계약 수명 주기 관리가 공급망 효율성을 높이는 방법

지금 그 어느 때보다 기업은 진화하는 공급망의 역학을 모니터링하고 신속하게 대응해야 합니다. 실시간 가시성을 확보하고 공급업체와 협업하며 비즈니스 프로세스를 간소화하기 위해 많은 기업이 자동화를 활용하고 있습니다. 최근 옥스퍼드 이코노믹스(Oxford Economics)가 공급망 임원 1,000명을 대상으로 실시한 설문조사에서 응답자들은 '일상 업무를 수행하기 위한 자동화 활용'을 전반적인 조직의 최우선 전략 목표로 꼽았습니다.

일일 생산성 향상을 위해 설계된 자동화는 사용자가 계약 수명 주기 관리(CLM) 시스템 내에서 비즈니스 정책과 규칙을 설정하여 작업, 문서, 정보의 흐름이 비즈니스 활동 전반에 적용되도록 하여 사람의 개입 없이도 진행할 수 있게 합니다. 자동화는 반복적인 단순 작업을 사람의 실수 위험 없이 완료할 수 있게 합니다. 이 글에서는 기업 공급망 관리를 위한 자동화 CLM의 다양한 이점과 기업이 팬데믹 상황에서 자동화를 가장 잘 활용하여 공급업체 위험을 관리하는 방법을 탐구합니다.

1. 가시성 제공

자동화는 실시간 정보에 대한 접근을 가능하게 하여 기업이 변화하는 조건에 즉각적으로 반응하고 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있게 합니다. 공급업체 및 벤더 포털이 있는 자동화된 CLM 시스템은 공급 부족, 수요, 지연에 대한 공급업체와 벤더 간의 실시간 대화를 위한 단일 진실 공급원(Single Source of Truth) 역할을 할 수 있습니다. 이러한 공급망 가시성을 통해 기업은 잠재적 문제를 효과적으로 관리하고 지원 솔루션을 개발할 수 있을 뿐만 아니라 미래의 잠재적 지연과 부족을 예측하는 데 필요한 데이터를 확보할 수 있습니다.

2. 공급업체 위험 경고

앞서 언급한 설문조사에 따르면 응답자의 39%가 지난 3년간 공급망에서 부정적 위험 사건을 경험했으며, 40%는 같은 기간 동안 공급망 위험 노출이 증가했다고 답했습니다. 자동화 추가로 공급망을 지속적으로 모니터링하여 이상 징후와 잠재적 위험을 감지할 수 있습니다. 자동화된 계약 관리 시스템은 어떤 공급품이 얼마나 부족한지, 계약 위반이 발생했는지 플래그를 지정하여 공급업체 위험을 완화하는 데 도움을 줍니다. 또한 고급 CLM은 조직이 서명하기 전에 위험한 조항과 공급업체 계약을 인공지능으로 플래그할 수 있습니다.

3. 비즈니스 프로세스 가속화

자동화를 통해 기업은 공급망 관리에 사용되는 느린 수동 프로세스를 제거하여 직원들이 조직에 추가 가치를 창출하는 데 노력을 집중할 수 있게 합니다. CLM 자동화는 조정, 모니터링, 재고 확인, 배송 등 공급망 프로세스의 걸림돌을 제거하고 전체 프로세스를 단일 보안 시스템에서 실행할 수 있게 합니다.

자동화된 CLM 솔루션은 또한 기업과 공급업체가 계약과 기타 요청을 시스템에 직접 제출할 수 있게 하여 영업, 조달, 법무 운영을 포함한 비즈니스 프로세스를 가속화합니다.

평균적으로 위의 이점들은 계약 완료에 소요되는 시간을 거의 60% 단축시킵니다. 물론 이 이득은 약간의 사전 계획이 필요합니다. 기업은 먼저 어떤 반복 프로세스를 자동화할 수 있으며 조직에 가장 큰 가치를 가져올지 정의해야 합니다. 워크플로우 자동화 솔루션이 선택되면 직원들은 플랫폼 내에서 작업 규칙을 설정하고 지정된 작업을 완료하는 과정을 모니터링하며 적절히 조정할 수 있습니다. CLM에 이상적인 작업 예시로는 계약 배포, 송장 생성, 자주 묻는 고객 질문에 대한 사전 작성된 응답 발송 등이 있습니다.

4. 규정 준수 유지

자동화가 사람의 중요한 눈 없이도 일이 돌아가게 할 수 있지만, 규정 준수와 규제는 여전히 최우선 순위여야 합니다. 자동화된 CLM 워크플로우는 규정과 기업 정책을 준수하도록 프로그래밍할 수 있어, 직원들이 각 작업이 준수되는지 수동으로 확인할 필요가 없습니다. CLM은 디지털 워크플로우를 추적하므로 감사인이 어떤 작업이, 누가, 언제 수행했는지 빠르고 쉽게 알 수 있어 서류나 직원 이메일/종이 흔적을 뒤질 필요가 없으며, 모든 당사자가 모든 프로세스가 법적 한계 내에서 수행되었음을 안심할 수 있습니다.

CLM 자동화는 규제 당국을 위한 데이터를 수집하여 공급업체와 고객이 준수 증명을 공유할 수 있게 합니다. 또한 공급망 전체 프로세스의 시작부터 끝까지 기록 생성을 가능하게 하여 권한이 있는 개인이 각 단계가 설정된 기업 규칙과 규정 내에 있는지 확인하고 적절히 변경할 수 있게 합니다.

5. 원격 근무 지원

공급망을 효율적으로 유지하려면 IT 시스템이 새로운 원격 근무 환경을 지원하여 공급업체, 파트너, 고객이 파일에 액세스하고 기업 데이터를 보호하며 엔드투엔드 프로세스를 관리할 수 있어야 합니다. IT 팀이 현재 직원들의 원격 근무를 유지하기 위해 극심한 압박을 받고 있는 상황에서, CLM을 포함한 노코드 자동화 시스템은 지속적인 IT 부서 개입 없이 원격 근무자가 공급망 니즈에 맞게 솔루션을 커스터마이징할 수 있게 합니다. 프로그래밍 지식이 필요 없는 노코드 플랫폼은 사용자가 자신의 애플리케이션이나 프로세스를 직접 빠르고 생성하고 실행할 수 있게 합니다. 2020년 132억 달러에서 2025년 455억 달러로 성장이 예상되는 시장에서 로우코드 및 노코드 플랫폼은 공급망 전문가들이 수동 코딩 없이 가장 효과적인 디지털 전략을 실행할 수 있게 합니다.

COVID-19 팬데믹이 전 산업의 기업들에게 공급과 수요의 예측 불가능성을 관리하도록 강요하는 상황에서, 자동화된 CLM은 기업이 가시성을 확보하고 공급업체와 소통하며 위험을 관리하는 데 중요한 도구입니다. 이 모든 것을 규정 준수를 유지하고 원격 직원도 접근 가능하게 하면서 말입니다. 자동화된 CLM을 성공적으로 도입한 기업은 재난 상황뿐만 아니라 전반적인 고객 만족과 비즈니스 성장을 위해 성공할 수 있는 기반을 마련하게 될 것입니다.

콜린 얼(Colin Earl)은 Agiloft의 CEO입니다.