오전 회의:유지 관리 계획 및 일정 잡기

내가 참석한 회의 중 가장 효과가 없었던 회의에 대해 일반적인 경우를 설명하겠습니다. 이 회의는 방이 시끄럽고, 앉을 자리가 없어 사람들이 일어서야 하고, 오버헤드 프로젝터, 플립차트, 화이트보드 등 시각 보조 장치도 없다.

또한, 모임의 리더는 모임을 전혀 이끌지 않고 종종 낮은 목소리로 말을 하여 알아들을 수 없습니다. 참석자들은 최신 생산 보고서를 받고 자신이 담당하는 부분을 하나씩 읽으라는 요청을 받습니다. 이 때 사람들이 자신에게 직접적으로 적용되지 않는 생산 보고서의 일부를 듣지 않는 것을 보는 것이 일반적입니다. 또한 자신의 부분을 읽을 때 다른 사람들도 듣지 않습니다.

최악의 시나리오에서 유지 보수 기술자는 상사와 이야기할 때까지 아침에 작업을 시작하지 않습니다. 이는 상사가 오전 8시에 오전 회의에 참석하고 승무원이 오전 7시에 도착하기 때문에 작업이 지연되는 경우가 많습니다. 승무원은 오랜 경험을 통해 오전 회의 결과 작업 일정과 작업 할당이 자주 변경된다는 것을 배웠습니다. . 따라서 오전 8시 30분경 오전 회의를 마치고 상사가 돌아올 때까지 기다리며 하루 일과를 시작한다.

더 효과적인 회의 만들기

공장의 아침 회의의 효율성을 높이려면 다음과 같은 기본적인 질문을 스스로에게 해보는 것이 좋습니다.

• 내가 회의에 참석하는 이유는 무엇입니까?
• 우리 공장에서는 항상 그런 회의가 매일 있기 때문에 참석합니까? 오전 8시에?
• 이것이 조직에 가장 효율적인 방법이기 때문에 참석합니까? 어젯밤에 있었던 일에 대한 정보를 받으려면?
• 다른 참석자들은 나에게 무엇을 기대하며 나는 무엇을 기대합니까? 그들에게서?
• 이 회의에서 의사소통을 개선할 수 있는 방법이 있습니까? 예를 들어, 차트 및 기타 시각 자료를 사용하여 프레젠테이션의 일부를 준비하고 다른 사람들이 모범을 따르기를 바랄 수 있습니까?
• 이러한 회의를 매일 해야 합니까, 아니면 하시겠습니까? 월요일과 금요일에 충분합니까?
• 이 회의를 아침에 해야 합니까, 아니면 할 수 있습니까? 우리는 그것을 정오로 옮기고 내일의 활동에 집중합니까?

효과적인 회의 특성

내가 참석한 일부 매우 효과적인 회의는 다음과 같은 특징을 공유합니다.

• 리더는 회의를 이끌며, 그 또는 그녀는 뚜렷하게 구별될 수 있습니다. 방 전체에 들렸다.
• 회의는 정시에 시작하여 정시에 끝납니다.
• 시각 보조 도구가 사용되며 대부분의 사람들에게 의미 있는 정보만 사용됩니다. 참석자가 표시됩니다. 특히 효과적인 회의는 대형 화면에 투사되는 Power Point 또는 기타 프레젠테이션 소프트웨어를 사용하여 모든 정보를 표시합니다.
• 이 회의는 중요한 정보 전달, 최근 결과 설명 및 정의에 중점을 둡니다. 해결해야 할 문제.
• 각 회의에는 3~5분의 교육/토론이 포함됩니다. 부서지다.

회의가 없습니까?

개인적으로 회의가 생산적이라면 회의를 하는 것이 좋다고 생각합니다. 최소. 모임의 목적이 정보를 전파하는 것이라면 내부 텔레비전과 컴퓨터 네트워크를 사용하여 이를 달성할 수 있습니다. 이러한 기능을 사용하면 회의를 더 적게 가질 수 있습니다.

저자 소개:

크리스터 Idhammar는 의 회장입니다. IDCON Inc., Raleigh, N.C. 기반의 신뢰성 및 유지 관리 교육, 훈련 및 개선된 작업 구현을 전문으로 하는 컨설팅 회사, 신뢰성 및 유지 관리 사례. 자세히 알아보려면 를 방문하십시오. www.idcon.com 또는 이메일 [email protected].