스마트 재고 관리가 소기업 성장을 이끄는 방법

소기업은 사실 비즈니스에 있는 모든 사람이 재고 관리로 흥망성쇠가 갈립니다. 하지만 관리 방법을 보기 전에 "재고가 도대체 무엇인가?"라고 물어야 합니다.

재고 유형

앞서 나가기 전에 재고의 작동 정의를 확립합시다. 실제로 하나 이상이 필요합니다. 왜냐하면 광범위하게 말하면 네 가지 유형이 있기 때문입니다. 주의하지 않으면 조금 혼란스러울 수 있습니다.

원자재 (Feedstock)

이것은 최종 완제품을 만드는 데 사용할 원료입니다. 피자 가게를 운영한다고 가정해 봅시다. 반죽, 소스, 개별 토핑이 원자재입니다. 카누 노 공장을 운영한다면 나무와 얼룩입니다. 의류? 원단 볼트.

"원료"라는 용어는 약간 오해의 소지가 있을 수 있습니다. 왜냐하면 그것 역시 하나 이상의 의미를 가질 수 있기 때문입니다. 결국 귀하의 자료의 "원료성" 수준은 귀하의 산업에 달려 있습니다. 그래서 제분소라면 원료는 나무입니다. 하지만 스케이트보드 회사라면 원료는 합판 시트(제분소에서 나옴)가 될 것입니다.

진행 중인 작업 (Work in progress)

피자 가게로 돌아가 봅시다. 재료인 원자재를 가져다가 모두 모아 오븐에 넣습니다. 모든 것이 구워지는 동안 그것은 원자재와 판매할 수 있는 것 사이의 중간 상태입니다. 이 유형, 생산 라인에 있는 물건은 진행 중인 작업 재고입니다.

어떤 주어진 시간에 얼마나 가지고 있는지는 귀하의 산업에 달려 있습니다. 피자 가게의 경우 오븐이 그렇게 크지 않기 때문에 결코 그렇게 많지 않을 것입니다. 냉장고에 있는 치즈가 오븐에서 구워지는 것보다 항상 더 많을 것입니다. 하지만 항공기를 만들고 있다면 몇 달 동안 라인에 재고가 있을 수 있습니다. 그리고 비행기가 완성에 가까워질수록 원자재보다 진행 중인 작업 재고가 훨씬 더 많아질 것입니다.

완제품 (Finished goods)

다음은 더 일반적인 이름인 상품으로 부르면 이해하기 쉽습니다. 이것은 판매 준비가 된 재고입니다. 하지만 완제품이 다른 산업의 원자재가 될 수도 있다는 것을 기억하세요. 우리는 완제품을 대중이나 다른 회사에 판매할 수 있습니다. 제분소에서 합판 시트를 구입하는 스케이트보드 회사를 생각해 보세요. 제분소의 완제품은 스케이트보드 회사의 원자재입니다.

산업이 비율을 결정

네 번째 재고 유형으로 넘어가기 전에 처음 세 가지에 대해 조금 더 생각해 볼 수 있습니다. 구체적으로 다른 산업이 각각의 상대적 양을 어떻게 다르게 가지는지 볼 수 있습니다.

다시 피자 가게로 가봅시다. 대부분 원자재, 약간의 진행 중인 작업 재고, 하지만 거의 완제품이 없을 것입니다. 재료를 모아 구우는 데 시간이 매우 적게 걸리기 때문에 주문이 들어오기 전에 시작할 때까지 기다릴 수 있습니다. 파이가 완성되자마자 나가버리기 때문에 완제품이 많이 쌓이지 않을 것입니다.

항공기 제작에 대해 이미 이야기했습니다. 많은 재고가 생산 라인에 갇혀 있을 것입니다. 제품이 천문학적으로 많은 부품을 천천히 신중하게 조립하는 것을 포함하기 때문입니다. 지역 드레스 숍은 어떨까요? 소매 산업은 완제품이 많지만 기본적으로 다른 두 유형의 재고는 없습니다.

