원활한 CMMS 마이그레이션: 데이터 이전을 위한 전문가 가이드라인

상상해 보십시오: 현재 전산화 유지보수 관리 소프트웨어 시스템(CMMS)을 사용 중인데 구식이 되었고, 더 이상 지원되지 않거나, 사용하기 너무 번거롭거나, 성장을 따라가지 못합니다.

이유가 무엇이든 유지보수 부서 모든 사람은 동의합니다. 새 유지보수 관리 시스템을 갖출 때입니다. 프로젝트를 주도하며 두 가지 질문이 떠오릅니다:

1. 현재 CMMS에 저장된 수년간의 데이터를 새 시스템으로 어떻게 옮기나?
2. 얼마나 시간이 걸리고 비용은 얼마인가?

이 시나리오가 낯설지 않으신가요?

데이터 마이그레이션은 제대로 계획하지 않으면 고단한 과정이 될 수 있습니다. 현재 CMMS 소프트웨어에서 데이터 추출, 새 시스템으로 마이그레이션할 데이터 결정, 필드명 매핑, 현재·새 CMMS 공급자 간 커뮤니케이션 단절, 데이터 마이그레이션 자체 등 많은 게 잘못될 수 있습니다. 현재 이 과정을 거치고 있거나 곧 거칠 예정이라면 다음과 같은 가이드라인을 제공하여 과정 중 값비싼 함정을 피하도록 돕습니다.

기존 CMMS에서 다른 곳으로 데이터 마이그레이션 다음 단계가 혼란스럽다면, 이 확실한 마이그레이션 가이드라인을 배워보세요.

가이드라인 1: 현재 CMMS에서 데이터를 추출하는 방법 결정

최신 유지보수 관리 소프트웨어 시스템으로 데이터 추출은 꽤 단순하고 직관적입니다. 대부분 CMMS는 사용자가 데이터를 CSV 파일이나 스프레드시트로 내보내는 추출 도구를 제공합니다. 그렇다면 필요한 데이터를 결정하고 내보내십시오. 추출 도구에 익숙하지 않다면 파워 유저나 IT 부서 누군가에게 도움을 요청하십시오. 다른 옵션은 CMMS 공급자의 기술 지원 팀에 연락하는 것입니다. 데이터 추출에 서비스 비용이 들 수 있으니 미리 물어보십시오. 기술 지원이 서비스 수준 계약에 포함되어 있다면 추가 비용 없이 도와줄 것입니다. 현재 유지보수 소프트웨어에 사용하기 쉬운 추출 도구가 있다면 좋은 시작입니다.

불행히도 모든 회사가 지난 10년 내 개발된 시스템을 쓰는 건 아닙니다. 일부 조직은 20년 이상 전에 개발된 CMMS 프로그램에서 전환 중이며, 다른 조직은 여러 차례 IT 전문가들이 내부 개발한 시스템에서 업그레이드하려 합니다. 이런 경우 데이터 추출은 단순하지 않지만 불가능하지도 않습니다. 10년 이상 전에 개발되어 더 이상 지원되지 않는 이전 유지보수 프로그램에서 업그레이드하는 경우, 벤더와 연결해 보십시오(아직 사업 중이라면). 보통 시스템이 더 이상 지원되지 않으면 벤더는 단순히 애플리케이션을 중단했지만, 당신을 도울 기술 직원과 리소스를 가지고 있을 것입니다. 비즈니스 관계가 끝나가니 약간의 비용은 감수하십시오.

가이드라인 2: 데이터 검증

데이터가 CSV 파일이나 스프레드시트에 있으면, 필요한 모든 게 있고 추출이 성공했는지 확인하러 검토해야 합니다. 제2, 제3의 눈으로 확인하는 것을 강력히 권장합니다. 무엇을 봐야 할지 알아야 합니다. 추출된 파일의 열 이름이 처음에 내보내려던 필드명과 일치하는지 비교하십시오. 장비와 자산을 추출한다면 장비/자산명, ID, 제조사·모델, 일련번호, 설치·구매일, 위치, 이력 등을 원할 것입니다. 아무것도 빠지지 않았고 데이터가 좋아 보이는지 확인하십시오.

가이드라인 3: 필드명 매핑 및 재정의

마이그레이션할 새 CMMS 소프트웨어는 일부 데이터 필드에 틀림없이 다른 이름을 가질 것입니다. 일부 필드명은 꽤 표준적이지만, 현재 CMMS가 정말 구식이거나 자체 개발 유지보수 시스템이면 불일치가 있을 것입니다. 예를 들어, 일부 유지보수 관리 소프트웨어는 건물과 장비를 모두 자산으로 명명하고, 일부는 온디맨드 작업 지시를 비계획 정비로 명명합니다. 마이그레이션이 잘 되게 하려면 레거시 CMMS의 필드명을 새 시스템에 매핑하는 데 시간을 써야 합니다. 새 CMMS 공급자의 서비스를 이용할 것을 강력히 권장합니다. 새 소프트웨어 벤더는 당신이 그들의 유지보수 소프트웨어로 최고의 경험을 하길 원하므로 기꺼이 도울 것입니다. GoToMeeting 통화로 추출물을 함께 검토하고, 불확실성을 제기하고, 정의하는 최선의 방법을 정하고, 데이터 마이그레이션을 진행하십시오.

