CMMS 무료 체험 최대 활용: 성공적인 평가를 위한 팁

무료 체험은 적합한 CMMS 솔루션을 찾는 데 중요한 과정입니다. 소프트웨어를 직접 다뤄보고 작동 방식을 확인하며, 우리 조직에 맞는지 판단할 수 있는 기회이기 때문입니다.

하지만 대부분의 기회와 마찬가지로, 철저히 준비해야 최대한의 가치를 얻을 수 있습니다.

무료 체험 시 무엇을 살펴봐야 하며, 어떻게 하면 효과적으로 평가할 수 있을까요?

체험 기간을 최대한 활용하기 위해 취할 수 있는 주요 단계들을 정리했습니다.

체험 시작 전부터 준비하세요

공식 체험 시작 전에 미리 준비를 시작하는 것이 좋습니다. 보통 2주 정도의 접근 권한이 주어지는데, 이는 충분한 시간이지만, 미리 할 수 있는 사전 작업을 체험 기간에 낭비하지 않아야 합니다.

사전 작업에는 어떤 것들이 있을까요?

체험을 통해 무엇을 달성하고 싶은지 명확히 하세요. 단순히 "이 CMMS 소프트웨어가 괜찮은지 확인하고 싶다"에서부터, CMMS 소프트웨어의 설계와 적용 전반을 다루는 100개 항목의 체크리스트까지 다양할 수 있습니다.

CMMS를 탐색할 시간을 별도로 확보하세요. 다음 주에 전체 팀이 투입되는 예방 정비(PM) 일정이 있고, 외부 협력업체까지 참여하며, 대량의 자재 입고와 재고 정리 작업이 예정되어 있고, 베테랑 기술자 3명이 휴가 중이라면…

유지보수 부서는 매주 바쁘습니다. 특히 여전히 종이와 스프레드시트 방식에 의존해 어려움을 겪고 있어 최신 CMMS 솔루션을 찾는 상황이라면 더욱 그렇습니다. 체험 기간 동안 최대한 많은 것을 얻기 위해 시간을 확보해 두세요.

소프트웨어를 살펴보길 원하는 다른 이해관계자, 특히 유지보수 기술자들을 위한 시간도 마련하세요. 공식적인 미팅이 될 수도 있고, 점심 식사 중 가벼운 대화가 될 수도 있습니다.

업계 전반에서 구현 실패율은 최대 80%에 달하는데, 주로 소프트웨어를 실제로 사용해야 할 사람들이 '배우기 너무 어렵다'거나 '업무를 방해한다'고 판단하기 때문입니다.

이 문제를 피하려면 초기에 기술자들이 긍정적인 반응을 보이도록 해야 합니다. 그들의 지지를 얻는 것이 CMMS 프로젝트 전체의 성공을 좌우합니다.

CMMS 공급업체 담당자의 연락처를 확보하세요. 무료 체험 단계에 왔다면 이미 담당자가 여러분을 인지하고 있고 연락 방법을 알고 있을 것입니다. 하지만 체험 중 궁금한 점이 생겼을 때 여러분이 어떻게 연락할 수 있는지 확실히 알아두세요.

이준비가 끝났다면, 본격적으로 무료 체험을 최대한 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.

기능만 보지 말고, CMMS의 사용 편의성도 평가하세요

기능 목록부터 파고들고 싶은 유혹이 들지만, 그전에 반드시 확인해야 할 것들이 있습니다.

최우선은 전체 UX, 레이아웃, 사용 편의성입니다.

데스크톱, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기에서 CMMS를 열어보세요. 각 화면에서 어떻게 보이는지 비교하세요. 데스크톱에서는 완벽한데 모바일에서는 복잡하지 않나요? 책상의 컴퓨터 화면보다 태블릿에서 더 직관적으로 보이나요?

왜 중요할까요? 사용자 유형별로 주로 사용하는 기기가 다르기 때문입니다. 경영진이 보고서를 확인할 때는 데스크톱을 쓰지만, 기술자가 작업 지시를 확인하고 바코드를 스캔할 때는 모바일 유지보수 앱을 사용합니다. 특정 사용자에게 CMMS가 얼마나 적합한지 판단할 때는 해당 사용자가 쓸 기기에서 확인해야 합니다.

도움 없이 얼마나 많은 것을 스스로 파악할 수 있는지 시험해 보세요. 화면 구성과 라벨만 보고 어디에 뭐가 있는지, 어떻게 작동하는지 얼마나 이해할 수 있나요?

