Steve Ricard와 함께 CMMS 소프트웨어로 전환하기(PODCAST)

Fiix 및 Rooted in Reliability 팟캐스트를 사용하여 CMMS를 구현하는 방법

전환 시점을 아는 것부터 모든 사람이 새로운 작업 방식에 편안함을 느낄 수 있도록 하는 것까지 변화에 관한 모든 것이 어렵습니다. CMMS를 채택하고 유지 관리 방식을 바꾸는 것도 다르지 않습니다. 이러한 전환은 궁극적으로 가치가 있더라도 어려울 수 있습니다.

Fiix의 구현 팀 관리자인 Steve Ricard는 Rooted in Reliability 팟캐스트를 방문하여 CMMS 소프트웨어 구현을 위한 과제, 이점 및 모범 사례에 대해 이야기했습니다. Steve와 진행자 James Kovacevic은 다음과 같이 토론합니다.

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CMMS를 찾을 적기

올바른 구현을 위한 계획 방법

데이터 처리를 위한 팁

변화를 관리하여 팀이 참여하고 정보를 얻으며 성공할 수 있도록 하는 방법

여기에서 팟캐스트 에피소드를 듣거나(Accendio Reliability의 웹사이트에서도 볼 수 있음) 아래 스크립트를 읽어보세요.

이 무료 CMMS 구현 체크리스트로 CMMS 설정을 완벽하게 하십시오

에피소드 대본

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제임스 코바세비치 :스티브 리카드를 환영하게 되어 기쁩니다. 환영합니다, 스티브.

스티브 리카드 :제임스, 잘 지내고 있어요?

JK :잘 지내고 있어, 고마워. 이제 Steve는 귀하에게 익숙하지 않은 분들을 위해 Fiix Software의 구현 팀 관리자입니다. 이전에 Fiix에서 많은 사람들이 사용했기 때문에 많은 사람들이 사용하고 많은 사람들이 친숙한 CMMS입니다. 당신은 또한 CRL이고 CFM도 가지고 있습니다. 이제 아주 간단한 소개를 하고 빈칸을 채우기 위해 무엇을 할 수 있습니까?

SR :확신하는. 저는 1986년에 유지 관리 경력을 시작했습니다. 자산 관리 회사에서 일하면서 CMMS를 처음으로 구현했습니다. 그 당시에는 데이터 스트림과 방금 출시된 아주 새로운 MP2 제품이었습니다. 제 나이를 알려주기 위해 그것은 구식이었습니다. 나 자신을 무대에 올려보세요.

나는 내 경력을 유지했고 그 시점에서 컴퓨터와 정말 사랑에 빠졌고 유지 관리 경력을 네트워킹 관리 자격증으로 유지했습니다. 그러다가 말씀하신 대로 노스이스턴 대학교에서 시설관리 자격증을 취득했습니다. 나는 컴퓨터를 너무 좋아해서 내가 일하는 자산 관리 회사를 위해 구현하는 것 이상의 일을 하고 싶었다. 그래서 2000년에 다른 CMMS 제공업체로 이직했고 그 이후로 거의 그 분야에서 일했습니다.

JK :따라서 MP2를 처음 접했을 때 CMMS에 관심을 가졌다면 꽤 오랜 시간 CMMS에 관여했다고 쉽게 말할 수 있습니다. 나는 아직도 그것을 운영하는 몇몇 조직을 알고 있다. 즉, 귀하는 광범위한 산업 분야에서 오랜 기간 동안 CMMS에 참여해 왔습니다. 자, 당신이 말하는 CMMS는 무엇입니까?

SR :그럼, 약어로 시작하겠습니다. 나는 당신의 청취자 모두가 그것이 전산화된 유지 관리 시스템을 의미한다는 것을 알고 있다고 확신합니다. 어떤 사람들은 그 '시스템'을 소프트웨어로 대체할 것입니다.

