더미가 된다면 어떨까요? 시스템을 다른 곳에도 백업하여, 심지어 이동식 썸 드라이브에도 백업함으로써 이 재앙적 시나리오를 피하세요.” – Stephanie Howard, Tips For Taking Control of Your Managers, Suppliers and Inventory, Groovv; Twitter: @GroovvSolutions

효과적인 재고 관리를 위한 데이터 수집 및 분석 팁

22. 어떤 제품이 움직이고 어떤 제품이 움직이지 않는지 평가하는 방법을 찾으세요. “재고 정보를 활용하는 첫 번째 방법 중 하나는 제품별로 무엇이 팔리고 무엇이 안 팔리는지 조사하는 것입니다. 이를 지속적으로 수행하면 더 빨리 팔리는 제품으로 교체하기 위해 할인해야 할 제품이나 현금 창출을 위해 할인해야 할 제품을 파악하는 데 도움이 됩니다. 판매 패턴과 함께 재고를 연구하면 고마진 제품과 저마진 제품의 판매 추세를 볼 수 있습니다. 생산적이지 않은 중복 제품 라인도 발견할 수 있습니다.” – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management, Funding Gates; Twitter: @FundingGates
23. 측정은 필수입니다. 측정하지 않으면 통제할 수 없습니다. “지표는 잘 운영되는 공급망에 필수적입니다. 그러나 그 자체를 위한 지표는 무가치합니다. 지표의 목적은 측정 중인 변수가 잘못된 방향으로 추세할 때 변화를 이끌어내는 것입니다.
“재고 관리에 유용한 다양한 지표가 있습니다. 예측 기반의 제품 및 위치별 공급일수는 SKU 수준에서 훌륭한 지표입니다.
“그러나 제품 라인, 창고 또는 기타 상위 수준의 롤업 수치를 분석할 때는 공급일수가 오해의 소지가 있습니다. 낮은 값이 높은 값을 상쇄하여 불균형을 숨기기 때문입니다. 상위 수준에서는 재고 회전 속도가 재고 건전성을 측정하는 훨씬 더 나은 척도입니다.
“어떤 지표도 실행되지 않으면 쓸모없습니다. 지속적인 경계와 불균형에 대한 조기 대응이 모범 재고 관리의 열쇠입니다.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management, Inbound Logistics; Twitter: @ILMagazine
24. 총비용을 계산하세요. “적절한 재고 수준을 맞추는 것이 필수적임은 말할 필요도 없지만, 가장 실적이 좋은 브랜드와 제품의 적절한 수량은 어떨까요? 수량 할인, 특별 주문, 도매가 변동(인지하지 못할 수도 있는) 때문에 가장 매력적인 마진을 가진 상품의 매출을 극대화하는 것이 까다로울 수 있습니다.
“총비용을 면밀히 살펴보면 단순히 빨리 팔리는 제품이 아닌, 가장 마진이 좋은 제품이 무엇인지 알 수 있습니다.
“왜 총비용을 계산해야 할까요?

• 가장 높은 수익을 내는 브랜드와 공급업체에 집중
• 수량 마진 기준으로 가장 실적이 좋은 제품 파악
• 정확한 품목 원가 파악으로 할인 관리 개선” – Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today, Lightspeed POS; Twitter: @LightspeedHQ

25. 재고 데이터와 판매 데이터를 모두 추적하세요. “‘측정할 수 없으면 개선할 수 없다’는 오래된 말이 건전한 재고 관리 시스템의 중심을 관통합니다. 아직 철저한 기록을 시작하지 않았다면 지금이 적기입니다. 이 기록 시스템을 만들 때 가장 중요한 재고 구성요소를 어떻게 수용할지 고려하세요:

• 판매 주문 — 귀사의 비즈니스에 맞춘 형식으로 된 고객의 구매 주문(제품 또는 서비스 요청)을 포함하는 문서
• 자재 명세서(BOM) — 제품 또는 서비스 완료에 필요한 재고 구성요소(및 희망적으로 인건비)를 명시한 문서
• 작업 지시서 — 제조업에 종사한다면 제품 세부사항과 각 자재 명세서를 포함하는 이 문서에 익숙할 것입니다

