CMMS가 스프레드시트보다 뛰어난 10가지 핵심 이유

스프레드시트는 시설·유지보수 관리자가 감독하는 자산과 운영을 추적하는 데 흔히 사용됩니다. 표면적으로 스프레드시트는 합리적인 솔루션처럼 보입니다.

• 대부분 기업이 컴퓨터 기반 스프레드시트 애플리케이션을 갖추고 있습니다.
• 예상되는 비용이며 별도 예산이 필요 없습니다.
• 대부분 직원이 사용에 익숙해 교육이 거의 필요 없습니다.
• 스프레드시트는 꽤 강력한 보고 기능과 경영진을 감동시킬 그래프를 만들 수 있습니다.
• 시설·유지보수 관리자는 자산·주요 장비, 재고, 유틸리티, 위치, 공급업체, 벤더, 직원, 테넌트, 고객 데이터 시트를 편집할 수 있습니다.

이 모든 이점에도 왜 관리자들은 전산화 유지보수 관리 시스템(CMMS), 컴퓨터 지원 시설 관리 시스템(CAFM), 시설 관리 소프트웨어(FMS) 같은 시스템을 고려할까요? 이 소프트웨어 시스템은 스프레드시트(MS Excel)보다 훨씬 비싸고, 덜 익숙하며, 구현과 직원 교육에 많은 시간과 노력이 필요합니다.

네, 스프레드시트 이점이 방대해 보이지만 CMMS 이점을 그렇게 빨리 무시해서는 안 되며, 사실 우리 운영의 일부로 받아들이는 것을 고려해야 합니다. 다음은 관리자가 스프레드시트 대신 CMMS 소프트웨어를 사용해야 하는 10가지 이유입니다:

1. 테넌트와 고객을 위한 향상된 고객 서비스

테넌트와 다른 고객에게 서비스를 제공하는 회사는 시설 관리 소프트웨어와 CMMS로 제공하는 서비스를 개선할 수 있습니다. 이 시스템은 테넌트, 직원, 다른 고객이 실시간으로 서비스 요청을 제출하고 요청이 서비스 제공자에게 자동 라우팅되게 합니다. 고객은 이메일로 상태 업데이트를 받고 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있습니다. 스프레드시트는 이걸 제공할 수 없습니다. 관리자가 요청자들에게 요청 상태를 알리고 싶다면 수동으로 해야 합니다. 수동 업데이트는 많은 시간이 걸리고, 신뢰할 수 없으며, 오류가 발생하기 쉽습니다. 궁극적으로 고객과 테넌트는 서비스 요청 상태를 업데이트해주는 유지보수·시설 관리 시스템을 사용하는 회사에 더 만족할 것입니다.

2. 중요 문서에 쉽게 접근

시설 관리는 중요 문서의 중앙 허브 역할을 합니다. 시설·유지보수 부서 사람들은 평면도, 운영 매뉴얼, 보증서, 이미지, 벤더·공급업체 계약, 임대 계약, 송장, 구매 주문 등 중요 문서에 자주 접근해야 합니다. 이 모든 문서는 데이터베이스 내에서 쉽게 저장되고 접근됩니다. 소프트웨어가 없으면 운영 매뉴얼이나 기계 도면을 찾는 데 몇 시간 심지어 며칠을 보낼 수 있습니다. 중요 문서 관리와 접근 측면에서 스프레드시트는 시설 관리와 CMMS 소프트웨어에 비교할 수 없습니다.

3. 자동 이메일 알림 및 리마인더

CMMS와 FMS가 스프레드시트보다 가진 가장 큰 이점 중 하나는 자동 알림과 경보를 다양한 당사자에게 보낼 수 있다는 것입니다. 소프트웨어는 중요한 이벤트가 다가올 때 이메일과 문자 메시지를 보내도록 구성할 수 있습니다. 서비스 요청이 생성될 때, 재고 항목이 임계 임계값에 도달했을 때, 예방 정비가 수행되어야 할 때, 검사가 예정되어 있을 때, 보증 만료가 다가올 때, 고장이 발생했을 때 알림이 발송됩니다.

