유지보수 관리 소프트웨어 최적화를 위한 필수 KPI 가이드

글로벌 유지보수 관리 표준에 도달하고 이를 초과하려면, 현재 위치와 전반적인 궤적(어디에 있으며 어디로 향하는지)을 보여주는 KPI가 필요합니다. 적절한 KPI는 목표에 맞춰 정렬되어 있는지, 아니면 빗나갈 위기에 있는지 알려줍니다.

시작하기 전에 기억해야 할 점은, 모든 조직에 완벽하게 들어맞는 단일 KPI 세트는 없다는 것입니다. 산업과 조직마다 성과 측정 방식이 다릅니다.

여러분에게 맞는 KPI를 찾으려면 관리 자산의 유형과 구체적인 단기·장기 목표를 살펴봐야 합니다. 그리고 KPI는 많다고 좋은 것이 아닙니다.

목표를 정확히 조준하고 명중시키는 데 도움이 되는 지표만 선별해 집중하는 것이 중요합니다.

이제 '왜'를 알았으니 '무엇'을 볼지 살펴보겠습니다. 유지보수 관리 소프트웨어(시설 관리 소프트웨어라고도 함)를 개선하기 위해 핵심 성과 지표(KPI)로 추적할 수 있는 유지보수 지표들을 다룹니다.

유지보수 KPI란 무엇인가?

간단한 실무 정의부터 시작하겠습니다. 유지보수 KPI는 유지보수 목표를 향해 얼마나 잘 나아가고 있는지를 보여주는 정량화 가능한 값입니다. 다음 질문에 답합니다.

• 현재 우리는 어디에 있는가?
• 목표까지 얼마나 먼가?
• 목표에 더 가까워지려면 무엇을 해야 하는가?

핵심은 목표부터 설정하는 것입니다. 다음으로 목표 대비 현재 위치를 파악하고, 이를 향해 진척도를 추적할 방법을 찾습니다. 목표는 산업에 따라 달라지지만, 일반적으로 자산 관리는 가동 시간 증가, 비용 절감, 유지보수 개선의 변주곡입니다.

유지보수 KPI 추적이 중요한 이유

이유는 단순합니다. 목표를 설정하고 꾸준히 노력하는 것만이 개선의 길이며, 유지보수 KPI는 목표를 명확히 하는 훌륭한 도구입니다.

"가동 시간을 늘리고 비용을 줄이고 싶다"는 막연한 바람은 좋지만, "가동 시간을 10% 늘리고 비용을 20% 절감하겠다"고 하면 객관적인 진척 측정 기준이 생깁니다.

이점은 목표를 향한 여정이 시작되기 전부터 나타납니다. 목표를 설정하는 과정에서 현재 부서 운영 방식, 기존 워크플로와 프로세스를 면밀히 들여다볼 기회가 생기기 때문입니다.

유지보수 KPI와 유지보수 성과 지표의 차이

많은 사람이 이 두 용어를 혼용하는데, 일반적으로 큰 문제는 없습니다.

하지만 엄밀히 말하면 의미가 다릅니다. 가장 쉬운 이해 방법은 '타임라인' 관점입니다. 출발점은 유지보수 행동, 즉 팀이 수행하는 작업들입니다.

이 행동들은 '유지보수 성과 지표'로 측정할 수 있습니다. 예를 들어 기술자들이 자산 고장 시 수리합니다.

이게 '행동'입니다. 고장 난 자산을 얼마나 빨리 복구해 가동시키는지가 '성과 지표'입니다. 또 다른 예: 기술자들이 자산에 예방 정비를 수행합니다.

주말까지 여전히 열려 있는 예방 정비 작업 지시의 비율이 유지보수 지표가 됩니다.

이 지표들이 모여 결국 KPI가 됩니다. 예를 들어 다운타임 관련 KPI가 있어 다운타임을 10% 줄이려 한다면, 다운타임에 영향을 주는 지표들(기술자들이 고장을 극복하는 속도, 주간 미완료 작업 지시 수 등)을 살펴봐야 합니다.

다시 말하지만, 많은 사람이 이 둘을 같은 의미로 쓰기도 합니다.

이제 정의와 필요성을 알았으니, 구체적인 예시들을 살펴보겠습니다.

KPI는 자동차와 같습니다. 기본 기능은 비슷하지만, 우리에게 가장 잘 맞는 것을 찾아야 합니다. 미니밴은 아이들 등교용으로 완벽하지만, 포드 머스탱이 경주에서 이길 가능성이 높습니다.

건물 유지보수에 가장 좋은 KPI는?

단연 최고인 단일 유지보수 지표가 있을까요? 정답은 아마 없을 것입니다. 대신 다음과 같은 후보군이 있습니다.