“이미 판매 주문을 포함하는 거래 기록 시스템이 있을 것입니다(그러길 바랍니다). 하지만 대부분의 기업가는 자재 명세서 작성에 시간을 들이지 않았습니다. 그만한 이유가 있습니다: 시간이 많이 걸리기 때문입니다. 하지만 결국 이익이 비용을 훨씬 초과합니다.
“자재 명세서는 소매 매장보다 레스토랑에서 만들기가 훨씬 더 어렵습니다. 외식 산업에서는 하나의 판매 주문이 여러 자재 명세서와 연관될 수 있으며, 이는 다시 몇 가지 주요 구성요소와 소량의 많은 기타 구성요소를 필요로 할 수 있습니다. 후자에 해당한다면 적절한 자재 명세서에 필요한 다양한 송장 품목의 수량을 결정하세요.” – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System, BizFilings; Twitter: @Toolkit
26. 단순히 숫자가 맞다고 가정하지 말고, 포장 오류나 기타 문제를 파악하기 위해 모든 입고 재고를 확인하세요. “최우선 초점은 실제 납품된 것이 공급업체에 주문한 것과 일치하는지 확인하는 것입니다. 숫자가 일치한다고 가정하기 쉽지만, 고객들과 대화해 보면 재고 주문의 1~2%가 잘못 포장되는 것으로 나타납니다. 선반에 재고를 추가할 때 정확한 제품 수량이 있다고 가정하면 고객 주문 시 재고 부족에 시달릴 수 있습니다. 또 다른 문제는 실제로는 필요한 것보다 더 많은 재고가 있을 수 있는데, 언제 가격을 낮춰 처분해야 할지 또는 불필요한 주문을 피할지 알 수 없게 됩니다.” – Stock Control and Inventory Management Tips, Cloud Fulfillment; Twitter: @CloudFulfillment
27. 데이터를 중앙화하세요. “재고가 물리적으로 어떻게 설정되어 있든, 추적 관점에서는 모두 통합되어야 합니다. 이는 웹 스토어와 오프라인 매장이 모두 있는 경우 특히 그렇습니다. 그렇지 않으면 혼란스러워 보이고 구매 과정이 복잡해질 수 있습니다. 보너스로, 온라인 주문 후 매장에서 픽업하거나 반품할 수 있게 하면 매출을 크게 늘릴 수 있습니다.” – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process, Blue Chip Inventory Service Int’l.; Twitter: @rodwalsh98

28. 재고 추세가 마케팅 계획을 알려줍니다. “정확한 재고 관리는 과거와 현재의 고객 및 제품 수요에 대해 아는 것을 바탕으로 (이상적으로는) 미래의 최적 행동 방침을 예측하는 것을 포함합니다. POS 시스템은 반복되는 판매 패턴과 함께 제품 수준의 수요를 정량화하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 어느 정도 예측 가능하게 변동하는 것들(계절성, 타겟 고객에게 영향을 미치는 라이프스타일 행사, 지역 행사 등)이 포함됩니다.
“이러한 정보의 가치를 극대화하려면 재고 관리와 마케팅 프로모션이 함께 작동하도록 결합하세요. 예를 들어, 이러한 통찰력은 공급업체가 제공하는 수량 기반 가격을 활용할 잠재적 기회를 드러내면서, 동시에 저렴한 비용으로 확보한 재고를 이동시키면서 전략적으로 매출을 견인하는 프로모션이나 ‘패키지’ 딜로 낮은 수요 시기를 상쇄할 수 있게 합니다.” – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo: Tips for Inventory Management, Business.com; Twitter: @businessdotcom
29. 바코드 라벨과/또는 재고 관리 애플리케이션으로 추적을 자동화하세요. “또 다른 가능한 재고 관리 오류는 입고된 것과 판매된 것을 추적하지 않는 것입니다. 이는 특히 귀사의 비즈니스에 결코 나타나지 않는 제품을 비용 지불하는 경우 손실로 이어질 수 있으므로, 어떤 형태의 추적 시스템이 필수적입니다. 바코드 시스템과/또는 재고 관리 애플리케이션으로 프로세스를 자동화하는 것이 가장 매끄러운 방법입니다. BizXpert 앱이 유용한 재고 관리 기능을 제공합니다.
“순환 재고도 권장됩니다. 매일 몇 가지 품목을 골라 몇 개가 있는지 세고, 기록된 수량과 비교하세요. 잘 팔리는 품목과 핫 아이템에 특히 주의하세요.” – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them), BizXpert; Twitter: @BizxpertApp
30. 의료 등 많은 산업에서 재고는 80/20 법칙을 따르는 경향이 있습니다. “병원 재고는 인생의 많은 것들처럼 80/20 법칙을 따르는 경우가 많습니다. 재고 가치의 80%가 실제 제품의 20%로 구성되며, 가장 가치 있는 품목들(자산, 의료용품, 위탁품, 의약품 등)은 주로 수술실(OR)이나 약국 부서에 속합니다. 재고 노력을 이에 맞춰 계획하세요. 이 카테고리의 장비, 용품, 의약품의 주문과 정리를 최적화하는 데 시간과 에너지의 80%를 쓰세요.” – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management, Reliant Inventory Services

