열악한 계약 관리의 5대 리스크와 예방법

국제 계약 및 상업 관리 협회(IACCM)의 연구에 따르면, 평균적인 기업은 열악한 계약 관리 관행으로 인해 연간 매출의 약 10%를 잃습니다.

성장을 서두르다 보면 기업은 계약량 증가를 겪게 됩니다. 좋은 문제지만, 실제 문제가 될 때까지는 말입니다. 조직의 계약 관리 프로세스에 고유한 약점이 있다면, 계약이 늘어날수록 그 약점이 문제를 일으킬 기회도 늘어납니다.

일부 문제는 사소한 불편이지만, 다른 것들은 심각한 위기로 발전합니다. 2013년 페이스북은 케임브리지 애널리티카의 계약 위반을 탐지하지 못했고, 이로 인한 홍보로 실적 발표 후 90분 만에 시가총액 1,500억 달러가 증발했습니다.

때로는 위기가 닥쳐야 경영진이 강력한 계약 수명 주기 관리(CLM) 시스템 없이 운영하는 위험을 깨닫습니다. 느슨한 접근 제어, 마감일 놓침, 컴플라이언스 실패, 비효율적인 승인 워크플로, 비효과적인 보고는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 열악한 CLM은 수익성의 꾸준하고 미묘한 침식도 초래할 수 있습니다. IACCM 연구에 따르면 평균 기업은 열악한 계약 관리 관행으로 연간 매출의 약 10%를 잃습니다. 일반적인 이익률이 10% 정도임을 감안하면, 이 손실의 절반만 줄여도 이익률을 50% 높일 수 있습니다.

비효율적인 계약 프로세스로 드러난 5대 주요 리스크를 자세히 살펴보겠습니다:

1. 느슨한 접근 제어

정보가 필요한 사람과 엔티티만 접근해야 한다는 것은 당연해 보이지만, 많은 기업이 접근 제한을 정확히 명시하지 않습니다. 과도한 접근은 부도덕한 직원이 정보를 잘못 다루거나 가치 있는 IP, 가격 정보, 기밀 고객 및 직원 데이터를 빼돌리게 할 수 있습니다. 외부 해커보다 자사 직원에 의한 데이터 도난을 겪은 조직이 훨씬 많습니다.

오늘날 최고의 CLM 소프트웨어는 사용자 그룹별로 정밀한 보기 및 편집 접근 권한을 제공하는 세분화된 권한 제어와 다양한 부서, 사업부, 팀, 직원 분류의 특정 접근 요구를 해결하는 동적 필터로 이를 방지합니다. 최상의 시스템은 조직의 고유한 요구를 충족하기 위해 데이터를 안전하게 격리하는 다층 접근 제어의 광범위한 구성을 허용합니다.

2. 마감일 놓침

라이선스 계약은 일반적으로 회사가 타인의 지적 재산을 사용할 수 있는 기간을 제한합니다. 회사가 계약을 만료시키되(우발적이든 의도적이든) 제품을 계속 사용하면 책임 위험에 노출됩니다. 반대로 자동 갱신을 설정해두고 이를 잊어버리면 더 이상 필요하지 않은 서비스에 비용을 지불하게 될 수 있습니다.

IP를 라이선스 아웃하는 회사도 이러한 접근 기간을 놓치지 않아야 합니다. 그렇지 않으면 계약 만료를 인지하지 못하는 매일이 수익 손실입니다. 그리고 더 이상 유효한 지원 계약이 없는 고객에게 서비스를 제공하고 있다면 더욱 손해입니다.

일부 계약 관리 시스템은 이러한 문제를 적극적으로 예방합니다. 저장소 기능만 있는 시스템과 달리, 이러한 솔루션은 계약을 사전에 추적하고 직원에게 임박한 마감일을 알림으로써 조직이 비즈니스를 보호하고 수익을 최적화할 수 있게 합니다.

3. 컴플라이언스 실패

기업은 불법 지출과 규제 컴플라이언스 같은 문제에 상당한 자원을 씁니다. 하지만 많은 경우, 사람들은 계약상 의무를 제때 이행하는 데 여전히 부족합니다. 페이스북이 발견했듯이, 계약 조건 준수를 추적하는 방법을 통합하는 것 또한 중요합니다. 잘 설계된 CLM 시스템은 계약이 승인 프로세스를 거치며 특정 조건을 충족하도록 요구하고, 발생하는 이벤트와 행동을 기록하여 컴플라이언스 문서화를 자동화할 수 있습니다.

