프로세스 분석:프로세스 마이닝 결과에서 비즈니스 가치를 얻는 5가지 방법

Jos Mangnus는 UiPath의 컨설턴트입니다.

편집자 주: 프로세스 마이닝의 개념을 처음 접하는 경우 소개 기사를 읽고 시작하는 것이 좋습니다. 프로세스 마이닝 가치:비즈니스에 미치는 영향 .

지난 몇 주 동안 우리는 프로세스 마이닝이 기업에 제공하는 고유한 가치에 대해 논의했습니다. 과학적 통찰력을 제공하고 편향되지 않은 분석을 가능하게 하며 데이터 기반의 전략적 의사 결정을 가능하게 합니다. 프로세스 마이닝은 최적화 기회를 발견하고 운영 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다. ROI가 가장 빠른 자동화 아이디어를 식별합니다.

프로세스 마이닝은 회사가 프로세스를 더 잘 인식하고 기존 회사 데이터를 활용할 수 있도록 함으로써 회사의 큰 변화를 시작합니다.

이전 프로세스 마이닝 기사에서 UiPath Process Mining과 같은 프로세스 마이닝 도구를 시작하는 방법을 안내했습니다. 핵심 프로세스에 대해 UiPath Process Mining을 구현하고 프로세스 그래프를 간략하게 살펴보고 첫 번째 가정을 목표로 했을 수 있습니다. 프로세스 그래프는 팀의 성과, 프로세스 병목 현상, 프로세스의 불완전한 단계, 지연된 프로젝트 및 생산성 극대화를 방해하는 모든 것을 요약합니다. 이 데이터를 단일 정보 소스로 신뢰할 수 있습니다. 즉, 부서의 작업을 실제로 반영하는 것입니다.

논리적인 질문은 "다음은 무엇입니까? 이러한 통찰력에서 비즈니스 가치를 얻으려면 어떻게 해야 합니까?”

가치를 창출하려면 프로세스 소유자로서 보유한 지식을 UiPath Process Mining에서 얻은 프로세스 통찰력과 연결해야 합니다. 이렇게 하면 조직의 변화를 주도하기 위해 수행할 수 있는 정확한 변경 사항을 결정할 수 있습니다.

지금이 바로 여러분의 전문성이 진정한 차이를 만들 수 있는 때입니다.

프로세스 분석으로 어떻게 차이를 만들 수 있습니까?

모든 비즈니스 프로세스는 특정 목표를 목표로 하고 타이밍, 관련 인력, 계약 등과 같은 특정 조건에서 실행됩니다. 많은 프로세스가 유사한 목표(낮은 위험 또는 높은 효율성 등)를 공유하기 때문에 UiPath는 여러 프로세스에서 유사한 문제 패턴을 인식할 수 있습니다. 프로세스.

프로세스에 있을 수 있는 일반적인 문제를 알고 해당 프로세스에 대한 이야기를 염두에 두고 결과를 지정하고 구체적인 실행 계획을 설정할 수 있습니다.

아래에서 프로세스 유형에 관계없이 프로세스 마이닝 프로젝트에서 자주 접하는 5가지 사항을 찾을 수 있습니다. 이 목록을 치트 시트로 사용 회사별 프로세스 분석을 향상하고 실행 가능한 통찰력을 보장합니다.

1. 프로세스 컨텍스트

모든 프로세스에는 해당 프로세스에 영향을 미치고 정의하는 일련의 외부 및 내부 요인인 컨텍스트가 있습니다. 인보이스 발행 프로세스의 예에서 컨텍스트에는 다음과 같은 항목이 포함됩니다.

• 프로세스 실행에 참여하는 팀

• 송장을 보낸 공급업체

• 인보이스를 받은 시간

분석을 위해 프로세스 마이닝 프로젝트를 준비할 때 해당 컨텍스트를 캡처하는 것을 잊지 마십시오. UiPath Process Mining 대시보드에 컨텍스트 정보를 표시할 수도 있습니다.

예를 들어 겨울 방학 동안 처리된 인보이스는 높은 작업량(해당 시즌에만 해당)으로 인해 지연될 수 있습니다. 지연의 원인을 이해하면 보다 현실적인 데이터 해석을 할 수 있습니다.

일반적으로 프로세스에 영향을 줄 수 있는 모든 변수를 캡처하려고 합니다. 또 다른 예에서 조직의 일부 공급업체는 표준 송장 발행 애플리케이션을 사용했습니다. 인보이스 발행 애플리케이션이란 조직의 지불 프로세스를 가속화하는 모든 소프트웨어를 의미합니다.

UiPath 팀은 이러한 애플리케이션을 사용하기 전과 후의 프로세스 흐름의 차이를 보여주었습니다. 인보이스 앱의 장점은 즉시 명확해졌습니다.

