CMMS 소프트웨어의 잠재력 완전 활용: 원활한 자산 관리를 위해

Hippo에서 우리 CMMS 솔루션의 이점에 대해 글을 쓰느라 많은 시간을 보내다 보니 우리만의 필수 표현 세트를 개발했습니다. 짧고 굵직해서 시간과 공간을 아끼면서 펀치를 날립니다.

하지만 각각을 더 자세히 살펴보면 CMMS의 이점이 정확히 무엇인지 더 잘 이해할 수 있습니다.

클라우드에서 어디서든 접근

이것은 클라우드 컴퓨팅으로 뒷받침되는 최신 CMMS의 이점을 이야기할 때마다 나옵니다. 많은 경우 우리는 그것들을 전통적인 종이 및 스프레드시트 기반 방법과 비교하는데, 둘 다 느리고 각자의 고유한 좌절감을 안겨줍니다.

종이로는 작업 주문 사본이 하나뿐이라 데이터가 종종 불완전하고 항상 취약합니다. 불완전한 이유는 종이 한 장에 겨우 끄적일 수만 있기 때문입니다. 기술자는 어떤 자산을 작업할지, 어떤 유형의 작업이 필요한지에 대한 기본 설명만 받습니다. 그 정도로 행간을 읽어야 하니 추측이 많이 들어갑니다. 그리고 종이 한 장을 잃어버리기 얼마나 쉬운지 때문에 데이터는 취약합니다.

스프레드시트로는 정반대 문제가 있습니다. 한 부본 대신 여러 부본이 있습니다. 데스크톱에 있는 것, 백업으로 스스로에게 이메일로 보낸 것, 그리고 기술자에게 보낸 것. 문제들은 이들 중 어느 하나라도 변경하자마자 시작됩니다. 이제 부본이 아니라 버전들이 생기기 때문입니다. 한 파일의 변경 사항이 다른 파일로 넘어가지 않고, 어느 버전이 최신인지, 어느 버전에 올바른 데이터가 있는지 금방 알 수 없게 됩니다. 새 정보로 작업 주문을 업데이트하려 할 때 기술자는 모릅니다. 여전히 낡은 데이터로 작업 중입니다. 그리고 그들이 자신의 버전을 업데이트해 메모를 추가하거나 마감하면 그들이 말해주기 전에는 모릅니다. 기억하세요, 당신은 당신의 파일 버전만 볼 수 있습니다.

최신 CMMS 소프트웨어는 모든 데이터를 한곳에 모읍니다. 사실 우리는 귀사를 위해 모든 IT 중노동을 합니다. 데이터 백업과 소프트웨어 보안 업데이트를 관리합니다. 변경 사항은 실시간으로 처리됩니다. 작업 주문을 할당하거나 기술자가 마감하면 모든 사람이 볼 수 있습니다. 그리고 인터넷이 연결된 컴퓨터나 모바일 기기 어디서든 데이터를 사용할 수 있게 만듭니다. 결국 "어디서든, 언제든"은 그들이 어디에 있든 팀 전체가 같은 데이터로 작업한다는 뜻입니다. 이점은 정확하고 신뢰할 수 있는 데이터로 항상 작업한다는 것입니다. 루프 안에 있어야 할 모든 사람을 노력 없이 루프 안에 유지합니다.

간소화된 작업 주문 워크플로

어떤 면에서 이것은 모든 데이터를 한곳에 모아 실시간으로 업데이트되는 중앙 데이터베이스의 이점에서 이어지는 것입니다. 작업 주문을 마감하고 새 것이 필요할 때마다 사무실로 뛰어갈 필요 없이 기술자는 이동 중에도 작업에 접근할 수 있습니다. 최신 작업 주문 소프트웨어는 기술자의 작업 간 다운타임을 줄여 생산성을 높입니다.

하지만 기술자에게 어디로 가고 무엇을 할지 말하는 것 이상을 합니다. 작업 주문 소프트웨어는 그들이 효율적으로 일하고 빠르게 마감하는 데 필요한 모든 것을 줍니다.

• 완전한 자산 수리 및 유지보수 이력
• 단계별 지침
• 사용자 정의 체크리스트
• 관련 부품 및 자재 목록
• 디지털 회로도, 이미지, O&M 매뉴얼
• 대화형 현장 및 평면 지도

또한 더 빨리 일한다는 아이디어와 관련하여, 작업 주문에 내장된 관련 부품 및 자재 목록은 기술자가 재고를 찾아 뛰어다녀야 할 때 예기치 않은 지연을 피하게 해줍니다. 그들은 필요한 모든 것을 가지고 현장에 도착합니다. 하지만 또한 부서가 전체 재고 수준을 통제하여 올바른 부품을 올바른 시간에 올바른 가격에 갖도록 돕습니다. 기술자가 작업 주문을 완료하면 부품과 자재가 자동으로 재고 수량에서 제거됩니다. 그리고 사용자 정의 가능한 최소 수준에 도달하면 소프트웨어가 알림을 보내 주문하라고 경고합니다. 더 이상 부품이 도착하기를 기다리며 가만히 앉아 있지 않아도 됩니다.