기본적으로 두 부분으로 구성된 시스템입니다. 첫 번째 부분은 회사의 유지 관리 조직의 모든 정보가 저장되는 데이터베이스입니다. 여러 Excel 워크시트, 통합 문서 또는 데이터베이스로 작업한 적이 있다면 보고 싶은 데이터를 검색하는 것이 항상 사용자 친화적이지 않다는 것을 알고 있습니다. 따라서 CMMS에는 두 번째 부분이 있으며 이것이 최종 사용자가 보는 것이며 우리는 이를 프런트 엔드라고 부릅니다.

프런트 엔드의 역할은 뒤죽박죽일 수 있는 모든 정보를 사용자가 볼 수 있도록 데이터를 구성하는 것입니다. 또한 프런트 엔드에는 데이터에 대한 복잡한 계산이 수행되는 일부 컴퓨터 코드가 포함되며 유지 관리 팀이 유지 관리 작업을 더 잘 예약하고 부품 및 재료를 추적하는 데 도움이 됩니다. 또한 CMMS에는 조직 내 모든 사람이 이해할 수 있는 보고서에서 해당 데이터를 얻을 수 있도록 강력한 보고 도구가 있어야 합니다.

JK :훌륭한. CMMS가 무엇인지에 대한 아주 좋은 정의입니다. 그리고 그들은 당신이 이전에 언급했듯이 꽤 오랫동안 주변에 있었습니다. 그러나 조직은 현재 CMMS가 구식인지, 구식인지 또는 새로운 것을 찾기 시작할 때인지 어떻게 알 수 있습니까?

SR :믿거나 말거나, 최초의 CMMS는 1965년경에 나왔고 펀치 카드 시스템이었습니다. 따라서 CMMS가 작동하는 방식에 대한 원칙은 50년 넘게 존재해 왔습니다.

평가할 때 내가 찾는 몇 가지 사항은 사용자 인터페이스가 현대적으로 보이나요?입니다. 프로그래밍 개발 도구의 발전으로 소프트웨어 회사는 앞에서 언급한 복잡한 계산을 계속 유지하면서 사용자 경험을 단순화할 수 있었습니다. 시스템이 사용자 친화적이지 않으면 회사의 생산성이 약간 떨어지고 사용자 채택이 어려울 수 있습니다. 교체를 고려해 볼 수 있는 영역입니다.

현재 사용 중인 시스템에 강력한 모바일 솔루션이 있습니까? 펜과 종이에서 벗어나 종이를 사용하지 않고 싶습니까? 그렇다면 이를 위한 강력한 모바일 솔루션이 필요하게 될 것입니다.

일부 고급 기능은 어떻습니까? 이전 CMMS에서는 거의 모든 예정된 유지 관리가 기간을 기반으로 했습니다. 시스템에서 미터 기반 및/또는 상태 기반 모니터링을 허용합니까?

그런 다음 마지막으로 살펴볼 것은 시스템의 하드웨어 요구 사항이 무엇입니까? 소프트웨어 자체가 최신 버전에서 실행되지 않기 때문에 고객이 오래된 서버와 오래된 운영 체제에서 실행하고 있습니까?

한 가지 더 생각합니다. 아직 펀치 카드 CMMS를 사용하는 사람이 있다면 업그레이드를 고려해야 합니다.

JK :네 그럼요. 그리고 말씀하신 오래된 서버는 다양한 이유로 문제가 됩니다. 오래되었다는 사실뿐만 아니라 더 이상 적용되지 않는 보안 패치가 있어 사이버 보안 위험이 있습니다. 그들은 신뢰할 수 없으며 IT 관점에서 더 이상 지원할 수 없습니다. 여러 가지 고려해야 할 사항이 있습니다.

SR :전적으로. 또한 이전 서버에는 저장 용량이 없었을 수도 있다는 점을 고려해야 합니다. 최신 CMMS는 사진이나 비디오, 또는 Autocad 도면 등 전자 파일 첨부를 촉진하며 이 모두는 상당한 공간을 차지합니다. 구형 서버에는 그 용량이 없습니다.

또한 빠르게 변화하는 환경에서 작동할 수 있는 RAM이나 프로세서 용량이 없었을 수도 있습니다. 따라서 보안 문제 외에도 하드웨어를 볼 때 살펴봐야 할 사항이 많습니다.

