CMMS 성공 간소화: 구현 및 ROI를 위한 6가지 검증된 단계

귀사가 CMMS를 구매하거나 구독하고, 구현 과정을 거치고, 교육을 받았습니다. 몇 달 뒤, 유지보수 관리 소프트웨어가 예상한 결과를 내지 못한다는 것을 발견합니다. 여러 벤더를 평가하고, 올바른 질문을 하고, 후보를 추리고, 최종 데모 라운드를 거치고, 가격 협상을 하고, 서명했습니다.

이제 예상대로 작동하지 않고, 유지보수 팀의 저항을 받거나, 어떤 경우에는 아무도 사용하지 않는 유지보수 관리 소프트웨어에 비용을 지불하고 있습니다. 이때 무엇이 잘못되었는지 자문하게 됩니다.

현실은 CMMS 소프트웨어 구현 계획의 성공률이 낮다는 것입니다. 업계 소식통에 따르면 실패율이 40%~80%* 범위입니다. 일부 소식통은 더 높은 실패율을 제시합니다. reliabilityweb.com에 따르면 구현 실패율이 90%까지 될 수 있습니다. 실패 이유는 종종:

• 필요한 노력 과소평가
• 벤더 지원 부족
• 워크플로 부적절 정의
• 핵심 기능 교육 부족

단절의 이유는 여러 가지이며, 대부분 열악한 구현 계획이 원인입니다. 이 기사는 실패를 피하고 CMMS를 성공시키는 방법에 초점을 맞춥니다.

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1단계: 무엇이 빠졌는지 평가

첫 단계는 유지보수 소프트웨어와 관련해 겪고 있는 문제점을 식별하고 목록화하는 것입니다. 물어야 할 질문:

• 귀하와 예상 사용자가 컴퓨터와 다른 기기에서 시스템에 접근 가능한가?
• 모든 장비와 자산이 업로드되었는가?
• 이전 CMMS에서 이전했다면 이력이 마이그레이션되었는가?
• 모든 사용자가 업로드되고 올바른 권한과 접근이 주어졌는가?
• 예방·정기 정비 작업 지시가 업로드되고 스케줄되었는가?
• 계약에 따른 모든 필수 CMMS 기능이 활성화되었는가?
• 귀하와 유지보수 팀이 교육을 받았는가?
• 추가 교육이 필요한가?

이 연습의 목적은 CMMS 소프트웨어와 관련해 직면한 문제를 철저히 평가하는 것입니다.

2단계: CMMS 벤더와의 계약 검토

게임 플랜을 세우고 내부 팀에 작업을 할당하기 전에 벤더와의 계약을 참조하여 인도된 내용과의 불일치가 있는지 확인하십시오.

구현 과정엔 많은 사람이 관여하며, 책임이 벤더와 협상·구매 과정에 관여하지 않은 사람들에게 넘어갑니다. 소프트웨어가 모든 데이터 통합과 함께 완전히 설정되었지만 소프트웨어 사용자가 계약상 합의된 전체 교육을 받지 못했을 수 있습니다.

아마 한 사용자만 1시간 교육받고 나중에 바빠서 벤더에 후속 세션 예약을 위해 연락하지 않았을 수 있습니다. CMMS 벤더가 고객을 적극적으로 팔로우업하여 구매한 교육을 받게 해야 하지만, 교육을 벤더 손에 맡기지 말고 직접 챙기는 게 최선입니다.

벤더가 계약상 합의된 서비스를 제공하지 않았다면(데이터 임포트, 사용자 설정, 교육 제공 등), 계정 담당자와 미팅을 잡아 분위기를 정리하고 돈을 낸 만큼 받는지 확인하십시오. 타임라인을 정해 완료하게 하십시오.

3단계: 게임 플랜 수립

CMMS 소프트웨어 구현 계획 문제 목록이 생겼으니, 명확한 게임 플랜을 세우고 실행할 차례입니다. 문제 평가에서 다음 결함들을 식별했을 수 있습니다:

• 사용자가 올바른 권한으로 제대로 설정되지 않음
• 모든 장비가 추가되지 않음
• 예방 정비 작업 지시가 스케줄되지 않음
• 사용자가 보고 도구, 메트릭 설정, 보고서 실행에 익숙하지 않음
• 불충분한 교육

목록이 생기면 누가 문제를 해결할지, 완료 허용 기간을 정해 위임하십시오. 이 단계에서 무엇이 필요한지에 대한 불확실성을 없애는 것입니다.

