사무실 유지 관리 가이드:생산적인 비즈니스 환경 조성

우리는 인생의 거의 3분의 1을 직장에서 보냅니다. 휴게실과 회의실이 있는 개방된 공간이든 좁은 칸막이가 많은 공간이든 사무실 유지 관리는 작업장을 보다 편안하게 만들고 결과적으로 생산성을 높이는 핵심 요소입니다. 즉, 사무실 유지 관리는 장기적인 조직 성공을 위한 큰 요소입니다.

사무실 유지 관리에서 다루는 내용을 살펴보고 성공으로 가는 길을 안내하는 모범 사례를 간략하게 설명하는 데 참여하십시오.

사무실 유지보수 서비스 범위

시설 관리는 주변 비용 중심에서 이제 중요한 비즈니스 조력자로 간주되기까지 수년에 걸쳐 상당히 발전했습니다. 시설 관리 및 건물 유지 관리의 필수적인 부분인 사무실 관리는 다양한 사무실 건물과 작업장을 관리하기 위한 핵심 서비스입니다.

즉, 사무실 유지 관리 서비스는 사무실의 규모, 인프라의 복잡성, 사용된 건물 시스템 및 장비의 범위에 따라 달라질 수 있습니다.

일반적인 회사 작업장에서 모든 것이 원활하게 작동하도록 하기 위해 다음은 뒤에서 실행될 것으로 예상할 수 있는 보다 일반적인 유지 관리 작업입니다.

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일반 청소/청소 서비스

가구 검사 및 수리

사무기기 서비스 및 수리(복사기, 프린터, 파쇄기, 냉각기 등)

HVAC 검사 및 유지보수

IT 장비 유지보수

소방 시스템 검사 및 유지보수

수처리 및 공급 서비스

보안 및 물리적 액세스 제어

... 등.

위의 모든 작업이 적절하게 실행되는 이상적인 상황에서 비즈니스 운영에 어떤 영향을 미칠까요? 다음으로 살펴보겠습니다.

사무실 유지 관리가 조직의 성공에 미치는 영향

사무실 유지 보수가 수익에 기여하는 세 가지 주요 방법과 많은 작은 방법이 있습니다. 다음은 큰 것입니다.

1) 직원 생산성 향상

작업자 생산성에 영향을 미치는 작은 것들이 많이 있습니다. 열악한 조명, 실내 온도, 오작동하는 사무 장비, 정리되지 않은 작업 공간 등은 모두 생산성에 부정적인 영향을 미치는 요소입니다.

고용주가 균형 잡힌 실내 온도, 조명, 깔끔한 공간을 제공하기 위해 사전 조치를 취하면 직원의 기분에 긍정적인 영향을 미치고 결근을 최소화하며 피로를 줄일 수 있습니다.

그러한 직장에서 사람들은 불필요한 방해 없이 업무의 질과 조직 목표에 대한 기여도에 집중할 수 있습니다.

2) 운영 비용 절감

2018년 벤치마킹 보고서에서 BOMA(International Building Owners &Managers Association) International은 미국 전역의 민간 부문 사무실 건물이 평방피트당 평균 $2.15(또는 평방미터당 $23.24)을 지출한다고 밝혔습니다. 수리 및 유지 보수에.

유지 관리 운영 비용을 통제하기 위해 조직은 3가지를 피해야 합니다.

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과도하게 비싼 계약자 .

예방 유지보수를 수행하지 않음 나중에 불필요한 지출로 이어집니다.

너무 많은 유지 관리를 수행 , 예비 부품, 시간 및 노동력의 낭비를 초래합니다.

간단히 말하면 운영 비용을 통제하려면 먼저 유지 관리 비용을 추적하고 통제할 수 있어야 합니다.

3) 비즈니스 평판 및 브랜드 이미지 향상

좋은 첫인상을 남길 수 있는 두 번째 기회는 없다고 합니다. 고객이나 파트너가 사무실로 걸어들어와서 새는 AC에서 떨어지는 물을 받기 위해 있는 양동이를 밟고 삐걱거리는 의자에 앉아 있어야 하는 동시에 그 이상한 냄새가 어디서 나는지 궁금해한다고 상상해 보십시오.

그것이 무엇을 전달하는지 모르지만, 귀하의 비즈니스가 조직화되어 있고 새로운 도전을 할 준비가 되어 있다는 것은 아닙니다.

사무실 유지 관리를 아웃소싱해야 합니까, 아니면 사내에서 처리해야 합니까?

모든 사무실 유지 관리 작업이 제 시간에 적절하게 완료되도록 하려면 몇 가지 중요한 결정을 내려야 합니다. 주요 문제 중 하나는 사무실 유지 관리를 시설 유지 관리 전문가에게 아웃소싱할지 아니면 직접 수행할지 여부입니다.

