의료 산업은 항상 수많은 과제에 직면해 왔으며, COVID-19 팬데믹은 상황을 악화시키고 새로운 예상치 못한 문제들을 만들어냈습니다. 이제 그 어느 때보다 시설 및 유지보수 관리자는 유지보수 운영을 통제하여 환자 치료를 극대화하면서 비용을 최소화해야 합니다. CMMS 소프트웨어가 이를 가능하게 합니다.
초기에는 COVID-19의 최대 위협이 병원 시스템을 압도하는 것이라 예상했습니다. 전국적인 '곡선 평탄화' 요청은 바이러스 확산을 늦추고, 환자 수를 더 긴 기간에 분산시켜 시설이 필요한 인력과 물자를 확보할 시간을 벌기 위함이었습니다. 급격한 급증 대신 완만한 곡선을 기대했습니다.
하지만 실제로는 예상치 못한 상황이 발생했습니다. 환자 수가 많은 곳이나 적은 곳이나 상관없이 의료 제공자들이 처참한 재정적 폐업 위기에 몰렸습니다. 이들을 연결하는 공통점은 무엇일까요? 바로 많은 의료 시설의 주요 수익원인 비응급 환자와 선택적 수술이 거의 완전히 중단되었다는 점입니다. 워싱턴 포스트는 2,700명의 COVID-19 환자를 치료한 매사추세츠주 우스터의 UMass Memorial Medical Center와 약 40명의 환자만 있었던 미주리주 컬럼비아의 MU Health Care University Hospital을 비교했습니다. 두 병원 모두 "2,000건 이상의 수술을 취소했고, 수만 건의 외래 진료가 사라졌으며, 월간 환자 수익이 수천만 달러 감소했습니다." 이 신문은 팬데믹 이전에도 "지난 5년 중 2년 이상 적자를 기록한 병원이 1,200곳이 넘는다"고 지적했습니다.
상황은 더 악화될 수 있습니다. 병원들이 개인보호장비(PPE) 및 기타 COVID-19 관련 물품에 대한 새로운 비용을 감당해야 한다는 보도도 나오고 있습니다.
적절한 CMMS 솔루션이 어떻게 의료 시설이 기존 및 신규 과제를 극복하도록 돕는지 살펴보기 전에, 먼저 기본 정의를 정리해 보겠습니다. 예를 들어 '의료 시설'에는 어떤 것들이 포함될까요?
참고: 아래 목록을 읽으며 이러한 시설을 운영하는 데 필요한 다양한 자산과 장비의 유형을 세어 보세요. 그 숫자는 상당합니다. 의료 서비스의 모든 단계는 의료 전문가들이 양질의 환자 치료를 제공하는 데 의존하는 미션 크리티컬한 상호 연결된 움직이는 부품들로 가득 차 있습니다.
이처럼 다양한 시설이지만, 공통적으로 직면하는 과제는 다음과 같습니다.
최신 유지보수 관리 소프트웨어가 각 과제를 어떻게 해결하는지 살펴보겠습니다.
모든 산업에서 유지보수 팀은 자산 가동률을 높이려 노력합니다. 제조 공장에서 중요 장비가 멈추면 수익에 타격을 줍니다. 시간, 돈, 일자리가 걸린 문제입니다. 하지만 의료 분야에서는 이해관계가 더 클 수 있습니다. 병원 엘리베이터가 멈추면 중환자를 수술실로 옮길 수 없습니다. HVAC 시스템이 고장 나면 공기 질이 떨어져 호흡기 환자와 면역 저하 환자에게 영향을 줍니다. 소방 설비나 라돈 감지 시스템이 작동하지 않으면 거동 불편 환자를 신속히 대피시킬 수 없습니다. 생명이 달린 문제입니다.
최신 시설 관리 소프트웨어는 예방 유지보수 프로그램을 수립, 운영, 개선하기 쉽게 만들어 이러한 의료 과제를 해결하고 가동 시간을 보장합니다.
자산과 장비가 신규일 때는 제조사의 예방 유지보수 작업 및 주기 권장 사항을 따르는 것이 최선입니다. 사용자 매뉴얼에 따라 고압 멸균기(오토클레이브)는 주간 청소, 압력 배기 밸브는 월간 육안 검사 및 테스트를 계획합니다. 작업과 시기가 정해지면 CMMS에 시간 기반 또는 미터 기반 PM으로 등록합니다. 소프트웨어가 마감일에 맞춰 PM을 자동 생성합니다. 프로그램 성과를 확인하려면 PM 마감률 기반 보고서를 빠르게 생성하면 됩니다. 종이나 스프레드시트 방식과 달리 어떤 것도 놓치지 않습니다. 소프트웨어는 작업 마감일과 완료일을 기억합니다.
처음 PM을 설정할 때는 매뉴얼을 따랐지만, 시간이 지나면 유지보수 팀이 설계자와 제조사보다 자산을 더 잘 알게 됩니다. 충분한 추적 데이터가 쌓이면 프로그램을 세부 조정할 수 있습니다. 앞서 예로 든 고압 멸균기의 압력 배기 밸브가 3주마다 끼는 경향이 있다는 과거 PM 데이터를 발견하면, 월간 검사를 2주 간격으로 조정할 수 있습니다.