가이드라인 4: 새 CMMS 소프트웨어로 데이터 임포트

많은 유지보수 소프트웨어 프로그램이 임포트 위저드 도구를 가지고 있어 클라이언트가 CMMS 벤더를 거치지 않고 엑셀 파일에서 장비, 자산, 부품 목록 등 대량 데이터를 업로드할 수 있게 합니다. 이는 단순히 장비, 자산, 부품 목록을 엑셀 파일에서 임포트할 때 좋은 도구입니다. 하지만 오래된 유지보수 소프트웨어 프로그램에서 수년간의 데이터를 마이그레이션하고 이력이 많으면 많은 게 잘못되고 복잡해질 수 있습니다. 이력이 많을 때는 벤더의 데이터 통합 팀 도움을 받는 게 최선입니다. 원활한 마이그레이션은 새 CMMS 소프트웨어 성공의 열쇠입니다.

새 CMMS 공급자와 상의하며 임포트하십시오. 유지보수 프로세스가 매우 독특하면 새 CMMS 벤더가 임포트를 수행하기 위해 맞춤 스크립트를 작성해야 할 수 있습니다. 이 경우 무엇이 수반되는지 알아보고 여기에 비용이 들 수 있습니다. 예산에 여유가 있는지 확인하십시오. 유지보수 소프트웨어 벤더는 비용에 대해 솔직해야 하며 발생할 수 있는 추가 비용을 알려줄 것입니다. 설정에 영향을 미치는 요소에 대한 우리 게시물을 읽으세요.

가이드라인 5: QA 테스트

데이터가 새 유지보수 관리 프로그램에 임포트되면 철저한 QA 테스트를 꼭 하십시오. 파워 유저 몇 명이 시스템을 검토해 모든 게 좋아 보이는지 확인하십시오. 마이그레이션된 데이터 양에 따라 사전에 잘 준비된 QA 테스트 계획이 필요할 것입니다. 테스트할 사항: 필드명이 일치하고 의미가 있는지, 유지보수 이력이 사용 가능하고 정확한지, 장비·자산·부품 목록이 건전한지. 이력이 마이그레이션되었다면 특히 주의 깊게 보십시오. 수많은 쿼리를 실행해 결과가 가장 최근 보고서와 일치하는지 확인하십시오. 새 CMMS 소프트웨어에서 필드명이 변경되었을 수 있으므로 데이터를 옛 유지보수 시스템의 필드명과 교차 참조하십시오. 오류가 감지되면 CMMS 벤더의 데이터 통합 팀에 제시하고 해결하십시오. 도움이 되는 팀이라면 주고받는 과정을 최소화할 수 있습니다.

가이드라인 6: 롤아웃

마이그레이션이 QA 테스트를 통과하면 교육받고 새 CMMS 소프트웨어를 롤아웃할 준비가 되었습니다. 유지보수 소프트웨어 공급자가 제공하는 모든 교육 기회를 활용하십시오. 모든 사용자가 잘 교육받는 것은 성공을 위한 최고의 방법 중 하나입니다. 많은 유지보수 관리 소프트웨어 공급자가 웹 회의 교육과 무료 기술 지원을 제공하고 일부는 정기 교육 웨비나를 가집니다. 무엇이 가능한지 이해하고 유지보수 팀에 이러한 유용한 리소스를 알리십시오.

데이터 마이그레이션 비용은 얼마인가?

단순한 답은 없습니다. 데이터 마이그레이션 비용은 데이터 양과 형식에 따라 정말 달라집니다. 15년 치 데이터를 재포맷하고 임포트한다면 CMMS 데이터 마이그레이션 예산에 확실히 여유를 두십시오. CMMS 소프트웨어 벤더는 예상 비용에 대해 솔직할 것입니다. 추출된 데이터 샘플을 벤더에 제공하면 데이터 재구성과 임포트에 들 노력에 대한 좋은 아이디어를 얻을 수 있습니다. CMMS 회사엔 이 작업을 날마다 하는 전문가와 통합 전문가가 있습니다. 부끄러워하지 마십시오! 올바른 질문을 하되, 마이그레이션 비용에 대비하십시오.

이 6가지 간단한 가이드라인을 따르는 것은 정확한 레거시 데이터로 CMMS 계정을 빠르고 빠르게 가동시키는 확실한 방법입니다.

데이터 마이그레이션과 CMMS 설정 서비스에 대한 더 많은 정보는 info@hippocmms.com으로 문의하세요!

행복한 마이그레이션!