사람들은 작업 주문 소프트웨어를 유지보수 리더에서 부서 기술자로 정보가 흐르는 일방통행로로 생각하는 경향이 있습니다. 하지만 좋은 CMMS는 명확한 양방향 커뮤니케이션을 지원하며, 이는 부서가 더 많은 일을 하고, 더 빨리 하게 돕습니다. 기술자가 작업에 대해 질문이 있으면 댓글을 빠르게 첨부해 도움이나 추가 설명을 요청할 수 있습니다. 작업 주문을 마감하려 할 때 작업의 디지털 이미지를 업로드해 원격 시각 검사를 요청할 수 있습니다.

예방 유지보수로 유지보수 곡선 앞서가기

이것은 우리 유지보수 솔루션이 예방 유지보수 프로그램을 설정, 예약, 추적하기 훨씬 쉽게 만드는 방법에 관한 것입니다. 결국 온디맨드 작업 주문 더미에서 벗어나 몇 걸음 앞서 나갑니다. 반응적이던 것에서 선제적이 되어, 작은 문제가 큰 문제로 커질 기회가 생기기 전에 찾아서 처리합니다. 많은 좌절을 피할 뿐만 아니라 조직에 많은 돈을 아껴줍니다. 간단한 예: 싼 톱니바퀴나 위젯이 고장 나기 전에 교체하면 회사는 유휴 장비 옆에서 서 있는 운영자에게 돈을 지불하지 않아도 되고, 부서는 기술자 초과 근무 수당 위에 부품 긴급 배송 가격을 지불하지 않아도 됩니다.

예방 유지보수 소프트웨어가 어떻게 이를 실현하는지 봅시다. 첫째, 모든 장비와 자산의 수리 및 유지보수 기록이 있고 부서 예산의 가장 큰 덩어리를 잡아먹는 자산이 무엇인지 알려주는 보고서를 자동 생성할 수 있습니다. 제조사 권장 사항과 결합하여 PM, 즉 필수 예방 작업과 빈도를 설정할 수 있습니다. 다음 단계: 인앱 달력 덕분에 소프트웨어 안에서 예방 유지보수를 예약하는 것은 쉽습니다. 작업을 한 번 입력하고 소프트웨어가 미터 기반과 시간 기반 PM을 자동 생성하고 할당하게 하세요. 것을 옮겨야 할 때 PM을 드래그 앤 드롭해 프로그램을 세부 조정하세요.

어떤 경우 휴일이나 부품 및 자원 가용성을 더 잘 수용하기 위해 PM을 약간 조정합니다. 다른 경우 예방 유지보수 소프트웨어를 사용해 프로그램의 큰 부분을 빠르게 추가, 제거, 조정할 수 있습니다. 예를 들어 COVID-19로 많은 조직이 시간당 위생 일정을 추가하거나, 시설이 폐쇄된 경우 PM 프로그램 전체를 중단합니다.

자동화된 보고서로 데이터 기반 의사결정

자산 관리는 장비와 자산에서 최소 비용으로 최대 가치를 얻는 것으로, 결국 균형 잡기입니다. 온디맨드 작업 주문을 완전히 없앨 수 있을지 몰라도, 2일마다 반복되는 PM으로만 그렇게 한다면 의미가 없습니다. 다른 극단에서는 예약 유지보수를 줄여 단기적으로 돈을 아낄 수 있지만, 장기적으로 비계획 다운타임과 비용이 많이 드는 수리로 대가를 치릅니다.

무엇을 하고 얼마나 자주 할지를 아는 가장 좋은 방법은 견고한 자동화된 보고입니다. 올바른 수정 조치를 취하기 전에 어떤 자산이 운영 비용을 가장 많이 잡아먹는지, 어떤 유형의 수리를 하고 있는지 알아야 합니다. 어떤 경우 예방 유지보수 프로그램을 세부 조정할 수 있습니다. 다른 경우 공급업체 변경을 검토할 수 있습니다. 예를 들어 펌프에 정기적으로 윤활유를 추가하는데 여전히 고장이 난다면 공급업체를 바꿀 때입니다. 보고서는 부품과 장비뿐만 아니라 사람에 대해서도 마찬가지입니다. 생산성과 관련된 KPI를 추적함으로써 인력 자원을 더 잘 관리할 수 있습니다.

