조직의 규모를 사용하여 최고의 CMMS 소프트웨어를 선택하는 방법 

조직 규모에 따라 CMMS 소프트웨어 선택 프로세스의 기능 요구 사항이 결정되는 경우가 많기 때문에 CEO는 시설 및 인력 수를 고려하여 요구 사항 목록을 보다 효율적으로 개발할 수 있습니다.

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동시에 모든 산업과 규모에 걸쳐 CMMS 소프트웨어에 대한 보편적인 사용 사례가 있습니다.

대규모 조직은 종종 다음 자산 관리 기능에 중점을 둡니다.

CMMS 소프트웨어로 전반적인 추적 향상

더 크다는 것은 더 많은 움직이는 부품을 의미하므로 프로젝트, 직원 및 재고에 대한 신뢰할 수 있는 추적이 필요합니다.

Peter Drucker는 "측정할 수 없으면 개선할 수 없습니다."라고 말했습니다.

여러 시설에서도 재고 추적

부실한 재고 관리는 항상 부패, 수축 및 피할 수 있는 운송 비용으로 인한 비용 증가를 수반합니다.

CMMS 소프트웨어는 재고 수준을 최신 상태로 유지하여 재고 비용을 절감합니다. 유지보수 부서가 사용자 정의 가능한 수준에 도달하면 해당 부서에서 필요한 부품과 재료를 주문할 수 있도록 소프트웨어에서 경고를 보냅니다. 액면 수준의 리드 타임을 고려했기 때문에 가장 비용 효율적인 방법을 사용하여 모든 것을 배송할 수 있으며, 막바지 급한 배송을 피할 수 있습니다.

사이트와 팀 간의 유지 관리 측정항목 벤치마킹

올바른 CMMS 솔루션은 효과가 있는 것과 그렇지 않은 것을 보여주어 한 시설이나 팀에서 다른 시설이나 팀으로 모범 사례를 전달할 수 있는 기회를 제공할 수 있습니다. 이 프로세스는 간편한 자동 데이터 캡처로 시작하여 예방 유지보수 작업 주문 완료율과 같은 주요 지표가 포함된 자동화 보고서로 끝납니다.

예방적 유지 관리만으로도 사후 작업 주문에 비해 12%에서 18% 사이의 비용을 절감할 수 있습니다. 작동하는 프로그램이 있는 경우 시설 전체에 프로그램을 확장하는 데 많은 가치가 있습니다.

기타 주요 지표에는 인건비 및 예정에 없는 가동 중지 시간이 포함될 수 있습니다.

선택 과정에서 데이터를 쉽게 활용할 수 있는 소프트웨어를 찾으십시오. 이상적으로는 소프트웨어가 원시 데이터를 사용하여 유지 관리의 큰 그림을 그리는 그래픽이 풍부한 보고서를 작성해야 하며, 이는 유지 관리 관리자와 비용 및 투자 수익을 추적해야 하는 다른 부서에 매우 중요합니다.

CMMS 소프트웨어로 데이터 안전성 및 보안 향상

CMMS 소프트웨어를 사용하면 데이터를 쉽게 캡처하고 사용할 수 있지만 조직에는 데이터가 외부 및 내부의 손상이나 손실 및 악의적인 행위자로부터 보호되고 데이터가 안전하고 안전하게 유지되도록 보장하는 CMMS 공급자가 필요합니다.

싱글 사인온 확장

피상적으로는 편의성에 관한 것이지만 Single Sign-On은 다음을 줄여 시스템을 더욱 안전하고 효율적으로 만듭니다.

• 비밀번호 피로
• 각 플랫폼에 암호를 입력하는 데 시간 낭비
• 암호 복구 티켓으로 인한 IT 병목 현상

사용자가 여러 암호를 만들고 기억해야 하는 경우 단순하고 추측하기 쉬운 암호를 사용하고 여러 계정에서 동일한 암호를 사용하는 등 보안 침해로 이어질 수 있는 나쁜 습관을 갖게 되는 경우가 많습니다. 싱글 사인온은 사람들이 하나만 기억해야 함을 의미하므로 강력한 암호를 사용하도록 권장합니다. 한 번만 로그인하면 되기 때문에 사용자는 시간을 절약하고 IT 부서는 암호 관련 티켓에 더 적은 리소스를 할애합니다.

선택 과정에서 SSO와 CMMS가 기존 프로그램과 연결될 수 있는지 여부와 방법에 대해 문의하십시오.

활동 로그 관리

투명성과 책임성은 두 가지 질문에 신속하고 안정적으로 답할 수 있어야 합니다. "누가 그랬나요?" "언제 했어?"

활동 로그는 사용자가 소프트웨어 내에서 수행하는 모든 작업을 기록합니다. 이점 중 하나는 불만을 품은 직원의 악의적인 행동을 억제한다는 것입니다. 누군가가 소프트웨어에 로그인한 다음 디지털 지문을 남기지 않고 주요 데이터를 삭제하거나 임의로 변경하는 것은 불가능합니다.

두 번째 이점은 규정 준수와 관련되어 조직이 정시에 작업을 완료하고 이를 증명해야 합니다. 활동 로그는 다양한 유형의 책임에 대한 추가 보호 계층을 제공합니다.

소프트웨어 및 규정 준수에 대한 요약 정보

많은 산업 및 정부 표준의 경우 소프트웨어가 규정을 준수하는 것이 불가능합니다. 대신 이 소프트웨어를 사용하면 조직에서 규정을 준수하는 프로세스를 만들고 수행할 수 있습니다.