작업을 책임질 사람들과 과제를 검토하고, 그들이 작업을 완료하는 방법과 일을 끝내기 위한 자원이 있는지 이해하도록 하십시오.

예를 들어 예방 정비 일정을 업로드해야 한다면, 책임자가 PM 일정 세부사항을 어디서 찾는지, 정보를 CMMS 소프트웨어로 마이그레이션할 수 있도록 어떻게 편집할지 아는지 확인하십시오.

일부 작업은 소프트웨어 벤더가 필요할 수 있습니다. 예를 들어 벤더가 데이터 임포트와 재구성, 교육을 도울 수 있습니다. 계정 담당자와 연결하여 과정에 포함시키십시오. 추가 비용이 발생할 수 있으니 놀라지 마십시오. 벤더가 계약대로 제공했고 추가 작업이 필요하면 일부 서비스 비용이 적용될 수 있습니다.

4단계: 진행 상황 팔로업 및 완수

작업이 위임되고 책임자가 해야 할 일을 명확히 알면, 진행 상황을 팔로업하십시오. CMMS 소프트웨어 구현 계획이 우선순위임을 전달하고 사람들이 완수하도록 책임을 지게 하십시오. 타임라인이 설정되었으니 체크인하고 진행 보고를 받으십시오.

CMMS 솔루션을 성공시키고 싶다면 다른 하이 우선순위 프로젝트처럼 대우하여 사람들이 줄을 서고 진지하게 받아들이게 하십시오. 회의 중에 일이 계획대로 진행되길 바랍니다. 그렇지 않으면 왜인지 알아내고, 조정하고, 재할당하고, 일을 끝내기 위해 필요한 건 뭐든 하십시오.

5단계: 최종 평가

모든 게 끝났다고 말하기 전에 문제 목록을 검토하고 모든 이가 모든 문제가 해결되었음에 만족하는지 확인하십시오. 각 항목을 면밀히 살펴보고, 이 과정을 시작했을 때 어디에 있었고 지금 어디에 있는지 고려하십시오.

자신(및 다른 사용자)에게 물어보십시오, 현재 상태에 만족하십니까? 이때 빠진 게 없고 흠잡을 데 없는지 식별할 시간입니다. 팀이 문제를 해결 못 해 벤더 지원이 필요할 수 있습니다. 반드시 그들을 관여시키고 도움을 요청하십시오.

6단계: 지속적 교육

교육의 중요성을 충분히 강조할 수 없습니다. 교육은 일회성 거래가 아닌 지속적 과정이어야 합니다. 한 번에 받아들일 수 있는 양은 한정되어 있습니다.

유지보수 소프트웨어에 더 편안해지고 익숙해질수록 더 많은 기능과 함수를 받아들일 더 좋은 위치에 있게 됩니다.

유지보수 소프트웨어는 수시로 업데이트될 것이며, 사용자들이 هذه 새로운 기능을 알고 사용할 수 있는 것이 중요합니다.

벤더에 지속적 교육, 무료 교육 웨비나, 지원에 대해 문의하십시오. 벤더와 소통 라인을 열어두십시오. 보답받을 것입니다.

유지보수 관리 소프트웨어는 인력부터 재고 수준, 장비 가동 중단, 예방 정비 등 유지보수 운영의 다양한 측면을 추적하는 데 관리자를 돕는 도구입니다. 그것만으로 모든 유지보수 문제를 고치는 솔루션은 아닙니다.

너무 자주, 관리자는 소프트웨어 필요성을 보고, 여러 옵션을 평가하고, CMMS 패키지를 결정합니다. 빠진 건 모든 유지보수 소프트웨어 사용자에게 전달된 잘 계획된 구현 전략입니다. 회사는 전 팀의 구매(buy-in)를 얻어야 하고 사용자는 구현 성공을 위해 완전히 교육되어야 합니다.

CMMS 성공적 구현 전략에 대한 더 많은 정보는 일반적인 유지보수 소프트웨어 함정에 대한 유용한 게시물 여기를 읽거나 Hippo 소프트웨어 전문가에게 문의하여 지원 서비스에 대해 더 알아보세요.

출처:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com