예비 부품 및 자재 (Spare parts and materials)

네 번째 재고 유형은 모든 산업의 모든 비즈니스가 가지고 있는 것입니다. 예비 부품 및 자재. 무언가 고장 났을 때를 대비해 보관하는 모든 것입니다. 피자 가게에서는 오븐 안의 전구 교체용입니다. 제분소에서는 여분의 톱날입니다.

이제 재고가 무엇인지 어느 정도 알았으니 조금 더 깊이 들어가 보겠습니다.

재고: 핵심 개념

선입선출(FIFO) vs 후입선출(LIFO)

가게에서 우유를 사서 막 집에 왔다고 상상해 보세요. 냉장고를 열면 이미 거의 빈 상자가 있습니다. 새 우유를 기존 상자 앞쪽에 둘까요, 뒤쪽에 둘까요? 아니면 버스 정류장에서 버스를 기다리고 있다고 상상해 보세요. 버스가 도착하면 사람들은 누가 먼저 왔는지, 누가 마지막에 왔는지에 따라 어떻게 탑승하나요?

두 상황 모두 선입선출 원칙, 즉 FIFO를 따릅니다. 오래된 우유가 먼저 사용됩니다. 버스 정류장에 첫 번째 사람이 버스에 첫 번째로 탑승합니다. 무엇이든(누구든) 먼저 도착한 것이 먼저 사용(또는 이동)됩니다.

좋습니다, 두 가지 상황 더. 뷔페 식당에서 접시를 집습니다. 맨 위 stack에서 가져오나요, 맨 아래에서 가져오나요? 접시를 채워 테이블로 걸어가는데 누군가가 의자를 훔쳐 갔지만, 구석에 쌓인 의자가 있어 문제없습니다. 새 의자를 가져올 때 stack의 맨 위에서 가져오나요, 맨 아래에서 가져오나요?

이 상황에서는 stack의 맨 위에서 접시와 의자를 가져옵니다. 이제 후입선출 원칙, 즉 LIFO를 따릅니다. 마지막으로 추가된 접시가 먼저 사용됩니다. 마지막으로 추가된 의자가 먼저 제거됩니다.

이 두 원칙을 조금 조심해야 합니다. 같은 이름을 가진 관련되지만 다른 회계 용어가 있기 때문입니다. 지금은 그것들에 대해 자세히 다룰 시간이 없지만, 그것들이 존재하고 회계사가 재고에 대해 생각하는 방식과 관련되어 있다는 것을 아는 것이 중요합니다.

A, B, C 분석

마지막으로 상상 속 피자 가게, 특히 토핑에 대해 생각해 봅시다. 기본 저렴한 치즈, 좀 더 멋진 비싼 치즈, 그리고 트러플, 즉 슈퍼 비싼 지하 버섯이 있습니다. 모두 원자재이지만 가치 차이 때문에 카테고리로 나누는 것이 타당합니다. 일반적으로 사람들은 세 가지, A, B, C로 가고 회사 비용 비율과 전체 재고 비율을 देखकर 균형을 맞추려 합니다.

그래서 트러플은 A입니다. 구매에 연간 재고 예산의 70%가 들지만 전체 재고의 20%만 차지합니다.

멋진 치즈는 B입니다. 구매에 연간 재고 예산의 25%가 들지만 전체 재고의 30%만 차지합니다.

기본 치즈는 C입니다. 구매에 연간 재고 예산의 5%만 들지만 전체 재고의 50%를 차지합니다.

A, B, C 분석의 장점은 이제 각 카테고리를 통제(단지 추적하고 보호하는 또 다른 표현)하는 데 얼마나 많은 노력을 기울일지 생각하기 시작할 수 있다는 것입니다. 기본 치즈는 메인 냉장고에 쌓아두고, 멋진 건 뒤쪽 선반에 숨겨두고, 트러플은 사무실에 잠가둘 수 있습니다. 또한 주문에 대해 다른 일정을 설정할 수 있습니다. 기본 치즈를 많이 소비하므로 일주일에 몇 상자 배송을 설정할 수 있습니다. 하지만 비싼 트러플은 수준을 면밀히 모니터링하고 정확히 필요한 만큼만 주문합니다. A, B, C로 재고를 나누는 또 다른 장점은 실사할 때입니다. 트러플은 A이므로 하나하나 모두 셀 것입니다. 하지만 기본 치즈인 C는 훨씬 느슨하게 셀 수 있습니다. 예를 들어 손에 있는 상자 수만 세고, 각 작은 봉지를 세지 않아도 되어 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

