꼬리 지출 관리 마스터하기: 조달 전문가를 위한 실무 가이드

간소화된 조달 조직의 숨겨진 비용

기업 조달 부서가 점점 더 간소화되고 구매 담당자들이 더 적은 자원으로 더 많은 일을 처리해야 하는 상황에서, 상대적으로 지출 규모가 작은 '꼬리 지출(tail spend)' 항목들은 주요 조달 자원이 풍부할 때와 같은 관심을 받지 못하는 것이 당연합니다.

작은 지출이 큰 절감 기회를 의미하지는 않습니다

그러나 지출 규모가 작다고 해서 절감 기회가 없는 것은 아닙니다. 오히려 관리가 소홀한 이러한 카테고리야말로 공급업체의 마진이 가장 두터운 곳이기 때문입니다.

이것이 바로 간소화된 조달의 숨겨진 비용입니다: 특정 꼬리 지출 카테고리에서 좋은 기회를 포착하여 실행할 수 없는 상황.

반응형 관리의 전형적인 사례

공장 운영을 위해서는 유니폼 서비스, 폐기물 수거, 방역 기술자가 정기적으로 방문해야 합니다. 이는 협상의 여지가 없는 필수 사항입니다. 계약 만료가 임박하면, 평소 이러한 영역에서 지배하던 내부 관성이 잠시나마 무너지는 순간이 옵니다.

이 짧은 순간 동안 하위 등급의 지출 항목이 바쁜 구매 담당자의 최우선 순위로 떠오르지만, 간소화된 조달 부서에서 그 집중력은 오래가지 않습니다. 곧 새로운 계약이 체결되거나 연장되고, 구매자는 다시 더 높은 우선순위 업무로 돌아갑니다.

이 전략(이라고 부를 수 있다면)은 전적으로 반응형입니다: 임박한 계약 만료가 관심을 요구하고, 새로운 약속이 이루어지며, 다시 관심이 다른 곳으로 이동했다가 또 다시 요구될 때까지 방치됩니다.

최대 적은 내부 관성

이러한 전형적인 잘못 관리되는 지출에서 가장 큰 경쟁자는 내부 기업 관성입니다. 유니폼, 폐기물 수거, 방역 서비스를 확보하지 못하면 공장 수준에서는 재앙이지만, 다음 주에 해당 서비스 비용을 30~40% 절감하지 못한다고 해서 아무도 호박이 되지는 않습니다. 심지어 그것이 완전히 가능한 일임에도 불구하고 말입니다.

간소화된 조달 부서에서 많은 구매자들은 특정 시점에서 절대적으로 협상 불가능한 것만 처리하고 있으며, 현재 적극적으로 다루지 않는 대부분의 지출 포트폴리오에 대해서는 반응형 전략 외에는 아무것도 가지고 있지 않습니다.

조달 리더가 물어야 할 두 가지 질문

손익 책임자, 조달 리더, 재무 관리자는 조달 팀원들에게 다음 두 가지 질문을 해야 합니다:

1. 현재 어떤 카테고리에 깊이 관여하고 있는가?
2. 깊이 관여하지 않는 카테고리에 대한 전략은 무엇인가?

두 번째 질문에 대한 답변이 그다지 인상적이지 않을 가능성이 높으며, 거기서 배움의 순간이 생길 수 있습니다.

좋은 조달과 위대한 조달의 차이

최우선 카테고리에서 좋은 일을 해서 직무를 잘 수행할 수 있습니다. 하지만 전체 포트폴리오(현재 적극적으로 다루지 않는 카테고리 포함)에 대한 전략을 가질 때 비로소 직무에서 위대해질 수 있습니다.

공급업체들은 당신이 간소화되어 있음을 알고 있으며, 그것이 당신을 표적으로 만듭니다. 조달이 점점 더 적은 자원으로 더 많은 일을 하도록 요구받는 환경에서, 이번 순간의 최고 우선순위 카테고리뿐만 아니라 모든 지출에 대한 전략을 갖는 것은 협상 불가능한 필수 사항이어야 합니다.

보이지 않는 생산성 손실

구매자가 특정 지출을 "적극적으로 다루고 있지 않다"는 이유로 그 카테고리에 소중한 시간을 잃고 있지 않다고 생각하면 안 됩니다.

방해 요소의 관점에서 볼 때, 모든 지출이 동일하게 생성되지 않습니다. 꼬리 지출 영역에는 특히 방해가 되는 카테고리들이 존재합니다. 16번 공장에서 렌탈 유니폼이 반납되지 않으면 문제가 구매자에게 에스컬레이션됩니다. 11번 공장이 폐기물 처리 인보이스의 "컨테이너 과적" 요금에 대해 불평하면 구매자가 분쟁에 휘말립니다. 5번 공장의 방역 업체가 20만 달러 규모의 훈증 소독이 필요하다고 주장합니다. 정말 필요한가? 그 비용이 적정한가?

구매자는 이 카테고리 중 어느 것도 "다루고 있지" 않았습니다. 하지만 이러한 모든 방해 요소는 실제로 "레이더에 잡힌" 더 높은 우선순위 이니셔티브의 생산성을 갉아먹고 있습니다.

계약만으로는 부족하다

올바른 전략을 통해 이러한 카테고리에서 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라, 해당 지출에서 지속적으로 발생하는 방해 요소를 줄여 팀의 생산성도 높일 수 있습니다.

이러한 "레이더 아래" 꼬리 지출의 특징은 정의상 은밀하다는 것입니다. 당신이 보지 않을 때 공격합니다. 그리고 논의한 바와 같이, 공격받는 것은 당신의 수익뿐만 아니라 팀의 소중한 시간과 미션 집중력입니다. 따라서 이러한 지속적인 공격에 대한 방어 메커니즘을 내장하지 않은 전략은 불충분합니다.

효과적인 계약만으로는 이러한 카테고리에서 결코 충분하지 않습니다. 최적의 계약조차도 공급업체의 지출 증대 노력을 모두 막을 수 없으며, 현장 수준의 방해 요소가 팀의 생산성을 잠식하는 것을 막을 수도 없습니다. 필요한 것은 더 나은 계약(그것도 필요할 수 있지만)이 아니라 더 나은 전략입니다.

해결책 선택 시 주의사항

지출 관리 세계는 절감 압박을 느끼는 과부하된 조달 부서를 위한 다양한 솔루션을 제공합니다. 옵션을 조사하되 주의하십시오: 제공되는 많은 "솔루션"이 복잡한 꼬리 지출 카테고리의 가장 까다롭고 지속적인 문제를 해결하지 못하며, 당신은 항상 견뎌왔던 동일한 방해 요소와 수익 침식에 직면하게 될 것입니다.

소싱과 딜 메이킹을 넘어

당신의 전략은 소싱과 딜 메이킹에서 끝날 수 없습니다. 많은 꼬리 지출에서 관리 없는 조달 전략은 표적을 빗나가고 당신을 노출시킵니다. 하지만 올바른 전략은 당신이 필요한 빠른 성과를 제공하면서도 비즈니스의 지속적인 문제 영역을 해결할 수 있습니다. 어쩌면 마침내 꼬리 쫓기를 멈출 수 있을지도 모릅니다.

Rich Ham은 Fine Tune의 CEO입니다.