• 사용자 만족도 점수
• 예정 정비 대비 비예정 정비 비율
• 불만 건수(전체 사용자 대비)
• 평방미터(또는 평방피트)당 전체 운영 비용
• 작업 지시 생성부터 마감까지 평균 소요 시간

이 목록을 보면 서로 다른 출처에서 데이터를 수집해야 함을 알 수 있습니다. 예약 대비 비예약 정비나 작업 지시 완료 시간 같은 데이터는 유지보수 부서에 있지만, 만족도 점수 같은 것은 체계적인 설문조사가 필요합니다.

플랜트 유지보수에 가장 좋은 KPI는?

다시 말하지만, 좋은 지표가 너무 많아 하나를 꼽기 불가능합니다. 얼마나 많은지 감을 잡으려면 카테고리별로 나눠보면 됩니다.

• 유지보수 계획 KPI
• 문제 식별 KPI
• 일정 관리 KPI
• 작업 지시 완료 KPI
• 근본 원인 KPI

각 카테고리당 2~5개 정도 있다고 가정하면 됩니다.

가장 일반적인 것들을 자세히 살펴보겠습니다.

유지보수 관리 소프트웨어로 추적해야 할 유지보수 KPI

• 계획 정비 비율(PMP)
• 종합 설비 효율(OEE)
• 평균 수리 시간(MTTR)
• 평균 고장 간격(MTBF)

계획 정비 비율(PMP)

계획 정비와 비계획 정비에 소요된 시간을 비교합니다. 기본적으로 모든 예약 작업 지시 소요 시간과 반응형 온디맨드 작업 지시 소요 시간을 비교합니다.

PMP는 자산 가용성이 얼마나 자주 확보되는지도 파악하는 데 도움이 됩니다. 이상적으로 유지보수 활동의 90%는 사전에 예약되어야 합니다.

계획 정비 비율은 예방 정비 프로그램의 건전성을 추적하고 반응형 정비를 줄일 방안을 찾는 데 필수적인 지표입니다.

PMP는 장비 다운타임, 낮은 효율, 부적절한 구현의 원인을 파악해 이를 해결하는 데에도 활용할 수 있습니다.

PMP 계산법:

PMP = (예약 정비 시간 / 총 정비 시간) × 100

종합 설비 효율(OEE)

OEE는 자산 생산성을 추적해 유지보수 계획의 효과성에 대한 귀중한 통찰을 제공합니다. 품질, 성능, 가용성이라는 세 가지 핵심 요소에 초점을 맞춥니다.

OEE 100%는 모든 공정이 최대 효율로 가동되며, 고장이 전혀 없고 양질의 결과물을 산출함을 의미합니다.

위키피디아는 이를 "종합 설비 효율(OEE)은 제조 작업이 예정된 기간 동안 최대 잠재력 대비 얼마나 잘 활용되었는지(설비, 시간, 자재)를 측정하는 지표"라고 정의합니다.

실제로 생산적인 제조 시간의 비율을 식별합니다. OEE 100%는 양품만 생산(100% 품질), 최대 속도(100% 성능), 중단 없음(100% 가용성)을 의미합니다.

OEE를 핵심 지표로 활용하면 조직은 병목 현상과 장애물을 파악하고 제거하는 데 귀중한 통찰을 얻습니다. 문제 해결의 첫걸음은 문제를 찾는 것입니다.

OEE 계산법:

OEE = 가용성 × 성능 × 품질

평균 수리 시간(MTTR)

MTTR은 고장이나 장애 발생 후 자산이 진단, 수리, 복구되어 정상 상태로 돌아가기까지의 평균 시간입니다. 복구 프로세스를 가속화해 MTTR을 최대한 줄이는 것이 목표입니다.

이 KPI를 추적하면 자산 가용성을 개선할 수 있습니다.

MTTR 계산법:

MTTR = (총 다운타임 기간 / 총 수리 횟수)

평균 고장 간격(MTBF)

자산이 비계획 다운타임 없이 가동되고 건강한 평균 시간을 측정합니다. 즉, 자산이 고장 나기 전까지 평균적으로 얼마나 가동되는지 알려줍니다.

이 KPI는 특정 자산이나 부품이 일반적으로 얼마나 지속되는지 파악해 예방 정비 일정을 설정하는 데 도움이 됩니다. 자산이 보통 3주마다 고장 난다면, 예방 정비를 2주 반마다 잡는 것을 고려해 보세요.

MTBF 계산법:

MTBF = (총 가동 시간 합계 / 총 고장 횟수)

예방 정비 준수율(PMC)

설정된 기간 동안 예약되고 완료된 유지보수 작업 지시의 비율을 측정하며, 조직이 예방 정비 계획의 효과성을 측정하는 데 도움을 줍니다. 예를 들어 80개의 작업 지시가 예약되었으나 월말에 68개만 완료되었다면.

