CMMS로 작업 주문 관리를 간소화하는 방법

많은 산업 분야의 기업이 시설 관리 소프트웨어로 CMMS(Computerized Maintenance Management Software)를 점점 더 많이 사용하고 있습니다. 효율성 향상, 비용 절감 및 투자 수익률(ROI) 향상은 기업이 기존 연필 및 종이 방식을 포기하고 자동화된 유지 관리 시스템을 선택하는 주된 이유입니다. 현재 CMMS 소프트웨어는 클라우드 기반 소프트웨어 내에서 작업 주문을 추적하고, 정확한 보고서를 신속하게 생성하고, 예방 유지 관리가 필요한 자산을 즉시 결정할 수 있는 기능을 기업에 제공함으로써 번거롭고 비효율적인 서류 제출 시스템을 없애줍니다. 조직 효율성의 이점 외에도 이러한 개선은 장비 수명 연장, 더 나은 시간 관리 및 노동 활용도를 가져왔고 궁극적으로 비용을 절감하고 이익을 증가시켰습니다.

CMMS는 주어진 시간에 수천 개의 데이터 포인트를 활용하는 고도로 정교한 소프트웨어 시스템으로, 사용자에게 시설 운영 또는 개별 장비의 상태에 대한 개요를 제공할 수 있습니다. 유지 관리 소프트웨어는 잠재력을 최대한 발휘할 때 강력한 시스템을 나타냅니다. CMMS 산업은 지속적으로 발전하고 끊임없이 변화하는 고객의 요구에 보다 신속하게 대응함으로써 기술 및 산업 변화의 선두에 서기 위해 노력합니다. 유지 관리 소프트웨어의 최근 혁신에는 안전한 클라우드 기반 인터페이스, 모바일 장치 접근성, 사용 편의성을 더욱 높여주는 종이 없는 기능이 포함됩니다.

Hippo CMMS가 125명의 구매자를 대상으로 최근 실시한 설문조사에서 응답자의 91%가 작업 지시 관리(즉, 수리, 계획되지 않은 유지 관리)를 중요한 것으로 평가했습니다. 이 발견과 예방적 유지보수에 대한 구매자의 가치(응답자의 96%가 지지함)는 CMMS 고객이 운영 효율성 향상을 최우선 목표로 삼고 있음을 시사합니다. 다음은 소프트웨어 시스템이 작업 주문 관리를 단순화할 수 있는 7가지 방법의 목록입니다.

1. 실시간 알림

"시간이 곧 돈"이라는 사실은 의심의 여지가 없으며 시간을 낭비하면 운영에 많은 비용이 소요될 수 있습니다. 하드 카피 방식에 의존하는 회사는 작업 지시서를 작성한 다음 물리적으로 지정된 서비스 직원에게 보내는 데 시간을 보냅니다. 그 사람이 작업 지시를 받기 위해 참석하지 않으면 검토하기 전에 잠시 동안 책상에 앉아 있을 수 있습니다. CMMS를 사용하면 모든 작업 주문이 시스템 내에서 생성되고 서비스를 위해 적절한 사용자에게 즉시 전송됩니다. 이메일 알림 및/또는 모바일 알림을 사용하여 몇 초 이내에 작업 주문을 받습니다. 작업 주문 관리 소프트웨어는 작업 주문 프로세스를 추적하여 처음부터 끝까지 작업 주문 진행 상황을 모니터링할 수도 있습니다.

2. 액세스 가능한 디지털 작업 주문 관리

작업 주문이 생성되면 지정된 모든 사용자가 사용할 수 있는 디지털 기록이 있습니다. 작업 주문은 데스크톱 컴퓨터, 랩톱, 태블릿 및 스마트폰을 포함한 여러 장치에서 검색할 수 있습니다. 모든 경우에 데이터는 동일한 정보를 동시에 수신하는 모든 당사자와 일치합니다. 작업 주문은 동일한 형식으로 작성되며 필수 필드를 작성해야 합니다. 이렇게 하면 모든 관련 정보가 포함됩니다. 예를 들어 작업 주문에는 요청한 사람에 대한 기록, 관련 연락처 정보, 필요에 따라 이미지를 포함한 문제에 대한 명확한 설명, 서비스가 필요한 장비의 위치가 포함됩니다. 디지털 작업 주문 템플릿을 사용하면 포함된 정보가 명확하고 읽을 수 있으며 손실되거나 잘못 해석되지 않도록 합니다.