UiPath Process Mining으로 이를 발견하여 재작업으로 인한 시간과 리소스를 많이 절약했습니다.

다양한 공급업체에 인보이스 앱을 구현함으로써 조직은 인보이스에 대한 완전한 디지털 정보를 얻을 수 있었습니다. 그 결과 지불 시간이 단축되고 수작업이 줄어들었으며 조달에서 지불까지의 프로세스가 더욱 간소화되었습니다.

2. 프로세스 흐름 계약

모든 프로세스 소유자(이사 또는 임원)는 프로세스가 어떻게 흘러야 하는지에 대한 아이디어를 가지고 있습니다. 프로세스 소유자는 팀이 수행해야 하는 "해야 할 일과 하지 말아야 할 일" 목록이 포함된 명확한 지침에서 이 아이디어를 간략하게 설명할 수 있습니다. 또한 프로세스 내 특정 단계에 할당된 부서의 개요가 될 수도 있습니다. 이 모든 것은 프로세스의 완벽한 시나리오를 설명하기 위한 것입니다. 프로세스 마이닝에서 완벽한 시나리오를 "참조 모델"이라고 합니다.

참조 모델은 공정 분석의 가장 중요한 단계 중 하나인 적합성 검사를 위한 강력한 기반입니다. 적합성 검사를 통해 비즈니스 분석가는 실제 프로세스(프로세스 마이닝의 결과)를 보고 참조 모델과 비교할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀이 예상과 다르게 수행되는 부분을 확인하고 이상적인 프로세스(참조 모델)에 더 가까워지도록 조치를 취할 수 있습니다.

따라서 때로는 프로세스 마이닝의 결과가 비즈니스 가치를 부여하기 위해 복잡할 필요가 없습니다. 특정 프로세스 단계를 누가 수행했는지, 어떻게 단계를 수행했는지 알고, 기대와 비교하여 실제 성능을 평가하는 것으로 충분합니다.

3. 시간 계약

프로세스 흐름 후 타이밍은 프로세스 마이닝 프로젝트에서 가장 많이 논의되는 주제 중 하나입니다.

모든 프로세스 소유자는 모서리를 자르지 않고 가장 효율적인 프로세스를 실행하기를 원합니다. 그러나 효율적인 프로세스란 무엇입니까 그리고 프로세스 그래프에서 효율적인 프로세스를 어떻게 식별할 수 있습니까?

효율성은 노력(시간 또는 자원)과 관련하여 생산된 작업의 품질입니다. 제시간에 작업을 제공하지 않는 프로세스는 비효율적입니다.

프로세스의 어떤 부분이 예상보다 더 많은 시간이 소요되는지 효과적으로 분석하려면 프로세스의 모든 단계에 소요되는 시간을 추정해야 합니다. 그런 다음 각 단계를 완료하는 데 걸리는 시간을 예상 프로젝트 시간과 비교할 수 있습니다. UiPath Process Mining을 사용하면 이러한 비교, 병목 현상 감지, 리소스 부족 위치 발견, 프로세스 속도를 늦추는 외부 종속성 식별 등을 쉽게 수행할 수 있습니다.

더 자세히 알아보려면 서비스 수준 계약(SLA) 조건을 참조하세요. 최근 한 UiPath Process Mining 고객과 함께 작업하는 동안 프로세스 그래프는 미지급금 프로세스에 대해 팀이 제 시간에 인보이스를 지불하고 기한을 준수한 것으로 나타났습니다. 관련 SLA를 돌이켜보면 팀에서 이틀 더 일찍 송장을 전달했다면 고객은 20% 할인을 받아 공급업체에 큰 금액을 절약할 수 있었던 것으로 보입니다.

이러한 경우는 드물지 않습니다. 너무 늦게 또는 너무 일찍 지불하면 현금에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

또 다른 일반적인 예는 티켓팅 시스템에 대한 SLA입니다. 발권 시스템은 고객 지원 서비스를 용이하게 합니다. 이러한 시스템을 통해 지원 팀은 한 곳에서 고객과 커뮤니케이션하고 고객의 이력, 지원 서비스 품질에 대한 KPI, 응답 시간 등을 추적할 수 있습니다.

거의 모든 헬프 데스크에는 첫 번째 응답 시간 및 솔루션 시간과 같은 지원 작업에 대한 SLA가 있습니다.

SLA를 충족하지 못하는 원인을 파악하면 서비스 속도를 높일 수 있습니다(예:팀 작업을 재설계하거나 채팅을 자동화). 자동화는 팀이 더 많은 문제를 해결하고 더 많은 주의와 인간의 논리가 필요한 문제에 집중하는 데 도움이 됩니다. 전체적으로 이러한 측정을 통해 고객 만족도를 크게 높일 수 있습니다.

