자동화하지 않을 때 발생하는 기회 비용

지난 5년 동안 자동화 프로그램을 구축, 주도, 확장 및 자문 지원을 제공하면서 배운 한 가지가 있다면 바로 이것이다. 자동화하지 않는 데는 기회 비용이 있다는 것입니다. 경험을 통해 저는 프로세스 자동화를 기다리는 위험과 비용이 다른 이니셔티브가 완료될 때까지 기다리는 이점보다 훨씬 더 크다는 것을 알게 되었습니다.

선의의 CoE(Automation Center of Excellence) 리더와 비즈니스 후원자가 자동화에 마지막 초점을 맞추는 값비싼 실수를 너무 자주 저지릅니다. "먼저 사람과 함께 프로세스를 안정화한 다음 마지막에는 자동화할 것"이라는 생각이 이어집니다.

이 기사에서 나는 반대의 관점을 취하고 모든 새롭거나 변화하는 프로세스는 처음부터 자동화로 설계되어야 한다고 주장합니다. 모든 임원 후원자, 사업부 리더 및 자동화 프로그램 리더는 비즈니스가 장단기 목표를 달성할 수 있도록 지원하는 자동화의 우선 순위와 시급성에 맞춰 조정해야 합니다.

Gartner Insights 기사에 따르면 평균적인 회사는 지난 3년 동안 5번의 회사 전체의 주요 조직 변경을 겪었으며 거의 ​​75%는 향후 3년 동안 주요 변경 이니셔티브의 수를 배가할 것으로 예상합니다. 이러한 불가피하고 지속적인 변화는 조직이 끊임없이 변화하는 시장과 경쟁 환경에서 성공하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 프로세스를 가능한 한 빨리 자동화하는 것은 단순하고 단순한 비즈니스 경쟁 우위입니다.

안정된 상태의 프로세스는 거의 존재하지 않습니다.

사람이 실행할 수 있도록 새로운 프로세스를 설계한 경우 새로운 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 프로세스를 변경해야 하거나 시간이 지남에 따라 최적화될 때 전혀 놀랄 일이 없습니다. 따라야 할 개별 단계, 사용되는 시스템, 관련된 사람들의 경험 등 모든 것이 시간이 지남에 따라 계속 발전할 것입니다.

자동화, 특히 로봇 프로세스 자동화(RPA)는 덜 파괴적인 방식으로 프로세스 변경을 가속화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 몇 달 안에 인적 자원(HR) 온보딩 플랫폼을 변경할 것임을 알고 있는 조직을 상상해 보십시오. 시스템 교체가 완료되고 새로운 온보딩 프로세스가 완전히 정의되고 실행되어 문제가 해결될 때까지 기다렸다가 자동화를 고려해야 한다는 의견도 있습니다.

그러나 이 접근 방식을 취하는 데는 사업부 리더가 심각하게 고려해야 하는 비용이 있습니다. 이 접근 방식을 사용하면 조직은 시스템 교체를 기다리는 동안 몇 달 동안 차선의 프로세스로 운영됩니다. 저는 이 접근 방식을 '마지막 자동화'라고 부르고 이 접근 방식과 '자동화 우선' 접근 방식 간의 명확한 차이점이 아래에 설명되어 있습니다.

자동화 마지막 사고 방식은 현재와 시스템이 가동되는 시점 사이에 상당한 양의 변경이 있어 조직에 제한된 옵션이 있는 경우 조직에 특히 높은 위험이 있습니다. 이 예에서 회사가 사업부를 지원하기 위해 대규모 고용 이니셔티브가 있는 경우 온보딩 프로세스에 압력이 가해지고 조직은 볼륨을 처리하기 위해 추가 리소스를 고용해야 하거나 기존 직원에게 초과 근무 부담을 부과해야 합니다. 직원.

또한 취약한 위험 제어, 데이터 격차, 새로운 비즈니스 요구 사항을 처리할 수 없는 능력과 같이 시스템 교체가 구체적으로 해결해야 하는 현재 상태 프로세스에 다른 위험 및 문제가 있을 수 있습니다.

RPA 솔루션은 시스템 교체에 앞서 빠르게 구축 및 배포할 수 있으며 빠른 ROI를 달성하는 동시에 향후 이니셔티브에 집중할 수 있는 더 많은 SME(주제 전문가) 역량을 확보할 수 있습니다.

이 HR 온보딩 예에서 RPA는 불완전한 단계를 감사하는 것 외에도 계정 설정 시작, 시스템 액세스 요청, 하드웨어 조달, 교육 등록, 직접 관리자 알림 및 미리 알림과 같은 활동에 대해 신속하게 배치할 수 있습니다. 가까운 장래에 조직은 자동화가 제공하는 즉각적인 규모로 용량을 확보하거나 볼륨 증가를 처리할 수도 있습니다. 시스템 교체가 이루어지면 RPA 플랫폼을 쉽고 빠르게 업데이트하여 새 시스템에 연결할 수 있으며 HR 직원의 재교육은 더 제한적(또는 완전히 회피)될 것입니다.

자동화가 마지막 단계일 때 인명 피해가 발생합니다.

McKinsey &Company에 따르면 변화에 영향을 받는 직원의 73%가 중간에서 높은 수준의 스트레스를 경험한다고 보고합니다. 시스템에 임박한 변경이 발생한 후 프로세스 자동화를 기다리는 것은 직원의 부담을 증가시키고 직원 스트레스의 원인이 될 수 있습니다. 직원은 최소 2회의 변경 관리를 거쳐야 합니다.

