엔터프라이즈 성공 열기: 자동화 운영 모델이 성장을 이끄는 방법 - 1부

편집자 주: 이 글은 3부작 시리즈의 첫 번째 글입니다.

고객과 이야기할 때 로봇 프로세스 자동화(RPA) 초기 단계를 빠르고 성공적으로 진행하는 실용적 조언을 자주 요청받습니다. 기업 전체 혜택이 가장 큰 규모로 운영하려는 임원들은 보통 이 세 가지 질문을 합니다:

• "빠르게 확장하기 위해 올바른 트랙으로 시작하려면 어떻게 해야 합니까?"

• "자급자족하려면 어떤 리소스가 필요합니까?"

• "자동화로 성공하려면 어떻게 조직을 구성해야 합니까?"

조직이 자동화 프로그램에서 기대하는 혜택을 얻으려면 위 각 질문에 대한 전략이 필요합니다. 이 질문들과 더 많은 것들은 궁극적으로 각 조직 고유의 자동화 운영 모델(Automation Operating Model)을 통해 답해집니다.

간단히 말해, 자동화를 효과적으로 확장하려면 자동화 운영 모델이 필요합니다(걱정 마세요, 이 블로그 시리즈에서 그게 무엇이고 어떻게 하는지 다룹니다).

자동화 운영 모델은 역할과 책임, 거버넌스, 인프라 관리 등 내려야 할 프로그램 관리 결정에 대한 종합적 시각을 제공합니다.

이 3부작 시리즈에서 여러분만의 고유한 자동화 운영 모델을 구축할 때 고려할 몇 가지 중요한 결정을 다룹니다. 1부(이 글)는 많은 조직이 자동화 확장에 도달하기 위해 거치는 4단계를 소개하고 '어디서 시작해야 할까' 질문을 탐구합니다. 2부와 3부에서는 자동화 운영 모델이 성숙함에 따라 필요한 리소스, 임원 스폰서십, 자금 정당화를 고려하여 각 단계를 더 깊이 조사합니다.

시작에서 확장까지: 4단계 자동화 단계

대부분의 조직은 성공적으로 자동화를 확장하기 위해 아래 다이어그램과 같이 4단계를 거칩니다. 기업의 자동화 프로그램이 이 단계를 거치면서 임원 스폰서, 자동화 파이프라인 소스, 자금 정당화가 모두 바뀝니다. 결과적으로 자동화 운영 모델의 범위도 성숙합니다.

1단계 - 증명(Prove)

증명 단계에서는 자동화 대상으로 식별된 초기 프로세스들이 자동화 기술을 검증하고 가치에 대한 스폰서를 개발합니다. 이는 일반적으로 10개 미만의 소프트웨어 로봇으로 단일 부서에서 수행되며, 초기 프로세스는 RPA가 특정 환경에서 '작동하는지' 확인하기 위함입니다. 일부 조직은 이 단계에 최대 3개월을 소요하지만 다른 곳은 훨씬 빠르게 파일럿을 통과합니다(때로는 몇 주 만에).

2단계 - 확립(Establish)

이 자동화 단계에서는 일반적으로 단일 비즈니스 부문 내에서 여러 프로세스의 생산과 제공에 초점을 맞춥니다. 이 단계는 3-6개월이 소요될 수 있습니다. 자동화 파이프라인이 주로 한 비즈니스 부문에서 공급되고 전사적 RPA 인지도가 제한적이면 이 시점에서 정체 위험이 있습니다. 또한 비즈니스 부문 리더가 자동화로 상당한 비즈니스 성과를 발견하고 제공하도록 조직에 책임을 묻지 않으면 잠재력을 입증하기 어렵습니다.

각 조직의 자동화 운영 모델은 조직 구조, 인테이크 전략, 거버넌스, 리스크 통제, 변화 관리 등 핵심 요소에 대한 올바른 접근법을 찾기 위해 반복을 거칩니다.

