CMMS 소프트웨어 성공적 구현: 검증된 단계별 가이드

더 많은 가동 시간과 더 나은 추적을 위해 CMMS 소프트웨어 도입을 결정했습니다. 하지만 처음 구현하는 과정이라 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 좋은 소식은 Hippo 팀이 수많은 성공적인 CMMS 구현을 완료했다는 것입니다. 우리가 도와드리겠습니다. 방법은 다음과 같습니다.

CMMS 소프트웨어 구현에는 보장이 없습니다. 사실 산업 전반에서 실패율이 최대 80%에 달한다는 추산도 있습니다.

성공을 보장하기 위해 어떤 조치를 취할 수 있을까요?

Hippo 구현 전문가 Carla Prentice에 따르면, 데이터를 어떻게 생각하는지가 데이터를 어떻게 다루는지만큼이나 중요합니다.

CMMS 구현을 시작하기 전, 데이터에 대한 사고방식부터 바꾸세요

CMMS에 완전히 전념하기 전에도 취할 수 있는 중요한 단계들이 있습니다.

1. 데이터를 가치 있는 자산으로 대우하기 시작하세요.
2. 데이터를 안전하게 보관하는 프로세스를 개발하세요.
3. 더 나은 의사결정을 위해 데이터를 활용하려 노력하세요.

대규모 운영이든 여러 역할을 겸하는 소규모 사업자든 언제나 기초부터 시작할 수 있습니다. 오래된 종이 O&M 매뉴얼, 도면, 보증서를 모두 찾아내세요. 여전히 종이 또는 스프레드시트 기반 작업 주문으로 작업 중일 수 있는데, 이는 느리고 오류가 발생하기 쉽지만, 가능한 한 많은 데이터를 보존하려 노력하세요. 서류를 한곳에 모으고 컴퓨터 파일은 백업하세요. 그런 다음 온디맨드 작업 주문을 검토하여 추세를 찾으세요. 예를 들어 3층 화장실 싱크대가 3개월마다 누수된다면 2개 반 달마다 점검하는 PM을 설정해 보세요.

이러한 구식 방식으로 작업하는 것은 답답하지만, 모두에게 데이터의 역할을 이해하고 데이터가 제공할 수 있는 가치를 인식하게 하는 데 도움이 됩니다.

CMMS 구현 준비가 되면 모두 사전 계획과 올바른 순서로 작업하기에 달려 있습니다.

올바른 CMMS 소프트웨어 구현 팀 구성

조직 규모에 관계없이 CMMS 데이터베이스 설정에 적절한 사람들이 참여해야 합니다.

많은 프로젝트를 진행한 후 Carla는 이제 조직이 바이인(buy-in), 즉 프로젝트에 대한 내부 지지를 생성하고 육성하는 방법을 고민하도록 항상 권장합니다. 스스로에게 물어보세요.

• 프로젝트 성공을 위해 누가 지지가 필요한가?
• 누가 가장 설득하기 어려울까?
• 그들에게 프로젝트 가치를 어떻게 입증할 수 있을까?

마지막 질문에 대해서는 피치를 맞춤화해 보세요. 기술자들과 대화할 때는 좋은 CMMS가 어떻게 업무를 덜 스트레스 받게 만드는지 강조하세요. 작업을 사전에 계획하면 작은 문제를 큰 문제로 발전하기 전에 찾아 고칠 수 있어 예상치 못한 상황이 줄어듭니다. 조직의 다른 사람들에게는 소프트웨어가 지출 추적에 어떻게 도움이 되는지 설명할 수 있습니다. 이는 비용 절감의 첫걸음입니다.

Carla의 경험상 선임 기술자들은 설득이 거의 필요 없습니다. 기술을 멀리하고 변화를 거부하는 '올드타이머' 신화는 그저 신화일 뿐입니다. 사실 선임 기술자들은 종종 Hippo와 조직 사이의 최적의 연락 창구가 됩니다. 그들은 시설의 모든 것을 알고 있으며 워크플로 표준화와 간소화에 대해 기대감을 가지고 있습니다.

무엇보다 팀은 구현과 최종 CMMS 데이터베이스 모두에 대한 소유 의식을 가져야 합니다. 결국 가장 많이 사용할 사람들이기 때문에, 그들의 워크플로와 목표가 반영되도록 해야 합니다.

그리고 바로 다음 단계에서 이를 실현합니다.

CMMS 소프트웨어에서 데이터를 어떻게 구성할지 결정하세요

Carla는 가상 세계를 구축하는 컴퓨터 게임을 좋아합니다. 팀과 데이터베이스를 설정할 때 그녀와 함께 게임을 한다고 상상해 보라고 합니다. "모든 것을 어떻게 구성할지 상상해 보라고 합니다. 기초는 무엇인가? 모든 것이 어떻게 연결되는가?"

명확한 계층 구조를 가진 정보 아키텍처 설계

먼저 용어를 정의해 볼 가치가 있습니다. 정보 아키텍처는 데이터를 어떻게 구성하는지를 의미합니다. 정보 계층 구조는 일부 데이터를 더 중요하게 다루는 방식입니다.

