클라우드를 선택해야 하는 이유 고려해야 할 세 가지 이점

조직은 소프트웨어 및 컴퓨팅 인프라를 클라우드로 이전함으로써 다양한 이점을 실현할 수 있습니다.

IDC는 2025년까지 전 세계 데이터 영역이 163제타바이트(1조 기가바이트)를 넘어 2016년 크기의 약 10배가 될 것이라고 예측합니다. 필요한 순간에 핵심 데이터를 제공합니다. 데이터가 증가함에 따라 데이터를 온프레미스로 유지하는 비용과 복잡성도 증가하므로 정보의 효과적인 관리가 운송 및 물류 조직의 최우선 관심사가 됩니다. 클라우드 기반 ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 서비스가 도움이 될 수 있습니다.

많은 전문가들이 클라우드의 재정적 이점을 확인합니다. 기술 투자에 대한 재정적 수익 평가를 전문으로 하는 회사인 Nucleus Research는 클라우드가 온프레미스 소프트웨어보다 3.2배 더 많은 가치를 제공할 것으로 추정합니다. 그러나 많은 운송 및 물류 회사가 클라우드 서비스를 더디게 도입하여 재정적 이점이 완전히 실현되지 않았습니다. 클라우드 기반 ECM은 또한 규정 준수를 보장하고 사이버 보안을 강화하며 차량 관리를 단순화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

클라우드 사용의 이점은 다음과 같습니다.

규정 준수 보장. 수많은 정부 규정에 따라 회사는 직원 파일, 고객 정보 및 재무 기록을 비롯한 민감한 데이터를 보호해야 합니다. 예를 들어, FMCSA(Federal Motor Carrier Safety Administration)는 법 집행 요원이 요청할 경우 운전자가 전자 활동 로그를 제공할 수 있도록 요청합니다. 그리고 미국 교통부는 기록 유형에 따라 다양한 보존 기간을 통한 비즈니스 기록의 저장을 포함하여 특정 기록 유지 활동을 의무화합니다. 특히 종이 문서가 일반적인 환경에서는 이러한 표준을 준수하는 것이 복잡할 수 있습니다.

기록을 전자 형식으로 변환하면 규정 준수를 크게 간소화할 수 있습니다. 많은 문서 관리 시스템을 통해 사용자는 정보에 대한 액세스를 잠글 수 있어 개인 식별 정보(PII)를 보호할 수 있습니다. 또한 문서가 충분히 오래 보관된 경우 이를 알리고 파기 권한을 부여할 수 있는 자동 기록 보관 일정을 설정할 수 있습니다. 마지막으로, 클라우드에 저장된 전자 문서를 통해 운전 기록과 같은 기록에 모바일로 액세스할 수 있으므로 이동 중에도 필요할 때 액세스할 수 있습니다.

사이버 보안 강화. 차량 정비 및 운전자 기록과 같은 차량 관리 기록부터 직원 및 재무 기록과 같은 일반 업무 문서에 이르기까지 모든 운송 및 물류 회사에는 신중하게 관리해야 하는 정보가 넘쳐납니다. 특정 정보는 기밀로 유지되어야 하며 데이터 유출은 소비자 신뢰와 회사 재정 모두에 치명적일 수 있습니다. 데이터 침해의 영향을 받는 미국 기업의 수는 2016년과 2017년 사이에 24%에서 46% 이상으로 거의 두 배 증가했으며 침해당 평균 비용은 362만 달러입니다.

문서를 클라우드 기반 ECM 서비스로 이동하면 민감한 정보의 보호를 향상시킬 수 있습니다. 당연히 클라우드 제공업체는 사이버 보안 전문가입니다. 많은 시스템이 암호화, 강력한 암호 적용, 콘텐츠별 액세스를 비롯한 여러 보호 기능을 제공하여 파일과 개별 문서까지 승인된 뷰어로 제한합니다. 대부분의 경우 기업은 정보가 자체 기업 네트워크에서 클라우드 서비스로 이동될 때 보안이 향상된다는 것을 알게 됩니다.

단순한 차량 관리. 차량 관리는 현재 및 예상 차량 위치를 추적하고, 고객 및 배송 기록을 관리하고, 운전자의 안전을 보장하는 동시에 상품을 정시에 배송해야 하는 물류 회사에게 가장 중요한 기능 중 하나입니다. RPA(로봇 프로세스 자동화)라고 하는 새로운 기술 클래스는 차량 관리를 단순화하고 비용을 절감할 수 있습니다. RPA는 데이터를 확인 및 공유하고 데이터 입력과 같은 수동 작업을 자동으로 수행하기 위해 "봇"이라는 전자 사용자 계정을 사용하여 다양한 애플리케이션에 로그인합니다. 이 기술을 클라우드 기반 ECM과 결합하면 라우팅 프로세스를 간소화하고 직원이 고부가가치 작업으로 이동할 수 있어 비용을 크게 절감할 수 있습니다.

데이터가 늘어남에 따라 비즈니스를 관리하기 위한 더 나은 도구가 필요합니다. 회사 및 부서 목표를 고려하면서 다음과 같이 자문해 보십시오. 클라우드가 필요한 결과를 달성하는 데 어떤 도움이 될까요?

Christina Robbins는 ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 소프트웨어 공급업체인 Digitech Systems LLC의 마케팅 관리자입니다.