유지 보수 전문가로 구성된 소규모 사내 팀이 있더라도 배관 또는 전기 작업과 같은 전문 작업을 처리하려면 일부 계약자 및 서비스 제공업체와 파트너 관계를 맺어야 합니다.

두 경로 모두 장단점이 있습니다.

사무실 유지보수 아웃소싱

장점:

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더 나은 품질의 유지보수 서비스 제공

숙련된 FM 회사와 파트너십을 맺으면 성장, 더 나은 시장 침투 및 경쟁력의 기회를 얻을 수 있습니다.

전문 사무실 유지 관리 리소스 및 업계 모범 사례에 대한 액세스

효율성 향상

핵심 비즈니스에 더 집중할 수 있습니다.

유지 관리 인력 문제에 대해 생각할 필요가 없습니다.

단점:

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운영 통제의 축소.

보안 위반 및 기밀 문제의 위험 증가

아웃소싱 회사의 실수는 고객의 평판에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

소규모 사내 팀을 구성하는 것보다 비용이 더 많이 들 수 있습니다.

사내 사무실 유지 관리

장점:

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프로세스 및 절차에 대한 최대 제어.

유지 관리 비용 및 최적화 옵션에 대한 통찰력 향상

장비 문제를 더 빠르게 처리할 수 있습니다.

장비 및 인프라의 전반적인 상태에 대한 더 많은 정보

단점:

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당신이 거의 알지 못하는 것을 다룰 내부 팀을 구성하려면 시간과 노력이 필요합니다.

소규모 조직에서는 정규직 시설 관리자 및 유지 관리 직원을 고용하는 것을 정당화할 수 있는 충분한 일이 없습니다.

유지 관리 책임의 일부를 기존 직원에게 이전할 계획이라면 조직 및 생산성 문제가 전체적으로 발생할 수 있습니다.

대규모 조직은 유지 관리 작업의 대부분을 사내에서 유지하려는 더 많은 인센티브를 갖게 됩니다. 다음 섹션에서는 유지 관리를 위한 효과적인 프레임워크를 구축하는 방법을 간략하게 설명합니다.

기본적인 사무실 유지 관리 작업을 사내에서 관리

유지보수 부서를 설치하는 데 시간이 걸립니다. 사무실 유지 관리는 산업 유지 관리만큼 복잡하지는 않지만 미리 계획하는 것이 좋습니다.

1) 유지 관리 요구 사항 이해

현재 없는 경우 모든 사무용 장비 및 가전 제품을 포함하는 종합적인 물리적 자산 등록부를 만드십시오. 간단한 자산 재고 관리 소프트웨어를 사용하여 이를 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 장비/재고를 설명하고 위치를 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

그런 다음 실제 유지 관리 요구 사항이 무엇인지 확인해야 합니다. 즉, 사전 예방적 유지 관리의 이점을 얻을 수 있는 장비는 무엇입니까? 방금 만든 목록을 살펴보고 해당 장비를 표시하십시오.

대규모 조직에는 IT 장비를 다루는 IT 지원이 있습니다. 바닥이나 사무실 공간을 임대하는 경우 건물 소유자는 일반적으로 엘리베이터, 배관, 화재 안전 시스템 및 전기 작업과 같은 핵심 건물 시스템 관리를 포함하여 자산 관리를 위한 회사 또는 팀을 갖게 됩니다. 그라운드 유지 보수 같은.

일반적으로 귀하의 비즈니스에는 다음과 같은 작업에 집중할 사람이 필요합니다.

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쓰레기 제거 및 청소 서비스

HVAC 유지 관리(정기 검사 수행, 필터 교체 등)

가끔 사무용 가구, 장비 및 가전제품 검사(PAT 테스트)

새 기기 또는 가구 설치 지원

카펫 및 실내 장식품 청소

외부 및/또는 내부 유리창 청소

사무실 주변 경미한 수리 수행

유지 보수 계약자를 통해 이를 수행할지, 정규직/시간제 핸디를 고용할지, 직원을 참여시키거나 또는 위의 모든 것을 수행할지 여부는 귀하에게 달려 있습니다.

어쨌든 유지 관리 계획을 세우는 것은 나쁘지 않습니다.

2) 예방적 유지보수 계획 수립

예방적 유지보수 계획은 중요한 일상적 유지보수 작업이 제 시간에 수행되도록 하기 위한 것입니다. 미리 작업을 계획하고 있으므로 해당 작업을 실행하는 데 필요한 도구, 교체 부품 및 인력을 할당할 충분한 시간이 있어야 합니다.

예약해야 할 예방 작업이 많은 경우 예방 유지 관리 계획을 설정하는 방법에 대한 가이드를 읽는 것이 좋습니다.

