실천 공동체(Communities of Practice)로 교차 기능 협업 강화하기

공급망 리더들은 누구보다 협업의 중요성을 잘 알고 있습니다.

잘 정돈된 공급망은 기업 안팎의 다양한 기능과 지역의 이해관계자들과의 조율을 포함합니다. 교차 기능 협업 없이는 리더들이 실시간 문제 해결, 지표 추적, 공급망 전반의 프로세스 개선 구현에 어려움을 겪습니다.

하지만 많은 리더들이 현재 도구와 접근법이 충분히 개방적이고 지속적인 협업을 촉진하지 못한다고 느낍니다. 이메일, 회의, 인스턴트 메신저는 즉석 니즈엔 좋지만, 지속적인 팀워크와 지식 공유를 위한 구조를 만들진 못합니다. 교차 기능 팀은 이런 긴밀한 협업을 장려하지만, 그리 개방적이지 않습니다. 이 팀들은 소수의 전문가와 관리자들로 구성되며, 일부는 이를 바쁜 일정에 추가된 원치 않는 부담으로 여깁니다.

공급망 리더들에겐 접근 가능하고 목적 지향적이며, 직원들이 계속 참여하게 할 명확한 동기를 부여하는 협업 경로가 필요합니다. 해답은 '실천 공동체(Communities of Practice)'입니다.

실천 공동체란 무엇인가?

실천 공동체는 서로 배우기 위해 대면, 가상, 또는 둘 다로 모이는 직원 네트워크입니다. 공동체는 경험과 인사이트를 주제와 관련해 공유한다는 공동의 목표로 결속됩니다. 주제는 다음에 초점을 맞출 수 있습니다:

• 프로세스 (예: 영업 및 운영 기획)
• 전문 분야 또는 기능 영역 (예: 제조)
• 방법론 (예: 린(Lean))
• 교차 기능 목표 (예: 혁신)

공동체는 멤버들이 주제 영역 주변에서 지식을 공유하고 협업하도록 돕는 다양한 활동에 관여합니다. 대부분 자사의 기존 인트라넷이나 엔터프라이즈 협업 플랫폼을 이용해 가상 허브를 만듭니다. 이 허브는 멤버들이 질문하고 답하며, 팁과 자료를 공유하고, 전문가와 다른 협업자를 찾고, 협력적으로 문제를 해결하는 공간을 제공합니다. 대다수 공동체는 웨비나, 서밋, 대면 또는 가상 회의를 주최해 멤버들을 한데 모읍니다.

실천 공동체는 경력 모든 단계의 직원들에게 혜택을 줍니다. 신입 사원은 공동체 리소스를 활용해 더 빨리 업무에 적응하고 회사 전반의 중요 인맥을 쌓을 수 있습니다. 중견 직원 지망생들은 전문성을 연마하고 공동체 리더십 역할을 맡아 인정을 받을 수 있습니다. 공동체는 장기 근속 전문가들의 부담도 덜어줍니다. 같은 질문에 반복해 답하는 대신, 전문가들은 더 넓은 직원 기반이 쉽게 찾아 활용할 수 있는 공동체에 지식을 공유할 수 있습니다.

자신만의 실천 공동체 시작하기

자신의 공동체를 론칭하기 전, 먼저 조직 내에 이용 가능한 실천 공동체 리소스가 있는지 찾아보세요. 엔터프라이즈 지식 관리(KM) 프로그램이나 비즈니스 타 영역의 공동체가 있다면, 그들의 템플릿, 가이드라인, 도구를 활용해 공동체 론칭 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 일부 조직은 KM 노력을 기술이나 엔지니어링 영역에만 집중한다는 점을 유의하세요. 귀사의 공동체 주제가 달라도, 비즈니스 내 다른 공동체의 리소스를 여전히 활용할 수 있습니다.

조직에 아직 KM이나 공동체가 없다면, 기존 도구를 활용해 공동체 허브를 만드는 방안에 대해 IT 부서에 문의하세요. 최소한 문서 저장·공유와 토론(예: 게시판이나 채팅 기능) 기능은 필요합니다. IT는 접근 권한 정의와 가이드라인 수립을 도와 멤버들이 보안 우려 없이 협업할 수 있게 합니다.

이용 가능한 도구와 리소스에 대한 숙제를 마친 후, 공동체의 주제를 선정하고 대상 청중을 정의하세요. 공동체의 최대 강점은 멤버이므로, 가능한 한 기존 네트워크와 관계를 기반으로 공동체를 구축하세요. 일부 공급망 이해관계자들이 이미 공식·비공식 그룹을 가지고 있다면, 이들을 공동체에 편입시키세요. 기존 네트워크는 동기와 사회적 자본을 가진 직원들을 찾아내 공동체의 옹호자와 리더로 세우는 데도 도움이 됩니다.

