비효율적인 계약 관리로 노출되는 5가지 위험

IACCM(International Association for Contract &Commercial Management) 조사에 따르면 기업의 평균 손실액은 약 10 잘못된 계약 관리 관행으로 인한 연간 수익의 %.

기업들은 성장을 서두르면서 점점 더 많은 계약을 처리해야 합니다. 실제 문제가 될 때까지 가지고 있는 것은 큰 문제입니다. 조직의 계약 관리 프로세스에 본질적인 약점이 있는 경우 계약이 많을수록 이러한 약점이 문제를 일으킬 가능성이 높아집니다.

어떤 문제는 사소한 불편이지만 다른 문제는 결국 심각한 위기가 됩니다. 2013년에 Facebook은 Cambridge Analytica의 계약 조건 위반을 감지하지 못했고, 그로 인한 홍보로 인해 주가가 급락하여 수익 발표 후 90분 만에 1,500억 달러의 시장 가치가 사라졌습니다.

때로는 경영진이 강력한 계약 수명 주기 관리(CLM) 시스템 없이 운영할 때의 위험을 인식하는 데 위기가 닥칩니다. 느슨한 액세스 제어, 기한 준수, 규정 준수 실패, 비효율적인 승인 워크플로 및 비효율적인 보고는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 열악한 CLM은 또한 미묘하고 꾸준한 수익성 침식을 유발할 수 있습니다. IACCM(International Association for Contract &Commercial Management)에서 수행한 연구에 따르면 평균적인 회사는 부적절한 계약 관리 관행으로 인해 연간 수익의 약 10%를 손실합니다. 일반적인 이익 마진은 약 10%이며 이 손실을 절반으로 줄여도 이익 마진은 50% 증가할 수 있습니다.

비효율적인 계약 프로세스로 인해 나타나는 5가지 주요 위험에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

1. 느슨한 액세스 제어

정보에 접근해야 하는 사람과 단체만 접근 권한을 가져야 하는 것은 당연해 보이지만 많은 기업에서 접근 제한을 정확히 명시하지 않고 있습니다. 과도한 액세스는 파렴치한 직원이 정보를 잘못 취급하거나 귀중한 IP, 가격 정보 또는 기밀 고객 및 직원 데이터를 잃어버릴 수 있습니다. 외부 해커보다 직원에 의한 데이터 도난으로 고통받는 조직이 훨씬 더 많습니다.

오늘날 최고의 CLM 소프트웨어는 다양한 부서, 부서, 팀 및 직원 분류의 특정 액세스 요구 사항을 해결하기 위한 동적 필터를 포함하여 사용자 그룹별로 정확한 보기 및 편집 액세스를 제공하는 세분화된 권한 제어를 통해 이를 방지합니다. 최고의 시스템을 사용하면 데이터를 안전하게 구분하여 조직의 고유한 요구 사항을 해결하는 다층 액세스 제어를 광범위하게 구성할 수 있습니다.

2. 마감일을 놓쳤습니다.

라이선스 계약은 일반적으로 회사가 다른 당사자의 지적 재산을 사용할 수 있는 시간을 제한합니다. 회사가 실수로 또는 고의로 계약이 만료되도록 허용했지만 제품을 계속 사용하는 경우 책임 위험에 노출됩니다. 반면에 비즈니스가 자동 갱신을 설정하고 이를 놓치면 비즈니스는 더 이상 필요하지 않은 서비스에 대해 비용을 지불할 수 있습니다.

IP 라이선스를 제공하는 회사도 이러한 액세스 창의 맨 위에 있어야 합니다. 그렇지 않으면 계약 만료를 알지 못해 매일 수익을 잃습니다. 더 이상 유효한 지원 계약이 없는 고객에게 서비스를 제공한다면 더 큰 손실을 보게 됩니다.

일부 계약 관리 시스템은 이러한 문제를 방지하는 데 적극적으로 도움이 됩니다. 리포지토리 전용 기능이 있는 솔루션과 달리 이러한 솔루션은 사전에 계약을 추적하고 직원에게 다가오는 기한을 알릴 수 있으므로 조직이 비즈니스를 보호하고 수익을 최적화할 수 있습니다.