31. 재고 예산 편성은 효과적인 재고 관리의 중요한 구성 요소입니다. “많은 조직이 연간 재고 예산을 가지고 있으며, 보통 재고 조달 전에 충분히 미리 준비합니다. 예산에는 해당 회계 연도 동안 재고를 보유하는 총소유비용이 포함되어야 합니다. 여기에는 자재 비용, 고정 운영 비용, 보유 비용, 물류 비용, 재분배 비용 및 총소유비용에 기여하는 기타 잡비용이 포함됩니다.” – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization, EazyStock Blog; Twitter: @EazyStock
32. 새로운 재고 관리 소프트웨어 애플리케이션을 고려할 때, 비용이 기능에 상응하는지 확인하세요. “예상하시다시피 다양한 유형의 재고 계획 및 관리 소프트웨어가 있습니다. 많은 새로운 솔루션 간의 가장 큰 차이점 중 하나는 클라우드 컴퓨팅을 활용하는지, 아니면 로컬 설치 소프트웨어 패키지로 남는지입니다. 예를 들어 Inc.com에 따르면, 많은 재고 관리 시스템 제공업체가 전용 온라인 버전과 풀서비스 하이브리드 버전을 제공합니다. 전용 온라인 버전은 일반적으로 기능이 더 제한적이며, 풀서비스 버전은 가격이 더 높지만 더 많은 서비스를 제공합니다.” – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line, NSA Computer Exchange Corp.; Twitter: @NSAComputerExch

자사 재고 및 니즈 파악하기
33. 과잉 재고에 발목 잡히지 마세요. “품절을 두려워하다 보면 재고에 너무 많은 돈을 쓰기 쉽고, 이는 운전자금을 잠식하고 이익을 깎아먹습니다. 창고 비용은 당연히 공짜가 아니며, 선반에 쌓인 재고는 손상, 감가상각, 심지어 폐기 위험에 노출됩니다. 오래된 재고는 처분하기 매우 어렵습니다. ‘옵션이 좋지 않습니다’라고 애틀랜타 기반 공급망 컨설팅 회사 The Progress Group의 물류 전문가 Paul Huppertz는 말합니다. ‘할인 판매하거나, 할인매장에 넘기거나, 해외 청산업체에 수출하게 될 수 있습니다.’
“해결책: 얼마나 많은 공급이 필요하고 언제 필요한지에 대한 괜찮은 예측부터 시작하세요. 가장 좋은 지표는 과거에 얼마나 팔렸는가입니다. 과거 12개월 동안 월 100개씩 팔렸다면 이번 달에도 100개가 필요할 가능성이 높습니다. 그런 다음 계절성이 있습니다: 연말 연휴 매출로 4분기 급증을 보이나요? 아니면 주택 및 정원 사업이라면 봄 판매 시즌에 활동이 더 많나요? ‘월말 급증 같은 덜 명백한 패턴도 파악하고 정량화할 수 있습니다’라고 Huppertz는 말합니다.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management, Entrepreneur; Twitter: @lisagjournalist
34. 재고를 안전 재고, 보충 재고, 과잉/폐기 재고라는 세 가지 기본 범주로 나눌 수 있어야 합니다. “이 분류는 이 세 영역 각각에 대한 적절한 수준에 대한 건전한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 제조 결함이나 유통 불확실성 등 공급망 문제로부터 고객이 주문한 것을 받을 수 있도록 보험 역할을 하는 최소 안전 재고량을 결정하는 데 유용합니다. 2주마다 배송을 보충하는 데 필요한 재고량을 파악하는 데 유용합니다. 그리고 기업이 과잉 또는 폐기 재고 적체를 피하는 방법을 찾는 데 도움이 됩니다.” – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis and Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management, Bain & Company; Twitter: @BainAlerts

35. 가장 정교한 자동 데이터 수집 시스템이 있어도 정기적인 재고 감사는 정확한 재고 파악에 여전히 가치가 있습니다. “가능하다면 월간 기준으로 정기적으로 재고를 감사하여 모든 재고를 충분히 추적하세요. 훌륭한 기술이 있어도 품목과 주문을 추적해야 합니다. 이는 실제로 무엇이 팔리고 무엇이 데드스톡인지 이해하는 데 도움이 됩니다. 데드스톡 제거는 효율적인 창고 운영의 핵심입니다. 선반에 있는 모든 제품 목록을 만들기만 하면 됩니다. 정말 간단합니다.” – 5 Helpful Tips for Easy Inventory Control, Personal Finance and Business Advisor
36. 자사의 재고 관리 니즈를 재평가하는 것을 두려워하지 마세요. “재고 관리 접근 방식을 바꿔야 한다는 것을 언제 깨달으시나요?

“지난주에 주문한 걸 알면서도 다시 주문하고 있을 때인가요?
“4.5인치 그라인더를 가지러 보낸 사람이 한 시간 넘게 안 돌아올 때인가요?
“아니면 수만 달러, 어쩌면 수백만 달러가 재고에 묶여 있는데, 정작 필요할 때 바로 그 물품이 없을 때인가요? “이게 익숙하다면 혼자가 아닙니다. “이는 생산 표준과 일정 준수가 최우선인 제조 환경에서 흔한 관행입니다. 그러나 어느 시점에 재무 부서는 불완전한 재고 관리 관행으로 얼마나 많은 시간, 돈, 자원, 소중한 선반 공간이 낭비되는지 깨닫게 됩니다. 요즘 모든 기업은 운영을 간소화하고 생산성을 개선하며 경쟁 우위를 확보하려 합니다. 아직 하지 않았다면 자사의 재고 관리 시스템을 재평가하여 이러한 목표 중 일부를 달성하고 수익을 크게 개선할 수 있습니다.” – 5 Tips for Getting Started With Vendor-Managed Inventory, Grainger; Twitter: @grainger