규제 컴플라이언스 측면에서 CLM 솔루션은 현재 계약들을 감사하여 데이터 프라이버시, 중재, 기밀 유지 또는 비즈니스에 영향을 미치는 기타 규정과 관련된 적절한 조항이 있는지 확인하는 데 도움을 줍니다. 법무팀은 자동으로 알림을 받아 격차를 메우고, 적절한 언어로 계약을 업데이트하며, 제3자 서명자에게 연락할 수 있습니다.

운영 컴플라이언스 측면에서 CLM 솔루션은 계약이 시스템이 추적하고 관리할 수 있는 성과 의무를 명확히 정의하도록 돕습니다. 간단한 예로 지급 조건이 있습니다. 대부분의 기업이 계약에 지급 기한과 지연 페널티를 두지만, 많은 기업이 연체 지급을 추적하지 못하며, 페널티를 집행하는 것은 더욱 어렵습니다. 공급 측면에서 가장 흔한 운영 비컴플라이언스 중 하나는 계약에서 협상된 볼륨 또는 기타 할인을 추적하지 못해 과다 지급하는 것입니다. 자동화된 CLM은 이 두 문제를 모두 방지합니다.

4. 비효율적인 승인 워크플로

승인 워크플로 문제는 거래를 지연시키거나 심지어 무산시킬 수 있습니다. 승인자가 휴가 중이거나 시간에 민감한 이메일을 보지 못하면 시간에 민감한 거래가 탈선할 수 있습니다. 명시적 시간 마감일이 없더라도 승인 병목 현상은 거래 흐름에 혼란을 주어 좌절감과 비즈니스 손실을 초래합니다.

강력한 계약 관리 시스템은 순차, 병렬, 조건부 승인을 포함한 복잡한 계약 승인 라우팅을 자동화하여 마찰을 줄입니다. 최상의 시스템은 승인 요청을 지능적으로 알림, 라우팅, 에스컬레이션하여 눈에 띄지 않는 이메일이나 휴가가 프로세스를 중단시키지 않도록 합니다. 디지털 시대이므로 DocuSign 및 Adobe Sign과의 통합으로 제공되는 법적 전자 서명 기능은 더 이상 선택 사항이 아닙니다.

승인 워크플로와 계약 관리 프로세스 전체에서 마찰을 줄이는 기업의 좋은 예로 골프 회사 테일러메이드(TaylorMade)가 있습니다. 6,000개 이상의 민감한 계약을 관리하는 이 회사의 CLM 시스템은 계약 변경, 서비스 수준 계약, 컴플라이언스 요구사항에 대한 자동 알림을 제공합니다. 변호사들은 모바일 기기에서 로그인하여 계약을 검토하고, 코멘트를 달고, 몇 분 만에 디지털 서명할 수 있어 계약이 지연 없이 승인 주기를 통과할 수 있습니다.

5. 비효과적인 보고

경영진은 잠재적 문제가 재앙이 되기 전에 미리 알 수 있는 회사별, KPI 기반 보고서가 필요합니다. 많은 계약 관리 소프트웨어가 저장소나 콘텐츠 관리 기능을 강조합니다. 이 접근법의 문제는 데이터가 실행 가능한 보고서로 적극적으로 전환되지 않으면, 문제가 발생할 때까지 취약점이 발견되지 않은 채 남아 있다는 것입니다.

반면 최고의 CLM 소프트웨어는 비즈니스 오너 전반에 걸쳐 완전히 구성 가능한 보고를 제공합니다. 예를 들어, 법무팀은 모든 계약의 전반적인 위험 프로필을 보고 문제가 있는 것들을 표시하기를 원할 수 있고, 운영팀은 계약이 수명 주기를 얼마나 잘 통과하는지 보고 장애물을 강조하기를 원할 수 있으며, 영업 리더는 다가오는 수익 기회와 갱신 대상인 중요 계약에 관심이 있을 수 있습니다.

작성자: Agiloft, Inc.의 CEO 콜린 얼