유지보수 아웃소싱이 타당한 경우 - 실무 가이드

플랜트 관리자들은 운영 비용 절감을 위해 유지보수 아웃소싱을 종종 검토합니다. 결정은 비즈니스 성격과 유지보수가 핵심 운영에서 차지하는 역할 등 여러 요인에 달려 있습니다.

핵심 질문: 유지보수가 핵심 서비스인가?

병원에서는 수익이 의료 서비스에서 나오며, 청소, HVAC 서비스, 정교한 진단 장비 수리 등은 주변 업무입니다. 이러한 기능 아웃소싱이 보통 최상의 투자 수익을 냅니다. 반면, 대부분의 유지보수 활동이 생산 설비 검사 및 수리 중심으로 이뤄져 직접 생산량에 영향을 주는 구형 공정 플랜트에서는 해당 업무를 사내 유지해야 합니다.

계약 원칙 준수의 중요성

핵심 비즈니스 평가 외에도 여러 계약 원칙을 준수해야 합니다. 실제 사례를 통해 계약 유지보수 협약이 어떻게 실패했는지 살펴보겠습니다.

해당 제조사는 다공장 24/7 공정 사업체로 유지보수 지출이 컸습니다. 경영진은 유지보수 관리를 외부 업체에 위탁하기로 결정했습니다. 법적 파트너십을 구성해 계약자에게 각 현장에 유지보수 매니저를 두고, 이들이 보고하는 대표이사를 두었습니다. 회사는 제한적 감독과 더 적은 인력의 기능공을 제공했습니다.

파트너십 계약은 관리 수수료와 "유지보수 비용" 및 "유지보수 가동 중단"에 연동된 상당한 인센티브 지급을 명시했습니다. 언뜻 단순해 보이지만, 이 계약은 아웃소싱의 4대 기본 원칙을 위반했습니다.

1) 각 플랜트는 공정에 증기를 의존했습니다. 증기는 저비용 폐기물 연소 또는 고비용 화석 연료로 생산되었습니다. 폐기물 저장, 처리, 건조, 연소 설비는 복잡하고 상당한 유지보수가 필요했습니다.

파트너십 시작 직후 폐기물 건조 시스템의 주요 부품이 고장났습니다. 현장 유지보수 매니저는 교체 승인을 거부했습니다. 계약의 인센티브가 생산을 즉각 증대시키지 않는 유지보수 비용 증가를 페널티로 부과했기 때문입니다. 이는 플랜트가 단순히 화석 연료 증기로 전환할 때 발생할 수 있는 시나리오였습니다.

이 사건으로 관계가 악화되었고 유사한 사건이 반복되었습니다. 인센티브 구조가 에너지, 화학 물질, 기타 운영 비용을 절감할 설비 개선을 계약자가 꺼리게 만들었습니다.

원칙 1: 인센티브는 원하는 행동을 촉진해야 한다.

회사 관점에서 목표는 개별 유지보수 지표가 아닌 전반적 운영 성능 개선입니다.

2) 각 플랜트는 고유한 소유 이력을 가지며 "유지보수 비용"과 "유지보수 가동 중단"에 대한 자체 정의를 개발했습니다. 일부 현장에서는 제품 직접 접촉 부품이 운영 예산으로, 다른 곳에선 유지보수 예산으로 처리되었습니다. 같은 플랜트 내에서도 부서별 정의가 달랐습니다. 계약은 무엇이 유지보수 비용이나 가동 중단 이벤트를 구성하는지 결코 명확히 하지 않았습니다.

결과적으로 회사와 계약자 간 비용 및 가동 중단 배분을 놓고 수많은 시간이 소모되었습니다.

원칙 2: 인센티브를 이끄는 지표는 명확하고 모호하지 않게 정의되어야 한다.

"유지보수 가동 중단" 정의는 특히 까다롭습니다. 책임 전가보다 근본 원인 분석과 문제 해결에 초점을 맞춰야 합니다.

악화되는 파트너십 동안 회사 감독자들은 더 많은 가동 중단을 유지보수 탓으로 돌리며 보고 수치를 부풀렸습니다.

3) 계약자에게는 단일 책임 지점(파트너십 대표)이 있었지만, 회사에는 이에 상응하는 역할이 없었습니다. 각 현장 유지보수 매니저가 운영 매니저와 협업해 조직 전체에서 일관성 없는 분쟁 해결이 이뤄졌습니다.

따라서 원칙 3: 양 당사자 모두 협약 책임 전담자와 명확한 분쟁 해결 프로세스를 가져야 한다.

4) 계약자의 현장 매니저들이 단기 계약으로 고용되었습니다. 그러나 의미 있는 유지보수 개선에는 시간이 필요하며, 단기 결정은 진전의 겉모습만 만들 수 있습니다.

예를 들어, 견습생 교육이나 인프라 업그레이드 연기는 단기 비용을 줄였지만 플랜트를 뒤처지게 만들었습니다. 파트너십 종료 후 회사는 누락된 지출을 만회해야 했습니다.

원칙 4: 장기적 결과에는 장기적 매니저가 필요하다.

이 4대 원칙 외에도 유지보수 계약은 안전, 환경, 품질 기준을 강제해야 합니다. 원칙 준수 시 아웃소싱이 유리할 수 있지만, 그런 성공 사례는 드물고 보통 몇 년만 지속됩니다.

토르비에른(토르) 이드하마르(Torbjörn (Tor) Idhammar)는 신뢰성 및 유지보수 관리 전문 컨설팅 기업 IDCON Inc.의 파트너 겸 부사장입니다. 그는 모든 IDCON 프로젝트를 총괄하며 신뢰성 평가, 예방 유지보수, 운영자 기반 신뢰성, 기획, 스케줄링, 자재 관리, 근본 원인 제거 교육을 제공합니다. 토르는 "Condition Monitoring Standards"(1-3권) 저자입니다. 연락처: 800-849-2041 또는 info@idcon.com. 웹사이트: www.idcon.com.