안전벨트는 느슨한 비유가 될 수 있습니다. 대부분의 장소에서 자동차를 운전할 때 안전벨트를 착용해야 하는 법이 있고, 운전 중 안전벨트를 착용할 때 법을 준수하는 것입니다. 근데 안전벨트? 법을 준수하는지 여부를 묻는 것은 의미가 없습니다. 그것은 당신이 법을 따를 수 있도록 거기에 있습니다.

동시에 소프트웨어에 직접 적용되는 산업 및 정부 표준이 있으며 사용 방법에 관계없이 소프트웨어는 규정을 준수하거나 준수하지 않을 수 있습니다. 귀하의 산업에 영향을 미치는 표준을 검토할 때 잠재적인 공급자에게 특정 질문을 하십시오.

CMMS 소프트웨어를 사용하는 소규모 조직을 위한 장기적인 확장성

현재 소규모 복장에는 대규모 조직에 어필하는 많은 기능이 필요하지 않을 수 있지만 향후 성장을 수용할 수 있는 위치를 마련해야 합니다.

선택 과정에서 조직이 성장하고 요구 사항이 발전함에 따라 계속해서 귀하와 협력하도록 이미 설정된 제공자를 찾으십시오. 가장 기본적인 수준에서 소프트웨어는 자산, 사용자 및 시설을 쉽게 추가할 수 있어야 합니다. 기능 세트의 경우 공급자는 각 수준에서 추가 기능을 도입하는 계층화된 플랫폼 버전을 제공해야 합니다. 공급자가 단순히 더 높은 계층으로 이동하여 확장되는 요구 사항을 수용할 수 있으면 공급자를 전환할 때 필연적으로 발생하는 시간, 비용 및 불확실성을 절약할 수 있습니다.

어떤 경우에는 조직이 소프트웨어 플랫폼을 완전히 초과하여 제공업체가 단순히 소프트웨어 플랫폼을 상위 계층으로 이동할 수 없습니다. 여기서 공급자는 조직을 더 강력한 플랫폼으로 이동해야 할 수 있으며 여기에는 추가 온보딩 및 교육이 포함됩니다. 그러나 여전히 연속성 이점이 있습니다. 동일한 제공업체와 협력하여 변화에 따른 불확실성을 많이 완화하고 있습니다. 구현의 80%가 실패하므로 불확실하게 제거하고 가능한 한 위험을 줄이기를 원한다는 것을 기억하십시오.

하지만 CMMS 소프트웨어 요구 사항에 대한 규모를 초월하여 모든 산업 분야에 걸친 지원

조직 규모와 소프트웨어 기능 요구 사항 간의 관계에 대한 몇 가지 일반적인 추세가 있지만 많은 예외와 이상치가 있습니다. 예를 들어, 방위 산업의 소규모 회사는 엄격한 데이터 보안 요구 사항을 가질 수 있습니다. 대기업은 유지 관리 팀을 위한 싱글 사인온이 필요하지 않을 수 있습니다.

어떤 변형이든 상관없이 한 가지 공통된 기능은 지원입니다. 모든 규모의 조직은 잠재적 공급자의 지원 팀을 면밀히 조사한 다음 "이 CMMS 공급자가 고객의 장기적인 성공에 얼마나 많은 투자를 했는가?"라고 자문해야 합니다.

온보딩 및 교육

지원은 온보딩에서 시작되며 다양한 옵션을 제공하는 유연한 인프라를 갖춘 제공업체를 찾는 것이 중요합니다. 자산 데이터 및 유지 관리 전략 측면에서 조직의 위치에 따라 데이터베이스에 항목을 로드하는 데 약간의 도움부터 시설, 자산 및 장비에 대한 완전한 현장 감사에 이르기까지 모든 것이 필요할 수 있습니다. 좋은 제공자는 귀하의 필요를 평가하고 기술 또는 노동력 격차를 채울 수 있습니다.

팀에서 소프트웨어를 더 많이 사용할수록 ROI가 커집니다. 맞춤형 교육을 통해 모든 사람이 올바른 자세를 취할 수 있습니다. 제공자가 문서, 비디오 및 일대일 세션을 통해 다양한 유형의 학습자를 수용할 수 있는지 확인하십시오.

지속적인 지원

구현 후에는 신뢰할 수 있고 유능하며 다각적인 지원을 제공할 수 있는 제공자가 필요합니다.

선발 과정에서 지원팀의 근무 시간과 지원팀에 연락할 수 있는 다양한 방법이 있는지 물어보십시오. 모두 이메일 기반입니까? 전화로 통화할 수 있습니까? 아니면 모든 것이 온라인으로 이루어집니까?

또한 새로운 기능과 최근 개선 사항을 다루는 문서, 비디오 및 웹 세미나가 있기를 원합니다. 이는 공급자가 고객이 소프트웨어를 최대한 활용하기를 원한다는 것을 증명할 뿐만 아니라 지속적으로 개선하고 있음을 보여줍니다.

다음 단계

현재 규모에 관계없이 올바른 CMMS 소프트웨어는 간소화된 워크플로, 더 나은 추적 및 유지 관리 작업에 대한 큰 그림 보기를 통해 비용을 제어하는 ​​데 도움이 됩니다. 조직의 규모가 어떤 기능을 찾아야 하는지에 영향을 미칠 수 있지만 지원은 유지 관리 소프트웨어의 보편적인 사용 사례로 남아 있습니다.

하나가 없거나 약속한 것을 제공하지 못하는 경우 공급자에게 연락하여 대화를 시작할 때입니다. 그들이 당신의 구체적인 목표와 당신이 그 과정에서 어디에 있는지 이해하고 나면 당신이 선택할 수 있는 옵션을 이해하는 데 도움을 줄 수 있습니다.