3) 모바일 CMMS로 유지보수 노력 지원

일정 작업은 퍼즐의 한 조각일 뿐입니다.

사내 팀원이 작업을 수행하는 경우 필요한 도구, 교체 부품 및 안전 장비가 있어야 합니다. 어떤 경우에는 그 사람이 유지보수 체크리스트, 운영 매뉴얼, SOP 및 기타 문서에 액세스해야 할 수도 있습니다.

부품과 도구의 경우 일종의 보관실이 필요합니다. 문서의 경우 가장 좋은 방법은 Limble과 같은 CMMS 소프트웨어에 저장하는 것입니다.

자산 재고 관리 소프트웨어로 Limble CMMS를 사용할 수 있습니다. 장비를 데이터베이스에 입력합니다. 각 장비에 대해 제조업체 및 모델, 설명서, 문제 해결 체크리스트, 공급업체 세부 정보, 사용하는 예비 부품 등과 같은 세부 정보를 추가할 수 있습니다.

다음은 사무실 유지 관리를 단순화하기 위해 Limble이 할 수 있는 몇 가지 다른 멋진 일입니다.

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유지보수 팀에 문제가 있습니까? 작업 주문은 간단합니다. 직원 중 누구라도 당사의 온라인 작업 요청 포털로 이동하여 문제 설명이 포함된 티켓을 제출하고 사진을 추가할 수 있습니다(이해하는 경우). 이메일을 통해 티켓 진행 상황에 대한 알림을 받게 됩니다.

Limble의 드래그 앤 드롭 유지 관리 일정은 모든 유형의 유지 관리 작업을 계획하고 구성하는 데 도움이 됩니다.

내장된 QR 코드 생성기를 사용하여 각 자산에 대한 고유 코드를 생성하십시오. 인쇄하여 장비에 붙여넣습니다. Limble에 액세스할 수 있는 사람은 누구나 휴대전화로 바코드를 스캔하여 자산을 빠르게 식별할 수 있습니다.

예비 부품 재고 모듈을 사용하여 부품 재고를 추적하고 다가오는 분기에 대한 정확한 예측을 수행하십시오.

공급업체 관리 기능을 사용하여 외부 계약자와 유지 관리 티켓을 공유하고 수행하는 작업을 추적합니다.

언급된 모든 것 외에도 모든 클라우드 기반 솔루션과 마찬가지로 Limble은 강력한 보고 시스템을 제공하므로 자산의 성능, 유지 관리 팀의 성능, 유지 관리 공급업체의 성능 및 앞서 언급한 각 범주에 대한 자세한 비용 분석

고용주는 생산적인 작업 환경을 조성하는 데 어떻게 도움을 줄 수 있습니까?

많은 기업이 유지 관리 작업을 아웃소싱하고 핵심 비즈니스에 집중하기로 선택합니다. 괜찮습니다. 그러나 더 편안한 작업 공간을 만들기 위해 할 수 있는 몇 가지 부수적인 작업이 있습니다. 이는 궁극적으로 가장 큰 이익입니다.

1) 좋은 조명 설정

특히 자연광. 신경과학자들은 자연광, 근로자의 수면, 삶의 질 사이를 연결했습니다. 사무실에 창이 거의 없는 경우 다음을 시도하십시오.

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채광창 추가 가능성 살펴보기

LED와 형광등을 더 많이 사용하여 작업자의 직접적인 눈부심과 잠재적인 눈의 피로를 줄입니다.

조명이 생산성에 미치는 영향을 염두에 두십시오.

더 자세히 알고 싶은 사람들을 위한 흥미로운 사무실 조명 디자인 가이드입니다.

2) 인체공학적인 사무용 가구에 투자

편안하고 지지력이 있으며 인체공학적인 가구와 좌석에 투자하여 관절의 긴장을 완화하고 허리의 긴장을 피하며 향후 근골격계 문제의 가능성을 최소화하십시오.

인체공학적 의자를 제공하면 척추 건강을 개선할 수 있지만 직원의 전반적인 자세를 개선하는 데 도움이 되는 추가 조치를 취할 수 있습니다. 연구에 따르면 앉아 있는 시간보다 서 있는 시간이 직원의 건강에 더 좋을 수 있습니다. 따라서 다음과 같이 직장에서 움직임을 장려하는 혁신적인 방법을 시도하십시오.

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스탠딩 데스크 통합

직원들이 점심 시간에 책상을 떠나 돌아다니도록 장려하는 야외 점심 휴식 공간 만들기

조정 가능한 데스크탑 라이저 제공. 스탠딩 데스크보다 약 $500 저렴하므로 더 많은 직원에게 배포할 수 있습니다.

우리 중 많은 사람들은 여전히 책상 뒤에서 꽤 많은 시간을 보내야 합니다. 인체 공학적인 가구와 함께 직원들과 올바른 앉는 자세 팁을 공유하는 것이 좋습니다.