차고를 청소하기로 했다고 상상해 보세요. 잔디 깎는 기계는 어디에 두는 것이 가장 좋을까요? 뒷문 옆에 두면 마당으로 밀고 나가기 쉽습니다. 예비 타이어 잭은요? 거의 사용하지 않으니 낮은 선반 뒤쪽에 두면 됩니다. 이제 안전하게 치워졌습니다. 모든 항목에 대해 사용 방식에 맞는 위치를 찾습니다.

데이터도 기본적으로 같습니다. 사용 방식에 맞춰 구성하는 방법을 찾아야 합니다. Carla에 따르면 많은 사람들이 산업에 기반해 이러한 결정을 내립니다. 예를 들어 제조업체는 자산과 장비에 집중합니다. 반면 호텔은 위치 기반 아키텍처를 선호합니다.

Carla는 팀이 시설을 돌아다니며 데이터를 어떻게 구성할지 생각해 보도록 권장합니다. 방별로? 부서별로? 방 안에서 자산을 생산 라인으로 나눌 것인가? 각 생산 라인을 개별 장비로 세분화할 것인가? 이는 데이터를 어떻게 구성하느냐가 유지보수 프로그램을 어떻게 추적하느냐에 영향을 미치므로 중요한 결정입니다.

유지보수 및 추적 대상 모든 것에 이름 부여

이름이 아키텍처의 큰 부분을 차지하므로 Carla는 프로세스 초기에 이름에 대해 이야기하기를 좋아합니다. "자산 ID와 일련번호를 사용할 수 있지만, 최종 사용자 관점에서도 생각해야 합니다. 어떻게 올바른 장비에서 작업 중인지 알 수 있을까요?"

그녀는 구현 팀이 "보일러 세 대가 있는 방"이라고 말하는 것에서 "보일러 1, 보일러 2, 보일러 3"으로 넘어가길 원합니다. 아주 기본적으로 보이지만, 동시에 매우 중요합니다. 자산을 정확하게 추적하려면 자산에 대해 정확하게 이야기할 방법이 필요합니다.

이렇게 생각해 보세요: 의대생이 의과대학에서 가장 먼저 배우는 것은 무엇일까요? 신체 모든 부위의 이름입니다.

Carla는 성공을 위한 많은 아이디어와 흔한 장애물을 피하는 조언을 가지고 있습니다.

CMMS 구현 완료를 위한 합리적인 시간 확보

소요 기간은 다음을 포함한 여러 요인에 따라 다릅니다.

• 산업
• 기존 데이터 품질
• 자산 및 장비 수
• 구현 팀 규모

장비 연식도 영향을 미칩니다. 최신 장비를 갖춘 신규 시설이라면 자산 ID와 일련번호를 찾기 쉽습니다. 종종 제조사 웹사이트에서 디지털 매뉴얼과 회로도를 직접 다운로드하거나 요청할 수 있습니다. 하지만 구형 장비의 경우 누군가가 긁힌 명판에서 이름을 베껴 적으러 다녀야 할 수도 있습니다.

시설 규모와 수도 역할을 합니다. Carla는 스펙트럼 양끝의 예를 듭니다. 단일 방의 소규모 제조 작업장 vs 여러 위치에 걸쳐 많은 건물이 퍼진 게이티드 커뮤니티.

핵심은 서두르지 않고 현실적으로 계획하는 것입니다. Carla가 구현 팀을 돕는 중요한 방법 중 하나는 그들과 협력하여 합리적인 타임라인과 달성 가능한 마일스톤을 설정하는 것입니다.

데이터가 준비된 후 예방 유지보수 및 기타 프로그램 개발

때때로 조직은 기존 예방 유지보수 계획을 CMMS 데이터베이스의 기초로 사용하려 합니다. 문제는 잘못된 방향으로 나아가려 한다는 것입니다.

먼저 자산, 장비, 재고가 데이터베이스에 설정되어 있어야 합니다. 모든 것에 이름이 있고 정리되어 있어야 합니다. 그런 다음 예약된 검사와 작업을 설정할 수 있습니다.

시스템에 이름이 없는 자산을 점검하는 PM을 예약할 수는 없습니다. 재고가 데이터베이스에 추가되지 않았다면 PM의 관련 부품과 자재를 포함할 방법도 없습니다.

예방 유지보수 프로그램을 짓고 있는 집의 지붕이라고 생각하세요. 지붕을 먼저 올릴 수는 없습니다.

다음 단계

일부 조직은 많은 작업을 직접 수행하기를 선택합니다. Hippo의 구현 전문가가 프로세스를 안내하지만, 데이터 수집에 관해서는 조직이 실무를 담당합니다. 예를 들어 Carla는 누구나 빠르게 이미지 업로드 방법을 배워 모든 레코드에 관련 자산 사진을 포함하게 할 수 있습니다. 하지만 자산에 가서 사진을 찍고 업로드하는 것은 조직 내 누군가가 해야 합니다.

다른 조직의 경우 전문 감사관을 현장에 데려오는 것이 더 합리적일 수 있으며, Hippo도 그 옵션을 제공합니다. 하지만 귀사의 특정 상황에 가장 적합한 옵션이 무엇인지 알 수 있는 유일한 방법은 연락하여 연결하는 것입니다.

귀사의 과제와 목표에 대해 더 많이 알수록 더 잘 도울 수 있습니다.