데이터 기반 인사이트: 유지보수 팀 성과에 대한 5가지 핵심 질문 해결하기

유지보수 업무는 수많은 움직이는 부품으로 구성되어 있어, 문제가 발생할 가능성도 그만큼 높습니다. 문제가 생겼을 때는 가능한 한 많은 정보를 바탕으로 신속하게 대처하고 싶을 것입니다. 즉, 문제 해결을 예측 가능하게 만들어야 합니다. 데이터를 활용하는 것이 이 목표를 달성하는 핵심 열쇠입니다.

분석과 데이터의 미래

이 글에서는 일반적인 유지보수 문제를 해결하고 팀을 성공으로 이끌기 위해 데이터를 활용하는 5가지 방법을 살펴봅니다. 데이터가 스프레드시트나 서류함에 있어도 내용을 따라갈 수 있지만, 여기서는 Fiix 분석 도구를 예시로 들어 설명하겠습니다. Fiix 분석은 시각적이고 인터랙티브하여 데이터를 깊이 있게 탐색하고 가장 중요한 질문에 대한 답을 명확히 찾을 수 있도록 도와줍니다.

1. 적절한 유지보수가 적시에 수행되고 있는지 어떻게 확인할 수 있나요?

평균적인 시설에서는 주당 45건의 작업 주문을 처리합니다. 할 일은 많고 시간은 부족한 상황에서, 팀의 노력을 올바른 곳에 집중하는 것이 얼마나 중요한지 잘 아실 것입니다. 이 질문은 사실 세 가지 하위 질문을 포함합니다. 유지보수를 너무 많이 하고 있는가, 너무 적게 하고 있는가, 아니면 자산에 적정 수준의 유지보수를 하고 있는가?

답을 찾기 위한 첫 단계는 연관된 작업 주문이 많은 자산을 식별하는 것입니다. 그런 다음 이 작업 주문을 자산 유형과 유지보수 유형별로 필터링합니다.

먼저, 교정 작업 주문(corrective work order)이 적거나 전혀 없는 자산을 찾아보세요. 이는 해당 자산에 예방 점검(PM)을 너무 자주 수행하고 있음을 의미하며, 예방 정비 주기를 줄일 수 있습니다.

반면, 예방 정비가 부족한 자산에는 긴급 작업 주문이 많이 몰려 있습니다. 또한, 유사한 유형의 자산에 비해 유지보수 비용이 낮다면 그만큼 관리가 소홀하다는 신호일 수 있습니다. 이러한 자산에는 예방 정비 주기를 늘려야 합니다.

적정 수준의 유지보수가 이루어지는 자산은 예방 및 교정 작업 주문이 균형 있게 분포되어 있습니다.

2. 유지보수가 설비 성능에 어떤 영향을 미치고 있나요?

유지보수가 설비 성능에 미치는 영향을 파악하려면, 다운타임이 발생한 자산의 정보를 수집하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 해당 자산을 계획된 다운타임과 비계획 다운타임 두 가지 범주로 나누고, 비계획 다운타임 순으로 정렬합니다. 비계획 다운타임이 많은 자산이야말로 회사에 가장 큰 악영향을 미치며, 개선 효과도 가장 클 것입니다. 여기에 관련 유지보수 비용까지 추가로 필터링하면, 다운타임이 길면서 비용도 많이 드는 자산이 어디인지 명확해집니다. 바로 이곳에서 전략 조정을 시작해야 합니다.

다음 단계는 해당 자산에 연결된 긴급 작업 주문의 메모를 자세히 분석하는 것입니다. 가장 빈번한 문제와 원인이 무엇인지 파악하고, 이를 해결하기 위한 조치를 취하세요. 예를 들어, 베어링이 지속적으로 윤활 불량으로 고장 난다면 윤활 주기를 늘리고 각 회차별 적정 윤활량을 명시하는 단순한 변경만으로도 큰 효과를 볼 수 있습니다.

이 리포트를 주기적으로 다시 확인하여 조치 사항이 효과를 냈는지 검증하세요. 30일, 60일, 90일 단위로 비계획 다운타임과 유지보수 비용이 감소했다면, 여러분의 결정이 생산성에 긍정적인 영향을 미쳤음을 데이터로 입증할 수 있습니다.