재고 관리로 추적하기

예방 유지보수의 큰 이점 중 하나는 팀이 특정 작업을 언제 하는지 알기 때문에 올바른 부품을 필요할 때 정확히 갖기 쉽게 만든다는 것입니다. 그리고 일찍 주문하는 사치 덕분에 급송 비용을 피할 수 있습니다.

하지만 그것 이상입니다. Hippo의 재고 관리 소프트웨어는 모든 재고 항목에 대한 중요 데이터(현재 보유량과 사용자 정의 가능한 파 수준)를 입력할 때 시작됩니다. 누구든 새 작업 주문(온디맨드 또는 예방 유지보수)을 생성하면 필요한 부품과 자재를 작업 주문과 연관시킬 수 있습니다. 나중에 기술자가 그 작업 주문을 마감하면 부품과 자재가 자동으로 재고 수량에서 제거됩니다.

그리고 수준이 사용자 정의 가능한 최소 수준 아래로 떨어지면 CMMS가 알림을 보내 다음 구매 주문을 준비하라고 알려줍니다. 하지만 그것도 쉬운데 모든 공급업체 연락처 정보가 CMMS 안에 있고, 소프트웨어가 구매 프로세스를 부분적으로 자동화하여 더 돕습니다. 나중에 재고가 도착하면 CMMS에서 숫자를 업데이트하는 간단한 프로세스가 있으며, 부분 및 완전 납품을 직관적으로 셀 수 있는 방법도 포함됩니다.

작업 주문 템플릿

새 자산을 처음 받으면 제조사의 모든 권장 사항을 따르는 것이 합리적입니다. 장비를 설계한 사람들이니 가장 잘 압니다. 또한 보증에 특정 검사와 작업을 수행(또는 수행하지 않음)하도록 요구하는 조항이 있을 가능성이 높습니다.

하지만 시간이 지나면 그 자산의 진짜 전문가는 팀에서 가장 많이 작업해 온 기술자들로, 모든 비밀을 배운 사람들입니다. 그때쯤이면 매뉴얼에 있는 것과 상관없이 당신이 아는 것이 효과적인 것을 하기 시작하는 것이 더 합리적일 것입니다.

이렇게 생각하세요: 처음 결혼했을 때 배우자 부모님께 생일 선물 팁을 구하는 게 합리적일 수 있습니다. 하지만 결혼 10년 차이면 그 부모님들이 이제 당신에게 조언을 구합니다. 당신은 배우자를 그들 자신의 부모님보다 더 잘 압니다.

자산과 장비에서도, 그 모든 내부자 지식이 한두 선임 기술자의 머릿속에만 존재하면 문제가 생길 수 있습니다. '키 퍼슨 리스크'라고 부르며, 핵심 인력 몇 명이 떠나는 것만으로(전보나 은퇴로) 부서가 그 모든 노하우를 잃을 위험이 있다는 뜻입니다. 그들이 그 문으로 나가면 그 모든 지식도 함께 나갑니다.

위험을 제거하는 방법은 유지보수 노하우를 CMMS 안, 체크리스트와 지침이 가득한 템플릿 속에 보호하는 것입니다. 새 작업 주문을 생성할 때마다 템플릿을 몇 번의 클릭으로 추가해, 기술자들에게 부서의 선호 SOP와 모범 사례를 사용해 문제를 해결하는 데 필요한 것을 즉시 제공합니다.

그리고 그 핵심 기술자들이 부서를 떠나도 그들의 모든 통찰이 여전히 남아 있으며, 팀 전체가 안전하게 접근할 수 있습니다.

활동 로그로 규정 준수 입증

산업마다 다를 수 있지만, 일반적으로 모두 정부 규정과 산업 표준을 준수하는 방법을 찾아야 합니다.

Hippo는 예방 유지보수 검사와 작업을 쉽게 설정하고 예약하며, 온디맨드 작업 주문을 관리하고, 체크리스트와 지침이 가득한 작업 주문 템플릿으로 기술자가 작업을 제대로 하도록 하여 도움을 줍니다.

하지만 그것은 규정 준수의 첫 부분, 즉 준수 상태가 되는 것만 다룹니다. 두 번째 부분도 있고, 그것은 마찬가지로 도전적일 수 있습니다: 당신이 준수 상태임을 입증하는 것.

규정 준수에 대한 나쁜 소식은 고등학교 수학 퀴즈와 비슷하다는 것입니다. 올바른 답을 갖는 것만으로는 충분하지 않습니다. "과정을 보여줘야" 합니다.

좋은 소식은 Hippo가 이를 쉽게 만든다는 것입니다. 기억하세요, 최신 CMMS로는 모든 데이터가 한곳에 있으며, 안전하고, 검색 가능합니다. 즉, 올바른 일을 올바른 일정에 했음을 입증해야 할 때 소프트웨어를 사용해 자동으로 몇 가지 보고서를 생성하면 됩니다.