37. CMMS는 시설의 효과적인 재고 관리와 통제의 중추입니다. “CMMS는 재고 관리와 통제의 중추입니다. 일반적인 모듈(작업 지시서, 장비 기록, 자재 창고 재고, 프로젝트 관리, 표준 보고서, 작업 스케줄링 데이터베이스) 외에도, CMMS 쿼리 시스템은 감독자와 관리자가 필요로 하는 요약 재고 보고서를 산출할 수 있습니다.
“각 작업 지시서 상태가 자재 가용성을 나타내면 작업 지시서가 준비된 것이며, 유지보수 계획자는 자재 부족으로 작업이 지연되지 않을 것이라는 확신을 가지고 일정을 잡을 수 있습니다. 관리자는 자재 대기 중인 작업 지시서 추세도 모니터링할 수 있습니다.
“실시간 재고 통제로 물리적 재고 조사의 필요성이 줄어듭니다. 특히 입력이 정확하고 완전한 경우 더욱 그렇습니다. 품절 추세는 특정 품목이 장비 다운타임으로 이어지기 전에 신속 처리가 필요함을 창고 감독자에게 알립니다. 관리자는 재고 평가 추세도 효율적으로 모니터링할 수 있습니다.” – Thomas A. Westerkamp, CMMS: Backbone of Inventory Management and Control, FacilitiesNet; Twitter: @Maintenance_Mag

38. 비즈니스 평가를 수행하세요. “현재 환경에서 비즈니스 기능과 프로세스를 평가하세요. 현재 주문-납품(OTD) 프로세스 이해에서 시작하세요. 미래 상태를 설계하면서 갭과 개선 기회를 파악하면, 소싱, 기획, 상업 운영, 창고, 제조를 포함한 교차 기능 팀 간의 변화 수용 가속화 모멘텀이 생깁니다. 이 단계의 주요 활동에는 다음이 포함되어야 합니다:

• OTD 프로세스 내 ‘As-Is’ 계획 및 실행 프로세스 연구. 현재 프로세스와 관행에 대한 편견 없는 평가를 목표로 하세요. OTD 프로세스 각 기능에서 동일한 업무를 수행하는 대표 이해관계자들을 인터뷰하는 것으로 시작하세요. 각 기능의 핵심 이해관계자들이 참여하는 브레인스토밍 세션으로 후속 조치를 취하세요. 이는 그들이 업스트림 및 다운스트림 프로세스를 이해하고 역할과 책임의 불명확성에서 발생하는 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 이러한 이해관계자들은 원하는 ‘As-Is’ 상태에 대한 의견도 제시하여 개선을 측정할 기준선을 설정하고, 팀 간 공유 책임을 통해 변화를 효과적으로 관리해야 합니다. 조직은 또한 교차 기능 팀의 주제 전문가와 식스 시그마 프로세스 전문가들과 함께 린 워크아웃을 실시하여 OTD 프로세스 내 다양한 기능 간의 다중 인수인계로 인한 중복 및 비부가가치 단계를 이해하는 것도 고려해야 합니다.
• 데이터, 프로세스, 관행의 발견사항과 갭 요약. 자재 계획 및 실행 관행의 갭을 효과적으로 포착하는 방법 중 하나는 자체 평가 점수표입니다. 점수표에는 일반적으로 다양한 계획 및 실행 범주가 나열되며, 기능 소유자에게 각 관행의 중요도와 효과에 따라 점수를 매기도록 요청합니다. 일반적인 채점 기준은 1(낮음), 5(중간), 9(높음)을 사용하여 높은 영향 갭을 낮은 것들과 명확히 구분합니다. 더 강력하고 객관적인 시각을 위해 제3자 서비스 제공업체가 업계 최고 기업들과 현재 프로세스를 벤치마킹하는 것을 도울 수도 있습니다.
• ‘To-Be’ 계획 및 실행 OTD 프로세스 설계. 자원과 시스템 제약으로 인해 이상적인 상태 전에 ‘To-Be 중간’ 상태가 필요할 수 있습니다. 목표는 재고, 고객 서비스 수준, 변동 비용 최적화라는 전반적 목표에 부합하는 간소화되고 견고하며 지속 가능한 프로세스를 개요하는 것입니다. 자원과 시스템 제약이 해결되면 조직은 이상적인 상태로 이주를 시작합니다.
• 파악된 개선 기회와 목표를 전체 그룹에 전달. 평가 과정에서 직면하는 가장 큰 도전 중 하나는 변화 저항입니다. 데이터 기반 추론과 변화 촉매 식별은 더 쉽게 구현 가능한 개선 사항의 빠른 채택을 이끄는 열쇠입니다. 즉각적 결과를 보면 이해관계자들이 추가적이고 더 광범위한 프로세스 변화를 지지하는 데 더 잘 참여하게 됩니다.” – Mani Iyer, Genpact 선임 비즈니스 매니저, Inventory Optimization: Five Steps to Improve Process Effectiveness, IndustryWeek; Twitter: @IndustryWeek