3. 부품 창고를 어떻게 정리해야 부품을 쉽게 찾을 수 있나요?

정리되지 않은 부품 창고는 단순히 지저분한 정도가 아닙니다. 기술자가 필요할 때 부품을 신속하게 찾지 못해 지연과 잠재적 고장을 초래합니다.

이 문제를 정면으로 해결하려면, 긴급 작업 주문이 가장 많이 발생한 자산의 데이터를 수집하세요.

해당 긴급 작업과 연관된 부품이 무엇인지, 어떤 설비에 필요한지 파악하세요. 그런 다음 이 부품들을 키트(kit) 형태로 묶어 보관하세요. 부품 키팅을 통해 긴급 작업 발생 시 필요한 부품을 빠르고 쉽게 꺼낼 수 있습니다.

이를 위해서는 부품 사용 데이터가 지속적으로 추적되고 업데이트되어야 합니다. 기술자가 예비 부품을 꺼낼 때마다 기록이 갱신되도록 해야, 어떤 부품이 자주 사용되며 반응성 작업과 얼마나 연관되는지 정확하게 파악할 수 있습니다.

4. 유지보수 예산을 어디에 배정해야 할까요?

유지보수 예산을 어디에 써야 할지 결정하는 것은 골치 아픈 일이며, 그 지출을 정당화하기는 더욱 어렵습니다.

예를 들어, 팀 인원을 늘리면 밀린 유지보수 작업을 해소할 수 있다고 가정해 봅시다. 이때 정규직을 더 뽑을지, 계약직을 쓸지가 큰 예산 고려 사항이 됩니다. 이를 증명할 데이터 없이 결정하기는 어렵습니다.

최근 분기 또는 1년간 수행된 작업 내역을 모두 수집하여 분석해 보세요. 작업이 주로 내부 직원에 의해 수행되었는지, 외부 업체에 의해 수행되었는지 확인합니다.

각 범주별 총 지출을 산출하세요. 직원 급여와 복리후생, 계약직 시급, 교육 비용 등 모든 비용을 고려해야 합니다. 각 옵션마다 비용상의 장단점이 있습니다.

이러한 비용 분석을 바탕으로, 달러 가치 기준으로 내부 직원 채용이 더 비용 효율적인지 계약직 확대가 나은지 명확한 근거를 제시할 수 있습니다. 이러한 통계는 추가 인력 채용의 필요성을 정당화하는 데 큰 도움이 됩니다.

5. 기술자들이 겪는 걸림돌은 무엇인가요?

업무가 바빠지면 기술자들은 작업 완료 메모를 갱신하지 않거나 작업 주문에 정보를 누락하기 쉽습니다. 처음에는 대수롭지 않아 보이지만, 이것이 습관이 되면 다른 기술자들에게 장애물이 됩니다.

유지보수 관리자로서 정보 완결성의 중요성을 강화할 수 있습니다. 이를 위해 2주에 한 번씩 정보가 누락되었거나 메모가 불완전한 작업 주문을 점검하는 습관을 들이세요.

해당 작업 주문들의 경향성을 분석하세요. 특정 기술자가 반복하는가? 같은 유형의 정보가 계속 누락되는가? 관련 유지보수 유형은 무엇인가? 부서 차원에서 작업 주문 완료 메모 작성의 중요성과 이점을 교육하는 세션을 여는 것도 좋은 방법입니다.

특정 기술자에게서 반복된다면, 해당 기술자의 근무 시간을 확인해 보세요. 평균보다 훨씬 많은 시간을 기록하고 있다면, 단순히 업무 과중으로 인해 기록을 소홀히 하는 것일 수 있습니다.

이러한 불일치를 정기적으로 점검하는 습관은 직원과 시설의 성과에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

큰 그림을 보면 더 큰 성과를 얻습니다

시설에는 수많은 움직이는 부품이 있으며, 이를 수동으로 모두 추적하는 것은 시간 낭비입니다. 분석 리포팅 도구를 사용하면 시설의 움직이는 부품을 시각적으로 파악할 수 있습니다. 또한 유지보수 부서에 권한을 부여하여 문제가 발생했을 때 즉각 대응하고, 해결 중심의 업무 문화를 주도할 수 있게 됩니다.