3. 규정 준수 실패

기업은 불량 지출 및 규정 준수와 같은 문제에 상당한 리소스를 소비합니다. 그러나 많은 경우 사람들은 여전히 ​​계약상의 의무를 신속하게 이행하는 데 부족합니다. Facebook이 발견한 것처럼 계약 조건 준수를 추적하는 방법을 통합하는 것도 중요합니다. 신중하게 설계된 CLM 시스템에서는 계약이 승인 프로세스를 진행할 때 특정 조건을 충족해야 하며 이벤트 및 작업이 발생하는 즉시 기록하여 규정 준수 문서를 자동화할 수 있습니다.

규정 준수를 위해 CLM 솔루션은 현재 계약을 감사하여 데이터 프라이버시, 중재, 기밀성 또는 비즈니스에 영향을 미치는 기타 규정과 관련된 적절한 조항이 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 법률 팀은 공백을 채우고, 적절한 언어로 계약을 업데이트하고, 제3자 서명자에게 연락하도록 자동으로 통지받을 수 있습니다.

운영 규정 준수를 위해 CLM 솔루션은 계약이 시스템이 추적하고 관리할 수 있는 이행 의무를 명확하게 정의하도록 돕습니다. 간단한 예는 지불 조건입니다. 대부분의 회사는 계약서에 지불 기한을 지키지 못한 것에 대한 벌금이 포함되어 있지만 벌금을 집행하는 것은 고사하고 늦은 지불을 추적하지 못하는 기업이 많습니다. 공급 측면에서 볼 때 가장 일반적인 운영 비준수 형태 중 하나는 계약에서 협상된 수량 또는 기타 할인을 추적하지 않기 때문에 초과 지불하는 것입니다. 자동화된 CLM은 이러한 두 가지 문제가 모두 발생하는 것을 방지합니다.

4. 비효율적인 승인 워크플로

승인 워크플로 문제는 거래를 지연시키고 심지어 파기할 수도 있습니다. 승인자가 휴가 중이거나 시간이 중요한 이메일을 보지 못하면 시간에 민감한 거래가 무산될 수 있습니다. 명시적인 기한이 없더라도 승인 병목 현상으로 인해 거래 흐름이 중단되어 좌절감과 비즈니스 손실이 발생합니다.

강력한 계약 관리 시스템은 순차적, 병렬 및 조건부 승인을 포함한 복잡한 계약 승인 라우팅을 자동화하여 마찰을 줄입니다. 최고의 시스템은 눈에 띄지 않는 이메일이나 휴가로 인해 프로세스가 중단되지 않도록 승인 요청을 지능적으로 넛지, 라우팅 및 에스컬레이션합니다. 디지털 시대이므로 DocuSign 및 Adobe Sign과의 통합으로 제공되는 법적 전자 서명 기능은 더 이상 선택 사항이 아닙니다.

승인 워크플로와 계약 관리 프로세스 전반에 걸쳐 마찰을 줄이는 회사의 좋은 예는 골프 회사 TaylorMade입니다. 6,000개 이상의 매우 민감한 계약을 관리해야 하는 이 회사의 CLM 시스템은 계약 변경, 서비스 수준 계약 및 규정 준수 요구 사항에 대한 자동 알림 기능을 제공합니다. 변호사는 모바일 장치에서 로그인하여 계약을 검토하고, 의견을 제시하고, 몇 분 안에 디지털 방식으로 서명할 수 있으므로 계약이 승인 주기를 지연 없이 진행할 수 있습니다.

5. 비효율적인 보고

경영진은 잠재적인 문제가 재해로 발전하기 전에 미리 알릴 수 있는 회사별 KPI 기반 보고서가 필요합니다. 많은 계약 관리 소프트웨어는 저장소 또는 콘텐츠 관리 기능을 강조합니다. 이 접근 방식의 문제는 데이터가 실행 가능한 보고서로 적극적으로 전환되지 않으면 문제가 발생할 때까지 취약점이 감지되지 않는 경향이 있다는 것입니다.

이와 대조적으로 최고의 CLM 소프트웨어는 비즈니스 소유자 전체에 걸쳐 완전히 구성 가능한 보고 기능을 제공합니다. 예를 들어, 법무팀은 모든 계약의 전체 위험 프로필을 보고 문제가 있는 계약에 플래그를 지정하고, 운영 팀은 계약이 수명 주기를 통해 얼마나 잘 진행되고 장애물을 강조하는지 확인하고, 영업 리더는 다가오는 수익 기회에 관심을 가질 수 있습니다. 그리고 갱신을 위한 중요한 계약.

Agiloft, Inc.의 CEO인 Colin Earl이 작성했습니다.