3) 실내 공기질 개선

자극, 질병 및 소위 새집 증후군(SBS)을 유발할 수 있는 실내 오염 물질의 위험 때문에 최적의 실내 공기질을 유지하는 것은 타협할 수 없는 요구 사항입니다.

소홀히 할 수 없는 영역입니다. 다행히 스마트 HVAC 시스템과 같이 실내 공기질을 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 최신 솔루션이 있습니다. 추가 보너스로 이러한 시스템은 에너지 효율성도 향상시킵니다.

4) 유지 관리를 위한 예산 할당

돈을 잘 썼음에도 불구하고 유지 보수에는 비용이 듭니다. 유지 관리를 하지 않는 것은 장기적으로 훨씬 더 비용이 많이 듭니다.

따라서 유지 보수 작업자에게 효율적이고 양질의 작업을 제공하는 데 필요한 리소스를 제공하십시오. 당신이 그들에게 즉흥적으로 해결책을 제시하도록 강요한다면, 당신은 반복되는 문제에 대해 불평할 권리가 없습니다.

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5) 직원의 의견을 무시하지 마십시오.

이것은 직원에게 건물과 사무실의 주요 문제에 대해 알아보기 위해 피드백을 요청하는 것만 큼 간단합니다. 어떤 종류의 개선 사항을 보고 싶은지 제안하도록 요청하십시오.

직원들이 사무실을 깨끗하고 잘 유지하도록 어떻게 도울 수 있습니까?

작업장 환경은 항상 전문적이고 깨끗한 상태로 유지되어야 합니다. 따라서 중간 수준의 직원부터 C-suite에 이르기까지 모든 사람이 사무실 공간을 깔끔하게 정리하고 깨끗하게 유지하는 것이 중요합니다.

이는 모든 사람이 몇 가지 기본 규칙에 동의하도록 하고 사무실 에티켓을 확립함으로써 달성할 수 있습니다.

1) 개인의 책임을 전파하십시오

유지 관리 팀을 지원하는 가장 좋은 방법은 발생하는 모든 작은 문제에 대해 유지 관리 팀에 전화를 걸지 않는 것입니다. 문제를 보고하는 데 걸리는 시간보다 짧은 시간에 문제를 해결할 수 있다면 유지 관리 팀에서 이에 대해 알 필요가 없을 것입니다.

비슷한 방식으로 모든 직원은 사무실을 깨끗하고 체계적으로 유지하기 위해 약간의 노력을 기울여야 합니다.

이러한 맥락에서 개인의 책임은 작업 공간을 질서 있게 유지하고, 물건을 버리거나, 떠날 때 조명과 장치를 적절하게 끄기, 부엌과 화장실과 같은 공용 공간에서 스스로 청소하는 것부터 다양할 수 있습니다.

2) 유지 관리 연락자를 지정할 사람

응급 상황에서 명령을 내릴 때 "누군가, 911에 전화라고 말하지 않는 것이 일반적인 규칙입니다. ". 대신 누군가를 손가락으로 가리키며 "911에 전화하세요 ".

유지 관리 요청을 제출할 때도 마찬가지입니다. 누구나 할 수 있다면 일반적으로 아무도 하지 않을 것입니다.

이것이 유지보수 팀의 중개자 역할을 할 누군가를 지정하는 것이 합리적인 이유입니다. 기술 유지 관리 세부 사항에 관여할 필요가 없으며 티켓을 제출하는 방법과 전화할 사람(유지 관리 긴급 상황이 있는 경우)만 알면 됩니다.

그들은 작업이 진행되는 동안 유지 관리와 계속 연락할 수 있고 다른 모든 직원에게 최신 정보를 유지할 수 있습니다.

3) 문제가 발생하면 보고하세요.

복사기 용지 걸림이나 구겨진 용지를 꺼내는 복사기와 같이 겉보기에 단순한 문제를 오랫동안 무시하면 값비싼 수리가 필요하고 중요한 마감 시간을 방해하는 더 심각한 유지 관리 문제가 발생할 수 있습니다.

이상적으로는 유지 관리 문제를 보고하기 위한 Limble CMMS와 같은 시스템이 이미 있어야 합니다. 물론 티켓을 올바른 장소로 보내는 데만 관심이 있는 경우 작업을 완료할 수 있는 더 간단한 티켓팅 시스템이 있습니다.

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다시 말하지만 모든 유지 관리 요청을 문서화해야 한다는 점을 추가하는 것이 중요합니다. 구두 요청은 하지 않습니다. 또한 이러한 요청에는 가능한 한 많은 정보가 포함되어야 하므로 기술자가 문제를 재현하기 위해 장치 문제를 해결하는 데 한 시간을 할애할 필요가 없습니다.