PMC 계산법:

예방 정비 준수율 = (68/80) × 100 = 85%

하지만 이 KPI에는 주의가 필요합니다. 해당 예방 정비들이 '제때' 완료되었는지는 알려주지 않습니다. 예를 들어 다음 주까지 4개의 예방 정비가 예정되어 있고 모두 목요일이 마감일이라고 합시다.

만약 모두 금요일에 마감해도 PMC는 여전히 100%입니다. 예방 정비 프로그램에 문제가 있는데 이 KPI는 잡아내지 못합니다.

이제 추적 가능한 유지보수 KPI들을 살펴봤으니, 이를 어떻게 추적할지 더 깊이 파고들어야 합니다. 올바른 도구, 프로세스, 사람이 필요합니다.

유지보수 프로세스 KPI란?

위에서 나열한 KPI들이 '고전적 클래식'이라고 해서 그것만 고집할 필요는 없습니다. 사실 현재 운영 목표에 맞춘 효과적인 KPI를 직접 만드는 것도 똑같이 타당합니다. 팀이 이미 OEE 등을 잘 관리하고 있다면, 새로운 도전과 목표를 설정해 영역을 확장할 수 있습니다. 추적할 KPI는 현재 위치와 원하는 목표에 따라 달라지며, 정답은 조직마다 다릅니다.

구체적으로 어떤 모습일까요?

유지보수 KPI 예시

몇 가지 빠른 예시입니다.

• 향후 6개월 내 비예정 정비 20% 감축
• 6개월 내 전기 소비 10% 감축
• 향후 12개월 내 인건비 15% 감축
• 향후 3개월 내 과due 예방 정비 비율 20% 감축

모두 구체적인 수치와 기한이 있습니다. 무엇을, 얼마나 걸려 달성할지 구체적으로 정해야 합니다. 좋은 목표를 세우고 달성 확률을 높이는 과학적 방법론이 있습니다. 왜 새해 결심의 대부분이 실패할까요? 충분히 구체적이지 않고, 잘 짜인 타임라인이 없기 때문입니다.

이것들은 좋은 시작이지만, 각 목표별 확고한 실행 계획 없이는 '희망 사항'에 불과합니다. 이제 목표가 생겼으니, 어떻게 달성할지 고민해야 합니다.

한 가지 방법은 '거꾸로 가기'입니다. 비예정 정비를 줄이고 싶다면, "무엇이 비예정 정비를 유발하는가?"부터 자문해 보세요.

더 구체적이어야 합니다. 여러분 시설에서 어떤 문제가 있는지 알아야 맞춤형 솔루션이 나옵니다. 비예정 정비는 계획 수립부터 MRO 재고까지 다양한 요인에서 기인할 수 있습니다. 작업을 미리 예약하지 않으면 비예정 정비가 많아집니다. 하지만 분 단위까지 완벽히 계획해도 잘못된 협력업체를 쓰면 문제가 생깁니다. 불량 MRO 자재를 쓰면 언제든 실패합니다.

'어떻게(How)'를 알았으면 '언제(When)'에 집중하세요. 단순히 종료일만 정하는 게 아닙니다. 6개월 뒤 10% 감축이 목표라면, 중간 중간 미니 목표를 세워야 합니다. 3개월 차에는 어디까지 와야 하나요? 5개월 차엔 얼마나 진척되어야 하나요? 이 미니 목표들이 집중력을 유지하고 궤도 수정을 가능하게 합니다. 3개월 차에 진척이 제로라면 계획을 재검토해야 합니다.

CMMS 소프트웨어가 유지보수 KPI 추적에 어떻게 도움이 되는가?

이 모든 것을 실현하려면 데이터를 수집, 저장, 활용하는 효율적인 방법이 필요합니다. 수작업으로 다 할 수는 있지만, 악몽이 됩니다.

수집할 데이터가 많고, 기술자들이 항상 꼼꼼히 기록해 주길 바래야 합니다.

그 수많은 종이 쪽지나 스프레드시트 파일을 안전하고 체계적으로 보관하는 것도 일입니다. 여기서 끝이 아닙니다. 이제 그 데이터를 취합해 분석하는 일이 시작되니까요.

좋은 CMMS 소프트웨어에 투자하는 것이 훨씬 합리적입니다. 작업 지시를 생성하고 기술자가 마감하면 데이터가 자동으로 수집됩니다. 클라우드 컴퓨팅 덕분에 CMMS 솔루션은 모든 데이터를 하나의 중앙 데이터베이스에 안전하게 보관하며, 데이터가 항상 최신 상태로 유지됩니다.

유지보수 KPI를 계산할 때가 되면, 소프트웨어가 KPI와 그래프가 가득한 보고서를 자동 생성합니다.

유지보수 KPI에 관심이 있으시다면(유지보수 목표 설정과 달성에 관심이 있다면 필수), 지금 공급업체에 연락해 CMMS 옵션에 대해 상담을 시작하세요.