3단계 - 확장(Expand)

이 단계에서 자동화 운영 모델은 완전히 정의되어 추가 비즈니스 부문 온보딩을 위한 표준화된 접근법을 제시합니다. 이 단계는 RPA의 전체 혜택이 고위 수준에서 이해되고 여러 사업부가 대규모 자동화에 참여하면서 1-3년 지속될 수 있습니다. 확장 단계에서는 핵심 성과 지표(KPI)가 잘 정의되고 측정됩니다.

자동화 CoE의 개발자들이 고ROI 기회에 집중하게 되므로, 많은 단순, 팀 수준, 개인화된 자동화 기회를 해결하려면 조직이 직원을 업스킬링해야 함이 명확해집니다. 직원 업스킬링에는 일부 직원이 시티즌 개발자가 되어 각자 팀, 부서, 또는 자신을 위한 자동화를 구축하도록 돕는 것이 포함됩니다.

더 깊이 보기: 조직이 증가하는 자동화 기술 수요를 충족할 준비가 되었습니까?

4단계 - 확장(Scale)

이 단계에서 CoE는 기술 조합을 사용해 정교한 자동화를 생산하여 조직 전체의 고객 니즈를 충족합니다. '모든 사람을 위한 로봇' 아이디어가 정착했고 비즈니스 챔피언들이 전사에 퍼져 RPA 도입을 지원합니다. 시티즌 개발자들이 바텀업, 직원 주도 작업 및 단순 프로세스 자동화를 제공합니다. 확장 단계에서 임원 스폰서는 CEO 또는 최고재무책임자(CFO)이고 RPA는 이제 전체 디지털 트랜스포메이션 프로그램의 기둥입니다.

이 초기 단계들(시작부터 확장까지)은 자동화 범위가 '자동화 우선(Automation First)' 성숙도 모델(아래 참조)에서 부서 단위에서 조직 전체로 이동하는 중요한 변곡점입니다.

이미지 출처

이제 '어떻게 시작할까?' 질문으로 넘어가겠습니다.

올바른 트랙으로 시작하기 (자동화를 빠르게 확장하기 위해)

자동화할 올바른 프로세스 식별에 대해 이전에 쓴 바 있으므로, 여기서는 가장 광범위한 직원들을 투명한 프로세스로 참여시켜 잠재적 자동화 우선순위를 정함으로써 다년 로드맵을 만드는 데 초점을 맞춥니다. 이 '프로세스 인테이크(Process Intake)' 요소가 조직 문화와 ROI 계산 접근법을 존중하여 여러분 조직에 맞게 맞춤화되는 것이 중요합니다.

자동화 프로세스 인테이크는 조직이 자동화 후보를 발견하고 우선순위를 정하는 구체적 접근법입니다. 자동화 프로세스 인테이크 프로그램에서 고려할 사항:

• 비즈니스 참여: 조직 전반에서 얼마나 광범위하게 자동화 아이디어를 공급받을 수 있는가?

• 우선순위화: 한 자동화 후보를 다른 후보보다 선택하기 위해 어떤 순위 시스템을 사용할 것인가? 각 기회가 톱다운 비즈니스 결과 목표 달성에 어떻게 기여하는가?

• 백로그: 제출되었지만 평가되지 않은 자동화 기회는 몇 개인가?

• 처리량(Throughput): 제출된 자동화 아이디어가 평가, 개발, 배포되기까지 얼마나 걸리는가?

• 이탈(Churn): 자동화 아이디어가 평가되었지만 궁극적으로 개발로 진행되지 않는 빈도는?

• CoE 선정 vs 직원 주도 자동화: 목표 대비 순위가 충분히 높지 않아 CoE가 자동화 우선순위로 두지 않는 기회는 몇 개인가? 이러한 비즈니스 페인 포인트는 어떻게 해결될 것인가(시티즌 개발)?

위 항목들을 혼자 해결할 필요 없습니다. UiPath 오토메이션 허브(Automation Hub) 같은 도구로 "RPA 아이디어를 크라우드소싱, 우선순위화, 관리하고, 시티즌 주도 자동화를 검증 및 공유"할 수 있습니다.

목표는 조직 내 대부분 부서에 대한 다년 자동화 로드맵을 구축하는 것입니다. 접근법은 앞서 설명한 4단계를 거치며 진화합니다.