JK :염두에 두어야 할 또 다른 중요한 사항은 외부에 있는 모든 정보와 외부에 있는 다른 모든 시스템이 있다는 것입니다. 우리는 GIS든 상태 모니터링이든 어떤 유형의 솔루션이든 다른 시스템과 통합할 수 있는 CMMS를 원합니다. 우리는 가지고 있습니다. 우리는 이들이 서로 통신할 수 있기를 원하므로 컴퓨터의 18개 창에서 18개 시스템을 항상 관리할 필요가 없습니다.

SR :그건 좋은 요점이며 제가 앞서 살펴봐야 할 몇 가지 사항을 말했을 때 언급했어야 하는 것 중 하나는 시스템을 통합할 수 있고 시스템에 닫힌 앱이 있습니까는 것입니다. , 즉 외부 연결이 허용되지 않거나 API와 같은 일부 새로운 기술을 배포하고 있습니까? 예를 들어 Fiix에서는 개방형 API 플랫폼을 사용합니다. API 연결도 허용하는 거의 모든 것에 연결할 수 있습니다.

이제 회계 담당자와 구매 담당자는 구매 소프트웨어에, 유지 관리 담당자는 유지 관리 소프트웨어에 유지하고 이 API 또는 원하는 경우 이 브리지를 사용하여 둘 사이에 통신할 수 있습니다. 프로그래머블 로직 컨트롤러에서 정보를 가져와 자동으로 CMMS에 입력할 수 있습니다. 이것은 이러한 후크를 허용하지 않기 때문에 구식일 수 있는 일부 패키지의 또 다른 예입니다.

JK :네 그럼요. 이제 우리는 조직이 시스템이 구식임을 인지하는 방법과 같은 몇 가지 이유에 대해 설명했습니다. 그러나 실제로 언제 그런 급락을 취하고 구식 시스템에서 새로운 시스템으로 옮겨야 합니까? 그들이 그렇게 하는 이유는 무엇입니까?

SR :글쎄요, 흥미롭네요. 제가 업계에 처음 발을 들였을 때 클라우드 기반 소프트웨어 같은 것은 없었습니다. 그래서 우리는 그들이 고려해야 하는 하드웨어에 대해 이야기했습니다. 그렇다면 SaaS나 SaaS로의 전환을 고려해야 할까요?

또한 기존 시스템을 면밀히 살펴보고 포렌식 접근 방식을 취해야 합니다. 원래 시스템에서 잘 작동했던 점과 그렇지 않은 점, 개선할 수 있는 방법은 무엇인가요?

저는 사람들에게 5P 철학을 따르라고 말하고 싶습니다. 즉, 적절한 계획은 실적 저하를 예방한다는 것입니다. 시스템을 살펴보거나 교체를 고려하고 싶을 때 실제로 평가를 잘하고 적절하게 계획을 세워 이사를 갔을 때 일어설 수 있도록 해야 합니다.

JK :좋아, 훌륭해. 이제 조직이 구식 CMMS에서 새 CMMS로 전환을 준비할 때 고려해야 할 사항은 무엇입니까? 그들이 정말로 고려해야 할 사항은 무엇입니까? 클라우드 대 호스팅입니까? 그 밖에 고려해야 할 사항은 무엇입니까?

SR :옛날에는 우리도 프린터 기술을 봐야 했습니다. 이전 시스템을 실행 중인 경우 사용 중인 프린터에 의해 제한될 수 있습니다. 일반적으로 오늘날에는 문제가 되지 않습니다. 웹 기반 솔루션으로 이동하는 경우 고객은 실제로 워크스테이션이나 서버에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 인터넷에 접속할 수 있는 방법이 있다면 어디에서나 소프트웨어에 거의 액세스할 수 있습니다.

스마트폰과 태블릿의 발전으로 기술자를 어떻게 무장시킬 것인가? 모바일 솔루션으로 무장할 것인가? 아니면 워크 스테이션? 아니면 구식 방식으로 종이를 처리할 것인가? 이제 종이와 펜을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 저장하기도 어렵고 번역하기도 어렵습니다. 완전한 전자 시스템으로 전환하면 어느 정도 효율성이 높아집니다.

