조직 규모에 맞는 이상적인 CMMS 소프트웨어 선택 가이드

조직 규모가 CMMS 소프트웨어 선정 과정에서 기능적 요구사항을 좌우하는 경우가 많으므로, CEO는 시설 및 인력 수를 고려하여 요구사항 목록을 더 효율적으로 작성할 수 있습니다.

동시에 모든 산업과 규모에서 공통적으로 적용되는 CMMS 소프트웨어의 보편적 사용 사례도 존재합니다.

대규모 조직이 중점적으로 고려하는 자산 관리 기능

CMMS 소프트웨어로 전반적인 추적 강화

규모가 크다는 것은 더 많은 움직이는 부품이 있다는 뜻이며, 이는 프로젝트, 인력, 재고의 신뢰할 수 있는 추적 필요성을 높입니다.

피터 드러커의 말처럼 "측정할 수 없으면 개선할 수 없습니다."

다중 시설을 아우르는 재고 추적

불량한 재고 관리는 부패, 손실, 불필요한 보유 비용으로 인한 비용 증가를 초래해 왔습니다.

CMMS 소프트웨어는 재고 수준을 최신 상태로 유지하여 재고 비용을 절감합니다. 유지보수 부서가 사용자 정의 가능한 파 수준에 도달하면 소프트웨어가 알림을 보내 필요한 부품과 자재를 주문할 수 있게 합니다. 파 수준에 리드 타임을 반영해 두었으므로 가장 비용 효율적인 배송 방법을 사용할 수 있어 비싼 긴급 배송을 피할 수 있습니다.

사이트 및 팀 간 유지보수 지표 벤치마킹

적절한 CMMS 솔루션은 무엇이 효과적이고 무엇이 아닌지 보여주어, 한 시설이나 팀의 우수 사례를 다른 곳으로 전파할 기회를 만듭니다. 이 과정은 쉽고 자동화된 데이터 수집으로 시작하여 예방 유지보수 작업 주문 완료율 같은 핵심 지표가 담긴 자동화된 보고서로 끝납니다.

예방 유지보수만으로도 반응형 작업 주문 대비 12~18%의 비용 절감 효과를 낼 수 있습니다. 효과적인 프로그램이 있다면 이를 전체 시설로 확대하는 데 큰 가치가 있습니다.

기타 핵심 지표로는 인건비와 비계획 다운타임이 있습니다.

선정 과정에서 데이터를 쉽게 활용할 수 있는 소프트웨어를 찾으세요. 이상적으로는 원시 데이터를 활용해 유지보수의 큰 그림을 그리는 그래픽이 풍부한 보고서를 생성하는 소프트웨어여야 합니다. 이는 유지보수 관리자뿐만 아니라 비용과 투자 수익률을 추적해야 하는 다른 부서에도 필수적입니다.

CMMS 소프트웨어로 데이터 안전성과 보안 강화

CMMS 소프트웨어는 데이터 수집과 활용을 쉽게 하지만, 조직은 데이터가 손상이나 손실, 외부 및 내부 악의적 행위자로부터 보호되도록 보장하는 CMMS 제공업체가 필요합니다.

싱글 사인온(SSO) 확장

편의성 문제로 보이지만, SSO는 다음을 줄여 시스템을 더 안전하고 효율적으로 만듭니다.

• 비밀번호 피로감
• 각 플랫폼별 비밀번호 입력에 낭비되는 시간
• 비밀번호 복구 티켓으로 인한 IT 병목 현상

사용자가 여러 비밀번호를 생성하고 기억해야 하면, 추측하기 쉬운 단순 비밀번호 사용, 여러 계정에 동일 비밀번호 사용 등 보안 침해로 이어질 나쁜 습관이 생기기 쉽습니다. SSO로 하나만 기억하면 강력한 비밀번호 사용을 장려합니다. 한 번만 로그인하면 되므로 사용자는 시간을 절약하고 IT 부서는 비밀번호 관련 티켓에 투입되는 리소스를 줄일 수 있습니다.

선정 과정에서 SSO 지원 여부와 기존 프로그램과의 연동 가능성을 문의하세요.

활동 로그 유지

투명성과 책임성은 두 가지 질문에 빠르고 확실하게 답할 수 있는지에 달려 있습니다. "누가 했는가?" "언제 했는가?"

활동 로그는 사용자가 소프트웨어 내에서 수행한 모든 것을 기록합니다. 한 가지 이점은 불만을 품은 직원의 악의적 행동을 억제한다는 것입니다. 누군가 소프트웨어에 로그인하여 주요 데이터를 삭제하거나 임의로 변경하면 디지털 지문이 남습니다.

두 번째 이점은 규정 준수와 관련이 있습니다. 조직은 제때 작업을 완료하고 이를 입증해야 합니다. 활동 로그는 다양한 유형의 책임에 대한 추가 보호 계층을 제공합니다.

소프트웨어와 규정 준수에 대한 간단 메모

많은 산업 및 정부 표준에서 소프트웨어 자체가 준수 대상이 되는 것은 불가능합니다. 대신 소프트웨어는 조직이 준수를 가능하게 하는 프로세스를 생성하고 수행할 수 있게 해줍니다.