39. 판매 주기와 고객 구매 패턴을 이해하여 고객을 더 잘 이해하세요. 효과적인 재고 관리는 고객 서비스의 필수 요소입니다. “재고 관리는 고객 서비스 문제입니다. 성공적인 재고 관리는 재고가 부족한 것과 과다한 것 사이의 균형을 맞추는 것입니다. 과잉 재고 비용이든 매출 손실 비용이든 둘 중 하나입니다. 어느 것이 더 적은 악인지 고통스러울 정도로 명확합니다.
“적절한 재고 관리를 수행하려면 과거 판매를 살펴보고 미래 수요를 예측하는 능력이 있어야 합니다. 수요를 예측할 때는 과거 실수에서 배워야 합니다. 이전 마케팅 프로모션을 면밀히 추적하여 매출 증대 영향을 측정해야 합니다. 판매 주기와 고객 구매 패턴을 이해하면 고객을 더 잘 이해할 수 있습니다.” – James Ellis, Central Oregon Community College, Inventory Control: An Essential Element of Good Customer Service, Cascade Business News; Twitter: @cascadebusnews
40. 효과적인 재고 관리는 약국 제조에 사용되는 것과 같이 구형 또는 만료 자재 사용 같은 사고의 유해한 결과를 줄일 수 있습니다. “대형 약국, 특히 조제 약국은 처방전 제조에 사용되는 ‘불필요한 화학물질 저장고’를 생산하곤 합니다. 이 화학물질들은 ‘벌크 조제 화학물질’로 알려져 있으며, 타르, 페놀, 황 같은 물질이 포함됩니다. 처방전 제조에 사용되는 화학물질 외에도, 약국은 최종 의약품의 성분인 화합물과 의약품도 추적해야 합니다. 사용되고 생산되는 많은 자재와 화학물질 유형을 고려할 때, 관리자가 화학물질 재고 관리 시스템을 사용하여 시설에 출입하는 화학물질을 정리하고 추적하는 것은 특히 중요합니다.
“위에서 언급했듯 NECC는 의약품에 만료된 성분을 사용하여 다수의 환자를 부작용에 노출시켰을 가능성이 높습니다. 또한 화학물질이 적절히 라벨링되지 않았습니다. 화학물질 재고 관리 시스템을 사용하면 이러한 감독을 방지할 수 있으며, NECC에는 그러한 시스템이 없었을 가능성이 높습니다. 조제 약국과 화학물질 추적으로 큰 혜택을 볼 수 있는 기타 회사들을 위해, 화학물질 재고 관리 시스템이 직원과 고객 모두의 삶을 개선하는 세 가지 방법을 살펴보겠습니다:

• 정확한 데이터: FDA는 2012년 사건 결과로 조제 약국 단속을 약속했습니다. 그러나 모범 사례 화학물질 재고 관리 시스템을 갖춘 시설이라면 무작위 검사도 스트레스가 되지 않아야 합니다. 많은 시스템이 바코드 라벨링을 사용하고 원격 재고 관리까지 제공하며 완전히 디지털화되었습니다. 이렇게 하면 연구원과 약사가 재고 기록을 쉽게 업데이트할 수 있어 재고 화학물질에 대한 정확하고 실시간 데이터를 제공합니다.

• 만료 걱정 끝: 만료된 의약품은 환자에게 위험할 수 있습니다. 그러나 처방약 생산에 사용되는 화학물질과 이 약물의 화학 성분 모두의 유통기한을 모니터링하는 것은 벅찰 수 있습니다. 화학물질 재고 관리 시스템으로 관리자는 원격으로 유통기한을 쉽게 모니터링할 수 있어, 예를 들어 거의 사용하지 않는 화학물질을 더 적게 주문하여 비용을 절감하는 새로운 기회를 발견할 수 있습니다.

• 안전 문화 증진: NECC에 대한 가장 결정적인 증거는 명확한 표준과 관행이 있고 개인이 품목의 위치와 적절한 폐기 방법을 인지하는 안전 문화를 만들지 못한 것이었습니다. 그러한 문화의 부재가 의약품 오염에 기여했을 수 있으며, 14명의 전 NECC 임원과 기술자가 발병과 관련된 연방 혐의로 기소된 것은 당연합니다. 화학물질 관리 시스템을 구현함으로써 리더는 직원들이 안전의 중요성을 이해하고 모든 이해관계자의 이익을 보호하도록 행동하도록 도울 수 있습니다.