JK :좋아, 훌륭해. 이제 훈련 부분은 어떻습니까? 이전 시스템에서 최신 시스템으로 볼 때 고려 사항입니까? 사람들은 무엇에 익숙합니까? 그들은 새로운 시스템을 채택할 것입니까? 그런 일이?

SR :전적으로. 많은 경우에 나는 나가서 소프트웨어 솔루션을 교체하거나 오래된 것을 교체하지 않는 경우 소프트웨어 솔루션을 설치하기로 결정했지만 최종 사용자의 개입 없이 상단에서 내려왔습니다.

최종 사용자는 실제로 시스템을 만들거나 없애는 것입니다. 위에서 지시가 있을 수 있지만 최종 사용자가 하나, 조직의 목표가 무엇인지, 두 가지 소프트웨어 사용 방법을 이해하지 못하면 사용자 채택이 매우 낮을 것입니다. 사용자 채택률이 낮으면 시스템이 따라잡기 매우 어려울 것입니다. 사람들이 일관되지 않은 방식으로 데이터를 입력하게 되며 이로 인해 데이터를 검색하기가 더 어려워집니다. 검색하기 어려운 데이터는 보고서 실행이 더 어렵다는 것을 의미하며, 이는 거의 시스템 고장을 의미합니다.

우리가 진정으로 원하는 것은 처음부터 최종 사용자의 동의를 얻는 것이며 이를 달성하는 가장 좋은 방법은 교육을 받고 소프트웨어를 최대한 편안하게 사용하도록 하는 것입니다.

JK :좋아, 훌륭해. 따라서 우리는 기술 고려 사항, 소프트웨어 고려 사항, 이러한 모든 것 외에도 사람의 모든 것을 고려해야 합니다. 이제 내가 자주 받는 질문 중 하나는 조직에서 이전 CMMS, 오래된 CMMS에서 새 기록을 가져올지 여부를 어떻게 결정합니까? 어떻게 결정하고 노력할 가치가 있습니까?

SR :그것은 될 수 있습니다. 레거시 시스템에 데이터가 있는 고객이 너무 자주 발생하기 때문에 매우 좋은 질문입니다. 고객의 즉각적인 반응은 "모든 것을 새 시스템으로 가져오자"는 것입니다.

글쎄요, 먼저 이유를 물어봐야 합니다. 새 시스템으로 전환하는 이유는 무엇입니까? 구식 시스템이라 그런가? 또는 배포하려는 새로운 기능이 있습니까? 아니면 내가 방금 제기한 다른 요소의 구성에 불만이 있습니까? 기존 시스템의 모든 데이터가 양호합니까? 깨끗한가요? 어디에서 개선 및 조정을 원하십니까? 무엇을 가져올 것인지 고려해야 합니다.

가장 큰 문제는 이전 시스템에서 이전할 때 그들이 데이터를 소유하고 있는지 알아내야 한다는 것입니다. 액세스 권한을 잃게 됩니까? 데이터가 적절한 데이터베이스 플랫폼에 있었습니까? 글쎄, 그들이 액세스할 수 없게 된다면 우리는 확실히 그 데이터를 가져오고 싶어할 것입니다. 그러나 그들이 데이터에 액세스할 수 있다면 일반적으로 내가 권장하는 것은 그들이 자산 기록, 자산의 일부를 가져오는 것입니다 , 모든 PM 일정 및 진행 중인 작업 주문. 그런 다음 일반적으로 역사 기록을 역사 시스템에 보관할 것을 권장합니다. 다시 말하지만, 고객이 마이그레이션한 후 이전 시스템에 액세스할 수 없는 경우에는 가져와야 하는 과거 데이터를 검토하고 싶습니다.

JK :괜찮은. 일부 조직에서는 이전 시스템에 액세스할 수 없기 때문에 모든 레코드를 Excel로 내보내고 다시 확인해야 하는 경우 Excel에 보관하는 것을 봤습니다. 일부는 액세스 가능한 일종의 데이터베이스로 모두 이동하는 것을 보았고 실제로 CMMS로 이동하는 다른 사용자도 보았습니다. 모두 장단점이 있지만 요약하자면 우리는 데이터에 액세스할 수 있어야 합니다. 맞습니까?