안전벨트를 느슨한 비유로 들 수 있습니다. 대부분의 지역에서 운전 시 안전벨트 착용이 법으로 의무화되어 있고, 착용하면 법을 준수하는 것입니다. 하지만 안전벨트 자체가 법을 따르는지 묻는 것은 말이 안 됩니다. 단지 당신이 법을 따를 수 있게 해줄 뿐입니다.

동시에 소프트웨어 자체에 직접 적용되는 산업 및 정부 표준도 있으며, 사용 방식과 관계없이 소프트웨어가 준수 상태이거나 위반 상태일 수 있습니다. 잠재적 제공업체 검토 시 귀사 산업에 영향을 미치는 표준에 대해 구체적인 질문을 반드시 하세요.

소규모 조직의 장기적 확장성을 위한 CMMS 소프트웨어

작은 조직은 현재 대규모 조직이 선호하는 많은 기능이 필요하지 않을 수 있지만, 미래 성장을 수용할 수 있도록 대비해야 합니다.

선정 과정에서 조직의 성장과 요구사항 발전에 따라 지속적으로 협력할 수 있는 제공업체를 찾으세요. 가장 기본적으로 소프트웨어는 자산, 사용자, 시설 추가가 쉬워야 합니다. 기능 세트 측면에서는 플랫폼의 계층형 버전을 제공하여 각 레벨마다 추가 기능을 도입해야 합니다. 제공업체가 단순히 상위 티어로 이동하게 하여 확장 요구사항을 수용할 수 있다면, 제공업체 전환에 따르는 시간, 비용, 불확실성을 피할 수 있습니다.

어떤 경우 조직이 소프트웨어 플랫폼을 완전히 초과 성장하여 제공업체가 단순히 티어를 올릴 수 없는 경우도 있습니다. 이때는 제공업체가 더 견고한 플랫폼으로 이전을 도와야 하며, 이는 추가 온보딩과 교육을 수반합니다. 하지만 여전히 연속성의 이점은 있습니다. 동일한 제공업체와 협력하므로 변화에 따른 불확실성을 크게 완화할 수 있습니다. 구현의 80%가 실패한다는 점을 기억하세요. 불확실성을 제거하고 위험을 최대한 줄이고 싶을 것입니다.

지원은 모든 산업과 규모를 아우르는 CMMS 소프트웨어 필수 요건

조직 규모와 소프트웨어 기능 요구사항 사이에 일반적인 경향이 있지만, 예외와 아웃라이어는 많습니다. 예를 들어 방위 산업의 소규모 기업은 엄격한 데이터 보안 요구사항을 가질 수 있습니다. 대규모 기업이 유지보수 팀에 SSO를 필요로 하지 않을 수도 있습니다.

어떤 변형이 있든, 유일한 공통 기능은 지원입니다. 모든 규모의 조직은 잠재적 제공업체의 지원 팀을 면밀히 검토하고 자문해야 합니다. "이 CMMS 제공업체가 고객의 장기적 성공에 얼마나 많은 투자를 했는가?"

온보딩 및 교육

지원은 온보딩에서 시작하며, 다양한 옵션을 제공하는 유연한 인프라를 가진 제공업체를 찾는 것이 중요합니다. 조직이 자산 데이터와 유지보수 전략 측면에서 어디에 있느냐에 따라, 데이터베이스 로딩 지원부터 시설, 자산, 장비의 완전한 현장 감사까지 무엇이든 필요할 수 있습니다. 좋은 제공업체는 귀사의 필요를 평가하고 기술 또는 인력 격차를 메워줍니다.

팀이 소프트웨어를 더 많이 사용할수록 ROI는 커집니다. 맞춤형 교육으로 모두 올바르게 시작할 수 있습니다. 문서, 비디오, 일대일 세션 등 다양한 학습 유형을 수용할 수 있는 제공업체인지 확인하세요.

지속적 지원

구현 후에는 신뢰할 수 있고 유능하며 다면적인 지원을 제공하는 제공업체가 필요합니다.

선정 과정에서 지원 팀의 근무 시간과 연락 가능한 다양한 방법을 문의하세요. 이메일만 가능한가요? 전화 통화는 가능한가요, 아니면 모든 것이 온라인으로만 이루어지나요?

새로운 기능과 최근 개선 사항을 다루는 문서, 비디오, 웨비나도 있어야 합니다. 이는 제공업체가 고객이 소프트웨어를 최대한 활용하길 원함을 증명할 뿐만 아니라, 지속적으로 개선하고 있음을 보여줍니다.

다음 단계

현재 규모에 관계없이 적절한 CMMS 소프트웨어는 간소화된 워크플로, 더 나은 추적, 유지보수 운영의 큰 그림 보기를 통해 비용을 통제하는 데 도움이 됩니다. 조직 규모가 어떤 기능을 찾아야 하는지에 영향을 줄 수 있지만, 지원은 유지보수 관리 소프트웨어의 보편적 사용 사례로 남아 있습니다.

CMMS가 없거나 현재 사용 중인 것이 약속한 바를 이행하지 못한다면, 이제 제공업체에 연락하여 대화를 시작할 때입니다. 귀사의 구체적 목표와 프로세스 단계를 파악하면 옵션을 이해하는 데 도움을 줄 수 있습니다.