조달 부서를 원격으로 관리하는 방법

초도시화의 해법으로 처음 도입된 원격근무는 코로나19 확산 방지 대책으로 지난 몇 주 동안 부과됐다.

전통적으로 조달 부서는 원격으로 작업하지 않으므로 조직이 새로운 워크플로를 발견하고 프로세스를 최적화할 수 있는 좋은 기회입니다. 원격 근무에는 실제로 다음과 같은 여러 이점이 있습니다.

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생산성 . 원격 근무자는 사무실 근무자보다 생산성이 최대 40% 더 높으며 출력이 최소 4.4% 증가했습니다.

실적 . 원격 작업자는 품질 결함이 40% 감소한 결과를 생성합니다.

참여 . 생산성과 성과가 높아지면 참여도가 높아지고 결근률이 41% 낮아집니다.

보존 . 직원의 54%는 업무 유연성을 제공하는 직장으로 이직할 것이라고 말합니다.

수익성 . 조직은 시간제 재택 근무자 1인당 연간 평균 $11,000를 절약합니다.

이제 자발적이든 아니든 조달 부서에서도 이러한 이점을 활용할 수 있습니다.

조달 자동화 플랫폼에서 채팅 앱, 화상 통화 앱, 리소스 공유 플랫폼에 이르기까지 조달 부서는 사무실 밖에서 계속 작업하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있습니다. 다음은 원격 조달을 가능하게 하는 4가지 유형의 도구입니다.

채팅 앱

직장과 개인 메시지를 위한 채팅 앱이 있습니다. 올바른 앱을 사용하는 것은 조직 내 커뮤니케이션을 간소화하는 데 그치지 않습니다. 또한 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

Statista에 따르면 조직의 53%가 2016년까지 협업 도구를 채택했으며 그 숫자는 그 이후로 지속적으로 증가하고 있습니다. 업무용 채팅 앱과 공동 작업 도구의 이점에는 향상된 커뮤니케이션, 간소화된 워크플로, 생산성 향상, 책임감 향상, 프로젝트 관리 향상 등이 있습니다.

조직에서 사용할 수 있는 채팅 앱은 많이 있지만 가장 인기 있는 앱은 Slack, Microsoft Teams 및 Workplace by Facebook입니다.

화상 회의

현대적이고 혁신적인 비즈니스를 위해서는 파트너, 공급업체, 내부 팀, 투자자 및 고객과 양질의 관계를 구축하고 유지하는 것이 필수적입니다. 화상 회의는 생산성을 높이고 시간을 절약하며 출장 경비를 줄이고 전반적인 공동 작업을 촉진합니다.

화면 공유를 지원하는 단순하고 통합된 화상 회의 솔루션을 활용하면 팀이 더 연결되고, 생산적이며, 참여할 수 있습니다. 또한:

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디지털 인력 지원 . 화상 회의를 통해 조직은 물리적 위치에 관계없이 인간 관계를 유지할 수 있으므로 의사 결정 속도가 빨라지고 전 세계적으로 협업할 수 있는 능력이 향상됩니다.

커뮤니케이션과 문화의 집결 . 원격 근무는 생산성을 높이는 동시에 출장 비용을 낮출 수 있습니다. 화상 회의는 모든 상호 작용에 대면 커뮤니케이션의 인간적인 연결을 가져올 수 있는 고유한 기능을 가지고 있습니다.

통신 신뢰성 향상 . 화상 회의는 팀은 물론 공급업체와도 빠르고 안전하게 커뮤니케이션할 수 있는 방법을 제공합니다.

가장 인기 있는 화상 회의 소프트웨어 애플리케이션은 Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting 및 Zoom입니다.

자원 공유

최근까지 대부분의 조직은 증가하는 파일 모음을 저장하기 위해 사내 서버에 의존했습니다. 오늘날, 클라우드 서버에 온라인으로 데이터를 저장하는 것은 무제한 저장이 가능하기 때문에 점점 보편화되고 있습니다. 또한 전 세계 어디에서나 데이터에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

Google Drive 및 Dropbox와 같은 리소스 공유 앱의 이점에는 클라우드 스토리지를 통한 재해 복구, 공격 및 하드웨어 장애로부터 보호, 비용 절감, 공급업체 및 동료와의 손쉬운 공유, 파일 또는 문서 액세스 및 편집을 위한 공동 작업 등이 있습니다.

조달 자동화

전통적으로 조달 프로세스에는 많은 수작업이 필요했습니다. 그러나 최신 도구를 사용하면 제조업체는 많은 수동 작업을 조달 자동화 솔루션으로 넘길 수 있습니다. 그 대가로 조달 프로세스 개선을 통해 의사 결정 및 전략 수립을 위한 귀중한 내부 리소스를 확보할 수 있습니다.

조달 자동화 도구는 다음을 가능하게 합니다.

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손쉬운 RFx 관리 . 온라인 RFI, RFP 및 RFQ를 사용하여 조직은 공급업체와 보다 쉽게 ​​통신하고 모든 단계를 자동으로 실시간으로 추적할 수 있습니다.

온라인 경매 . 실적이 우수한 회사는 전자 경매를 사용하여 상당한 비용 절감을 보장합니다.

온라인 문서 승인 . 요청에서 맞춤 승인에 이르기까지, 구매 주문에서 송장 및 3방향 매칭에 이르기까지 조달 자동화 도구를 통해 조달 관리자는 온라인으로 모든 문서에 서명하고 승인할 수 있습니다.

공급업체 관리 . 공급업체, 특히 브랜드에 가장 전략적으로 간주되는 공급업체와 상호 유익한 관계를 발전시키는 것은 품질, 효율성, 혁신, 비용 절감, 폐기물 감소 및 공급망 강화를 촉진하는 핵심입니다.

계약 관리 . 조달 자동화 플랫폼은 계약 관리자가 전환 관리 및 성과 모니터링을 처리하고 구매자와 공급업체가 상업 및 계약상의 약속을 이행할 수 있도록 지원하여 계약을 적절하게 관리하도록 지원할 수 있습니다.

Alina Naftanaila는의 공동 설립자입니다. 클라우드 기반 전자 조달 플랫폼인 Prokuria.