클라우드로 성장 열기: 모든 비즈니스가 알아야 할 3가지 핵심 이점

조직은 소프트웨어와 컴퓨팅 인프라를 클라우드로 이전함으로써 여러 이점을 실현할 수 있습니다.

IDC는 2025년까지 글로벌 데이터스피어가 163 제타바이트(1조 기가바이트)를 초과할 것으로 예측합니다. 2016년 크기의 약 10배입니다. 기업들은 무엇이 중요한지 판단하고, 민감한 모든 것을 보호하며, 필요할 때 핵심 데이터를 찾는 능력에서 더욱 뒤처질 위험이 있습니다. 데이터가 증가함에 따라 온프레미스 유지 비용과 복잡성도 커져, 운송·물류 조직에 정보의 효과적 관리가 최우선 관심사가 되었습니다. 클라우드 기반 기업 콘텐츠 관리(ECM) 서비스가 도울 수 있습니다.

많은 전문가들이 클라우드의 재정적 이점을 확인합니다. 기술 투자 재정 수익률 평가 전문 기업 뉴클리어스 리서치(Nucleus Research)는 클라우드가 온프레미스 소프트웨어보다 3.2배 더 많은 가치를 반환한다고 추정합니다. 그럼에도 많은 운송·물류 기업들이 클라우드 서비스 채택에 느려 재정적 이점이 완전히 실현되지 않고 있습니다. 클라우드 기반 ECM은 규정 준수 보장, 사이버 보안 강화, 플릿 관리 단순화에도 도움이 됩니다.

클라우드 의존의 이점에는 다음이 포함됩니다.

규정 준수 보장

수많은 정부 규정이 기업에 직원 파일, 고객 정보, 재무 기록 등 민감 데이터 보호를 요구합니다. 예를 들어 연방 자동차 운송업체 안전국(FMCSA)은 법 집행 요원 요청 시 운전자가 전자 활동 로그를 제공할 수 있어야 한다고 요구합니다. 미국 교통부는 기록 유형에 따라 다양한 보존 기간을 통해 비즈니스 기록 저장을 포함한 특정 기록 보관 활동을 의무화합니다. 종이 문서가 표준인 환경에서 이러한 기준 준수 보장은 복잡할 수 있습니다.

기록을 전자 형식으로 변환하면 규정 준수가 크게 단순화됩니다. 많은 문서 관리 시스템은 사용자가 정보 접근을 잠가 개인식별정보(PII) 보호를 보장하게 합니다. 또한 문서가 충분히 오래 보관되었을 때 알리고 폐기 승인 기회를 주는 자동 기록 보존 일정을 설정할 수 있습니다. 마지막으로 클라우드에 저장된 전자 문서는 운전자 로그 같은 기록에 모바일 접근을 가능하게 해 필요할 때(심지어 이동 중에도) 접근할 수 있게 합니다.

사이버 보안 강화

플릿 관리 기록(차량 유지보수, 운전자 로그)부터 직원·재무 기록 같은 일반 비즈니스 문서까지, 모든 운송·물류 회사는 신중히 관리해야 할 정보로 넘칩니다. 특정 정보는 기밀로 유지되어야 하며, 데이터 유출은 소비자 신뢰와 회사 재정 모두에 치명적일 수 있습니다. 미국 기업의 데이터 유출 피해 비율은 2016년 24%에서 2017년 46% 이상으로 거의 배로 늘었으며, 평균 유출 비용은 362만 달러입니다.

문서를 클라우드 기반 ECM 서비스로 이전하면 민감 정보 보호가 개선될 수 있습니다. 필연적으로 클라우드 제공업체는 사이버 보안 전문가입니다. 많은 시스템은 암호화, 강력한 비밀번호 시행, 콘텐츠별 접근 제어(파일과 개별 문서를 권한 있는 열람자로 제한) 등 다중 보호를 제공합니다. 대부분의 경우 기업은 정보를 자체 기업 네트워크에서 클라우드 서비스로 이전할 때 보안이 개선됨을 발견합니다.

플릿 관리 단순화

플릿 관리는 물류 회사에서 가장 중요한 기능 중 하나로, 현재·예상 차량 위치 추적, 고객·출하 기록 관리, 운전자 안전 보장, 제시간 상품 배송을 모두 수행해야 합니다. 로봇 프로세스 자동화(RPA)라 불리는 새로운 기술 클래스는 플릿 관리를 단순화하고 비용을 줄일 수 있습니다. RPA는 '봇(bots)'이라 불리는 전자 사용자 계정을 사용해 다양한 애플리케이션에 로그인해 데이터를 검증·공유하고, 데이터 입력 같은 수동 작업을 자동 수행합니다. 클라우드 기반 ECM과 결합하면 이 기술들은 라우팅 프로세스 간소화와 직원이 더 높은 부가가치 작업으로 이동할 수 있게 해 비용을 극적으로 줄일 수 있습니다.

데이터가 증가함에 따라 비즈니스 관리를 위한 더 나은 도구가 필요해집니다. 회사와 부서 목표를 고려할 때 자문해 보세요: 클라우드가 어디서 원하는 결과를 달성하는 데 도움이 될까요?

크리스티나 로빈스(Christina Robbins)는 디지텍 시스템즈(Digitech Systems LLC)의 마케팅 매니저로, 기업 콘텐츠 관리(ECM) 소프트웨어 제공업체입니다.