SR :전적으로. 액세스 권한이 있는 한. 그리고 잊지 마세요. 오래된 데이터가 많이 있습니다. 아마도 회사에 더 이상 소속되지 않은 사람들이 데이터를 입력하고 있을 것입니다. 따라서 이러한 유형의 정보를 새 시스템에 도입하고 싶습니까? 따라서 요약에서 말했듯이 항상 액세스할 수 있는지 확인하기만 하면 됩니다.

JK :좋아, 훌륭해. 그래서 우리는 데이터로 무엇을 할지 결정했고 어떤 플랫폼을 사용할지 결정했습니다. 그것이 채택되었는지 확인하기 위해 사람들 주위에서 무엇을해야합니까? 초기 훈련이고 그게 다야? 전체 인식 캠페인과 일부 교육입니까? 손에 익은 물건인가요? 직원이 전환에 대비할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 합니까? 오래되고 오래된 시스템에서 새롭고 사용자 친화적인 시스템으로 전환하는 큰 전환점이 될 것이기 때문입니다.

SR :물론이야. 변화는 어렵다. 사람들은 변화와 씨름합니다. 우리는 편안한 것을 좋아합니다. 그래서 변화를 도입할 때마다 사람들에게 어려울 수 있습니다.

가장 중요한 것은 무엇보다 먼저 소통해야 한다는 것입니다. 최종 사용자에게 변경 사항이 있음을 알려야 하며 이상적으로는 직원이 선택 프로세스에 참여하는 것이 좋습니다.

나는 여러 회사와 일해 왔으며 가장 큰 반대자가 될 사람을 데려와 정말 일찍 데려오고 그 사람의 우려 사항을 해결하자고 말했습니다. 우리가 그들을 행복하게 할 수 있다면 조직의 다른 모든 사람들이 그들이 반대론자라는 것을 알게 되므로 그들이 참여하게 된다면 채택이 더 쉬워질 것입니다.

그런 다음 최종 사용자 교육을 통해 모든 사람이 교육을 받을 수 있도록 하고 싶지만 그 시점에서 물러나고 싶지는 않습니다. 계속 참여하고 싶습니다. 우리는 모든 사람들이 편안함을 느낄 수 있도록 정기적으로 예약된 통화 및 웨비나를 고객과 함께 하고 싶습니다. 조금이라도 불편한 사람이 생기면 바로 처리하고 싶습니다. 문제가 너무 커져 불편함에서 불만으로 바뀌기 전에 우리는 그들과 함께 하고 싶습니다.

JK :좋아, 훌륭해. 그리고 때때로 가장 큰 반대를 하는 사람들은 조직 내 비공식적인 지도자들입니다. 따라서 그들이 당신과 함께 변화하면 일반적으로 다른 사람들도 따라갈 것이기 때문에 그들을 확실히 잡아야 합니다.

SR :전적으로. 내가 말했듯이, 반대하는 사람들을 참여시킬 수 있다면 대부분의 다른 사람들이 뛰어들 것입니다.

JK :이제, 그 반대론자들을 탑승시킨다고 가정해 봅시다. 조직이 이 전환을 준비하기 위해 어떤 다른 준비를 해야 합니까?

SR :내가 충분히 추천할 수 없는 것은 표준 운영 절차 매뉴얼을 만드는 것입니다. SOP.

내가 나타나서 사람들이 수행하는 유지 관리의 모든 부분에 대해 SOP를 꺼내는 것은 항상 저를 놀라게 합니다. 그러나 유지 관리 활동 소프트웨어인 CMMS에 대해서는 SOP가 없습니다.

SOP를 개발합니다. 시스템 사용 방법을 명확하게 정의해야 하며 살아 숨쉬는 문서여야 합니다. 한 번 만들고 나서 떠날 수는 없습니다. 시스템을 지속적으로 검토하고 변경하는 경우 해당 SOP를 업데이트해야 합니다. 그렇게 하는 사람들이 내가 항상 가장 성공적으로 보이는 사람들입니다.

