적합성 검사 마스터하기: 프로세스 컴플라이언스 보장을 위한 완벽 가이드

비즈니스 분석만큼이나 탐정 소설을 좋아하는 저에게 프로세스 분석가는 단서를 찾아 프로세스 문제를 해결하는 탐정과도 같습니다. 셜록 홈스가 말했듯 "데이터를 확보하기 전에 이론을 세우는 것은 중대한 실수다." 훌륭한 탐정처럼 저 역시 프로세스 마이닝 데이터를 수사에 활용합니다.

프로세스 마이닝을 처음 접하신다면 이 글을 먼저 읽어보시길 권장합니다.

프로세스 마이닝은 프로세스 세부 사항을 확대해 비정상 징후를 찾아내는 돋보기 같은 도구입니다. 핵심은 수사 방향이 올바른지 파악하는 것입니다.

모든 프로세스 오너와 분석가는 프로세스 실행이 계획대로 이루어지는지 확인하는 업무를 맡습니다. 그들에게 프로세스를 그려보라고 하면 이상적인 흐름도를 종이에 그리게 됩니다:

이론상으로는 위 그래프가 정확하지만, 실제 현장에서는 사뭇 다른 모습이 펼쳐집니다. 직원들이 항상 계획을 따르지 않고, 사소한 규칙을 건너뛰거나, 업무를 반복하거나, 이해관계자와 소통이 원활하지 않기 때문입니다. 초기 계획에서 벗어난 이런 사소한 이탈이 불만 고객, 업무 지연, 심지어 재무적 손실을 초래합니다. 이러한 비효율을 찾아내는 것이 프로세스 최적화와 성과 향상의 첫걸음입니다.

프로세스 마이닝은 기업 데이터를 수집해 실제 프로세스 흐름도로 변환함으로써 이런 비효율을 찾아냅니다. 실제 흐름도는 다음과 같이 보일 수 있습니다:

두 그래프의 차이를 발견하셨나요? 이것이 바로 적합성 검사(Conformance Checking)의 핵심입니다. 실제 상황이 사람들의 인식과 어떻게 다른지, 또는 IT 시스템 데이터와 인간의 지식·의견이 어떻게 다른지 비교하는 작업입니다.

적합성 검사는 프로세스 어디에서 손실이 발생하는지, 납기 지연의 원인이 무엇인지, 병목 현상이 왜 생기는지 신속하게 파악할 수 있는 방법입니다.

적합성 검사는 프로세스 마이닝 기법 중 하나로, 무엇이 잘못되었는지 찾아냄으로써 더 높은 프로세스 효율을 달성하게 해줍니다.

실전 적합성 검사

적합성 검사는 말로 설명하는 것보다 실전에서 보여드리는 게 더 쉽습니다. 자, 들어가 볼까요?

UiPath Process Mining에서는 전용 적합성 탭에서 적합성 검사 분석을 수행할 수 있습니다.

실제 프로세스가 이상적인 프로세스와 얼마나 다른지 확인하려면 참조 모델 탭으로 이동하세요. 프로세스 오너와 프로세스 마이닝 CoE(Center of Excellence)와 함께 UiPath Process Mining에서 이상적인 프로세스 흐름도를 구축할 수 있습니다.

이상적인 프로세스 흐름도는 팀이 생각하는 '올바른 업무 방식'을 시각화한 것입니다. 그러면 UiPath 적합성 검사 알고리즘이 이 흐름도를 귀사의 IT 시스템(Oracle, SAP®, Salesforce 등)에서 가져온 데이터와 매핑합니다.

결과적으로 이상적인 프로세스 흐름도(참조 모델이라고도 함)가 실제 프로세스 흐름도와 한 대시보드에 겹쳐서 표시됩니다. 일치하는 단계는 파란색으로, 차이점은 노란색으로 나타납니다.

여기서부터 적합성 검사 분석을 시작할 수 있습니다. UiPath Process Mining은 다양한 알고리즘으로 잠재적 이슈를 빠르게 파악할 수 있게 도와줍니다. 프로세스 이탈의 가장 대표적인 두 가지 신호는 비정의 프로세스 단계와 누락된 프로세스 단계입니다.

비정의 프로세스 단계는 계획에 없는데도 직원들이 지속적으로 수행하는 활동입니다. 팀이 하지 않아도 될 일을 추가로 수행해 프로세스에 불필요한 단계가 생기는 흔한 시나리오입니다. UiPath Process Mining은 이런 활동 상자를 노란색으로 하이라이트합니다:

프로세스 분석가의 임무는 이 단계들이 왜 존재하는지 이해하는 것입니다. 동기를 찾는 탐정처럼 말이죠:

• 이 단계들이 원래 계획에 있었던 것인가?