“NECC에서 발생한 일은 회사에 치명적인 결함임이 입증되었습니다. 화학물질 관리 시스템의 존재가 발병을 예방하지 못했을 수도 있지만, 그러한 시스템이 살균 테스트 결과를 기록할 수 있는 디지털 노트북과 함께 사용되었다면, 그러한 실수가 발생할 가능성은 훨씬 낮았을 것입니다.” – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management, Biovia; Twitter: @3dsBIOVIA

41. 장비 수리를 위해 재고를 유지해야 한다면 여러 용도로 사용할 수 있는 부품을 고려하세요. “여러 용도로 사용할 수 있는 클램프와 커플링을 보관하면 더 적은 수량을 비축해도 되고 공간이 절약됩니다. 상하수도 인프라 내에서 다양한 유형과 크기의 파이프에 맞는 풀 트랜지션 커플링은 공간을 절약하고 여러 시나리오에 대비할 수 있게 합니다. 파이프를 연결하거나 수리하는 데 모두 사용할 수 있는 다용도 제품도 있습니다.” – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control, Municipal Sewer & Water; Twitter: @MSWmagazine

효과적인 재고 관리 정책 수립하기
42. 명확한 정책과 프로세스를 수립하면 회사의 재고 관리 기능이 잘 짜인 기계처럼 돌아갑니다. “회사의 재고를 효과적으로 구성하고 관리하는 것은 힘든 싸움일 수 있습니다. 간과하기 쉽지만 궁극적으로 무시해서는 안 될 미묘한 뉘앙스들이 있습니다. 소매 POS, 도매 및 유통 서비스를 제공하는 Compass Technologies가 재고 및 조직 관리에 대한 유용한 조언을 제공합니다.

1. 재고 접근 제한. 재고와 재고 데이터에 직접 접근해야 하는 사람만 접근을 허용하세요.
2. 명확하고 사용자 친화적인 보관 및 입고 관리 정책 수립. 체크리스트와 데이터 테이블 활용.
3. 여러 사이트에서 재고를 보충할 수 있도록 여러 위치를 활용하는 재고 시스템 구축 – 유통 비용 최소화.
4. 재고 구역을 명확하게 매핑하고 라벨링하여 품목 설명과 함께 읽고 이해하기 쉽게 만드세요.
5. 연간 및 계절별 정기 재고 수요 분석 추적. 스타트업 기업은 경쟁사 데이터 활용.
6. 검토를 포함한 재고 프로세스 추적 및 문서화.
7. 재고 데이터베이스 - GP 및 애드온 솔루션.
8. 재고 한계 알림으로 관리자에게 인지시키기.
9. 구매 주문, 영수증, 재고 수량을 GP로 관리하여 보고.
10. 소프트웨어 애드온 솔루션을 활용하여 재고 프로세스를 더욱 관리.” – Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management, ERPSoftware Blog; Twitter: @erpsoftwareblog

43. 모든 품목에는 SKU, 바코드, 제품 사양이 있어야 합니다. “운전면허증처럼 모든 제품에는 SKU(Stock Keeping Unit)라는 고유 ID 번호가 필요합니다. SKU는 내부 용도로 필수적입니다. 특정 제품을 빠르게 찾아야 할 때가 있는데 SKU가 있으면 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 다른 회사가 정확히 ‘검은 바지’라는 같은 이름의 제품을 가질 수 있고 리셀러가 여러 공급업체를 상대하므로 유사 제품 간 차별화가 필요하므로 SKU는 필수적입니다.
“둘째, 독립 이커머스 스토어, 오프라인 매장, 대형 체인점 등 리셀러와 협업할 때 범용 바코드/UPC 번호가 기대됩니다. UPC 번호는 SKU의 또 다른 형태지만, GS1 기반의 실시간 데이터베이스를 통해 스캔하고 식별할 수 있는 바코드 형태입니다. GS1이나 유효한 리셀러 외에서 UPC 번호를 구매하지 않도록 주의하세요. 바코드의 요점은 스캔되어 데이터베이스에서 조회되는 것이므로, 다른 회사의 다른 제품을 불러오는 바코드는 큰 혼란을 야기하고 잠재적으로 고객을 잃게 할 수 있습니다.
“마지막으로, 모든 제품 사양을 나열하는 시스템을 갖는 것이 항상 좋습니다. 사양에는 최소한 다음이 포함되어야 합니다:

• 제품명
• SKU 번호
• UPC 번호
• 설명
• 색상
• 크기
• 가격
• 무게
• 치수(제품에 따라 다름)” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, Small Biz Resources; Twitter: @SmallBiz_Help

44. 전담 재고 관리자나 기타 관리자가 재고 관리 관련 행정 업무를 처리하도록 하고, 이 역할은 회계나 재무 부서와 분리해야 합니다. “재고 관리에는 많은 행정 업무가 수반됩니다. 비즈니스 규모와 복잡성에 따라 관리자의 업무 일부로 처리하거나 전담 재고 관리자가 할 수 있습니다.
“보안상의 이유로 재무와 재고를 다른 직원이 담당하는 것이 좋은 관행입니다.
“처리해야 할 일반적인 서류에는 다음이 포함됩니다:

• 입고 물품에 대한 배송 및 공급업체 메모
• 구매 주문, 영수증, 대변 메모
• 반품 메모
• 출고 물품에 대한 청구서 및 출고 메모

“재고는 비즈니스 자본의 큰 부분을 묶어둘 수 있으므로, 재고 수준과 가치에 대한 정확한 정보는 회사의 회계에 필수적입니다.
“수치는 정기적인 재고 감사(실사) 또는 지속적인 재고 확인 프로그램(순환 재고)을 통해 체계적으로 확인해야 합니다.
“숫자가 맞지 않으면 조사해야 합니다. 재고 보안 문제나 시스템 실패가 있을 수 있습니다.

