CMMS 소프트웨어가 유지보수 조직을 강화하는 5가지 검증된 방법

컴퓨터화 유지보수 관리 소프트웨어는 유지보수 전문가가 더 조직적으로 되는 것을 돕는 훌륭한 도구입니다. CMMS 소프트웨어는 간단한 요청부터 작업 지시서, 예방 정비, 재고 관리, 가동 중지 시간 추적까지 유지보수 프로세스를 간소화합니다.

일상 활동이 항상 바쁘게 돌아가는 가운데 작업 지시서와 기타 정보를 함께 유지하는 것은 어렵습니다. 유지보수 소프트웨어를 가장 잘 사용하는 방법을 알면 해야 할 일을 완료하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 유지보수 부서의 조직화와 효율성 개선을 위한 CMMS 작업 지시 소프트웨어의 5가지 이점은 다음과 같습니다.

유지보수 작업 분류

일반적으로 작업 지시서는 다양한 행동과 책임 사이에서 다를 수 있습니다. 작업 지시서와 관련된 세부 사항에 따라 따라야 할 절차가 다를 수 있습니다. 일부 작업은 인프라와 관련될 수 있고 다른 작업은 장비 수리를 위한 것일 수 있습니다. 관련 작업 지시서를 적절히 연관시키면 시설 유지보수의 패턴을 찾는 데 도움이 됩니다. 또한 나머지 작업 지시서와 구별되는 작업 지시서 이력이 필요한 프로젝트나 부서가 있을 수 있습니다.

CMMS에서 사용할 수 있는 리소스 중 하나는 작업 지시 소프트웨어입니다. 유지보수 활동과 부서(배관, 전기, 바닥재 등)의 사용자 정의 이름을 생성합니다. 생성된 모든 작업 지시서는 같은 카테고리나 하위 카테고리의 모든 작업 지시서와 연관시키기 위해 카테고리 중 하나에 분류할 수 있습니다.

카테고리와 하위 카테고리 목록을 생성함으로써 유지보수 활동을 서로 더 잘 정렬하고 유지보수 보고서를 더 잘 구성할 수 있습니다. 이는 고장의 패턴이나 더 중요한 유지보수 문제를 가진 부서를 드러낼 수 있습니다.

유지보수 역할을 위한 사용자 권한 할당

유지보수 관리 소프트웨어 시스템에 여러 사용자가 있다면 기술자와 유지보수 팀원이 무엇을 보는지 염두에 두십시오. 역할이 전기 모니터링이라면 로그인했을 때 창문 청소 작업 지시서를 보지 않아야 합니다. 완료된 작업을 검증하는 역할의 관리자만 작업 지시서를 완료로 표시할 수 있어야 합니다. 그들이 집중할 수 있도록 그들의 사용자 접근은 역할과 책임과 관련된 것만 되어야 합니다.

소프트웨어에 따라 유지보수 시스템에 고정된 수의 사용자 라이선스가 있을 수 있습니다. 각 사람의 역할과 사용자 권한이 어떻게 설정되어 있는지 검토하는 시간을 가지십시오. 필요하다면 많은 소프트웨어 회사에 기술 지원이 있어 도움을 줄 수 있습니다. 각 구성원이 어떤 사용자 접근을 가져야 하는지 안내받기 위해 그들에게 연락하십시오.

유지보수 보고서 예약

앞서 언급했듯 올바른 도구 없이 보고서는 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 필요한 유지보수 보고서 유형을 알면 많은 소프트웨어 시스템에서 사전 설정할 수 있습니다. Hippo CMMS에서는 고객이 장비 가동 중지 시간, 수리 비용, 공급업체 성과 등 특정 유지보수 활동을 검토하기 위해 저장된 보고서를 생성합니다. 이들은 정기적으로 이메일 목록으로 전송되도록 보거나 예약할 수 있습니다.

서류 작업 최소화 또는 제거

작업 지시 관리를 개선하려면 프로세스를 처음부터 끝까지 추적하는 최고의 방법을 사용해야 합니다. 인쇄된 작업 지시서는 한 사람에서 다른 사람으로 전달되는 사이에 분실될 수 있습니다. 이는 중요한 검토를 위해 회수하기 어렵게 만듭니다. 가장 필요할 때 콘텐츠와 문서를 검색하는 것은 정말 번거로울 수 있습니다. 그래서 종이의 대안인 적은 종이 또는 전혀 없는 종이를 고려하는 것이 도움이 됩니다.

가능하다면 장비 매뉴얼이나 O&M 매뉴얼의 인쇄본을 스캔하여 컴퓨터에 저장하십시오. 그런 다음 PDF 파일로 소프트웨어에 업로드하여 필요할 때 접근할 수 있습니다.

공급업체 및 납품업체 연락처 가져오기

서비스를 위해 공급업체에 연락할 때는 가능한 한 프로세스를 간소화하는 것이 좋습니다. 올바른 정보를 제공하는 것이 필요한 서비스나 가격 견적을 얻는 열쇠입니다.

공급업체 연락처를 가져오면 공급업체를 시스템에서 작업 지시서와 직접 연관시킬 수 있습니다. 이는 시간이 지남에 따라 공급업체 성과를 추적하고 검토하는 도구가 됩니다. 최고의 가치를 받고 있는지도 알 수 있습니다. 작업 지시서가 할당된 공급업체 성과에 대한 예약 보고서를 설정하십시오. 훌륭한 가치를 얻고 있는지 아니면 다른 공급업체를 찾아야 할 때인지 알 수 있습니다.

이러한 리소스를 사용하면 일상적인 조직의 부담을 덜 수 있습니다. 관련 작업을 회수하기 위해 적절한 카테고리와 하위 카테고리를 설정하십시오. 유지보수 팀에서 관련 역할에 따라 시스템의 각 사용자 계정을 구성하십시오. 정보를 제대로 검토하기 위해 유지보수 보고서를 미리 예약하십시오. CMMS 소프트웨어(시설 관리 소프트웨어라고도 함)에 공급업체를 두면 커뮤니케이션을 간소화하고 성과를 검토하는 데 도움이 됩니다.

미리 계획하고, 불필요한 것을 줄이고, 단계를 간소화하면 업무량에서 더 적은 시간에 더 많은 일을 완료할 수 있습니다.