4. 사용자 기반 정보

프로세스 마이닝에서 가장 흥미로운 발견은 사람들이 함께 일하는 방식에서 비롯됩니다. 특히 하나의 프로세스에 여러 팀, 부서, 시설 또는 국가가 관련된 경우. 여러분도 이것을 경험했을 것입니다. 때로는 팀에서 책임을 다른 팀으로 옮기는 경향이 있습니다.

책임 전가는 직원의 행복을 감소시킬 뿐만 아니라 프로세스 실행을 지연시켜 생산성 저하, 재정적 손실, 고객 만족도 저하로 이어질 수 있습니다.

UiPath Process Mining은 전체 프로세스에 관련된 모든 사람들이 어떻게 협력하고 있는지에 대한 투명한 보기를 제공합니다. 성과가 기대와 일치하는지 확인하고 다른 팀을 통해 흐르는 프로세스 단계를 식별할 수 있습니다. 앞뒤가 너무 많으면 UiPath Process Mining 도구의 User Interactions 탭에서 볼 수 있습니다.

인보이스 결제와 같은 일부 활동은 간단하지만 인보이스 승인에는 다른 팀과 많은 상호 작용이 필요합니다(아래 이미지 참조). 과도한 의사 소통은 최종 결과를 늦출 수 있습니다.

인보이스 결제를 위한 상호작용:

인보이스 승인을 위한 상호작용:

이러한 프로세스 편차를 발견하면 업무 분담 및 프로세스 팀 구성에 대한 팀에 더 많은 정보를 제공할 수 있습니다.

5. 진행 상황 모니터링

많은 조직에서 프로세스 이해 및 분석 기능 때문에 프로세스 마이닝을 시작합니다.

그러나 프로세스를 발견하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 얻은 통찰력은 전략적 조치로 뒷받침되어야 합니다. 프로세스를 자동화하여 오류를 줄이고 완료 속도를 높이며 평범한 작업에서 벗어나 직원의 행복을 높이고 싶을 수 있습니다. 또는 리소스를 추가하거나 직원을 추가 교육하거나 다른 전술이나 전략을 취하여 프로세스를 최적화할 수 있습니다.

어떤 식으로든 프로세스를 변경한 후 UiPath Process Mining을 사용하여 이러한 변경이 프로세스 성능에 미치는 영향을 추적하십시오.

• 개선이 되었나요?

• 참조 모델에 더 가깝습니까?

• 팀이 핵심 성과 지표(KPI)를 충족하고 있습니까 아니면 추가 조치가 필요합니까?

변경 사항과 변경 사항이 프로세스에 미치는 영향을 추적하여 프로세스 마이닝 프로젝트에 대한 투자 수익(ROI)을 결정할 수 있습니다. 성공적인 프로세스 분석 후 목록의 다음 항목은 프로세스 개선을 계획하고 프로세스 성능을 측정하는 것입니다.

귀하에게 효율적인 프로세스란 무엇입니까? 속도 향상입니까 아니면 품질 향상입니까?

• 자동화가 프로세스 속도를 높이는 데 도움이 됩니까?

• 한 프로세스에 몇 개의 소프트웨어 로봇이 필요합니까?

• 운영 효율성을 측정하는 데 도움이 되는 KPI는 무엇입니까?

• 정기 검진을 위해 어떤 평가 방법을 선택하시겠습니까?

이러한 모든 질문에 답하고 엔드 투 엔드 프로세스 최적화 전략을 UiPath와 연계하면 지속적인 개선 주기와 자체 지속 가능성에 더 가까워질 수 있습니다. 프로세스를 제어하고 리소스 할당을 재고하며 비즈니스 성장을 촉진하십시오.

프로세스를 발견하는 것은 성공적인 비즈니스 프로세스 관리를 향한 여정의 시작일 뿐입니다. 진짜 차이 위험을 방지하고, 생산성을 향상하고, 고객 기대치를 충족 및 초과하고, 성장 전략을 더욱 최적화하기 위해 취한 조치와 변경 사항이 함께 제공됩니다.

프로세스 마이닝이 조직에서 진행 중인 일에 대한 인식을 생성하므로 RPA(로보틱 프로세스 자동화)를 통해 이러한 인식을 행동으로 전환할 수 있습니다. 최근 백서에서 프로세스 마이닝이 기업이 비즈니스 성장을 위한 자동화 전략을 설정하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

UiPath에서 "귀하의 조직은 큰 변화에 대한 준비가 되면 프로세스 마이닝을 할 준비가 된 것입니다."라고 말합니다.

즐거운 채굴!