또한 지정된 기간 내에 작업에 응답하지 않았을 때 자동으로 경보가 발송됩니다. 예를 들어, 기술자가 엘리베이터 고장 알림을 받았지만 1시간 내에 응답하지 않으면 시설 관리자에게 알림이 가서 신속히 조치할 수 있습니다. 스프레드시트 사용은 관리자가 반응적이게 만들고 종종 너무 늦게 행동하게 만듭니다. 반면 유지보수 소프트웨어는 관리자와 기술자가 사전에 예방하고, 고장을 피하고, 더 빠르게 대응할 수 있게 합니다.

4. 향상된 예방 정비

빌딩 유지보수 소프트웨어는 설정된 일정에 따라 작업 지시를 자동으로 트리거하는 예방 및 정기 정비 기능을 가집니다. 일부 시스템은 판독값이 임계 임계값에 도달했을 때 작업을 트리거하기도 합니다(미터 기반 PM). 예약된 이벤트 전과 정비 기한에 알림을 보낼 수 있습니다. 작업이 완료되지 않으면 감독자에게 경보가 발송됩니다. 소프트웨어 없이 예방 정비는 쉽게 소홀해져 더 잦은 가동 중단과 더 높은 수리 비용으로 이어집니다. 스프레드시트는 예방 정비와 검사가 언제 예정되어 있는지 문서화하는 정도에 그칩니다. 예방 정비가 조직의 우선순위라면 스프레드시트에 의존하지 않는 것이 좋습니다.

5. 향상된 보고 기능

스프레드시트를 능숙하게 다루면 놀라운 보고서를 만들 수 있습니다. 상위 경영진은 파이 차트, 막대 그래프, 산점도를 보며 감동합니다. 당신이 일을 알고 프레젠테이션에 노력을 들였음을 보여줍니다.

시설·유지보수 관리 소프트웨어는 비교 가능한 보고 기능과 그 이상을 제공합니다. 강력한 보고서 작성 도구 외에도 소프트웨어 패키지에는 내장된 통조림 보고서가 있습니다. 이는 관리자가 필요로 하는 보고서들로, 기한 초과 작업 지시, 예정된 예방 정비와 검사, 월간 유지보수 비용, 인건비와 활용도, 장비 수명 주기 분석, 재고 수준 등이 있습니다. 스프레드시트에서 이 보고서들을 올바르게 만드는 데 걸릴 시간을 상상해 보십시오.

보고서는 예약되어 필요할 때 자동으로 이메일로 발송될 수 있습니다. 스프레드시트를 사랑하는 관리자들을 위해 CMMS 보고서는 추출되어 스프레드시트 기능으로 수정할 수 있습니다. 많은 유지보수 시스템은 사용자가 핵심 성과 지표(KPI) 실시간 데이터를 볼 수 있는 사용자 정의 대시보드도 가집니다.

6. 접근성

지난 10년간 브라우저를 통한 웹 기반 소프트웨어로의 전환을 보았습니다. 이는 기본적으로 인터넷 연결만 있으면 언제 어디서나 접근할 수 있게 합니다. 최근 무선 인터넷 확산으로 소프트웨어 사용자는 스마트폰이나 태블릿에서 데이터베이스에 접근할 수 있습니다. 같은 이메일 알림과 경보를 이제 원격으로 받을 수 있어 사용자를 데스크톱 컴퓨터에 묶어두지 않습니다. 이는 더 빠른 응답 시간, 더 적은 종이, 더 나은 커뮤니케이션을 가져옵니다. CMMS 소프트웨어 대 스프레드시트에서 이 수준의 접근성은 스프레드시트로 달성할 수 없습니다.