첫째, 직원은 시스템 변경이 발생하면 한 번 변경 관리를 거쳐 프로세스 단계가 어떻게 변경되었는지 배우고 새로운 시스템을 사용하는 방법을 학습해야 합니다. 종종 이 라운드를 진행하려면 새 시스템에 대한 교육을 받는 데 시간을 할애해야 합니다.

두 번째 변경 관리는 프로세스 단계를 실행하기 위한 자동화가 최종적으로 구축되면 시스템 가동 후 발생합니다. 이 라운드에서 직원들은 이제 로봇이 어떤 단계를 밟을 것인지, 그리고 로봇과 로봇 간의 상호 작용을 배워야 합니다. 짧은 시간 동안만 그 지식을 사용하기 위해 시스템과 프로세스를 배워야 하는 것은 직원들에게 답답하고 조직에 낭비입니다.

직원을 위한 가장 쉬운 방법은 지금 프로세스에 자동화를 도입한 다음 로봇이 수행하는 단계를 조정하여 기본 시스템 변경을 포함하여 프로세스의 모든 변경 사항을 관리하여 단일 변경 관리를 수행하는 것입니다.

일부에서는 소프트웨어 로봇에 대해 이러한 코드 변경을 수행하는 데 비용이 든다고 하지만 조직에서는 해당 변경을 한 곳에서만 수행하고 있습니다. 현재 상태에서 조직은 수십 또는 수백 명의 직원에 대한 교육 및 커뮤니케이션을 관리해야 하는 데 용량 및 기회 비용 측면에서 훨씬 더 많은 투자를 할 것입니다. 또한 사람과 함께 변경 관리가 있을 때마다 새로운 시스템을 탐색하는 지식과 경험이 부족하여 전체 프로세스에 위험이 있습니다.

또한 RPA를 사용하면 저렴한 비용으로 신속하게 자동화를 변경할 수 있다는 점에 유의해야 합니다.

모든 조직은 단일 자동화에서 코드 변경을 수행하는 것과 조직의 직원이 수십 명(또는 그 이상)인 변경 관리와 같이 덜 파괴적이고 시간 집약적인 것이 무엇인지 자문해야 합니다.

시간 제한이 있는 기회

타이밍은 모든 조직의 성공 또는 실패에 중요한 역할을 합니다. 점점 더 경쟁이 치열해지는 세상에서 전략적 결정을 내리고 신속한 조치를 취할 수 있는 능력이 필요합니다. 기업 전체의 모든 사업부에 로봇을 적극적으로 배포하는 회사와 동일한 산업 및 부문의 조직이 있습니다. 이러한 조직은 효율성 증대, 비용 절감, 고객 만족도 향상, 직원 유지, 위험 감소, 장기적 규모뿐 아니라 제한된 기회를 포착할 수 있는 역량 제공과 같은 목표로 삼고 있는 전략적 목표를 가지고 있습니다.

과거에는 인력이 빠르게 필요한 단기 기회를 포착할 수 있는 유일한 옵션은 계약자를 온보딩하거나 신속하게 고용하거나 직원이 가능한 한 초과 근무를 하도록 하는 것이었습니다. 자동화를 통해 조직은 이제 즉시 사용할 수 있는 로봇을 통해 즉시 확장할 수 있습니다.

최근 내가 본 가장 좋은 예는 COVID-19 전염병의 영향이었습니다. 거의 모든 산업에서 거래량 변동이 발생했습니다. 소기업 대출, 주택 융자, 온라인 주문, 배달 서비스 및 모바일 서비스는 인력의 규모와 속도를 고려할 때 처리할 수 없는 프로세스 볼륨으로 인해 해당 분야의 조직이 위기에 처한 몇 가지 예일 뿐입니다. . 이미 중요한 프로세스를 지원하는 로봇을 보유한 조직은 다른 조직에서는 없는 기회를 포착할 수 있었습니다.

출처

이러한 패턴은 세계적 유행병에만 국한되지 않습니다. 위의 그래픽과 같이 조직의 볼륨을 갑자기 이동할 수 있는 많은 외부 요인이 있습니다. 조직은 비즈니스 운영에 중요하고 시간이 지남에 따라 볼륨이 증가할 가능성이 있는 모든 프로세스를 자동화하는 것을 목표로 삼아야 합니다. 이렇게 하면 시간 제한이 있는 기회를 포착할 수 없는 위험으로부터 조직을 보호할 수 있습니다. 또한 시간이 지남에 따라 볼륨이 점차 증가함에 따라 자동화를 통해 확장할 수 있는 이점이 있습니다.

지금은 자동화할 때입니다

비즈니스 크리티컬 프로세스 자동화를 기다리는 이유는 무엇입니까? 이 블로그 게시물에서 설명했듯이 일찍 하면 다음을 보장할 수 있습니다.

• 중단 없이 단기 및 장기 볼륨 증가에 대비합니다.

• 소중한 직원의 용량을 확보하여 단기간에 혜택을 얻을 수 있습니다.

• 직원의 변경 관리 양을 줄입니다.

결코 오지 않을 수도 있는 안정성이 자동화될 때까지 기다리면 조직이 잠재적으로 경쟁에서 불리한 위치에 놓이게 됩니다.

시스템 교체, 프로세스 최적화 및 리소스 이동은 조직에서 지속적으로 이루어지므로 전략적 비즈니스 목표에 빠르게 도달하려면 지금 자동화를 통합해야 합니다.

우리는 "UiPath Live :자동화할 시간입니다' 이벤트를 놓쳤습니까? 녹화에 계속 액세스할 수 있습니다.