CMMS 서비스: 올바른 시스템 선택을 위한 6가지 핵심 고려사항

전산화 유지보수 관리 시스템(CMMS)으로의 전환은 도전적일 수 있습니다. 회사의 니즈와 규모, CMMS 소프트웨어 비용, 그리고 그것을 갖는 혜택(시간, 자원, 효율성 절감 및 투자수익률(ROI))에 신중한 고려가 필요합니다. 회사가 조직에 가장 적합한 유지보수 관리 시스템을 찾았다 해도, 여전히 해결해야 할 한 가지 이슈가 남습니다. 즉, 어떤 구현 또는 온보딩 서비스가 필요할 것인가입니다. CMMS 소프트웨어 구매 기업은 소프트웨어 설치와 설정, 소프트웨어 교육을 어떻게, 누가 책임질지 고려해야 합니다.

이 질문의 답은 다음 세 가지 요인에 달려 있습니다:

• 예산 – 회사 직원이 구현을 수행하는 비용 vs. 공급업체 기술자가 CMMS 설치를 수행하는 비용
• 시간 – 회사 직원이 들일 시간(과 그에 수반되는 비용) vs. 공급업체 기술자 비용
• 자원 – CMMS 구현과 온보딩에 필요한 기술을 가진 직원

회사마다 소프트웨어 설정과 구현 관리 능력이 다르므로, CMMS 공급업체가 다양한 니즈를 충족하기 위해 다양한 가격대의 다양한 서비스를 제공한다는 것을 아는 것이 도움이 됩니다. 일반적으로 공급업체는 관리 시스템 구현을 위해 다음 옵션을 제공합니다:

• 원격 지원만 – 온라인 또는 전화 지원으로, 회사가 CMMS 소프트웨어의 완전한 설치와 설정을 책임짐
• 데이터 임포트 & 원격 지원만 – 기존 데이터(스프레드시트, CSV 파일)가 있는 회사는 이를 관리 소프트웨어로 이전하는 데 지원을 받음
• 완전 통합 – 공급업체 기술자가 재고 감사부터 데이터 입력, 시스템 설정, 직원 소프트웨어 교육, 라이브 전환까지 구현의 모든 측면을 담당

필요한 지원 수준 결정 시 다음 6가지 요소를 고려해야 합니다:

1. 기존 유지보수 데이터

앞서 제안했듯, 회사에 따라 기존 데이터가 있을 수도 있고 없을 수도 있습니다. 어떤 경우 회사는 기존 CMMS 소프트웨어에서 다른 것으로 이동 중이거나, 예방 유지보수 소프트웨어, 스프레드시트, CSV 파일에 데이터가 있을 수 있습니다. 이런 경우 CMMS 공급업체가 데이터 정제 또는 스크러빙(중복 또는 오류 데이터 제거)을 돕고 새 시스템에 적절한 포맷으로 임포트할 수 있습니다.

2. 회사 규모

관련된 회사 규모를 고려하세요. 시스템 사용이 단일 사이트로 제한될지, 다중 사이트가 관련될지. 수많은 매장을 가진 대기업의 경우 CMMS가 전사적으로 사용됩니다. 이 경우 모든 회사 사이트가 일관되게 설정되어 모든 유지보수 관리 요구사항이 같은 방식으로 충족되어야 합니다. 그렇지 않으면 CMMS 소프트웨어가 제대로 수행되지 않거나 기대된 ROI를 제공하지 못할 수 있습니다.

3. 계획된 CMMS 구현 기간

시간은 현실적 비용과 기회 비용 요소 측면에서 중요한 변수입니다. 현실은 CMMS 구현에 시간이 걸린다는 것입니다. 구현 범위도 고려해야 합니다. 예를 들어, 몇 개 자산이 시스템에 추가될지, 추가 데이터(평면도 이미지 등)도 추가될지. 완전한 재고 리스트 작성을 위한 현실적 타임라인 설정은 작업 완료를 위한 프레임워크를 제공합니다. 다음은 독립적 회사 감사를 위한 현실적 타임라인 아이디어입니다:

• 자산 0~100개 기업 = 30일
• 자산 200개 기업 = 45일
• 자산 201~500개 기업 = 90일

4. CMMS 데이터 입력 포괄성

회사는 입력할 데이터 범위를 결정해야 합니다. 데이터가 장비와 자산으로 제한될지, 이미지, 매뉴얼, 도면 등도 포함될지. 추가 데이터를 시스템에 넣으려면 시간과 자원이 듭니다. 이 추가 노력을 CMMS 사용 목표와 예상 결과와 저울질해야 합니다.

5. CMMS 설정에 가용한 자원

CMMS 설정에 필요한 시간 투자 외에, 작업을 수행할 수 있고 가용한 사람이 있는지가 중요합니다. 앞서 언급했듯 CMMS 구현은 시간 소모적이라 유지보수 기술자와 관리자가 장비와 부품 리스트 수집을 위해 일상 업무에서 시간을 떼야 합니다.

6. 소프트웨어 사용자의 기술 능력

사내 CMMS 설정을 고려할 때, 시스템 사용자가 얼마나 기술에 정통한지 신중히 고려해야 합니다. 시스템 설정이 비교적 간단하지만, 기술에 정통한 운영자가 기술에 정통하지 않은 이들보다 더 빠르고 정확하게, 더 적은 교육으로 CMMS 구현을 완료할 가능성이 높습니다.

CMMS 온보딩과 구현은 시스템 성공의 중요한 단계입니다. 회사의 목표, 예산, 자원을 신중히 검토하면 어떤 온보딩 서비스를 사용할지 결정하는 데 지침이 됩니다. 최소한, 기술에 정통한 사용자가 CMMS에 어느 정도 익숙하지 않다면 데이터 입력 지원이 필요할 것입니다. 온보딩 서비스는 저렴하지 않지만, 유지보수 관리 목표와 기대 ROI 달성에 있어 결국 배당금이 될 것입니다. 그렇지만, 무제한 평생 교육과 무료 설정을 제공하는 공급업체에는 주의하세요. 이러한 CMMS 기능은 지속 가능하거나 현실적이지 않습니다. 마찬가지로 '교육 불필요 - 지금 구매!'라고 광고하는 CMMS 공급업체도 경계하세요. 이는 사실이 아닙니다. CMMS로 나아가는 것은 중요한 투자 결정이며, 구매자는 고객 리뷰 확인, 지원과 교육 관련 댓글 읽기, 관련 업계 레퍼런스 요청 등 실사를 통해 신중해야 합니다. 결국 선정된 CMMS는 회사의 산업, 규모, 니즈, 예산에 가장 적합한 것이 될 것입니다.