7. LEED 인증

시설 관리 소프트웨어와 CMMS 구현은 건물 에너지 소비를 줄이는 효과적인 방법으로 인정받습니다. CAFM은 성능이 저조한 시스템을 쉽게 보고하고 장비 업그레이드나 유지보수가 필요한 시점에 시기적절한 결정을 내리게 합니다. 유지보수 소프트웨어는 고장나는 장비를 식별하고 추세를 볼 수 있는 보고 도구를 갖추고 있습니다. 소프트웨어가 예방 정비 프로그램에 추가하는 가치는 더 친환경적인 빌딩 운영으로 가는 단계로 간주됩니다. 이것이 유지보수 소프트웨어 시스템을 갖추면 시설이 LEED 인증을 향해 1포인트를 얻는 이유입니다.

8. 새 레코드 추가

시설·유지보수 관리 소프트웨어는 스프레드시트보다 이벤트 기록을 더 잘합니다. 서비스 요청이 제출되면 소프트웨어는 요청자 이름, 연락처, 요청 시간과 날짜를 자동으로 기록합니다. 소프트웨어는 누가 응답했고 언제 응답했는지도 기록합니다. 사실 소프트웨어는 모든 거래를 자동으로 로그합니다. 여러 사람이 레코드를 추가하는 스프레드시트로 이걸 상상해 보십시오. 거의 불가능할 것입니다.

9. 작업 지시 관리

CMMS와 FMS는 작업 지시 소프트웨어를 사용하여 전체 작업 지시 프로세스를 간소화할 수 있는데, 이는 스프레드시트로는 불가능합니다. 유지보수 소프트웨어가 있으면 직원과 고객이 요청을 제출하고, 승인(또는 거부)되어 유지보수 직원과 외부 벤더에게 발송됩니다. 소프트웨어는 요청 시간, 수신 시간, 작업 지시 프로세스 전반의 모든 거래를 자동으로 로그합니다. 사진, 송장, 기타 중요 문서를 작업 지시에 추가해 참조할 수 있습니다. 유지보수 관리자는 응답 시간, 완료 시간, 관련 비용 데이터를 쉽게 뽑을 수 있습니다. 앞서 언급했듯 이메일 알림과 경보가 생성되어 모든 당사자가 작업 지시 상태를 업데이트받습니다. 더 나은 작업 지시 관리 프로세스는 더 빠른 응답 시간과 장비 가동 중단 감소로 이어집니다.

10. 비용 절감

현재 스프레드시트를 사용 중이라면 일이 틈새로 빠져나가고 있을 가능성이 큽니다. 예방 정비가 계획대로 수행되지 않습니다. 예방·계획 정비와 비계획 정비는 역의 관계입니다. 예방·계획 정비가 증가하면 장비 가동 중단과 수리 비용이 감소합니다. 벤더·기술자 성과, 인력 활용, 장비 성과에 대한 더 나은 문서화와 보고로 비용 절감이 가능합니다. CMMS와 FMS는 재고 관리 도구도 있어 회사가 재고 수준을 최적화하고, 재고는 낮게 유지하지만 필요할 때 공급품이 있게 합니다. 또 다른 비용 절감입니다. 강력한 유지보수 소프트웨어 보고 도구로 관리자가 더 나은 결정을 내려 회사 돈을 아낄 수 있습니다.

일반적으로 유지보수 소프트웨어 시스템은 1년 이내 ROI를 보이며 5~15% 유지보수 비용 절감을 기대할 수 있습니다. 예방·계획 정비 시스템이 없고 유지보수가 반응적인 경우 비용 절감 효과는 더 큽니다. ROI 계산에는 많은 변수가 관여하지만, 이 기사에서 설명한 CMMS 이점을 고려하면 적절한 CMMS나 시설 관리 소프트웨어 구현은 엄청난 비용 절감 효과가 있습니다.

작가 노트: CMMS 회사가 유지보수 소프트웨어가 왜 좋은지 말하는 게 좀 껄끄러울 수 있습니다. 하지만 우리는 우리 CMMS 시스템뿐만 아니라 일반적인 유지보수 소프트웨어 솔루션을 지지합니다. 우리 말만 믿지 마시고, 여기를 클릭해 많은 고객 성공 사례 중 하나를 읽어보세요.