• 추가 단계가 발생한 이유는 무엇인가?

• 추가 단계가 프로세스의 잘못된 위치에서 발생하는가?

• 추가 단계가 프로세스 효율에 어떤 영향을 미치는가?

반대로 직원들이 특정 업무를 수행하지 않아 정의된 프로세스 단계가 누락되는 경우도 있습니다. 이는 적합성 탭에서 두 파란색 활동 상자를 연결하는 노란색 화살표로 식별할 수 있습니다.

노란색 화살표가 프로세스 흐름 방향과 반대라면(아래 이미지 참조), 그것은 재작업(Rework)을 의미합니다. 즉, 어떤 이유로든 직원들이 해서는 안 될 작업을 다시 하고 있다는 뜻입니다. 원활한 프로세스라면 재작업이 거의 없거나 전혀 없어야 합니다.

누락된 단계는 업무 품질을 저하시키고 고객·직원 만족도를 떨어뜨립니다. 누락된 단계가 재작업을 유발하면 납기 지연, 낮은 고객 만족도, 재무적 손실로 이어질 수 있습니다.

프로세스 분석가는 사소한 문제의 힘을 과소평가해서는 안 됩니다. 이를 해결하면 연말 현금 흐름의 상당 부분을 절약할 수 있습니다.

적합성 검사를 위한 확장 기능

기능은 여기서 끝나지 않습니다! UiPath Process Mining에서는 비즈니스 규칙과 핵심 성과 지표(KPI)를 분석에 반영할 수 있습니다.

비즈니스 규칙이란 무엇일까요?

구매-지급(P2P)이나 주문-현금화(O2C) 같은 복잡한 프로세스는 기업과 산업마다 구조가 다릅니다. 기업의 전략적 목표를 고려해 프로세스 오너가 추적할 프로세스 규칙과 KPI를 설정할 수 있습니다.

예를 들어 전자상거래 기업(아마존, 알리바바 등)에서는 고객 지원 속도 유지가 중요합니다. 따라서 UiPath Process Mining에서 고객 서비스 프로세스 오너는 "고객 문의는 24시간 내 응답해야 한다"는 KPI를 설정할 수 있습니다.

다시 P2P 예로 돌아가면, "구매 주문은 동일 직원이 승인과 지급을 동시에 할 수 없다"는 비즈니스 규칙을 설정할 수 있습니다.

이 모든 규칙과 KPI는 UiPath Process Mining 태그 관리자에서 지정할 수 있습니다. 태그 관리자는 모든 케이스 위반을 나열하고, 케이스 빈도와 금액 기준으로 위반 중요도를 순위화한 즉각적인 인사이트 대시보드를 제공합니다.

UiPath 플랫폼의 통합 기술 덕분에 모든 것을 통제할 수 있습니다. Process Mining이 감지한 모든 규칙 위반이 UiPath Action Center를 통해 이해관계자에게 자동으로 알림이 갑니다. 거기서 소프트웨어 로봇 설정, 재구성, 기타 조치 보고 등 즉각적인 액션을 취할 수 있습니다.

UiPath Process Mining과 Action Center의 결합은 비즈니스 분석가에게 셜록 홈스에게 닥터 왓슨이 그랬던 것만큼 든든한 지원군입니다.

프로세스 마이닝 인사이트를 행동으로

적합성 검사 분석 후 결과를 종합하고, 회사 맥락에 맞게 인사이트를 적용하세요. 비즈니스 분석가라면 프로세스 비효율의 원인을 규명하고 개선 방안을 제안하는 것이 목표입니다.

프로세스 마이닝 인사이트를 보고서에 활용해 결론을 뒷받침하세요. 데이터가 제안을 뒷받침하고 조직 전반의 디지털 트랜스포메이션을 가속화합니다. 그리고 사람을 방정식에 넣는 것을 잊지 마세요. 데이터와 전문가 의견을 모두 활용하면 프로세스의 총체적 그림을 얻고 직원 행복도와 생산성을 높일 수 있습니다.

RPA와 프로세스 마이닝의 강력한 결합으로 인사이트를 행동으로 옮겨 비즈니스 분석을 마스터하세요. 최신 백서 무료 사본을 신청해 보세요.

즐거운 마이닝 되세요!