의료 분야의 보편적 원칙은 Primum non nocere, 즉 "첫째, 해를 끼치지 말라"입니다. 돕고자 할 때 해를 입히는 일은 절대 없어야 합니다.
의료 시설 유지보수 팀도 마찬가지입니다. 도움을 구하러 온 사람이 시설에서 다시 다치는 일은 없어야 합니다. 느슨한 난간 때문에 골절 환자가 계단에서 넘어지거나, 고장 난 문 잠금 장치 때문에 중독 회복 센터 환자가 처방약에 접근하거나, 문 경보기 고장으로 치매 노인이 시설을 이탈하는 상황을 막기 위해 신속하고 완벽한 수리가 필수적입니다. 적절한 시설 관리 도구는 팀을 빠르고 효율적으로 만듭니다.
예방 유지보수를 이미 다뤘으니, 온디맨드 작업 주문으로 넘어가겠습니다. 문제가 발견되면 누구나 개방형 유지보수 요청 포털을 통해 유지보수 부서에 알릴 수 있습니다. 횡설수설하는 이메일이나 불완전한 음성 메시지 대신, 정해진 데이터 필드가 있는 간편한 온라인 양식을 작성합니다. 유지보수 책임자는 즉시 요청을 검토하고 승인하여 작업 주문을 생성, 우선순위 지정, 할당하고 완료까지 추적할 수 있습니다.
작업 주문에 포함된 풍부한 정보 덕분에 기술자는 더 빠르고 많은 작업을 처리할 수 있습니다. 종이에 끄적인 메모나 스프레드시트 셀에 구겨 넣은 몇 가지 세부 사항 대신, CMMS 작업 주문에는 다음이 포함됩니다.
서류를 가지러 사무실로 되돌아갈 필요가 없습니다. 작업 중간에 필요하다는 것을 알게 된 부품이나 도구를 가지러 창고로 뛰어갈 필요도 없습니다. 다른 기술자에게 어떻게 하는지 물어보러 다닐 필요도 없습니다. 특히 대화형 지도와 평면도는 큰 도움이 됩니다. 작은 병원도 미로 같을 수 있습니다. 이제 기술자는 정확히 필요한 곳으로 바로 이동합니다.
우수한 CMMS 솔루션은 모바일 기기의 하드웨어 및 소프트웨어와 직접 연동되는 CMMS 앱을 포함하여, 기술자가 이동 중에도 더 효율적으로 작업할 수 있도록 기능을 확장합니다.
CMMS는 이미 데이터와 작업 주문 관리를 중앙화하여 기술자를 루프 안에 있게 합니다. 우수한 모바일 앱은 푸시 알림으로 한 단계 더 나아갑니다. 기술자가 소프트웨어에 로그인하여 새 할당을 확인하기를 기다리는 대신, 모바일 기기의 앱을 통해 즉시 알림을 보냅니다. 새 작업 주문이 할당될 때마다 휴대폰이 울리고 화면에 메시지가 표시됩니다.
이는 구식 이메일과 문자 메시지의 차이와 같습니다. 이메일을 보내면 상대방이 계정에 로그인해 확인할 때까지 기다려야 하지만, 문자 메시지는 즉시 알 수 있습니다.
대부분의 의료 유지보수 부서, 특히 CMMS를 사용하는 곳에서는 대부분의 작업 주문이 예방 유지보수 프로그램에서 나와 사전에 작업을 예약합니다. 하지만 세계적 수준의 유지보수에도 온디맨드 작업 주문은 존재하며, 빠르게 전환해야 할 때 푸시 알림은 작업 우선순위를 정하고 자원을 재배치하는 빠른 수단이 됩니다.
예를 들어 기술자는 휴대폰 내장 카메라로 자산의 바코드나 QR 코드 라벨을 스캔하여 자산 데이터와 연관된 열린 작업 주문에 빠르게 접근할 수 있습니다. 이는 예방 유지보수 작업 시 특히 유용합니다. HVAC 장비를 수리할 때는 고장 난 것이 명확히 보이므로 올바른 장비를 찾기 쉽습니다. 하지만 PM 검사나 작업 시에는 열 대의 동일한 장비 중 어느 것을 작업해야 할지 알기 어렵습니다. 빠른 스캔으로 기술자가 올바른 자산에 올바른 작업을 수행하도록 보장합니다.
기술자는 카메라를 사용해 이미지를 작업 주문에 직접 업로드할 수도 있습니다. 사진이 업로드되면 나머지 유지보수 팀도 볼 수 있어 다양한 시간 절약 가능성이 열립니다. 먼저, 기술자가 수리 중 어려움을 겪으면 이미지를 업로드하고 팀에 제안을 요청할 수 있습니다. 시설을 돌아다니며 도움을 찾을 필요 없이 현장에 머물며 원격으로 요청할 수 있습니다. 사진은 작업 기록에도 효과적입니다. 작업 주문을 마감하기 직전에 원격 시각 검사를 요청할 수 있습니다.