RPA를 시작하는 대부분의 조직은 초기 그룹과 부서 내 특정 유스케이스로 기술을 테스트하는 증명 단계를 성공적으로 거칩니다. 하지만 긍정적 초기 결과와 자동화의 무한한 잠재력이 자명해진 후에도 여전히 정체나 실패 위험이 있습니다(아래 그래프 참조).

위 그래프의 열망적 자동화 가속화 선을 유지하기 위해 조직은 일반적으로 강력한 자동화 파이프라인을 구축하는 두 가지 접근법을 사용합니다:

1. 톱다운 접근법: 비참석(Unattended) 로봇에 대한 CoE 우선순위를 가이드합니다. 이 모델에서 임원과 비즈니스 트랜스포메이션 팀은 일반적으로 자동화 인테이크의 CoE 우선순위를 설정하는 주요 트랜스포메이션 프로젝트를 가집니다. 톱다운 자동화 발견은 UiPath 프로세스 마이닝이나 프로세스 주제 전문가(SME)로 뒷받침되어 프로세스의 수작업 단계 수, 우회 경로, 프로세스 예외 수를 이해할 수 있습니다.

2. 바텀업 접근법: 직원들에게 자동화 아이디어를 제출하고 셀프 평가하여 CoE가 제공하거나 어텐디드 자동화(Attended Automation)를 통한 자신의 디지털 어시스턴트로 전달할 수 있는 권한을 줍니다. 이러한 직원 주도 자동화는 중앙화된 CoE만으로 모든 필수 자동화를 개발할 수 없을 때 톱다운 자동화 발견만으로는 RPA를 확장하기 어렵기 때문에 중요합니다.

편집자 주: 어텐디드와 언어텐디드 로봇에 익숙하지 않다면 이 짧은 영상이 차이를 설명합니다:

바텀업 접근법에서 개별 직원은 UiPath 태스크 캡처(Task Capture) 같은 도구로 프로세스를 문서화하고 UiPath 오토메이션 허브(Automation Hub) 같은 도구로 RPA 개발자가 개발할 아이디어를 제출합니다.

관련 기사: 모든 사람을 위한 로봇: 개인 생산성의 다음 물결

최근 고객이 빠르게 확장하는 것이 비즈니스에 극적인 영향을 미칠 수 있음을 보여줍니다. 이 하이테크 제조업체는 RPA 접촉이 제한적이었지만 매출을 두 배로 늘리면서 인원은 상대적으로 평평하게 유지하려 했습니다. 매출 성장 열망을 달성하기 위해 RPA를 영업, 일반, 관리 기능의 운영비 통제와 연구개발 투자 대폭 증가의 방법으로 보았습니다.

이 고객은 디지털 업스킬링 프로그램의 기반으로 RPA를 사용하여 커리어를 미래에 대비시키고 있습니다. 자동화 운영 모델 개발 후 불과 몇 개월 만에 이제 규모 있게 운영하며 매달 30개 이상의 새로운 프로세스를 자동화하고 있습니다. 전 세계 직원들과 40회 이상 워크숍을 개최하여 200개 이상의 검증된 자동화 파이프라인을 확보, 25만 시간 이상의 수작업 절약이 예측되는 프로세스 인테이크에 조기 투자했습니다.

또한 자동화 운영 모델에 조기 투자함으로써 CFO는 이전에 비즈니스 프로세스 아웃소싱(BPO)에 있던 기능의 70% 이상을 소프트웨어 봇이 인수할 수 있다는 확신을 갖게 되었습니다. 이는 재무 팀이 일일 매출 미수금(DSO) 등 재무 지표 개선을 더 잘 통제하여 가치 창출을 견인하게 합니다.

이 시리즈 2부에서는 다음 핵심 구성 요소인 올바른 리소스와 임원 스폰서십을 통한 확장에 초점을 맞출 것입니다.

3부에서는 모든 프로그램 요소를 자동화 운영 모델 하에 모아 "어떻게 조직을 구성해야 성공할까?" 질문에 답할 것입니다. 곧 나올 기사들을 기대해 주세요!