조달 팀 원격 관리 마스터하기

과밀화 해결책으로 처음 도입된 원격 근무가 지난 몇 주간 코로나바이러스 확산 방지 해결책으로 강제되었습니다.

전통적으로 조달 부서는 원격으로 일하지 않으므로, 이는 조직이 새로운 워크플로를 발견하고 프로세스를 최적화할 좋은 기회입니다. 원격 근무에는 실제로 다음과 같은 여러 이점이 있습니다:

• 생산성. 원격 근무자는 사무실 근무자보다 최대 40% 더 생산적이며, 최소 4.4%의 산출량 증가를 보입니다.
• 성과. 원격 근무자는 품질 결함을 40% 적게 내며 결과를 만듭니다.
• 몰입도. 높은 생산성과 성과는 더 강한 몰입도와 41% 낮은 결근율을 만듭니다.
• 유지율. 직원의 54%가 직장 유연성을 제공하는 직장으로 이직할 의향이 있다고 말합니다.
• 수익성. 조직은 파트타임 원격 근무자 1인당 연간 평균 11,000달러를 절약합니다.

이제 자의든 타의든 조달 부서도 이러한 이점을 누릴 수 있습니다.

조달 자동화 플랫폼부터 채팅 앱, 화상 통화 앱, 리소스 공유 플랫폼까지 조달 부서에는 사무실 밖에서 업무를 계속하는 데 필요한 모든 것이 있습니다. 원격 조달을 가능하게 하는 네 가지 도구 유형:

채팅 앱

업무용 채팅 앱과 개인 메신저 앱이 있습니다. 올바른 앱을 사용하면 조직 내 커뮤니케이션을 간소화할 뿐만 아니라 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

Statista에 따르면 2016년까지 조직의 53%가 협업 도구를 채택했으며 그 수는 그 후로 꾸준히 증가하고 있습니다. 업무용 채팅 앱과 협업 도구의 이점에는 커뮤니케이션 개선, 워크플로 간소화, 생산성 증가, 책임성 증대, 프로젝트 관리 향상이 포함됩니다.

조직이 사용할 수 있는 채팅 앱이 많지만 가장 인기 있는 것은 Slack, Microsoft Teams, Facebook의 Workplace입니다.

화상 회의

현대적이고 혁신적인 비즈니스에서는 파트너, 공급업체, 내부 팀, 투자자, 고객과의 품질 관계 구축과 유지가 필수적입니다. 화상 회의는 생산성을 높이고, 시간을 절약하며, 출장비를 줄이고, 전반적인 협업을 촉진합니다.

화면 공유를 지원하는 간단하고 통합된 화상 회의 솔루션을 활용하면 팀이 더 연결되고, 생산적이며, 몰입할 수 있습니다. 또한:

• 디지털 인력 구현. 화상 회의는 물리적 위치에 관계없이 인간적 연결을 유지해 의사결정을 가속화하고 글로벌 협업 능력을 향상시킵니다.
• 커뮤니케이션과 문화 결집. 원격 근무는 생산성을 높이고 출장비를 동시에 낮출 수 있습니다. 화상 회의는 대면 커뮤니케이션의 인간적 연결을 모든 상호작용에 가져오는 독특한 능력을 가집니다.
• 커뮤니케이션 신뢰성 증대. 화상 회의는 팀 및 공급업체와 빠르고 안전하게 소통하는 방법을 제공합니다.

가장 인기 있는 화상 회의 소프트웨어는 Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting, Zoom입니다.

리소스 공유

최근까지 대부분의 조직은 늘어나는 파일 모음을 저장하기 위해 사내 서버에 의존했습니다. 오늘 클라우드 서버에 데이터를 온라인으로 저장하는 것이 점점 일반화되고 있으며, 무제한 저장이 가능합니다. 게다가 데이터는 세계 어디서나 쉽게 접근할 수 있습니다.

Google Drive, Dropbox 같은 리소스 공유 앱의 이점에는 클라우드 스토리지를 통한 재해 복구, 공격 및 하드웨어 장애 보호, 비용 절감, 공급업체 및 동료와의 쉬운 공유, 파일/문서 접근 및 편집을 위한 협업이 포함됩니다.

조달 자동화

전통적으로 조달 프로세스는 상당한 수작업이 필요했습니다. 그러나 현대 도구를 사용하면 제조업체가 많은 수작업을 조달 자동화 솔루션에 넘길 수 있습니다. 그 대가로 조달 프로세스 개선은 의사결정과 전략 수립을 위한 귀중한 내부 자원을 확보해 줍니다.

조달 자동화 도구는 다음을 가능하게 합니다:

• 쉬운 RFx 관리. 온라인 RFI, RFP, RFQ를 사용해 공급업체와 더 쉽게 소통하고 모든 단계를 자동으로 실시간 추적.
• 온라인 경매. 우수 기업들은 전자 경매로 주요 비용 절감을 달성.
• 온라인 문서 승인. 구매 요청부터 맞춤 승인, 발주서, 송장, 3-way 매칭까지 조달 관리자가 온라인으로 문서 서명 및 승인.
• 공급업체 관리. 브랜드에 가장 전략적이라고 판단되는 공급업체와의 상호 이익 관계 개발이 품질, 효율, 혁신, 비용 절감, 폐기물 감소, 공급망 강화를 촉진하는 열쇠.
• 계약 관리. 조달 자동화 플랫폼은 전환 관리와 성과 모니터링을 다루고 구매자와 공급업체가 상업적, 계약적 약속을 이행하도록 보장함으로써 계약 관리자를 지원.

Alina Naftanaila는 클라우드 기반 전자 조달 플랫폼 Prokuria의 공동 창립자입니다.