공동체는 실질적 비즈니스 목표와 연계된 명확한 게임 플랜이 있을 때 더 성공적입니다. 공동체 계획 또는 헌장을 만들어 다음을 정의하세요:

• 공동체 목표
• 공동체 목표가 비즈니스 목표를 어떻게 지원하는지
• 목표 달성을 위해 공동체가 사용할 접근법과 활동
• 공동체를 이끌고 후원할 사람들

더 넓은 청중에게 론칭하기 전에, 소수의 몰입도 높은 직원 그룹으로 공동체를 시범 운영해보세요. 이는 공동체 계획을 다듬고, 허브의 잠재적 이슈를 드러내며, 인지도를 확산시키고 타인을 도울 '슈퍼 유저' 핵심 그룹을 형성하는 데 도움이 됩니다.

시범 운영으로 문제점들을 해결했다면, 더 넓은 청중에게 공동체를 론칭할 차례입니다. 가능하다면 마케팅이나 디자인 팀의 도움을 받아 공동체 로고나 '브랜드'를 만드세요. 직원들이 공동체에서 얻을 혜택과 참여 방식을 설명하는 메시징 캠페인을 만드세요. 잘 알려진 조직 리더들이 지지를 표명하는 대면 또는 가상 킥오프 이벤트로 공동체를 출범시키세요.

사례 연구: 신젠타(Syngenta)의 공동체들

농화학 기업 신젠타는 생산 및 공급(P&S) 기능(9,500명 직원)에서 협업을 촉진하기 위해 공동체를 활용합니다. 신젠타는 실천 공동체를 '네트워크(Networks)'라 부릅니다. 이들은 직원들에게 전문가 연결, 팁과 아이디어 공유, 조직의 공급망 아카데미를 통한 내부 및 외부 모범 사례 접근 기회를 제공합니다. 각 네트워크는 멤버들의 문제 해결, 모범 사례 식별, 혁신, 지식 관리 지원 등 명확한 비즈니스 목적을 가져야 합니다.

신젠타 P&S 네트워크는 교차 기능적이며, 조달, 영업 및 운영 기획, 컴플라이언스 및 리스크 관리, 공급망 설계 등 엔드투엔드 공급망의 10개 운영 영역을 다룹니다. 각 네트워크는 네트워크의 광범위한 전문 영역과 관련된 더 구체적인 주제를 전문으로 하는 여러 서브네트워크도 포함합니다. 네트워크와 서브네트워크는 서로 협업하고 관련 모범 사례를 공유합니다.

각 네트워크는 위키, 멤버 프로필, 문서 공유 도구, 토론 게시판을 갖춘 맞춤형 셰어포인트(SharePoint) 사이트를 가집니다. 이 사이트들은 모든 신젠타 직원에게 개방되어 있으며, 직원들이 각 네트워크에서 관련 서브주제와 인물로 이동할 수 있도록 링크되어 있습니다. 또한 기업 소셜 네트워킹 도구 야머(Yammer)와 통합되어 멤버들이 빠르고 비공식적으로 협업하는 데 쓰입니다.

네트워크 리더들은 출판물 게시와 토론 개시로 사이트를 활성화합니다. 네트워크들은 정기적인 학습 및 네트워킹 활동(점심 학습 세션, 웨비나 등)을 주최해 멤버들의 몰입을 유지합니다. 네트워크들은 이메일 뉴스레터를 발송해 예정된 이벤트와 주제 영역의 중요 토론을 알립니다.

신젠타 지식 관리자 브라이언 스틴슨(Brian Steenson)에 따르면, 회사의 P&S 네트워크는 활기차고 생동감 넘칩니다. 일관된 커뮤니케이션과 강력한 브랜딩 덕분에 기능 내 모든 직원이 네트워크와 그 혜택을 잘 인지하고 있습니다. 직원들은 질문이나 문제가 생겼을 때 네트워크로 눈을 돌려 시간을 아낄 수 있고, 네트워킹과 토론 참여로 경력을 성장시킬 수 있음을 압니다. P&S 리더들은 네트워크가 기능의 혁신 역량 강화와 인재 유지에 도움이 된다고 봅니다.

핵심 교훈: 작게 시작하고, 지금 시작하라

신젠타 사례가 보여주듯, 번성하는 공동체 네트워크는 직원들의 전문성 성장, 타인과의 연결, 생산성 향상을 돕습니다. 하지만 혜택을 누리기 위해 다수의 공동체가 필요한 건 아닙니다. 정말 협업이 절실한 영역에서 단일하고 집중된 파일럿 그룹으로 시작하는 게 현명합니다. 그런 다음 성공을 발판 삼아, 직원들이 리소스를 공유하고 공급망 전반의 관계를 강화하는 공동체 프로그램으로 키워가세요.

로렌 트리스(Lauren Trees)는 수석 연구 리드(지식 관리), 머시 하퍼(Mercy Harper)는 APQC의 작가 애널리스트입니다.