“재고 관리의 보건 및 안전 측면은 재고 자체의 성격과 관련됩니다. 품목이 어디에 어떻게 보관되는지, 어떻게 이동되고 누가 이동시키는지가 중요할 수 있습니다 — 무엇인지에 따라 다릅니다.

“유해 물질이 구내에 있을 수 있고, 시간이 지나면 열화되는 상품, 매우 무겁거나 다루기 까다로운 품목이 있을 수 있습니다.” – Stock Control and Inventory, Info Entrepreneurs; Twitter: @chambremontreal
45. 주문 이행보다 재고 정확도를 더 높은 우선순위로 두세요. “정확한 재고의 우선순위를 높이는 것은 아마도 재고 정확성에서 가장 중요하면서도 가장 어려운 단계일 것입니다. 많은 재고 문제는 나중에 숫자를 고치려는 의도로 트랜잭션을 시스템에 밀어넣는 데서 발생합니다. 그러나 다른 긴급 상황의 와중에 시스템의 숫자를 수정하러 돌아가는 것을 종종 잊습니다. 이는 생산 입력 누락, 마이너스 재고 라인, 기타 여러 문제를 초래합니다. 필요한 시스템 트랜잭션 없이는 직원이 앞으로 나아갈 수 없게 하는 시스템을 구축해야만 재고 정확한 기록을 효과적으로 유지할 수 있습니다.
“내 팀이 최근 구현한 성공 사례 중 하나는 재고 수량보다 많은 재고가 포함된 출하를 처리하지 않도록 회계 시스템을 변경한 것입니다. 예를 들어 15개를 출하하려고 하는데 시스템상 5개만 있다면 알림이 뜨고 문제를 해결하기 전에는 진행할 수 없습니다. 이는 제품이 출고되기 전에 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 누락된 생산 입력을 제품 출고 전에 해결하도록 강제함으로써, 수정된 시스템이 주요 재고 문제의 대부분을 제거하는 데 도움이 되었습니다.” – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate, Supply Chain Cowboy
46. 재고 관리 소프트웨어는 구식 스프레드시트 방법보다 우수한 가치 있는 도구입니다. “일에 적합한 도구를 사용하는 것은 필수입니다. 많은 기업이 익숙하고 쉬워 보여서 스프레드시트를 재고 관리 소프트웨어로 선택합니다. 불행히도 스프레드시트에는 내재된 위험이 있습니다: 변경사항을 잃거나 스프레드시트 파일을 실수로 삭제하기 너무 쉽습니다. 여러 사람이 스프레드시트를 동기화하기도 어려워 오류 위험이 더욱 커집니다. Peachtree나 QuickBooks 같은 저렴하면서 효과적인 소프트웨어를 찾아 재고를 관리하세요. 대부분의 조직은 이 옵션들을 회계 기능으로 가장 잘 알려져 있어 재고 관리에 간과합니다. 그러나 이들은 귀중한 재고 관리 소프트웨어 기능과 중앙 데이터베이스를 제공하여 재고 운영을 간소화하고 정확성을 높이며 오류 가능성을 최소화합니다.” – 5 Supply Chain Management Inventory Tips, Women’s Distributor Services (WDS); Twitter: @WDSJennifer