보유 비용과 손실, 즉 감모 (Shrinkage)

피자 가게에 지겨워져 다시 가게에 우유를 사러 갔습니다. 우유가 세일 중일 때 차에 실을 수 있는 만큼 잔뜩 사나요, 아니면 항상 하던 만큼만 사나요?

돈을 절약하는 건 좋지만 냉장고에 공간이 한정되어 있고, 뒷마당 창고에 여분을 보관할 수는 없단 걸 압니다. 추가 냉장고를 살 수도 있지만, 오늘 우유로 절약한 돈으로 그 냉장고를 사고 운영하는 장기 비용을 충당할 수 있을까요? 아주 싼 냉장고를 구해 태양광으로 돌린다 해도, 그 여분 우유를 상하기 전이나 누군가가 손대기 전에 다 마실 수 있을까요? 아마 아닐 겁니다.

결국 가능한 한 최소한의 우유를 보유하되 절대 떨어지지 않게 하는 게 가장 타당합니다. 그러면 보유 비용이 낮고 상하거나 도난당해 잃는 것도 피할 수 있습니다. 여기서 JIT 시스템이 나옵니다. 재고가 딱 필요한 시점 직전에 배송되는, 즉 Just In Time입니다. 당신이 우유를 보유하는 비용을 지불하는 대신 그 비용을 가게로 떠넘기는 겁니다. 가게 걱정은 마세요. 그들은 규모의 경제로 훨씬 더 쉽고 싸게 처리합니다.

추적이 모든 것을 통합

이 개념들을 실천에 옮기는 건 모두 효과적인 추적으로 귀결됩니다. 실시간으로 얼마나 많은 재고가 있는지 알려주는 시스템이 필요합니다. 시간이 지나면 이 이력 데이터를 사용해 트렌드를 찾고 재고 통제를 미세 조정하는 데 사용할 수 있습니다.

재고가 언제 들어왔는지 정확한 기록이 있으면 선입선출(FIFO) 또는 후입선출(LIFO) 시스템을 설정할 수 있습니다.

A 재고를 면밀히 주시하는 건 카운트가 항상 정확하고 최신일 때 쉬워집니다.

보유 비용과 손실 줄이기는 과거 사용량을 볼 수 있을 때만 가능합니다. 지금 얼마나 있는지, 보통 얼마나 쓰는지, 리드 타임(더 주문하는 데 걸리는 시간)을 보면 파 레벨(재주문 임계값)을 설정할 수 있습니다. 재고가 이 임계값 아래로 떨어지면 더 사야 할 때라는 걸 알 수 있습니다.

다음 단계

재고를 추적하는 방법은 여러 가지 있지만 전통적인 방식은 오류가 나기 쉽고 시간이 많이 걸립니다. 그래서 종이와 펜이나 스프레드시트로 모든 걸 하려 하지 말고 재고 추적 소프트웨어를 살펴볼 가치가 있습니다. 전용 재고 관리 소프트웨어들이 있습니다. 귀하의 구체적인 상황과 필요에 따라 무엇이 최선인지 결정됩니다.

실시간으로 데이터를 최신 상태로 안전하게 유지하는 게 걱정되는데(그래야 하지만) 직접 설정할 시간이나 IT 전문성이 없다면 구독형 클라우드 기반 솔루션을 찾으세요. 좋은 공급업체는 소프트웨어를 업데이트하고 데이터를 백업하며, 이 모든 것을 백그라운드에서 매끄럽게 처리합니다. 그리고 데이터는 여전히 귀하의 자산입니다. 그들은 단지 당신을 위해 안전하게 보관할 뿐입니다.