상당 부분이 직관적이어야 합니다. 소프트웨어가 잘 설계되었다면 기본적으로 자기 설명이 가능해야 합니다. 그렇다고 하룻밤 사이에 소프트웨어를 마스터할 수 있다는 뜻은 아닙니다. CMMS는 캔디 크러쉬나 테트리스 같은 게임 앱처럼 시행착오만으로 익힐 수 있는 종류가 아닙니다. 하지만 진정으로 배우기 쉬운 CMMS라면 기본적인 파악은 꽤 빠르게 할 수 있어야 합니다.

반드시 필요한 CMMS 기능에 집중하세요

많은 유지보수 관리 소프트웨어가 긴 기능 목록을 자랑하지만, 실제로 사용할 기능만 중요합니다. 케이블 TV 패키지 선택과 같습니다. 몇 개의 채널이 제공되는지가 아니라, 내가 보고 싶은 채널이 몇 개 포함되어 있는지가 관건입니다. 최신 유지보수 관리 소프트웨어도 구독 서비스이므로, 절대 쓰지 않을 기능에 비용을 지불해서는 안 됩니다.

이 조언이 처음엔 이상하게 들릴 수 있지만, '기능' 자체를 생각하지 않는 편이 도움이 될 수 있습니다. 대신 '워크플로'에 집중하세요. 관련된 기능들이 모여 유지보수 업무를 수행하는 흐름입니다. 사람들이 CMMS를 실제로 사용하는 방식이 바로 워크플로이기 때문입니다.

예를 들어, 다음과 같은 일반적인 사용 사례에 초점을 맞춰 보세요.

1. 새로운 온디맨드 작업 지시 생성
2. 유지보수 기술자에게 할당
3. 작업 지시 수락
4. 작업 지시에 코멘트 추가
5. 작업 마감
6. KPI와 보고서를 활용해 이력 검토

이제 개별 기능의 작동 방식을 아는 것을 넘어, 매일 CMMS를 사용하는 것이 어떤 경험인지 감을 잡을 수 있습니다.

앱과 데스크톱 버전의 차이점을 확인하세요

이는 사용자별로 소프트웨어 경험이 어떻게 다른지 파악하는 것과 연결됩니다. 또한 어떤 기능도 놓치지 않기 위함입니다.

Hippo CMMS 모바일 앱이 좋은 예입니다. 데스크톱 버전만 시험해 보면 앱에서만 제공되는 기능들을 전부 놓치게 됩니다.

왜 기기별로 기능이 다를까요? 앱이 모바일 기기에 직접 설치되기 때문에 소프트웨어 및 하드웨어와 직접 연동되어 새로운 기능이 가능해집니다.

• 푸시 알림
• 바코드 스캔
• 작업 지시 음성-텍스트 변환
• 오프라인 동기화

앱에만 있는 기능이 있다면 반드시 시간을 내어 테스트해 보세요.

CMMS 공급업체의 지원, 리소스, 소프트웨어 업데이트도 확인하세요

UX, 사용 편의성, 레이아웃을 살펴본 후에는 기능과 워크플로를 검토할 차례입니다.

그다음에는 공급업체의 리소스 센터를 살펴보는 데 시간을 쓰세요. 소프트웨어 자체는 아니지만, 전반적인 사용자 경험의 중요한 부분이며, 무료 체험 동안 파악하려는 것이 바로 이 전체 경험입니다.

애플의 디자인 전문가들은 사용자 경험을 놀랍도록 광범위하게 정의하기로 유명합니다. 수석 디자이너 중 한 명은 사용자 경험이 제품을 매장에서 차까지 옮기기 쉬운지까지 포함한다고 설명하며, 상자를 다시 설계해 운반이 편하고 뒷좌석에 잘 들어가게 만들 정도였다고 합니다.

다음 지원 도구들을 검토해 보세요.

• 자료실
• 동영상
• 기능 튜토리얼

핵심 요약

무료 체험은 CMMS 소프트웨어를 탐색하고 우리 조직에 가장 적합한 솔루션을 찾는 훌륭한 방법입니다. 체험을 최대한 활용하는 열쇠는 '준비'입니다. 본인과 팀이 CMMS를 검토할 시간을 미리 확보하세요.

기능만 보지 마세요. 먼저 전체 레이아웃과 디자인을 보세요. 사용하기 어렵다면 유지보수 팀 아무도 쓰지 않을 것입니다. 테스트할 일반적인 사용 사례를 생각해 보세요. 개별 기능보다는 워크플로 관점에서 생각하는 것이 훨씬 합리적입니다.

소프트웨어만 보지 마세요. 무료 체험은 리소스 확인을 포함해 전체 사용자 경험을 탐색할 기회입니다.

다음 단계

이제 최대한 활용하는 방법을 알았으니, Hippo CMMS의 14일 무료 체험에 지금 신청해 보세요.