JK :이러한 SOP가 있으면 모든 사람이 올바른 보고서를 사용하여 올바른 방식, 올바른 형식으로 데이터를 입력할 수 있다고 생각합니다. 해당 CMMS 내에서 데이터 품질의 일관성을 실제로 주도하는 것은 이 모든 것입니다.

내가 자주 보는 것 중 하나는 조직에서 SOP를 개발하고 CMMS가 출시될 준비가 될 때 이에 대해 사람들을 교육하고 일반적으로 지연이 있기 때문에 시스템을 보거나 만지지 않은 사람들이 있다는 것입니다. 일정 기간 동안 추가 후속 교육이나 지속적인 교육 없이 출시됩니다. 따라서 아무도 해당 SOP를 사용하지 않고 CMMS용으로 개발된 표준을 사용하지 않기 때문에 성능이 저하되고 뒤로 물러납니다.

SR :맞습니다. 그리고 그들과 이야기를 나누면 유지보수 작업을 수행하기 위한 원래 SOP가 있고 그 SOP 뒷면에는 기술 서비스 게시판이 첨부되어 있습니다. 그래서 제조업체는 일부 유지 관리 작업을 변경해야 한다고 말합니다. 여기에 업데이트가 있으며 유지 관리 작업 SOP에 해당 업데이트를 매우 빠르게 추가합니다. CMMS SOP에 대해서도 동일한 작업을 수행해야 합니다.

JK :전적으로. SOP 외에도 마술 지팡이가 있다면 조직에서 CMMS를 업데이트할 때 다르게 하고 싶은 것은 무엇입니까?

SR :사실 그 지팡이를 기술이나 과정보다는 사람들에게 휘두르고 싶은 것 같아요. 앞서 언급했듯이 변화는 어려울 수 있고 변화는 어려울 수 있습니다. 저는 사람들의 걱정을 덜어주고 때로는 변화가 좋은 것일 수 있다는 것을 이해하도록 돕고 싶습니다. 우리는 종종 너무 불편해서 그들의 불편함 수준으로 인해 프로젝트가 실제로 느려지는 사람들과 마주칩니다. 훌륭한 컨설턴트로서 우리는 그들의 손을 잡고 가능한 한 편안하게 해줄 필요가 있습니다. 그러면 프로세스가 훨씬 쉬워질 것입니다.

JK :좋아, 훌륭해. 이제 청취자가 CMMS 업데이트, 업데이트된 CMMS로 전환에 대한 이 대화에서 제거하기를 바라는 한 가지는 무엇입니까? 내일이나 다음 주에 그들이 없애고 다르게 했으면 하는 한 가지는 무엇입니까?

SR :할 수만 있다면 두 가지 테이크아웃을 드리고 싶습니다.

JK :알겠습니다. 두 개 할게요.

SR :괜찮은. 첫 번째, 보세요. 시스템을 자세히 살펴보세요. 필요한 모든 작업을 수행하고 있습니까? 입사 첫날인 것처럼 보세요. 사용하기 쉽고 사용자 친화적입니까? 당신은 그것을 얻기 위해 필요한 만큼 그것을 얻고 있습니까?

둘째, 들어봐. 이것은 앞서 이야기한 커뮤니케이션으로 돌아갑니다. 최종 사용자의 말을 진심으로 경청하십시오. 그냥 듣지 말고 들어보세요. 그들은 그것을 만들거나 깨뜨릴 것입니다. 정당한 불만이 있습니까? 그들의 일을 더 쉽게 하기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 그들의 작업을 더 쉽게 만들 수 있다면 그들의 사기를 높이는 데 큰 도움이 될 것이며, 이는 물론 전반적인 생산성과 성과도 향상시킬 수 있습니다.

JK :좋아, 훌륭해. 거기에 두 가지 훌륭한 테이크 아웃. 오늘 시간을 내어 구식 CMMS에서 전환하는 방법에 대해 이야기해 주셔서 감사합니다.

SR :전혀 문제가 되지 않습니다. James, 그것은 내 기쁨이었습니다.