47. 재고 관리 최적화에는 지속적 개선이 필요합니다. “재고 관리 개선을 위해 노력할 때 주목해야 할 가장 큰 것 중 하나는 안전한 곳은 없다는 것입니다. 적절한 재고 수준 유지, 최대 효율을 위한 창고 구성, 프로세스에 대한 완전한 통찰 확보는 효과적인 재고 관리 개선에 큰 도움이 됩니다. 그러나 성공했다고 생각하고 가만히 앉아 있으면 최악입니다. 재고 관리를 포함한 운영에 비판적 접근을 하는 것은 경쟁 우위 유지의 기본입니다. 비용과 성과를 모니터링하세요. 재고 보유 비용이 상승한다면 예측이 충분히 정확하지 않을 수 있습니다. 고객 만족도가 떨어진다면 주문 이력을 살펴보세요. 불완전한 주문을 보내거나 물품이 적시에 고객에게 배송되지 않는다면 더 깊이 파고드세요. 지속적 개선 철학을 조직과 재고 관리 전략에 구축하면 더 큰 효율성과 수익성을 달성할 수 있습니다.” – 3 Tips for Improved Inventory Management, NavX; Twitter: @NAVX_software
48. 순환 재고는 전수 실사 재고 조사의 유용한 대안이 될 수 있습니다. “더 많은 비즈니스 소프트웨어 패키지가 이 기능을 제공함에 따라 중견 기업을 중심으로 순환 재고가 표준 운영 절차(SOP)가 되었습니다. 주기적 전수 실사 대비 순환 재고 체제의 이점은 큽니다. 순환 재고는 운영에 덜 지장을 주며, 어떤 품목을 세어야 할지 더 구체적으로 결정할 수 있고, 일반적으로 조직의 재고 관리에 더 큰 규율을 강제합니다.” – Tips for Improved Inventory Control: Part 5/8, TBS Automation Systems
49. 팀원과 유통업체를 핵심 프로세스에 참여시켜 이익과 자원을 모두 극대화하는 조치를 취하세요. “공급망 관리자가 따라야 할 모범 사례는 많지만, 이익뿐만 아니라 필요한 자원을 극대화하는 경향이 있는 몇 가지 전략은 다음과 같습니다:

• 팀 및 유통업체와 협력하여 서비스와 절감 극대화; 모든 사람이 정의한 전략의 기대를 명확히 이해해야 합니다.
• 전략 구현 후 구매 행동을 지속적으로 모니터링. 효율성에 대한 초점이 시간이 지나면 안일해져 공급업체에 과다 지급하고 전체 공급망 비용이 증가하는 경우가 많습니다.
• “비용”과 “가격”의 차이 이해. 제조업체 비용이 유통업체 마진, 보유 비용, 운임을 포함하지 않는 경우가 많습니다. 또한 제조업체 직접 조달이 해당 카테고리의 모든 제품에 적용되어야 하며, 높은 활용 품목 하나뿐만이 아님을 기억하세요.
• 최소 구매 단위 구매 능력 확립. 이는 자주 사용하지 않거나 일관되게 사용하지 않는 제품을 과다 주문하지 않도록 보장합니다.
• GPO 준수 요구사항이 무엇인지 확실히 알기. [여기에는] 단위 수량뿐만 아니라 달러 볼륨 약정도 포함될 수 있습니다. 실제 물품 가격 인하가 GPO 계약 준수를 방해하거나 준수 유지를 위해 계약 수정을 요구할 수 있음을 기억해야 합니다. 많은 병원이 GPO 기본 계약을 통해 일정 달러 볼륨 처리를 약정하여 전체 포트폴리오 혜택을 극대화해야 하는 계약을 체결합니다.” – Lori Pilla, Amerinet Inc. 부사장, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, St. Louis, More inventory management best practice tips, HPN Online; Twitter: @HPN_Online, @AmerinetInc

50. 실사 재고 조사 수행 모범 사례를 따르세요. “재고 정확성은 성공의 초석입니다. 서비스 수준 개선, 리드타임 단축, 마진 개선, 효율성 증대, 재고 수준 감소 등등의 기반이 되는 주제입니다. 순환 재고 프로그램 도입으로 실사 재고를 대체할 것을 권장하지만, 실사 재고가 꼭 필요한 때가 있습니다. 따라서 실사 재고를 성공적으로 완료하기 위한 몇 가지 팁을 생각해 볼 가치가 있습니다.

1. 준비, 준비, 그리고 준비: 성공의 80%는 준비에 있습니다. 창고 정리, 구역 명확히 표시, 예외 라벨링, 시스템 트랜잭션 완료 및 검토 등.
2. 이동 중단/격리: 실사 조사를 시작하면 모든 물리적 및 시스템 이동과 트랜잭션을 중단하세요. 이는 중요한 기초입니다 — 집을 지을 때 벽을 다 쌓기도 전에 창문을 달면 집이 무너질 수 있는 것과 비슷합니다.
3. 인력과 소통: 적절한 인력이 기술에 맞는 적절한 일을 하도록 하세요. 그리고 소통, 소통, 소통. 모든 사람이 명확한 지침을 가지고 있고, 질문에 어떻게 답을 구하는지 이해하는지 확인하세요.
4. 통제 데스크 관리: 프로세스를 조직하고 통제하는 팀을 지칭하는 용어입니다 — 그랜드 센트럴 역 같은 허브. 일반적으로 이 사람/팀은 카운트 시트를 추적하고, 모든 것이 ‘맞는지’ 확인하고, 질문에 답하고, 프로세스를 계속 진행시킵니다.
5. 지표/진행 상황 추적: 핵심 지표와 수단을 마련하여 진행 상황을 추적하는 것은 성공의 초석입니다. 이 지표를 검토하여 리더는 진행 상황을 검토하고, 필요시 조정하며, 프로세스를 궤도에 유지할 수 있습니다. 지표는 성공 측정 방법도 제공합니다.” – Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success, LMA Consulting Group; Twitter: @LisaAndersonLMA