모바일 유지보수 앱의 또 다른 중요한 기능은 오프라인 작업 기능입니다. 병원 등 의료 시설은 넓은 경우가 많고, 인터넷 접속이 불가능하거나 허용되지 않는 구역이 있습니다. 관리자들이 규칙을 변경해 왔지만, 여전히 중요 장비 간섭 우려로 휴대폰 사용을 금지하는 구역이 많습니다.
앱은 정보를 저장했다가 기기가 다시 통신 범위에 들어오면 중앙 데이터베이스로 푸시하여 오프라인 작업을 가능하게 합니다. 이점은 기술자가 중요한 데이터를 기억할 필요 없이 실시간으로 앱에 입력하여 정확성을 높일 수 있다는 것입니다.
규정 준수에는 항상 두 부분이 있습니다. 첫째, 작업을 제대로 제때 수행하는 것. 둘째, 작업을 제대로 제때 수행했음을 입증하는 것. 구식 종이 또는 스프레드시트 기반 시스템으로 고생하고 있다면, 두 번째 부분이 진짜 과제인 경우가 많습니다.
구식 방식에서는 데이터를 시스템에 쉽게 입력할 방법이 없습니다. 모든 것을 손으로 쓰거나 여러 독립 파일의 끝없는 열과 행에 입력해야 합니다. 입력이 어렵다 보니 나쁜 데이터가 쌓입니다. 사람들이 좌절하여 부정확한 데이터를 입력하거나 입력을 포기합니다. 모두가 최선을 다해도 사람의 실수 여지가 너무 큽니다. 심지어 데이터가 정확해도 안전하게 보관하면서 접근 가능하게 유지하기 어렵습니다.
최신 시설 관리 소프트웨어는 솔루션 제공업체가 모든 IT 중노동을 대신해 주므로 이 문제를 해결합니다. 소프트웨어를 지속적으로 개선하고 업데이트하며 백그라운드에서 원활하게 처리합니다. 하드웨어도 모두 관리하므로 비싸고 복잡한 서버 설치 및 유지비용을 들일 필요가 없습니다.
소프트웨어는 클라우드 컴퓨팅을 기반으로 하여 모든 데이터를 하나의 중앙 데이터베이스에 안전하게 보관합니다. 누구든 데이터를 업데이트하면(예: 새 작업 주문 생성 또는 마감) 모든 사람이 즉시 변경 사항을 볼 수 있습니다. 여러 버전(거의 모두 구버전)이 종이나 파일에 흩어져 있는 것이 아닙니다. 데이터가 정확해지면 CMMS 솔루션은 유지보수 KPI와 지표가 가득한 보고서를 자동 생성하는 것도 쉽게 만듭니다. 모든 숫자를 대신 계산해 줍니다.
규정 준수는 올바른 데이터를 수집하고, 안전하게 보관하며, 이를 이용해 보고서를 생성하는 것입니다. 적절한 시설 관리 소프트웨어는 프로세스의 모든 단계를 더 빠르고, 쉽고, 신뢰할 수 있게 만듭니다.
아직 CMMS가 없거나, 약속한 바를 이행하지 못하는 CMMS를 사용 중이라면 유지보수 프로그램을 통제할 때입니다. 다음 단계는 온라인에서 CMMS에 대해 읽은 후 제공업체에 연락하여 대화를 시작하는 것입니다.
산업기술
코로나19는 모두에게 독특한 도전을 안겼습니다. 특히 사람 안전과 자산 가동을 책임지는 시설/유지보수 관리자에겐 더합니다. 완전/부분 셧다운 중과 재개 후, 여러분 팀과 조직을 보호하는 방법들을 공유하고자 합니다. 학교와 캠퍼스에 초점 맞췄지만 정보는 전 산업에 적용됩니다.목표는 그대로입니다. 사람 안전, 자산 가동. 하지만 방법은 바뀝니다. CMMS 소프트웨어로 새로운 위생 일정 수립 과거엔 깨끗하게 유지하는 데 더 생각했습니다. 진흙 바닥 닦고 지문 묻은 표면 닦기. 하지만 이제 깨끗한 건 부족합니다. 새 기준은 더 높습니다.
또는 훨씬 더 긴 대체 제목: 부드러운 온보딩과 높은 채택률로 더 빠른 ROI를 보장하는, 배우기 쉽고 사용하기 쉬운 CMMS 유지보수 앱을 찾는 방법. 기술자들이 좋아해서 부서가 투자한 시간, 에너지, 돈에 대한 빠른 수익을 볼 수 있는 앱이 필요합니다. 하지만 디자인 배경 지식 없이 어떻게 좋은 사용자 경험을 제공하는 CMMS 유지보수 앱을 알 수 있을까요? 몇 가지 핵심 개념에 대한 빠른 입문 후, 귀사의 시간, 에너지, 돈 투자에 대한 구체적인 수익을 위해 배우고 활용하기 가장 쉬운 앱을 찾을 수 있습니다. UX의 핵심 요소