개별 작업 주문으로 드릴다운해 활동 로그를 확인할 수도 있습니다. 그 작업 주문에 대해 누가 무엇을, 언제 했는지 정확히 알려줍니다.

OSHA 검사관이 프레스의 안전 레일을 마지막으로 검사한 게 언제인지 알고 싶어하나요? 바로 찾아볼 수 있습니다. 다른 검사관이 당신 팀이 특정 안전 관련 작업 주문을 마감하는 데 얼마나 걸렸는지 알고 싶어하나요? 로그에 바로 있습니다.

더 나은 추적으로 투명성 증대 및 책임감 강화

데이터를 추적하고 신뢰할 수 있게 되면 마침내 부서에서 무슨 일이 일어나는지 볼 수 있습니다. 마침내 무엇이 효과적이고 무엇이 아닌지 알게 되어 자산, 장비, 재고, 심지어 사람과의 문제를 가장 잘 고치는 방법에 대한 통찰을 얻습니다.

가동 유지에 가장 많은 비용이 드는 자산이 무엇인지 알면 왜 그런지 조사할 수 있습니다. 자산 은퇴 시기인가? 부품과 자재 새 공급업체를 봐야 하나? 아니면 온디맨드 작업 주문과 PM에 대한 SOP를 검토하고 업데이트해야 하나?

자산에 대해 배운 것을 그들을 작업하는 기술자들에 대해서도 배울 수 있습니다. 마감률이 기술자 전반에 걸쳐 대략 비슷한가? 팀에 수리가 자꾸 고쳐야 하는 사람이 있는가?

뒤집힌 면도 있습니다. 데이터 통찰이 무엇이 잘 작동하는지 보여줍니다. 사실 CMMS는 유지보수 부서가 조직 전체 수익에 기여하는 바를 강조하는 좋은 방법입니다.

CMMS 이점은 보장되지 않습니다

우리가 자주 쓰는 문구는 아니지만 사실입니다. 사실 CMMS 프로젝트가 실패하는 것은 드문 일이 아닙니다. 즉, 귀사의 장기적 성공에 전념하고 성공적인 CMMS 구현에 대해 많이 아는 CMMS 제공업체가 필요합니다. 첫째, 전담 강사와 녹화 비디오, 라이브 온라인 강의 등 다양한 리소스를 갖춘 견고한 온보딩 프로세스가 있는지 확인하세요. 그런 다음 지속적 지원 시스템을 확인하세요.

다음 단계

CMMS 소프트웨어는 많은 이점을 제공할 수 있습니다. 일부는 모든 산업에 적용되고, 일부는 산업별로 더 구체적입니다. 기대할 수 있는 이점 유형을 더 완전히 파악하려면 CMMS 제공업체에 연락해 대화를 시작해야 합니다. 귀사 조직과 현재 직면한 과제를 더 알면 더 맞춤화된 이점 목록을 주고 그것들을 귀사와 협력해 실현하는 방법을 설명할 수 있습니다.

Hippo는 프로세스 어디까지 왔든 여러 방식으로 도울 수 있습니다. 질문에 답하고, 라이브 소프트웨어 데모 예약을 돕거나, 심지어 무료 체험을 설정해 드릴 수 있습니다.

하지만 다음 단계가 상사에게 부서에 CMMS가 필요하다고 설득하는 것이라면? 다음 섹션, 그들을 위해 딱 쓰인 간결한 요약을 보내세요.

CMMS 이점 요약

CMMS 소프트웨어 이점을 둘러싼 유행어는 많지만, 그것들이 실제로 무엇을 의미하나요? CMMS가 어떻게 진짜로 이행할 수 있나요? 많은 이점은 시스템이 어떻게 설정되었는지에서 오는데, 그것은 깨끗하고 복잡하지 않은 UX 디자인을 통해 접근 가능한 중앙 데이터베이스입니다. 모든 데이터가 한곳에 있고 어디서든 접근 가능해지면 데이터를 쉽게 수집하고 공유할 수 있어 모든 것이 더 빠르고 신뢰할 수 있게 됩니다. 작업이 틈을 통해 빠지지 않고, 유지보수 팀은 미리 예약할 수 있을 뿐만 아니라 정확히 무엇을 성취했고 어떻게 했는지 볼 수 있어 성공을 강화하고 재현하기 쉽습니다. 그리고 이 모든 것이 결국 유지보수 부서뿐만 아니라 조직 전체의 비용 절감으로 귀결됩니다. 유지보수 팀에 CMMS가 있으면 더 적은 돈으로 더 많은 가동 시간을 제공할 수 있습니다. 전반적으로 더 낮은 비용으로 더 많은 생산성을 얻습니다.