3. 단순한 조직, 명확한 우선순위

중대형 회사에서는 주어진 시간에 여러 개의 미결 작업 주문이 있는 경우가 많습니다. 기술자와 시간 할당이 제한될 수 있으므로 긴급도, 공급품, 인력 및 시간을 기준으로 작업 주문의 우선 순위를 지정하는 것이 중요합니다. 작업 주문 관리 소프트웨어는 기한과 우선 순위 수준(예:높음 또는 낮음)을 할당할 수 있습니다. 일부 CMMS는 장비 위치를 식별하고 기술자가 작업 주문 이행을 전략적으로 계획하는 데 도움이 되는 평면도와 지도를 표시할 수 있습니다.

4. 기한이 지난 작업 주문에 대한 간편한 보고

작업 주문 관리 소프트웨어는 작업 주문 이행 진행 상황을 추적합니다. 작업 주문 보고서는 진행 중, 완료됨 또는 기한 초과와 같은 다양한 표시기로 필터링할 수 있습니다. 마감일을 지키지 않으면 관리자에게 알림이 전송됩니다. 이러한 유형의 모니터링을 통해 관리자는 직원 할당, 고용 및 공급에 대한 결정을 내리고 늦은 작업에 대한 병목 현상을 식별할 수 있습니다. 시간 경과에 따른 작업 주문 보고서를 검토하여 관리자는 필요에 따라 변경하여 운영 효율성을 높일 수 있습니다.

5. 액세스 가능한 작업 주문 문서

최근 몇 년 동안 CMMS는 더욱 정교하고 강력하며 사용자 친화적인 애플리케이션이 됨으로써 산업 요구에 부응하여 발전했습니다. 예를 들어, 많은 유지 관리 시스템에는 이제 장비 설명서, 보증 정보, 관련 문서, 공급업체 계약 및 산업 코드 표준에 대한 링크가 포함됩니다. 이 모든 정보는 소프트웨어의 데이터베이스에 보관되며 몇 번의 마우스 클릭이나 모바일 장치의 탭만으로 액세스할 수 있으므로 필요할 때 중요한 장비 관련 데이터를 수동으로 검색할 필요가 없습니다. 편리하고 쉽게 접근할 수 있어 작업 주문 프로세스에 참여하는 모든 사람들의 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.

6. 수리 이력 및 추세 보고서

CMMS는 완료된 작업 주문을 기반으로 수리 이력 보고서를 생성할 수 있습니다. 보고서는 부서 및/또는 위치별로 기간(예:일, 주, 월, 년)별로 필터링할 수 있습니다. 시간에 따라 또는 다른 지표를 통해 수리 내역을 검토할 수 있는 유연성을 가지고 있어 관리자는 장비 고장, 부품 교체, 수리 비용, 노동 할당 등의 추세를 평가할 수 있습니다. 장비에 지속적인 수리가 필요한 것으로 밝혀지면 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다. 교체할 시간입니다. 수리 이력이 있으면 관리자가 부서에서 진행 중인 작업에 대한 중요한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

7. 모바일 기기 유지 관리

CMMS 기능의 가장 중요한 발전 중 하나는 유지 관리 시스템 대시보드에 모바일 액세스를 추가한 것입니다. 스마트폰과 태블릿의 형태로 모바일 장치가 널리 사용됨에 따라 고객이 유지 관리 소프트웨어를 사용하는 방식의 이러한 변화는 이제 자동화된 유지 관리 관리를 새로운 수준의 기능으로 끌어 올렸습니다. 컴퓨터 데스크톱에서 사용할 수 있는 모든 CMMS 기능은 작업 주문 앱에서도 사용할 수 있습니다. 모바일 장치 기능을 사용하면 사용자는 더 이상 데스크톱 컴퓨터에서 CMMS에 액세스하기 위해 기다릴 필요가 없습니다. 대신 언제 어디서나 시스템에 액세스할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 전화 및 태블릿 카메라를 사용하여 기술자가 수리가 필요한 장비 또는 교체가 필요한 부품의 이미지를 업로드할 수 있다는 것입니다. 모바일 장치의 바코드 스캔 기능은 또한 참조되는 항목이 정확한지 확인합니다. 이미지나 바코드가 있으면 오류나 혼동 가능성이 줄어듭니다. 다시 한 번, 이는 전반적인 효율성 향상으로 이어집니다.

지속적인 유지 관리는 모든 작업의 ​​필수적인 부분이며 간과할 수 없는 현실입니다. 수리가 신속하게 이루어지지 않거나 작업 지시가 불분명하거나 오류가 많아 수리가 지연되면 조직의 생산성이 저하됩니다. 자동화되고 상세하며 일관된 형식의 작업 주문을 생성하면 오류와 혼란을 제거하는 동시에 시간과 에너지를 줄일 수 있습니다. 작업 주문 소프트웨어에서 생성된 수리 내역은 기업이 유지 관리 작업에 대한 정보를 유지하고 필요에 따라 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있는 기회를 제공하는 데 도움이 됩니다.